【文章內(nèi)容簡介】 開 24 小時以內(nèi)），跨部門的會議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn)，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)；5. 會議主持人 會議主持人負(fù)責(zé)控制整個會議進(jìn)程。 會議主持人在會議開始前,應(yīng)該清點(diǎn)參會人員名單,向與會人員通報此次會議的會議目的，會議的具體議程；明確說明此次會議的注意事項和會議紀(jì)律； 會議主持人在會議過程中，應(yīng)該控制討論的方向和時間，促成會議目標(biāo)的實現(xiàn)；6. 會議紀(jì)律 與會人員應(yīng)按時參會，遲到而沒有事先請假要罰占 1 分鐘； 會議期間避免隨意走動，對 BP 機(jī)、手機(jī)做消音處理； 與會人員如果因特殊原因需要在會議中途離開會場。需要向會議主持人請假并得到允許；7. 會議紀(jì)要撰寫：在會議結(jié)束之后的 3 個工作日之內(nèi)，會議組織部門應(yīng)該撰寫出會議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員；會議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實地反映會議的結(jié)論；8. 會務(wù)組織： 會議預(yù)算：會議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進(jìn)行。每次的會議費(fèi)用在5000 元以上時，會議組織部門要進(jìn)行會議預(yù)算，并報本部門的直接上級審批； 交通、食宿：如果會議在公司外部舉行，會議組織部門應(yīng)該視會議時間安排組織與會人員的交通和食宿。如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安8 / 32排為工作快餐；三、流程圖? 在公司內(nèi)召開的會議 部門時序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書 相 關(guān) 部 門 備 注9 / 32會前會間會后? 在公司外召開的會議 部門時序 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書 相關(guān)部門 備 注確定參會人員、時間范疇、內(nèi)容N審批 修 改Y下 發(fā) 準(zhǔn)備工作 會間服務(wù) 審 批 N下 發(fā) 結(jié) 束整理資料Y開 始確 定 時 間 、 地 點(diǎn) 、 人 員擬定通知 修 改 接 收 反 饋10 / 32 會 前 會 中YN確認(rèn)議題及參會人員范圍選址及確定起草會議通知會議預(yù)算 人員確認(rèn)（住宿，交通）設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定會議室，房間，用餐，娛樂車輛安排起草會務(wù)通知議程 PPT 制作食品采買指導(dǎo)服務(wù)員工作場所布置與熟悉會議室、匯報人員、用餐、娛樂、住宿保障工作人員離會車輛安排 退 房設(shè)備整理 結(jié) 帳返回公司設(shè)備歸還 報 銷會務(wù)總結(jié)結(jié) 束開 始11 / 32 會 后四、程序? 會前工作（按順序）?議題及參會人員范圍的確定?會議場所的選定： 在會前至少十個工作日確定好會議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。要求 ? 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； ? 內(nèi)部設(shè)施齊備：12 / 32 ?會議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調(diào)等 ?娛樂設(shè)施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） ?住宿、餐飲、娛樂的距離要適宜 說明：對符合上述條件的場所最終提請總經(jīng)理室。?會議通知的起草 ? 在會前一周 確定本次會議的 議程，其中包括 匯報的具體時間 ， 主要內(nèi)容及安排 ， 匯報人 ， 列席人員 等事項 。 舉例如下：議程時間 匯報議題 主要內(nèi)容及時間安排 主要匯報人員 列席人員1 9:00—10：00 98 財年經(jīng)營情況通報匯報人：――――――、――――――、―――、――10：0010：15 休息2 10：15—11：45 人力資源情況通報? 人事及培訓(xùn)工作通報（40 分鐘通報+50 分鐘研討）匯報人：―――――、―――、――、―――、―――、? 結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應(yīng)注明會議的時間，地點(diǎn)，主持人，議程，會議的注意事項（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀(jì)律等）及路線圖，并在 會前十天 發(fā)出。?申報會議預(yù)算依據(jù)會議的長短及對參會人員情況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)， 13 / 32?包括：會議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用，餐飲費(fèi)用，娛樂費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見費(fèi)等。?會議預(yù)算要求在 會前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報王總或劉總審批。?人員確認(rèn)結(jié)合會議通知中所注明的參會人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。 A 對于 QDI 的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時間，做 好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人 員，建議安排在翠宮飯店入住。?設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量投影儀 1 臺 長線接線板 至少 2 個膠投 1 臺 激光筆 2 個筆記本電腦 1 臺 磁帶，電池 依據(jù)會議長短打印機(jī)及驅(qū)動程序 1 套 膠卷 依據(jù)會議長短幕布（大） 1 個 膠片 1 本白板（筆、擦） 至少 2 套 A4 復(fù)印紙 1 包照相機(jī) 1 臺 訂書機(jī) 1 個寬帶透明膠 1 卷 圓珠筆 若干曲別針 1 合?預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果，進(jìn)行預(yù)定，其中要求確定的有：會議室，房間，餐飲，娛樂（保齡，乒乓球，游泳，臺球等）。14 / 32要求：會議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。?車輛安排依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。要求明確發(fā)車時間，地點(diǎn)，路線，并將安排情況通知公司車輛管理員。車輛安排的原則：A. 結(jié)合會議議程安排，并要求車輛于會前 10 分鐘到達(dá)會場；B. 車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報人員的出發(fā)地為主，最好在會后 1 小時由會場出發(fā)。?會務(wù)通知起草在所發(fā)會議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會及預(yù)定情況，起草會議的會務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細(xì)。? 應(yīng)包括時間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項及會址路線圖（注：要包含會議通知的所有內(nèi)容）。? 如議程中包括總經(jīng)理室周例會，在會務(wù)通知中注明下一周的例會是否召開。?會務(wù)通知要求在 會前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報王總或劉總審批。?會務(wù)通知要求在 會前三天 發(fā)給參會人員。?議程 PPT 制作制作會議議程的 PPT 文件，以便會議主持人介紹會議的安排。其中PPT 應(yīng)包括會議時間，內(nèi)容，匯報人。15 / 32?食品的采買依據(jù)會議的長短，采購相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心，具體明細(xì)如下：水 果 干 果 點(diǎn) 心春天 草莓，油桃，香蕉，伊麗莎白瓜夏天 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎白瓜秋天 香蕉，葡萄，橙子，蘋果冬天 蘋果，蘆柑，香蕉開心果，應(yīng)子，話梅，蜜棗，巧克力派，鳳梨酥，小蛋糕，薩其瑪?指導(dǎo)服務(wù)員工作?確定每次會議需有 3 名服務(wù)人員。?通知服務(wù)人員每 15 分鐘續(xù)茶。?指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。?會議場地布置與熟悉?事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時到位。?所有會議所需用品需在會前 2 小時運(yùn)到會場；會議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在會前 1 小時擺放并調(diào)試完畢。? 在抵達(dá)賓館后將會議所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員清洗并在會前 30 分鐘擺放完畢。?會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前 30 分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。?會議室內(nèi)的茶水需在會前 10 分鐘開始沖泡。?擺放指路牌，指明會議室及會務(wù)組的地點(diǎn)。?通知匯報人員于會前 5 分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報資料。16 / 32? 會中工作（按順序）?會議室保障會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。?每次匯