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正文內(nèi)容

某電腦公司會(huì)務(wù)管理手冊(cè)doc(編輯修改稿)

2024-08-14 09:03 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 開 24 小時(shí)以內(nèi)),跨部門的會(huì)議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準(zhǔn),總經(jīng)理室一半以上人員參加的會(huì)議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn);5. 會(huì)議主持人 會(huì)議主持人負(fù)責(zé)控制整個(gè)會(huì)議進(jìn)程。 會(huì)議主持人在會(huì)議開始前,應(yīng)該清點(diǎn)參會(huì)人員名單,向與會(huì)人員通報(bào)此次會(huì)議的會(huì)議目的,會(huì)議的具體議程;明確說明此次會(huì)議的注意事項(xiàng)和會(huì)議紀(jì)律; 會(huì)議主持人在會(huì)議過程中,應(yīng)該控制討論的方向和時(shí)間,促成會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);6. 會(huì)議紀(jì)律 與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參會(huì),遲到而沒有事先請(qǐng)假要罰占 1 分鐘; 會(huì)議期間避免隨意走動(dòng),對(duì) BP 機(jī)、手機(jī)做消音處理; 與會(huì)人員如果因特殊原因需要在會(huì)議中途離開會(huì)場(chǎng)。需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許;7. 會(huì)議紀(jì)要撰寫:在會(huì)議結(jié)束之后的 3 個(gè)工作日之內(nèi),會(huì)議組織部門應(yīng)該撰寫出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)給相關(guān)人員;會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該準(zhǔn)確、真實(shí)地反映會(huì)議的結(jié)論;8. 會(huì)務(wù)組織: 會(huì)議預(yù)算:會(huì)議應(yīng)本著高效,節(jié)約的原則進(jìn)行。每次的會(huì)議費(fèi)用在5000 元以上時(shí),會(huì)議組織部門要進(jìn)行會(huì)議預(yù)算,并報(bào)本部門的直接上級(jí)審批; 交通、食宿:如果會(huì)議在公司外部舉行,會(huì)議組織部門應(yīng)該視會(huì)議時(shí)間安排組織與會(huì)人員的交通和食宿。如果下午有會(huì)議議程,午餐應(yīng)安8 / 32排為工作快餐;三、流程圖? 在公司內(nèi)召開的會(huì)議 部門時(shí)序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書 相 關(guān) 部 門 備 注9 / 32會(huì)前會(huì)間會(huì)后? 在公司外召開的會(huì)議 部門時(shí)序 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書 相關(guān)部門 備 注確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容N審批 修 改Y下 發(fā) 準(zhǔn)備工作 會(huì)間服務(wù) 審 批 N下 發(fā) 結(jié) 束整理資料Y開 始確 定 時(shí) 間 、 地 點(diǎn) 、 人 員擬定通知 修 改 接 收 反 饋10 / 32 會(huì) 前 會(huì) 中YN確認(rèn)議題及參會(huì)人員范圍選址及確定起草會(huì)議通知會(huì)議預(yù)算 人員確認(rèn)(住宿,交通)設(shè)備準(zhǔn)備預(yù)定會(huì)議室,房間,用餐,娛樂車輛安排起草會(huì)務(wù)通知議程 PPT 制作食品采買指導(dǎo)服務(wù)員工作場(chǎng)所布置與熟悉會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂、住宿保障工作人員離會(huì)車輛安排 退 房設(shè)備整理 結(jié) 帳返回公司設(shè)備歸還 報(bào) 銷會(huì)務(wù)總結(jié)結(jié) 束開 始11 / 32 會(huì) 后四、程序? 會(huì)前工作(按順序)?議題及參會(huì)人員范圍的確定?會(huì)議場(chǎng)所的選定: 在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn),并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。要求 ? 外部環(huán)境幽雅,適宜散步; ? 內(nèi)部設(shè)施齊備:12 / 32 ?會(huì)議室的布局,光線明暗,燈光,音響,空調(diào)等 ?娛樂設(shè)施齊全(乒乓球,保齡,游泳等) ?住宿、餐飲、娛樂的距離要適宜 說明:對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。?會(huì)議通知的起草 ? 在會(huì)前一周 確定本次會(huì)議的 議程,其中包括 匯報(bào)的具體時(shí)間 , 主要內(nèi)容及安排 , 匯報(bào)人 , 列席人員 等事項(xiàng) 。 舉例如下:議程時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員1 9:00—10:00 98 財(cái)年經(jīng)營(yíng)情況通報(bào)匯報(bào)人:――――――、――――――、―――、――10:0010:15 休息2 10:15—11:45 人力資源情況通報(bào)? 人事及培訓(xùn)工作通報(bào)(40 分鐘通報(bào)+50 分鐘研討)匯報(bào)人:―――――、―――、――、―――、―――、? 結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知,其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間,地點(diǎn),主持人,議程,會(huì)議的注意事項(xiàng)(必須包括著裝要求,內(nèi)容保密要求,會(huì)議文件的要求,請(qǐng)假的要求,會(huì)議的紀(jì)律等)及路線圖,并在 會(huì)前十天 發(fā)出。?申報(bào)會(huì)議預(yù)算依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及對(duì)參會(huì)人員情況的確認(rèn),做如下費(fèi)用明細(xì), 13 / 32?包括:會(huì)議室費(fèi)用,住宿費(fèi)用,餐飲費(fèi)用,娛樂費(fèi)用,食品費(fèi),交通費(fèi),相關(guān)費(fèi)用,不可預(yù)見費(fèi)等。?會(huì)議預(yù)算要求在 會(huì)前四天 完成,經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后,報(bào)王總或劉總審批。?人員確認(rèn)結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單(主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員),與其確認(rèn)住宿,交通(往返)情況。 A 對(duì)于 QDI 的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時(shí)間,做 好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作;原則上如有繼續(xù)留京人 員,建議安排在翠宮飯店入住。?設(shè)備準(zhǔn)備設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量投影儀 1 臺(tái) 長(zhǎng)線接線板 至少 2 個(gè)膠投 1 臺(tái) 激光筆 2 個(gè)筆記本電腦 1 臺(tái) 磁帶,電池 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短打印機(jī)及驅(qū)動(dòng)程序 1 套 膠卷 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短幕布(大) 1 個(gè) 膠片 1 本白板(筆、擦) 至少 2 套 A4 復(fù)印紙 1 包照相機(jī) 1 臺(tái) 訂書機(jī) 1 個(gè)寬帶透明膠 1 卷 圓珠筆 若干曲別針 1 合?預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果,進(jìn)行預(yù)定,其中要求確定的有:會(huì)議室,房間,餐飲,娛樂(保齡,乒乓球,游泳,臺(tái)球等)。14 / 32要求:會(huì)議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。?車輛安排依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排,一般選用依維柯。要求明確發(fā)車時(shí)間,地點(diǎn),路線,并將安排情況通知公司車輛管理員。車輛安排的原則:A. 結(jié)合會(huì)議議程安排,并要求車輛于會(huì)前 10 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng);B. 車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的出發(fā)地為主,最好在會(huì)后 1 小時(shí)由會(huì)場(chǎng)出發(fā)。?會(huì)務(wù)通知起草在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上,結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況,起草會(huì)議的會(huì)務(wù)通知,要求所有安排確定并詳細(xì)。? 應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖(注:要包含會(huì)議通知的所有內(nèi)容)。? 如議程中包括總經(jīng)理室周例會(huì),在會(huì)務(wù)通知中注明下一周的例會(huì)是否召開。?會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前四天 完成,經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后,報(bào)王總或劉總審批。?會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前三天 發(fā)給參會(huì)人員。?議程 PPT 制作制作會(huì)議議程的 PPT 文件,以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。其中PPT 應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間,內(nèi)容,匯報(bào)人。15 / 32?食品的采買依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短,采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心,具體明細(xì)如下:水 果 干 果 點(diǎn) 心春天 草莓,油桃,香蕉,伊麗莎白瓜夏天 西瓜,桃,荔枝,葡萄,伊麗莎白瓜秋天 香蕉,葡萄,橙子,蘋果冬天 蘋果,蘆柑,香蕉開心果,應(yīng)子,話梅,蜜棗,巧克力派,鳳梨酥,小蛋糕,薩其瑪?指導(dǎo)服務(wù)員工作?確定每次會(huì)議需有 3 名服務(wù)人員。?通知服務(wù)人員每 15 分鐘續(xù)茶。?指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。?會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉?事先與賓館人員聯(lián)系,保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。?所有會(huì)議所需用品需在會(huì)前 2 小時(shí)運(yùn)到會(huì)場(chǎng);會(huì)議室所需用品(投影儀,膠投,幕布,白板,激光筆)需在會(huì)前 1 小時(shí)擺放并調(diào)試完畢。? 在抵達(dá)賓館后將會(huì)議所用水果、干果及點(diǎn)心交由服務(wù)人員清洗并在會(huì)前 30 分鐘擺放完畢。?會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會(huì)前 30 分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。?會(huì)議室內(nèi)的茶水需在會(huì)前 10 分鐘開始沖泡。?擺放指路牌,指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。?通知匯報(bào)人員于會(huì)前 5 分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。16 / 32? 會(huì)中工作(按順序)?會(huì)議室保障會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室,保障會(huì)議的服務(wù)工作。?每次匯
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