【文章內(nèi)容簡介】 (項目檔案除外 )?？缒甓鹊恼埵九c批復(fù)，放在批復(fù)年立卷；沒有批復(fù)文件的，放在請示年立卷。 (熱敏紙 )，必須制成復(fù)印件后方可立卷歸檔。 文件材料的歸檔范圍 、 歸檔的文件材料范 圍 a、 反映公司發(fā)展沿革和經(jīng)營活動的，對集團公司發(fā)展、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料； b、 公司運營過程中形成的在維護國家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料； c、 公司需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、股東會、董事會的文件材料 、 下屬企業(yè)報送 重要文件材料； d、 其他對公司工作具有參考價值的文件材料。 、 公司文件的分類 a、 公司的請示、報告、批復(fù)、批示、通知、函等 。 b、 公司制定的決議、決定、辦法等 。 c、 公司年度工作計劃、經(jīng)營計劃、總結(jié)報告及向上級領(lǐng)導部門的匯報材料 。 d、 公司年度財務(wù)決算、年 度統(tǒng)計報表、資金回收情況報告等 。 第 12 頁 共 58 頁 e、 上級審計部門對公司的審計結(jié)論、公司審計部門對各投資項目的審計結(jié)論等 。 f、 公司對外投資項目的文件及重要的項目資料。包括合同、章程、協(xié)議、董事會和監(jiān)事會文件等 (詳見公司項目檔案分類標準 )； g、 公司章程、規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置、職責范圍、人員編制、工作條例等； h、 人事任免、員工培訓、錄用、工資、勞動合同等文件材料； i、 外事活動、出訪考察等活動形成的文字材料； j、 在重要活動中形成的音像檔案材料等； k、 會 議文件 會議文件主要指公司股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及經(jīng) 營工作會議。文件包括會議通知、與會人員名單、會議日程、會議決議 (或紀要 )、會議報告及有關(guān)的會議音像材料。 l、 公司對外投資企業(yè)的法律文件 ① 、 投資企業(yè)的合同、公司章程、股東會及董事會決議； ② 、 投資企業(yè)上報的年度工作計劃、經(jīng)營計劃、總結(jié)報 告及重大事項的請示和批復(fù)； m、 投資企業(yè)主要高管人員的檔案資料等。 ① 、 公司各類技術(shù)資質(zhì)、證書、專利、版權(quán)、商標等屬于知識產(chǎn)權(quán)范疇的法律文件等； ② 、 上級機關(guān)和其他部門印發(fā)的文件 ； 上級機關(guān)，其他部門、單位印發(fā)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)，需要辦理的文件或已經(jīng)辦理的重要文件。 文件 材料的歸檔方法 、卷內(nèi)文件目錄按文件的排列順序的內(nèi)容編寫，抄錄的文件標題應(yīng)完 第 13 頁 共 58 頁 整、準確。 、填寫文件目錄時須使用鋼筆 (黑或藍黑墨水 )，字跡工整、清晰，原件上凡是使用的圓珠筆、鉛筆字跡應(yīng)重新用鋼筆描寫后才能立卷歸檔。 、卷內(nèi)文件凡有內(nèi)容的頁面用鉛筆編頁號 (阿拉伯數(shù)字 )，不足 16 開的單頁文件應(yīng)貼在 16 開的紙上，破損的文件應(yīng)予修補后再編入檔案卷內(nèi)。 、凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料，各部門必須按有關(guān)規(guī)定，負責文件材料的收集和整理，定期移交檔案部門集中歸檔，任何個人和部門不得以任何借口據(jù)為已有。 、公司檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為 30 年、10 年。 確定檔案保管期限的原則： a、凡是記述和反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司的經(jīng)濟建設(shè)、經(jīng)營管理和歷史研究有長遠價值的重要文件材料，列為永久保管。 b、凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為定期 30 年保管。 c、只在短期內(nèi)對公司有參考利用價值的文件材料，列為定期 10 年保管。 、永久保管的檔案主要包括： a、 公司籌備、建立及重大機構(gòu)調(diào)整過程中形成的文件材料； b、 公司重要的管理 規(guī)定和規(guī)章制度； c、 公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； d、 公司運營過程中形成的產(chǎn)權(quán)及產(chǎn)權(quán)變動、資本運營、股權(quán)管理、清 第 14 頁 共 58 頁 產(chǎn)核資、多種經(jīng)營等重要業(yè)務(wù)文件材料； e、 公司關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等； f、 公司機構(gòu)演變、人事任免等文件材料； g、 公司房屋買賣、土地征用、重要的合同協(xié)議，產(chǎn)權(quán)登記等憑證性文件材料； h、 上級機關(guān)制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； i、 同級單位、公司所屬企業(yè)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與集團公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 ； j、 公司所屬企業(yè)的成立、合并、分立、重組、解散、破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動等重要文件材料。 、定期保管的文書檔案主要包括： a、 公司運營過程中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料； b、 公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料； c、 公司人事管理工作形成的一般性文件材料； d、 公司一般性事務(wù)管理文件材料； e、 公司一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等； f、 上級機關(guān)制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； g、 上級機關(guān)和同級單位制發(fā)的非公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； h、 同級 單位和公司所屬企業(yè)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料； i、 公司所屬企業(yè)報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報 第 15 頁 共 58 頁 告、重要的科技文件材料、法規(guī)性備案材料等文件材料。 、下列文件材料應(yīng)在事項辦理完畢后及時歸檔。 a、 企業(yè)章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、組織機構(gòu)代碼證書、商標注冊證、國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記證、撤消單位的印章等； b、 各類合同書、協(xié)議書、意向書、備忘錄等文件材料； c、 董事會、監(jiān)事會、股東會會議紀要、決議、決定等文件材料； d、 重大活動中形成的錄音 (錄像 )帶、光盤、照片等聲 像材料； e、 因公出國考察和外出參加有關(guān)重要會議所形成及帶回的重要文件材料； f、 具有保存價值的榮譽證書、獎狀、獎杯、紀念品、題詞等實物； g、 應(yīng)歸檔的零散文件材料； h、 企業(yè)機構(gòu)改革和員工調(diào)動、離崗等留在部門或個人手中的文件材料； i、 其他臨時活動中形成的文件材料。 、 公司形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 檔案的日常管理 、 根據(jù)國家檔案管理有關(guān)規(guī)定，實行科學化管理檔案，按各類檔案的不同內(nèi)容分門別類登記保管，使之系統(tǒng)化、條理化和標準化，逐漸達 標、升級 ，并逐步建立微機網(wǎng)絡(luò)，達到微機化管理。 、 定期定時對檔案進行檢查，一般為每年核對一次，檢查時以案卷目錄為準，逐卷核對，掌握檔案變化情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施予以處理。 、 公司各種檔案原則上不外借 (公司外部 )，特殊情況需借用時，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱時間不超過 5 天。重要 第 16 頁 共 58 頁 文件一律不外借。 、 本公司人員因工作需要查閱、復(fù)印檔案時，可在檔案室查閱并復(fù)?。徊殚?、復(fù)印重要檔案需經(jīng)總經(jīng)理辦公室負責人批準。借閱公司檔案，需填寫登記借閱單，最長借閱期限為三天。確因工作需要外帶 ，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理辦公室負責人核準后，方可帶出，用畢即歸還。 、 閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，禁對卷內(nèi)文件折疊、撕毀和私自拆卷，閱卷時嚴禁吸煙更不能隨意亂放，以免遺失。 、 認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國家保密法》，保證檔案材料的安全保密，要確保檔案室各種檔案安全及有效使用，堅持 “以防為主，防治結(jié)合 ”的原則，按照檔案管理要求，做到防火、防盜、防塵、防蟲、防有害生物，安全使用電器設(shè)備，嚴禁檔案室內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃易爆危險物品，確保檔案 安全。 、 總經(jīng)理辦公室對保存各類檔案要定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案，按規(guī)定清銷。 、 對需要銷毀的檔案，根據(jù)公司檔案管理分工，在《銷毀清冊》上登記，并寫出書面情況報告，經(jīng)總經(jīng)理辦公室審查，報經(jīng)公司領(lǐng)導簽字同意后方可銷毀。檔案銷毀要由 2 人以上并在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。 、 做好立卷歸檔檔案的統(tǒng)計工作，掌握檔案總數(shù)和變化情況，對檔案的收入、移出情況要及時登記。 、 公司檔案立卷歸檔工作于每年三月初開始，三月底結(jié)束。 、 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于 業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和 第 17 頁 共 58 頁 保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。 、 備份盤與源盤應(yīng)分開存放。 秘級檔案的管理 、 秘級檔案是指載有秘級標示的公司檔案。秘級檔案根據(jù)秘級程度分為“秘密 ”、 “機密 ”、 “絕密 ”三種。 、 秘級檔案的管理和使用按照公司《保密工作管理制度》執(zhí)行。 違反處理條例 、 本制度適用于 東莞天劍運動用品科技有限公司 各員工各部門。 、 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室，第一責任人為各部門指定的資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。 、 下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50~500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任： ① 、 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 ② 、擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案 ③ 、涂改、偽造檔案 ④ 、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者 ⑤ 、未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者 (檔案管理者同罰 ) 1 附則 本辦法由總經(jīng)理辦公室負責解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。 附件：《檔案保管期限及檔案保管期限表》 附件：檔案保管期限表 一、上級機關(guān)頒發(fā)的文件材料 (1)、 上級機關(guān)頒發(fā)的命令、決定、決議、條例、計劃、批復(fù)和通知 ① 針對公司主管業(yè)務(wù)工作 并要貫徹執(zhí)行的重要文件 永久 第 18 頁 共 58 頁 ② 、 屬 于 公 司 業(yè) 務(wù) 工 作 并 要 貫 徹 執(zhí) 行 的 一 般 文 件30 年 ③ 、 其 它 需 要 執(zhí) 行 的 文 件10 年 (2)、 上級機關(guān)召開的重要會議文件 ① 、主要文件30 年 ② 、其它文件10 年 (3)、 上級機關(guān)或有關(guān)部門對公司及所屬單位檢查工作形成的文件材料 ① 、 重 要 的永 久 ② 、 一 般 的30 年 ③ 、 本 單 位 匯 報 材 料30 年 二、投資企業(yè)報送的文件 (1)、 年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計報表，重大問題的專期報告30 年 第 19 頁 共 58 頁 (2)、 年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計報表，一般的專題報告和備案材料10 年 三、公司形成的文件 (1)、 公司制發(fā)的重要規(guī)章 制度、中長期規(guī)劃、發(fā)展綱要等文件材料永 久 (2)、 公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)、批示 ① 、重要業(yè)務(wù)問題的 永 久 ② 、一般業(yè)務(wù)問題的30年 (3)、 同級單位、公司所屬企業(yè)的來函、請示與集團公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 ①