【正文】 項(xiàng)目的文件及重要的項(xiàng)目資料。文件包括會議通知、與會人員名單、會議日程、會議決議 (或紀(jì)要 )、會議報(bào)告及有關(guān)的會議音像材料。 ① 、 公司各類技術(shù)資質(zhì)、證書、專利、版權(quán)、商標(biāo)等屬于知識產(chǎn)權(quán)范疇的法律文件等； ② 、 上級機(jī)關(guān)和其他部門印發(fā)的文件 ； 上級機(jī)關(guān)，其他部門、單位印發(fā)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)，需要辦理的文件或已經(jīng)辦理的重要文件。 、填寫文件目錄時(shí)須使用鋼筆 (黑或藍(lán)黑墨水 )，字跡工整、清晰，原件上凡是使用的圓珠筆、鉛筆字跡應(yīng)重新用鋼筆描寫后才能立卷歸檔。 、凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料，各部門必須按有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理，定期移交檔案部門集中歸檔，任何個(gè)人和部門不得以任何借口據(jù)為已有。定期一般分為 30 年、10 年。 b、凡是反映本公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期 30 年保管。 、永久保管的檔案主要包括： a、 公司籌備、建立及重大機(jī)構(gòu)調(diào)整過程中形成的文件材料； b、 公司重要的管理 規(guī)定和規(guī)章制度； c、 公司召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； d、 公司運(yùn)營過程中形成的產(chǎn)權(quán)及產(chǎn)權(quán)變動、資本運(yùn)營、股權(quán)管理、清 第 14 頁 共 58 頁 產(chǎn)核資、多種經(jīng)營等重要業(yè)務(wù)文件材料； e、 公司關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； f、 公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； g、 公司房屋買賣、土地征用、重要的合同協(xié)議，產(chǎn)權(quán)登記等憑證性文件材料； h、 上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； i、 同級單位、公司所屬企業(yè)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與集團(tuán)公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 ； j、 公司所屬企業(yè)的成立、合并、分立、重組、解散、破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動等重要文件材料。 、下列文件材料應(yīng)在事項(xiàng)辦理完畢后及時(shí)歸檔。 、 公司形成的人事、基建、會計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 、 定期定時(shí)對檔案進(jìn)行檢查，一般為每年核對一次，檢查時(shí)以案卷目錄為準(zhǔn)，逐卷核對，掌握檔案變化情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施予以處理。重要 第 16 頁 共 58 頁 文件一律不外借。借閱公司檔案，需填寫登記借閱單，最長借閱期限為三天。 、 閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，禁對卷內(nèi)文件折疊、撕毀和私自拆卷，閱卷時(shí)嚴(yán)禁吸煙更不能隨意亂放，以免遺失。 、 總經(jīng)理辦公室對保存各類檔案要定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案，按規(guī)定清銷。檔案銷毀要由 2 人以上并在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。 、 公司檔案立卷歸檔工作于每年三月初開始，三月底結(jié)束。對存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。 秘級檔案的管理 、 秘級檔案是指載有秘級標(biāo)示的公司檔案。 、 秘級檔案的管理和使用按照公司《保密工作管理制度》執(zhí)行。 、 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。 附件：《檔案保管期限及檔案保管期限表》 附件：檔案保管期限表 一、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料 (1)、 上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、決定、決議、條例、計(jì)劃、批復(fù)和通知 ① 針對公司主管業(yè)務(wù)工作 并要貫徹執(zhí)行的重要文件 永久 第 18 頁 共 58 頁 ② 、 屬 于 公 司 業(yè) 務(wù) 工 作 并 要 貫 徹 執(zhí) 行 的 一 般 文 件30 年 ③ 、 其 它 需 要 執(zhí) 行 的 文 件10 年 (2)、 上級機(jī)關(guān)召開的重要會議文件 ① 、主要文件30 年 ② 、其它文件10 年 (3)、 上級機(jī)關(guān)或有關(guān)部門對公司及所屬單位檢查工作形成的文件材料 ① 、 重 要 的永 久 ② 、 一 般 的30 年 ③ 、 本 單 位 匯 報(bào) 材 料30 年 二、投資企業(yè)報(bào)送的文件 (1)、 年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問題的專期報(bào)告30 年 第 19 頁 共 58 頁 (2)、 年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般的專題報(bào)告和備案材料10 年 三、公司形成的文件 (1)、 公司制發(fā)的重要規(guī)章 制度、中長期規(guī)劃、發(fā)展綱要等文件材料永 久 (2)、 公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 ① 、重要業(yè)務(wù)問題的 永 久 ② 、一般業(yè)務(wù)問題的30年 (3)、 同級單位、公司所屬企業(yè)的來函、請示與集團(tuán)公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 ① 、 重 要 業(yè) 務(wù) 問 題 的永 久 ② 、 一 般 業(yè) 務(wù) 問 題 的30 年 (4)、 公司編輯、編寫的文件材料 ① 、大事記 ② 、公司的組織沿革 經(jīng) 過 系 統(tǒng) 整 理 的 第 20 頁 共 58 頁 永 久 未經(jīng)過系統(tǒng)整理的30 年 ③ 、情況反映、簡報(bào)、編輯出版物原稿和樣本 反 映 主 要 職 能 活 動 的 原 稿 和 樣 本永 久 一 般 的 原 稿 和 清 樣30 年 情況反映、簡報(bào)10 年 (5)、 會議方面的文件材料 ① 、 董事會會議、總經(jīng)理辦公會議的記錄、紀(jì)要 ,決議及討論通過的文件材料 永 久 ② 、公司召開的工作會議和專業(yè)會議文件材料會議報(bào)告、通知、名單、日程、講話、決定、會議紀(jì)要、重要聲像材料 (錄音、錄像帶、照片 )永 久 (6)、 行政管理活動中形成的材料 ① 、行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料30 年 ② 、 行 政 管 理 工 作 中 形 成 的 備 案 文 件 材 料10 年 第 21 頁 共 58 頁 ③ 、工商、稅務(wù)部門頒發(fā)的 20 年 (含 )以上或未注明有效期的許可證 、 執(zhí) 照 、 資 質(zhì) 證 、 資 格 證 等 文 件 材 料永 久 ④ 、工商、稅務(wù)部頒發(fā)的 20 年 (含 )以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等文件材料 30 年 ⑤ 、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊30 年 (7)、 編制的各種計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料 ① 、公司年度和年度以上的發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、結(jié)算、企業(yè)概況文件材料永 久 ② 、 各 業(yè) 務(wù) 部 門 的 年 度 工 作 總 結(jié) 材 料10 年 ③ 、公 司 年 度 以 下 計(jì) 劃 、 總 結(jié) 、 統(tǒng) 計(jì) 材 料10 年 ④ 、公司階段性或?qū)ｍ?xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)材料10 年 ⑤ 、一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料10 年 (8)、 公司在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動中形成的文件材料 第 22 頁 共 58 頁 ① 、 固定資產(chǎn)投資、科 技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批 (核準(zhǔn) )、管理、驗(yàn)收 (評估 )等文件材料 永 久 ② 、不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認(rèn)的文件材料永 久 ③ 、法律事務(wù)、公證、案件審理、合同糾紛、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等文件材料 永 久 ④ 、公司及公司批準(zhǔn)的有關(guān)基本建設(shè)工程施工、竣工購置大中型設(shè)備的文件材料 永 久 ⑤ 、集團(tuán)公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件 重要的