【正文】 、總結(jié)報(bào) 告及重大事項(xiàng)的請示和批復(fù)； m、 投資企業(yè)主要高管人員的檔案資料等。 第 12 頁 共 58 頁 e、 上級審計(jì)部門對公司的審計(jì)結(jié)論、公司審計(jì)部門對各投資項(xiàng)目的審計(jì)結(jié)論等 。 、 公司文件的分類 a、 公司的請示、報(bào)告、批復(fù)、批示、通知、函等 。 ，原則上不一起立卷 (項(xiàng)目檔案除外 )。凡是直接記述和反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的；具有長遠(yuǎn)查考價(jià)值的；不同形式和載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔 第 11 頁 共 58 頁 范圍。移交檔案時(shí)，應(yīng)按照要求辦理移交手續(xù)。 ： 總經(jīng)理 辦公室負(fù)責(zé)公司各類基礎(chǔ)檔案、董事會(huì)文件檔案、對外投資項(xiàng)目合同等的保管，公司控、參股企業(yè)的各類檔案資料的管理，基礎(chǔ)檔案包括：公司各類資質(zhì)、圖書資料、音像資料等；總經(jīng)理辦公室，暫時(shí)負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)和審計(jì)檔案的立卷歸檔和保管工作；人力資源部負(fù)責(zé)公司人事檔案資料的管理； 技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)本公司所有技術(shù)項(xiàng)目檔案，及項(xiàng)目進(jìn)程中發(fā)生的細(xì)節(jié)檔案； 第 10 頁 共 58 頁 運(yùn)營市場部負(fù)責(zé)公司戰(zhàn)略規(guī)劃等基礎(chǔ)材料檔案的管理；各類政府重大科技項(xiàng)目檔案的管理；各類業(yè)務(wù)檔案的管理； 其它部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)的檔案資料管理。 ，暫時(shí)由人事專員兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的管理、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)等工作；各業(yè)務(wù)部門指定一 人兼職負(fù)責(zé)本部門的檔案收集管理工作。 三 、 檔案 資料管理 總則 、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像資料等的總和，具體包括 文書檔案、項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案、磁介質(zhì)檔案 (含磁盤、磁帶、光盤等 )和各種資質(zhì)證書檔案。 、離職時(shí)，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他東西，交至公司 總經(jīng)辦 ，切不可隨意移交給其他人員。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級規(guī)定管理。如需借用秘密文件、 第 8 頁 共 58 頁 資料、檔案，須經(jīng)總經(jīng)理 或總助 批準(zhǔn)。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令 ，并將口令報(bào)告公司 行政主管 。 ：絕密、機(jī)密、密。嚴(yán)格遵守保密制度，公司所有員工有責(zé)任保守本公司商業(yè)機(jī)密，做到不聽、不問、不傳，辦公桌上不準(zhǔn)長時(shí)間擺放重要文件和布控圖表，機(jī)要文件的草稿紙應(yīng)及時(shí)銷毀，如有泄露，一經(jīng)查實(shí)，公司將追究其法律責(zé)任。 、 注意事項(xiàng) 第 7 頁 共 58 頁 ，任何人不得隨意進(jìn)入總 經(jīng)理辦公區(qū)。未經(jīng)許可，嚴(yán)禁非相關(guān)人員私自復(fù)制。 ，使用者不可增刪硬盤上的應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件。 . 使用 使用。公司及各部門軟、硬件及相關(guān)通訊線路的安裝和連接有公司指定的專人監(jiān)督。 、愛護(hù)公司財(cái)物，電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等物品由專人管理，其他人未經(jīng)允許不得擅自拆卸，如有損壞，當(dāng)事人要照價(jià)賠償 。 辦公秩序 、工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、抽煙，看閑書報(bào)，大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太 長。 、禮貌用語：在任何場合應(yīng)用語規(guī)范，語氣溫和，言語禮貌，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 二、 員工行為 準(zhǔn)則 服務(wù)規(guī)范 、儀容儀表：公司員工應(yīng)儀表整潔、大方得體 、微笑服務(wù)：在接待 公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合，應(yīng)注視對方鼻梁部位，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對方；不得因個(gè)人言行給公司造成不良影響。 重要電話作好接聽記錄，并準(zhǔn)確轉(zhuǎn)達(dá)。 、不得把個(gè)人情緒帶到工作中。 、個(gè)人辦公區(qū) 域衛(wèi)生每天個(gè)人維護(hù)清理，公共區(qū)域 由 行政部負(fù)責(zé)維護(hù)，整體衛(wèi)生， 每 周 輪流值日 進(jìn)行清理。 、硬件及相關(guān)服務(wù)的供應(yīng)商由公司指定專人進(jìn)行挑選 (包括設(shè)備的采購 )。 、維修由公司指定的專人負(fù)責(zé)。 ，應(yīng)嚴(yán)格按照要求妥善存儲在網(wǎng)絡(luò)上相應(yīng)的位置上。 。 ，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必須通過系統(tǒng)管理員。 ，各自保守工作秘密。 保密制度 總則 ，特制訂本規(guī)定，公司全體員工必須嚴(yán)格遵守。 (包括傳真、計(jì)算機(jī)盤片 )登記和保密制度。 、資料、檔案的借用管理制度。因工作需要翻印復(fù)制時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后辦理。會(huì)議 記錄 (或錄音 )要集中管理，未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)不得外借。對失密、泄密者，給予 50100 元扣薪；視情節(jié)輕重，給予一定行政處分；造成公司嚴(yán)重?fù)p失的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷、歸檔和移交工作。 檔案管理分工 ，對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促和檢查，并負(fù)責(zé)除指定部門管理外所有檔案的歸檔和保管工作。除財(cái)務(wù)檔案、科技檔案外，各部門業(yè) 務(wù)檔案要在清理、登記的基礎(chǔ)上，向總經(jīng)理辦公室辦理檔案移交。 立卷歸檔原則 、法律的證據(jù)性、決策的依據(jù)性和創(chuàng)新的原始性的原則。按照批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后的方式立卷。 文件材料的歸檔范圍 、 歸檔的文件材料范 圍 a、 反映公司發(fā)展沿革和經(jīng)營活動(dòng)的，對集團(tuán)公司發(fā)展、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； b、 公司運(yùn)營過程中形成的在維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料； c、 公司需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、股東會(huì)、董事會(huì)的文件材料 、 下屬企業(yè)報(bào)送 重要文件材料； d、 其他對公司工作具有參考價(jià)值的文件材料。 d、 公司年度財(cái)務(wù)決算、年 度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資金回收情況報(bào)告等 。文件包括會(huì)議通知、與會(huì)人員名單、會(huì)議日程、會(huì)議決議 (或紀(jì)要 )、會(huì)議報(bào)告及有關(guān)的會(huì)議音像材料。 、填寫文件目錄時(shí)須使用鋼筆 (黑或藍(lán)黑墨水 )，字跡工整、清晰，原件上凡是使用的圓珠筆、鉛筆字跡應(yīng)重新用鋼筆描寫后才能立卷歸檔。定期一般分為 30 年、10 年。 、永久保管的檔案主要包括： a、 公司籌備、建立及重大機(jī)構(gòu)調(diào)整過程中形成的文件材料； b、 公司重要的管理 規(guī)定和規(guī)章制度； c、 公司召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料； d、 公司運(yùn)營過程中形成的產(chǎn)權(quán)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)、資本運(yùn)營、股權(quán)管理、清 第 14 頁 共 58 頁 產(chǎn)核資、多種經(jīng)營等重要業(yè)務(wù)文件材料； e、 公司關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； f、 公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料； g、 公司房屋買賣、土地征用、重要的合同協(xié)議，產(chǎn)權(quán)登記等憑證性文件材料； h、 上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于公司主管業(yè)務(wù)的重要文件材料； i、 同級單位、公司所屬企業(yè)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與集團(tuán)公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 ； j、 公司所屬企業(yè)的成立、合并、分立、重組、解散、破產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等重要文件材料。 、 公司形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。重要 第 16 頁 共 58 頁 文件一律不外借。 、 閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，禁對卷內(nèi)文件折疊、撕毀和私自拆卷，閱卷時(shí)嚴(yán)禁吸煙更不能隨意亂放，以免遺失。檔案銷毀要由 2 人以上并在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。對存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。 、 秘級檔案的管理和使用按照公司《保密工作管理制度》執(zhí)行。 附件：《檔案保管期限及檔案保管期限表》 附件：檔案保管期限表 一、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料 (1)、 上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的命令、決定、決議、條例、計(jì)劃、批復(fù)和通知 ① 針對公司主管業(yè)務(wù)工作 并要貫徹執(zhí)行的重要文件 永久 第 18 頁 共 58 頁 ② 、 屬 于 公 司 業(yè) 務(wù) 工 作 并 要 貫 徹 執(zhí) 行 的 一 般 文 件30 年 ③ 、 其 它 需 要 執(zhí) 行 的 文 件10 年 (2)、 上級機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件 ① 、主要文件30 年 ② 、其它文件10 年 (3)、 上級機(jī)關(guān)或有關(guān)部門對公司及所屬單位檢查工作形成的文件材料 ① 、 重 要 的永 久 ② 、 一 般 的30 年 ③ 、 本 單 位 匯 報(bào) 材 料30 年 二、投資企業(yè)報(bào)送的文件 (1)、 年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問題的專期報(bào)告30 年 第 19 頁 共 58 頁 (2)、 年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般的專題報(bào)告和備案材料10 年 三、公司形成的文件 (1)、 公司制發(fā)的重要規(guī)章 制度、中長期規(guī)劃、發(fā)展綱要等文件材料永 久 (2)、 公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示 ① 、重要業(yè)務(wù)問題的 永 久 ② 、一般業(yè)務(wù)問題的30年 (3)、 同級單位、公司所屬企業(yè)的來函、請示與集團(tuán)公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料 ① 、 重 要 業(yè) 務(wù) 問 題 的永 久 ② 、 一 般 業(yè) 務(wù) 問 題 的30 年 (4)、 公司編輯、編寫的文件材料 ① 、大事記 ② 、公司的組織沿革 經(jīng) 過 系 統(tǒng) 整 理 的 第 20 頁 共 58 頁 永 久 未經(jīng)過系統(tǒng)整理的30 年 ③ 、情況反映、簡報(bào)、編輯出版物原稿和樣本 反 映 主 要 職 能 活 動(dòng) 的 原 稿 和 樣 本永 久 一 般 的 原 稿 和 清 樣30 年 情況反映、簡報(bào)10 年 (5)、 會(huì)議方面的文件材料 ①