【文章內(nèi)容簡介】 2. 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號并予以同號編列 。 3. 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號。 4. 檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 第七條 檔案整理 1. 歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“風出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 2. 檔夾的背脊應(yīng)標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 永久保存：（公司章程）；（ 2）股東名冊；（ 3）組織規(guī)程及辦事細則；（ 4）董事會及股東會紀錄；（ 5）財務(wù)報表；（ 6）政府機關(guān)核準文件；（ 7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（ 8）工程設(shè)計圖；（ 9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 2. 10 年保存：（ 1）預(yù)算、決算書類；（ 2）會計憑證；（ 3）事業(yè)計劃資料；（ 4）合同；（ 5）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。 3. 5 年保存：（ 1）期滿解除之合約； (2)客戶資料等；（ 3）其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 4. 1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 5. 其他資料由各部門自行保管，使用部門視其有效期間保存。 第九條 檔卷清理 1. 檔案管理人員應(yīng)隨時擦拭檔 案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，己到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 2. 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將在其上注明延長保管的期限。 第十條 調(diào)卷程序 1. 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)其部門主管核準后向檔案員調(diào)閱。 15 2. 檔案員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“檔案調(diào)閱單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！皺n案調(diào)閱單”則按歸還日期先后整理，以備催還。 3. 在檔案室當場 借閱者，免填“檔案調(diào)閱單”。 4. 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。 第十一條 調(diào)卷管理 1.“檔案調(diào)閱單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 ，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。 3. 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)變更調(diào)卷登記，不得私自授受。 4. 調(diào)卷檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)行政人事部主管同意。 聲像檔案管理規(guī)定 16 QZ行政 106A 第一章 總則 第一條 為加強本公司聲像檔案管理，特制定本規(guī)定。 第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片 (含底片 )及文字說明等組成。 第三條 聲像檔案是本公司卷宗的組成部分，必須由行政人事部檔案員實行集中統(tǒng)一管理。 第二章 聲像檔案資料的收集 第四條 收集范圍 ； ； ； ； 。 第五條 收集要求 、錄像帶、攝像帶、照片 (含底片 )和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失； ，底片、 原件與影像、復(fù)制品要相符。 第六條 聲像檔案資料的征集 各部門有責任隨時上交重要聲像資料。 第三章 聲像檔案的整理 第七條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。 第八條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案員協(xié)助。 第九條 分類、編號 17 、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號； 、錄像帶、攝像帶按年代 問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為 一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號； 。格式為 (檔案形態(tài) )檔號 /(檔案形態(tài) )檔號。 第十條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 第十一條 文字說明的編寫 、時間、地點、人物、背景、作者 (攝制者 )等； ： (1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全； (2)照片的自然張 (內(nèi)容相近的亦可以 若干張 )編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明； (3)文字簡潔、語言通順； (4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。 第十二條 編制格式 。其格式為照片 /底片號 文字說明 參見號 攝制時間 攝制者； 、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。 第十三條 案卷要求 ，集中編放； ： 照片、底片以 自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄； 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 ，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。 第四章 聲像檔案的保管 第十四條 對庫存的照片檔案，要一年檢查一次。 第十五條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，報經(jīng)主管審批，登記造冊。 第十六條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、 18 保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。 第五章 聲像 檔案的開發(fā)利用 第十七條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。 第十八條 建立聲像檔案借閱制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。 第十九條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。 第六章 附則 第二十條 本規(guī)定由 行政人事 部制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準后公布實施，修改亦同。 第二十一條 本規(guī)定自 自頒布之日起實行 。 19 文書 管理制度 QZ行政 107A 一、本制度的目的，在于確保公司文書事務(wù)正確且順利的進行，促進與提高公司各部門組織管理工作的效率。 二、所謂文書是指業(yè)務(wù)工作往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同、各種許可證、各種帳簿等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。 三、全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有，公司嚴格貫徹文書保密機制。 四、凡公司重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等一律以文書形式進行，所有文書的處理都必須以“準確”與“迅速”為原則，緊急情況下，可以先行以口頭或電話形式處理，事后以文書形式作以記錄。 五、外來文書由當班保安負責簽收并轉(zhuǎn)發(fā)收件人，內(nèi)部文書的收發(fā)由文書收發(fā)對應(yīng)部門自行辦理。 六、公司文書的處理原則是部長負責制，各部部長對發(fā)送至本部門的文書負首要安排、指導(dǎo)的責任，對于不用涉及部門的文書，可由文書發(fā)送和收取雙方直接人處理。 七、如果與各部門有關(guān)聯(lián)的事項或者涉及公司改革的制度性文書，要經(jīng)過相關(guān)部門部長級會議或全公司部長級會議商討方可予以處理。 八、涉及公司或部門商業(yè)信息的機密性文件，不得中途他人轉(zhuǎn)送，任何文書公司均提倡閱覽后簽字確認制度。 九、與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文 書的主管部門出面進行組織協(xié)商，如 果不能協(xié)商一致，上報或請示高一級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。 十、請示和審批是公司經(jīng)營中的一項重要程序，凡涉及公司經(jīng)營的重要事項都必須經(jīng)過請示，獲得各部門直屬領(lǐng)導(dǎo)和公司高層領(lǐng)導(dǎo)審查、裁決和批復(fù)后，方能實行或行事。 十一、須請示審批的事項如下： 重要人事的安排、變動 各種制度性規(guī)定的定制和變更 重要契約的締結(jié)、解除與變更 與官方機構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等 饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的支 出 財務(wù)預(yù)算和決算事宜 20 須請示審批的重要或高額物品的采購 有關(guān)公司經(jīng)營的重要計劃與企劃 其他上述未涉及的重要事項 十二、提請請示的文書提案必須進行認真斟酌，以便能節(jié)省審批時間和順利的予以實施。 十三、任何文書的起草都必須征得所在部門部長的同意，并且在部長有了明確的決定之后進行。 十四、須請示的文書必須簡明扼要，一事一議，必要情況下要附上有關(guān)資料和文件。 十五、文書如果需要加蓋公章時，按《印章管理規(guī)定》辦理。 十六、對于一些需要郵寄或?qū)Ｈ?遞交的文書，文書封面要明確發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名，并且注明“郵寄”“面呈”或“轉(zhuǎn)交”字樣。 十七、公司各種文書要按照公司保存年限的規(guī)定進行分類、編號整理保存，重要文件要標注“重要”字樣，機密文件要標注“機密”字樣。 十八、各部門的文書分兩類進行保存：一類是特別重要的文書，直接由各部部長保存，另一類是一般性文書，可由部門內(nèi)部直屬人員進行保存。 十九、保存期屆滿的文書，以及每必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)決定，填寫登記廢除的理由和日期之后，可以予以銷毀。 二十、如果職務(wù)或部門職責劃分發(fā)生變更，文書存檔 歸并作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上做好變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 二十一、本公司所有員工處理文書均按此制度執(zhí)行。 21 公司圖書管理規(guī)定 QZ行政 108A 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司圖書管理工作，特制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱圖書是指公司為滿足各部門生產(chǎn)工作需要而購置的圖書資料，包括各類工具書、期刊、雜志及相關(guān)學(xué)術(shù)著作等。 第三條 本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，均依本規(guī)定辦理。 第四條 本公司圖書由行政人事部檔案員負責管理，并于每年 6 月、 12 月下旬各清點一次。 第二章 圖書購置 第五條 需購置圖書（雜志）的品種和數(shù)量，應(yīng)廣泛征求有關(guān)部門的意見，由行政人事部檔案員匯總，報總經(jīng)理審批。 第六條 凡個人提出購買圖書資料的應(yīng)先征得本部門主管同意，并報總經(jīng)理審批后方可辦理。 第七條 有關(guān)人員在購回圖書后，應(yīng)及時送至檔案室驗收歸檔，并由檔案員在單據(jù)上簽字后，方可按正常審批程序到財務(wù)部報銷。 第三章 圖書保管 第八條 新購圖書應(yīng)按順序編號，將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細登記于“本公司圖書登記總簿”并填制圖書卡插放于圖書之末頁。 第九條 本公司圖書由行政人事部檔案員編制目錄卡供員 工查閱。 第十條 檔案員對所保管的圖書資料，應(yīng)做到防潮、防霉、防蛀；對損壞的圖書資料應(yīng)及時修補、保證其完整性；對各類期刊要按年度裝訂成冊。 第四章 圖書借閱 第十一條 員工借書分為個人借書與部門借書兩種，部門借書系指屬部門專用圖書，由部門主管簽名借用。 第十二條 公司員工因工作需要，可借閱各類圖書，但必須辦理借閱手續(xù)，其借還手續(xù)比照本辦法第二十三條、二十四條規(guī)定辦理。 22 第十三條 辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書（如詞典類）只供查閱，原則上不外借。有特殊需要的人員，可酌情給予配備。 第十四條 專業(yè)性強的工具書經(jīng)研究可以長期借用。一般技術(shù)圖 書每人一次最多可借閱兩冊，借閱時間不得超過一個月。 第十五條 一般書報雜志得隨意閱覽，閱畢歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼供公司參考不在此限。 第十六條 員工所借之圖書，如遇清點或公務(wù)上需參考時得隨時通知收回，借書人不得拒絕。 第十七條 公司員工在解雇、辭職時，須將所借圖書歸還。 第五章 借書時間、借閱期間與冊數(shù) 第十八條 借書時間限辦公時間內(nèi)上午 10 點 30 至 11 點，下午 3 點至 4 點，其他時間概不受理。 第十九條 借書期間一律不得超過一個月，到期應(yīng)即歸還，倘有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù)借一次為限 。 第二十條 借書冊數(shù)以兩冊為限。 第二十一條 部門借書期間與冊數(shù)不受前二條的限制，但遇調(diào) (離 )職應(yīng)將借用圖書全部歸還。 第六章 借還書手續(xù) 第二十二條 員工借書應(yīng)先查閱圖書目錄卡片，填