【文章內(nèi)容簡介】 2. 檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)并予以同號(hào)編列 。 3. 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。 4. 檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 第七條 檔案整理 1. 歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“風(fēng)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。 2. 檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 第八條 保存期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理： 1. 永久保存：（公司章程）；（ 2）股東名冊；（ 3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（ 4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（ 5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（ 6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（ 7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（ 8）工程設(shè)計(jì)圖；（ 9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 2. 10 年保存：（ 1）預(yù)算、決算書類；（ 2）會(huì)計(jì)憑證；（ 3）事業(yè)計(jì)劃資料；（ 4）合同；（ 5）其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。 3. 5 年保存：（ 1）期滿解除之合約； (2)客戶資料等；（ 3）其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 4. 1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 5. 其他資料由各部門自行保管，使用部門視其有效期間保存。 第九條 檔卷清理 1. 檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔 案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，己到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 2. 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將在其上注明延長保管的期限。 第十條 調(diào)卷程序 1. 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案員調(diào)閱。 15 2. 檔案員接到“調(diào)卷單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“檔案調(diào)閱單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！皺n案調(diào)閱單”則按歸還日期先后整理，以備催還。 3. 在檔案室當(dāng)場 借閱者，免填“檔案調(diào)閱單”。 4. 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。 第十一條 調(diào)卷管理 1.“檔案調(diào)閱單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 ，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。 3. 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更調(diào)卷登記，不得私自授受。 4. 調(diào)卷檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)行政人事部主管同意。 聲像檔案管理規(guī)定 16 QZ行政 106A 第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)本公司聲像檔案管理，特制定本規(guī)定。 第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片 (含底片 )及文字說明等組成。 第三條 聲像檔案是本公司卷宗的組成部分，必須由行政人事部檔案員實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 第二章 聲像檔案資料的收集 第四條 收集范圍 ； ； ； ； 。 第五條 收集要求 、錄像帶、攝像帶、照片 (含底片 )和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失； ，底片、 原件與影像、復(fù)制品要相符。 第六條 聲像檔案資料的征集 各部門有責(zé)任隨時(shí)上交重要聲像資料。 第三章 聲像檔案的整理 第七條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。 第八條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案員協(xié)助。 第九條 分類、編號(hào) 17 、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)； 、錄像帶、攝像帶按年代 問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為 一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)； 。格式為 (檔案形態(tài) )檔號(hào) /(檔案形態(tài) )檔號(hào)。 第十條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。 第十一條 文字說明的編寫 、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者 (攝制者 )等； ： (1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全； (2)照片的自然張 (內(nèi)容相近的亦可以 若干張 )編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明； (3)文字簡潔、語言通順； (4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 第十二條 編制格式 。其格式為照片 /底片號(hào) 文字說明 參見號(hào) 攝制時(shí)間 攝制者； 、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按要求逐項(xiàng)填寫。 第十三條 案卷要求 ，集中編放； ： 照片、底片以 自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄； 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 ，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。 第四章 聲像檔案的保管 第十四條 對(duì)庫存的照片檔案，要一年檢查一次。 第十五條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，報(bào)經(jīng)主管審批，登記造冊。 第十六條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、 18 保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。 第五章 聲像 檔案的開發(fā)利用 第十七條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。 第十八條 建立聲像檔案借閱制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。 第十九條 在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。 第六章 附則 第二十條 本規(guī)定由 行政人事 部制訂經(jīng)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，修改亦同。 第二十一條 本規(guī)定自 自頒布之日起實(shí)行 。 19 文書 管理制度 QZ行政 107A 一、本制度的目的，在于確保公司文書事務(wù)正確且順利的進(jìn)行，促進(jìn)與提高公司各部門組織管理工作的效率。 二、所謂文書是指業(yè)務(wù)工作往來公文、報(bào)告、會(huì)議決議、規(guī)定、合同、各種許可證、各種帳簿等一切業(yè)務(wù)用書類與公文。 三、全部文書歸公司所有并收藏，任何個(gè)人不得私自占有，公司嚴(yán)格貫徹文書保密機(jī)制。 四、凡公司重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等一律以文書形式進(jìn)行，所有文書的處理都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則，緊急情況下，可以先行以口頭或電話形式處理，事后以文書形式作以記錄。 五、外來文書由當(dāng)班保安負(fù)責(zé)簽收并轉(zhuǎn)發(fā)收件人，內(nèi)部文書的收發(fā)由文書收發(fā)對(duì)應(yīng)部門自行辦理。 六、公司文書的處理原則是部長負(fù)責(zé)制，各部部長對(duì)發(fā)送至本部門的文書負(fù)首要安排、指導(dǎo)的責(zé)任，對(duì)于不用涉及部門的文書，可由文書發(fā)送和收取雙方直接人處理。 七、如果與各部門有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)或者涉及公司改革的制度性文書，要經(jīng)過相關(guān)部門部長級(jí)會(huì)議或全公司部長級(jí)會(huì)議商討方可予以處理。 八、涉及公司或部門商業(yè)信息的機(jī)密性文件，不得中途他人轉(zhuǎn)送，任何文書公司均提倡閱覽后簽字確認(rèn)制度。 九、與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文 書的主管部門出面進(jìn)行組織協(xié)商，如 果不能協(xié)商一致，上報(bào)或請(qǐng)示高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。 十、請(qǐng)示和審批是公司經(jīng)營中的一項(xiàng)重要程序，凡涉及公司經(jīng)營的重要事項(xiàng)都必須經(jīng)過請(qǐng)示，獲得各部門直屬領(lǐng)導(dǎo)和公司高層領(lǐng)導(dǎo)審查、裁決和批復(fù)后，方能實(shí)行或行事。 十一、須請(qǐng)示審批的事項(xiàng)如下： 重要人事的安排、變動(dòng) 各種制度性規(guī)定的定制和變更 重要契約的締結(jié)、解除與變更 與官方機(jī)構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請(qǐng)求、回執(zhí)、申請(qǐng)等 饋贈(zèng)、謝禮以及宣傳廣告費(fèi)用的支 出 財(cái)務(wù)預(yù)算和決算事宜 20 須請(qǐng)示審批的重要或高額物品的采購 有關(guān)公司經(jīng)營的重要計(jì)劃與企劃 其他上述未涉及的重要事項(xiàng) 十二、提請(qǐng)請(qǐng)示的文書提案必須進(jìn)行認(rèn)真斟酌，以便能節(jié)省審批時(shí)間和順利的予以實(shí)施。 十三、任何文書的起草都必須征得所在部門部長的同意，并且在部長有了明確的決定之后進(jìn)行。 十四、須請(qǐng)示的文書必須簡明扼要，一事一議，必要情況下要附上有關(guān)資料和文件。 十五、文書如果需要加蓋公章時(shí)，按《印章管理規(guī)定》辦理。 十六、對(duì)于一些需要郵寄或?qū)Ｈ?遞交的文書，文書封面要明確發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名，并且注明“郵寄”“面呈”或“轉(zhuǎn)交”字樣。 十七、公司各種文書要按照公司保存年限的規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)整理保存，重要文件要標(biāo)注“重要”字樣，機(jī)密文件要標(biāo)注“機(jī)密”字樣。 十八、各部門的文書分兩類進(jìn)行保存：一類是特別重要的文書，直接由各部部長保存，另一類是一般性文書，可由部門內(nèi)部直屬人員進(jìn)行保存。 十九、保存期屆滿的文書，以及每必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)決定，填寫登記廢除的理由和日期之后，可以予以銷毀。 二十、如果職務(wù)或部門職責(zé)劃分發(fā)生變更，文書存檔 歸并作出調(diào)整，則必須在有關(guān)登記簿上做好變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。 二十一、本公司所有員工處理文書均按此制度執(zhí)行。 21 公司圖書管理規(guī)定 QZ行政 108A 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司圖書管理工作，特制訂本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所稱圖書是指公司為滿足各部門生產(chǎn)工作需要而購置的圖書資料，包括各類工具書、期刊、雜志及相關(guān)學(xué)術(shù)著作等。 第三條 本公司圖書的管理，除另有規(guī)定外，均依本規(guī)定辦理。 第四條 本公司圖書由行政人事部檔案員負(fù)責(zé)管理，并于每年 6 月、 12 月下旬各清點(diǎn)一次。 第二章 圖書購置 第五條 需購置圖書（雜志）的品種和數(shù)量，應(yīng)廣泛征求有關(guān)部門的意見，由行政人事部檔案員匯總，報(bào)總經(jīng)理審批。 第六條 凡個(gè)人提出購買圖書資料的應(yīng)先征得本部門主管同意，并報(bào)總經(jīng)理審批后方可辦理。 第七條 有關(guān)人員在購回圖書后，應(yīng)及時(shí)送至檔案室驗(yàn)收歸檔，并由檔案員在單據(jù)上簽字后，方可按正常審批程序到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 第三章 圖書保管 第八條 新購圖書應(yīng)按順序編號(hào)，將書名、出版社名稱、著作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細(xì)登記于“本公司圖書登記總簿”并填制圖書卡插放于圖書之末頁。 第九條 本公司圖書由行政人事部檔案員編制目錄卡供員 工查閱。 第十條 檔案員對(duì)所保管的圖書資料，應(yīng)做到防潮、防霉、防蛀；對(duì)損壞的圖書資料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、保證其完整性；對(duì)各類期刊要按年度裝訂成冊。 第四章 圖書借閱 第十一條 員工借書分為個(gè)人借書與部門借書兩種，部門借書系指屬部門專用圖書，由部門主管簽名借用。 第十二條 公司員工因工作需要，可借閱各類圖書，但必須辦理借閱手續(xù)，其借還手續(xù)比照本辦法第二十三條、二十四條規(guī)定辦理。 22 第十三條 辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書（如詞典類）只供查閱，原則上不外借。有特殊需要的人員，可酌情給予配備。 第十四條 專業(yè)性強(qiáng)的工具書經(jīng)研究可以長期借用。一般技術(shù)圖 書每人一次最多可借閱兩冊，借閱時(shí)間不得超過一個(gè)月。 第十五條 一般書報(bào)雜志得隨意閱覽，閱畢歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼供公司參考不在此限。 第十六條 員工所借之圖書，如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)得隨時(shí)通知收回，借書人不得拒絕。 第十七條 公司員工在解雇、辭職時(shí)，須將所借圖書歸還。 第五章 借書時(shí)間、借閱期間與冊數(shù) 第十八條 借書時(shí)間限辦公時(shí)間內(nèi)上午 10 點(diǎn) 30 至 11 點(diǎn)，下午 3 點(diǎn)至 4 點(diǎn)，其他時(shí)間概不受理。 第十九條 借書期間一律不得超過一個(gè)月，到期應(yīng)即歸還，倘有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù)借一次為限 。 第二十條 借書冊數(shù)以兩冊為限。 第二十一條 部門借書期間與冊數(shù)不受前二條的限制，但遇調(diào) (離 )職應(yīng)將借用圖書全部歸還。 第六章 借還書手續(xù) 第二十二條 員工借書應(yīng)先查閱圖書目錄卡片，填