第五部分采購部(編輯修改稿)
2024-07-14 14:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 去食品市場調(diào)查，采集最新價格。最終由采購部制定新一期的食品價格，并由財務(wù)總監(jiān)審核簽字后方可實施。對所選供應(yīng)商索取各類有效證件（如：營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等）。并對這些證件進(jìn)行嚴(yán)格審查，采購部復(fù)印存檔。要經(jīng)常對存檔的證件進(jìn)行查閱，對于過期或超范圍經(jīng)營的供應(yīng)商同，要求對方要及時更換或取消合作關(guān)系。確屬疑難采購項目，采購部和使用部門雙方必須扔及時聯(lián)系溝通、研究對策，無力解決的必須及時上報俱樂部主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）審批采購申請單在完成詢價、報價、比價、議價后，采購主管審批簽字，上報財務(wù)部、總經(jīng)理審批。（四）采購經(jīng)審批簽字的《采購申請單》返回采購部后，采購部方可進(jìn)行訂購。所有購買品項必須依據(jù)訂單規(guī)定的數(shù)量、品牌、規(guī)格、價格、需求日期、供應(yīng)商及相關(guān)要求進(jìn)行。在購買過程中要認(rèn)真檢查所購貨物的品質(zhì)、商標(biāo)、期限和衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。貨品和維修的合同與采購 所有貨物和維修的采購合同均需通過如下流程：價 值方 式授權(quán)審批100,001元以上公開招標(biāo) 董事長10,001100,000元封閉招標(biāo)總經(jīng)理amp。財務(wù)總監(jiān)50110,000元三家比價總經(jīng)理或副總經(jīng)理amp。財務(wù)總監(jiān)500元以下一家報價財務(wù)總監(jiān)或部門經(jīng)理必須清晰完整的保存所有供貨和收獲記錄，以便審計檢查。不允許為了降低報價或者減少招標(biāo)程序而拆分標(biāo)地。無需三家比價的授權(quán)說明根據(jù)以上規(guī)定，價格超過300元，競標(biāo)方需要提供所需物品、服務(wù)的樣品或者相關(guān)工作的案例。但是，如果供應(yīng)商是某種物品或者服務(wù)的唯一制造商、代理機(jī)構(gòu)或者經(jīng)銷商、專門承包商、長期承包商、或者事件出于緊急命令，可以不執(zhí)行比價或招標(biāo)。資金限額無需比價授權(quán)人50,000元以上50,000元以下5,000元以下董事長總經(jīng)理或副總經(jīng)理amp。財務(wù)總監(jiān)財務(wù)總監(jiān)amp。Department Manager為了方便審計，所有被授權(quán)無需比價或招標(biāo)的事件均需詳細(xì)記錄和存檔備查。二、小額現(xiàn)金采購采購部將會留有小額現(xiàn)金（￥10000元）作備用資金，用于一些小額緊急采購或特批的現(xiàn)金采購。需要小額現(xiàn)金作為采購備用金的部門必須提交帶有直接領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)的小額現(xiàn)金申請表。任何小額現(xiàn)金支出均必須提供發(fā)票。三、發(fā)票、驗收單、維修報告各部門需將收到的發(fā)票、驗收單和維修報告遞交到采購部以便更新記錄然后采購部要將單據(jù)送交財務(wù)部復(fù)核。四、付款流程采購付款由采購部根據(jù)購銷合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關(guān)原始單據(jù)，經(jīng)采購部申請簽字，財務(wù)部成本主管審核、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批簽字后，由財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)。1）日常采購付款：根據(jù)采購購銷合同或協(xié)議規(guī)定的付款期限及方式，財務(wù)部成本主管對驗收入庫單及供應(yīng)商開具發(fā)票進(jìn)行核對審查，無誤后編制《采購供應(yīng)商付款情況明細(xì)表》，經(jīng)采購部復(fù)核簽字后，報財務(wù)部經(jīng)理，總經(jīng)理審批簽字后由出納辦理付款。2）緊急采購付款：采購部根據(jù)部門申購緊急采購物資的采購申請單、驗收直撥單、發(fā)票等原始單據(jù)提出申請，由財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后辦理付款。3）預(yù)付款項規(guī)定：采購部按照購銷合同或協(xié)議規(guī)定的預(yù)付款項的付款方式及金額填寫預(yù)付款申請單，將合同或協(xié)議復(fù)印件附在預(yù)付款項申請單后。預(yù)付款申請單由采購部主管簽字，財務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后由財務(wù)部支付。采購部按照購銷合同或協(xié)議規(guī)定的交貨時間及貨物質(zhì)量要求對貨物進(jìn)行驗收合格后，驗收保管員填寫驗收入庫單，供應(yīng)商開具發(fā)票并由采購部申請，財務(wù)部復(fù)核、總經(jīng)理審批后辦理支付余款。五、招標(biāo)流程1）當(dāng)指定采購物品或者所需服務(wù)花費超過50,000元人民幣時需要招標(biāo)進(jìn)行。申請部門需要準(zhǔn)備相關(guān)產(chǎn)品或者服務(wù)以及指定工作的細(xì)節(jié)，采購部會在招標(biāo)報價，出價發(fā)面予以協(xié)助。申請部門可以建議他們已知的供應(yīng)商參與招標(biāo)。所有遞交上來的報價必須密封，并在信封上注明“僅限翰誼館俱樂部”字樣，放置在招標(biāo)箱中。這些出價，報價文件只能在招標(biāo)委員會現(xiàn)場打開。招標(biāo)委員會需要監(jiān)視整個出，報價過程以及招標(biāo)過程，以確保招標(biāo)過程的透明和競爭力。2）招標(biāo)委員會需要包括：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、申請部門負(fù)責(zé)人、采購部負(fù)責(zé)人。3）招標(biāo)委員會必須參加公開招標(biāo)的全過程，以確保收到所有的出，報價。在此之后，采購部要總結(jié)出招標(biāo)結(jié)果，并向申請部門提供相關(guān)
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