【文章內(nèi)容簡介】 性和明確的目的性； ? 會議召開的時機是否成熟； ? 會議的規(guī)模是否適度； ? 會議的節(jié)奏是否緊湊； ? 會議的準備工作是否充分； ? 會議能否有正面的實際效果。 提高會議質(zhì)量的主要方法有 下列各點： ? 嚴格執(zhí)行會議審批制度，杜絕不符合程序的會議； ? 充分有效地做好準備工作，特別是讓與會者明確會議的宗旨和目的，以及掌握相關的文件和材料； 中國最大管理資源中心 第 21 頁 共 78 頁 ? 盡可能地控制會議的人數(shù)，精干高效； ? 會議的議題集中，會議日程緊湊； ? 保持良好的會場秩序，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境； ? 實行有效的措施監(jiān)督會議執(zhí)行的全過程，保證會議的有效性； ? 提高會議主持人的能力，有效掌控會議。 充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會議模式，節(jié)省 時間。 ? 會議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對會議成本的核算不可忽視。 會議成本包括會議所花費的費用總和和與會者所消耗的時間資源。對于費用總和的計算，現(xiàn)在，國外流行一種計算公式： 會議成本 = 2A B T 其中： A為與會者的平均工資（以小時計）的 3 倍； B 為參加會議的人數(shù)； T 為會議時間。 時間的價值目前還難以量化，一般用倒推法來計算。即假定與會者在這一段會議時間若不開會，而進行正常的工作所可能創(chuàng)造的價值。 總之，要控制會議的成本，首先需要將會議 的費用進行精確的計算，做出會議預算，對預算進行嚴格的審批。同時，強化人們的時間觀念，提高辦事效率，在減少會議數(shù)量的同時，也減少無形資源的支出。 中國最大管理資源中心 第 22 頁 共 78 頁 9 牢記要點 合理的會議控制要做到： _ 控制會議的數(shù)量 _ 提高會議的質(zhì)量 _ 控制會議的成本 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 1．判斷下列描述的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 （ 1）會議的重要性和成本之間存在正比例關系。 （ ） （ 2）會議的成本控制得越低越好。 （ ） 2．列舉出幾個您認為功能和效率不高的 會議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。 關于這方面的學習資源有很多，例如： ? 《辦公室文秘事務處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版社， 20xx 年。 ? 《現(xiàn)代秘書學通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社， 1993 年。 技能點 6 如何做好會后工作 中國最大管理資源中心 第 23 頁 共 78 頁 主 題 詞 行政管理 會議管理 會后工作 適用情景 當會議結(jié)束后，需要做一些相關工作以落實會議精神時，查看此技能。 7 技能描述 一個會議要取得真正的成功，不僅取決于會議過程的順利與 否，更在于會議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實的工作需要認真去做。否則，會議就變成了紙上談兵，沒有任何實際的指導意義。 一般來說，會后工作有以下幾個方面： ? 會務工作總結(jié) 會務工作總結(jié)往往以總結(jié)會的形式進行。對會議組織及服務工作的全過程進行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗教訓，避免再次犯錯。同時，對會議工作人員進行表彰與鼓勵。 ? 會議簡報 會議簡報是為了方便交流情況。因此，要求簡報要真實地反映會議的內(nèi)容，并且做到文字簡練，篇幅短小，著重 反映會議中的重要問題。簡報的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應視需要而定。應對會議簡報進行編號，以便于分類歸檔。 通常會議簡報有兩種寫法：一是指導式寫法。即采用新聞報道的形式反映會議情況，從會議中選取有價值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直接登載某些會議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語或評論，以強調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導意義。 中國最大管理資源中心 第 24 頁 共 78 頁 ? 會議紀要 為更好地貫徹執(zhí)行會議精神，會議結(jié)束后，通常要根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀要印發(fā)給有關部門。會議紀要是紀實，必須反映會議的真實意思，不應摻雜個人的主觀意見。同時，會議紀要必須簡明扼要，語言精 練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當。 會議紀要是為宣傳、貫徹會議宗旨服務的。所以，撰寫者必須準確理解會議宗旨，把握會議的精神實質(zhì)，并貫穿于紀要的始終。一般來說，撰寫者應該參加會議的全過程。這樣便于他理解會議精神，消化會議內(nèi)容。 會議紀要一般可分為兩部分： 第一，簡述會議情況，包括會議的時間、地點、與會人數(shù)、會議目的、討論結(jié)果等。 第二，闡述會議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會議紀要的主體，往往要對會議的原始記錄進行提煉、選擇。 會議紀要寫完之后需要經(jīng)過有關人員的審 核，審核通過后及時發(fā)給有關部門。印發(fā)會議紀要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。所以，應視不同情況采用恰當?shù)姆绞健? 如果會議紀要的內(nèi)容具有機密性，應注明密級。并且印發(fā)紀要編制序號，以便歸檔保存。 ? 文件資料的收退 一般來說，會議文件需要退回有以下幾個原因： 其一，一些文件內(nèi)容有高度的機密性，為防止泄密，不宜擴散； 其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會議的精神并不完全相符，如果擴散會影響會議精神的準確傳達； 中國最大管理資源中心 第 25 頁 共 78 頁 其三，一些文件記錄了會議中與會人員的即席發(fā)言，不宜擴散。 文 件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會議中，如與會者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進行文件的收交。而召開一些大型的會議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會者，要求在會后按照清單將文件資料退回。 ? 議定事項的檢查催辦 議定事項的檢查催辦是會后工作的關鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實處。而且它還有利于會后信息的及時反饋。 一般來說，議定事項的檢查催辦應設置專人負責，并制定相關的登記及匯報制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時應隨時向有關領 導匯報相關情況并接受指導。 總之，會后工作是會議管理的收尾工作，看似可有可無，實際上卻非常重要。經(jīng)理人在對會后工作進行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項。 9 牢記要點 會后工作的主要內(nèi)容有： _ 會務工作總結(jié) _ 撰寫及印發(fā)會議簡報 _ 撰寫及印發(fā)會議紀要 _ 文件資料的收退 中國最大管理資源中心 第 26 頁 共 78 頁 _ 議定事項的催辦 . 實踐練習 請您做下面的實踐練習題： 會后工作是個需要注意的問題，您和您的組織是否意識到這一點了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找 出改進的方法。 關于這方面的學習資源有很多，例如： ? 《實用秘書工作手冊》，王千弓等編，光明日報出版社， 1987年。 ? 《現(xiàn)代秘書實用手冊》，蔡翔、李保華編譯，中國卓越出版公司， 1990年。 技能點 7 如何掌握會議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 會議管理 會議管理技巧 適用情景 當需要了解一些會議的注意事項時，查看此技能。 7 技能描述 會議的進行和管理需要科學化、合理化，這樣才能達到預期目的，這其中有著許多的注意事項以及一定的技巧與方法。如果會議管理者掌握了這些技巧 ，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進行，從而事半功倍。 1．會議進程中的注意事項 中國最大管理資源中心 第 27 頁 共 78 頁 在會議進行的整個過程中，為了保證會議能夠高效進行，必須隨時發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括： （ 1）開會和散會是否準時？ （ 2）會議議題的說明是否簡練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會議是否按照程序進行？ （ 5）是否強迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會議結(jié)論？ （ 10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項？ （ 13）是否妥善保管了會議記錄？ 以上問題經(jīng)常在會議進行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當，會對會議進程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。 中國最大管理資源中心 第 28 頁 共 78 頁 2．主持會議的注意事項 許多會議都設有主持人，以便于會議能嚴格按照議程進行。而作為會議的主持人，必須了解掌握相關的知識，并且運用一定的技巧。一般來說，主持會議需要注意以下事項： （ 1）清楚開會的時間； （ 2）充分了解 會議目的，把握會議主題； （ 3）引導與會者積極參與會議討論； （ 4）讓與會者公平自由地表達意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當討論出現(xiàn)混亂時，應有撥亂反正的能力； （ 6）如果討論偏離了議題，應及時予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時總結(jié)歸納； （ 8）對會議的議案，應付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會議的結(jié)論獲得通過后，當場宣讀會議決定的事項。 主持人的工作水平高低對會議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應該在會前進行充分的準備，有針對性地做一些模擬練習。 3．參加會議的注意事項 作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。作為與會者，必須注意以下幾個方面： 中國最大管理資源中心 第 29 頁 共 78 頁 （ 1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題進行研究； （ 2）準時出席，如果因故無法出席，必須事先請假； （ 3）積極發(fā)言，真實地表達個人意見，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時機； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認真聽取與自己不同的意見； （ 7）反駁不同意見時，要注意態(tài)度和語氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時間 ，要給他人留出發(fā)言的機會； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細枝末節(jié)爭論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。 4．會議提問的注意事項 提問是會議中常見的方式，也是最重要的方