【文章內(nèi)容簡介】 性和明確的目的性； ? 會議召開的時(shí)機(jī)是否成熟； ? 會議的規(guī)模是否適度； ? 會議的節(jié)奏是否緊湊； ? 會議的準(zhǔn)備工作是否充分； ? 會議能否有正面的實(shí)際效果。 提高會議質(zhì)量的主要方法有 下列各點(diǎn)： ? 嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，杜絕不符合程序的會議； ? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會者明確會議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料； 中國最大管理資源中心 第 21 頁 共 78 頁 ? 盡可能地控制會議的人數(shù)，精干高效； ? 會議的議題集中，會議日程緊湊； ? 保持良好的會場秩序，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境； ? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會議執(zhí)行的全過程，保證會議的有效性； ? 提高會議主持人的能力，有效掌控會議。 充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會議模式，節(jié)省 時(shí)間。 ? 會議的成本控制 現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對會議成本的核算不可忽視。 會議成本包括會議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會者所消耗的時(shí)間資源。對于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國外流行一種計(jì)算公式： 會議成本 = 2A B T 其中： A為與會者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的 3 倍； B 為參加會議的人數(shù)； T 為會議時(shí)間。 時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來計(jì)算。即假定與會者在這一段會議時(shí)間若不開會，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值。 總之，要控制會議的成本，首先需要將會議 的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)算，做出會議預(yù)算，對預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會議數(shù)量的同時(shí)，也減少無形資源的支出。 中國最大管理資源中心 第 22 頁 共 78 頁 9 牢記要點(diǎn) 合理的會議控制要做到： _ 控制會議的數(shù)量 _ 提高會議的質(zhì)量 _ 控制會議的成本 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 1．判斷下列描述的對錯，對的打 “√”，錯的打 “”。 （ 1）會議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ） （ 2）會議的成本控制得越低越好。 （ ） 2．列舉出幾個您認(rèn)為功能和效率不高的 會議，指出其問題所在，并找出合適的解決方法。 參考答案： 1．（ 1） ； （ 2） 。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《辦公室文秘事務(wù)處理技巧》，方圓編著，石油工業(yè)出版社， 20xx 年。 ? 《現(xiàn)代秘書學(xué)通論》，王熙梅、王景清主編，海洋出版社， 1993 年。 技能點(diǎn) 6 如何做好會后工作 中國最大管理資源中心 第 23 頁 共 78 頁 主 題 詞 行政管理 會議管理 會后工作 適用情景 當(dāng)會議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)會議精神時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 一個會議要取得真正的成功，不僅取決于會議過程的順利與 否，更在于會議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。否則，會議就變成了紙上談兵，沒有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。 一般來說，會后工作有以下幾個方面： ? 會務(wù)工作總結(jié) 會務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會的形式進(jìn)行。對會議組織及服務(wù)工作的全過程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯。同時(shí)，對會議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵。 ? 會議簡報(bào) 會議簡報(bào)是為了方便交流情況。因此，要求簡報(bào)要真實(shí)地反映會議的內(nèi)容，并且做到文字簡練，篇幅短小，著重 反映會議中的重要問題。簡報(bào)的印發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對會議簡報(bào)進(jìn)行編號，以便于分類歸檔。 通常會議簡報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。即采用新聞報(bào)道的形式反映會議情況，從會議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直接登載某些會議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語或評論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。 中國最大管理資源中心 第 24 頁 共 78 頁 ? 會議紀(jì)要 為更好地貫徹執(zhí)行會議精神，會議結(jié)束后，通常要根據(jù)會議宗旨和精神撰寫會議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。會議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個人的主觀意見。同時(shí)，會議紀(jì)要必須簡明扼要，語言精 練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。 會議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會議宗旨服務(wù)的。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會議宗旨，把握會議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿于紀(jì)要的始終。一般來說，撰寫者應(yīng)該參加會議的全過程。這樣便于他理解會議精神，消化會議內(nèi)容。 會議紀(jì)要一般可分為兩部分： 第一，簡述會議情況，包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會人數(shù)、會議目的、討論結(jié)果等。 第二，闡述會議的主要精神，所討論的主要問題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會議紀(jì)要的主體，往往要對會議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。 會議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過有關(guān)人員的審 核，審核通過后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。印發(fā)會議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞健? 如果會議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號，以便歸檔保存。 ? 文件資料的收退 一般來說，會議文件需要退回有以下幾個原因： 其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散； 其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會影響會議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)； 中國最大管理資源中心 第 25 頁 共 78 頁 其三，一些文件記錄了會議中與會人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。 文 件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會議中，如與會者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。而召開一些大型的會議往往事先開具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會者，要求在會后按照清單將文件資料退回。 ? 議定事項(xiàng)的檢查催辦 議定事項(xiàng)的檢查催辦是會后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會后信息的及時(shí)反饋。 一般來說，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)。 總之，會后工作是會議管理的收尾工作，看似可有可無，實(shí)際上卻非常重要。經(jīng)理人在對會后工作進(jìn)行管理過程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。 9 牢記要點(diǎn) 會后工作的主要內(nèi)容有： _ 會務(wù)工作總結(jié) _ 撰寫及印發(fā)會議簡報(bào) _ 撰寫及印發(fā)會議紀(jì)要 _ 文件資料的收退 中國最大管理資源中心 第 26 頁 共 78 頁 _ 議定事項(xiàng)的催辦 . 實(shí)踐練習(xí) 請您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 會后工作是個需要注意的問題，您和您的組織是否意識到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找 出改進(jìn)的方法。 關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如： ? 《實(shí)用秘書工作手冊》，王千弓等編，光明日報(bào)出版社， 1987年。 ? 《現(xiàn)代秘書實(shí)用手冊》，蔡翔、李保華編譯，中國卓越出版公司， 1990年。 技能點(diǎn) 7 如何掌握會議管理的技巧 主 題 詞 行政管理 會議管理 會議管理技巧 適用情景 當(dāng)需要了解一些會議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能。 7 技能描述 會議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。如果會議管理者掌握了這些技巧 ，無疑會對會議的管理大有幫助，使會議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。 1．會議進(jìn)程中的注意事項(xiàng) 中國最大管理資源中心 第 27 頁 共 78 頁 在會議進(jìn)行的整個過程中，為了保證會議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括： （ 1）開會和散會是否準(zhǔn)時(shí)？ （ 2）會議議題的說明是否簡練、明確？ （ 3）是否有無法討論的議題？ （ 4）會議是否按照程序進(jìn)行？ （ 5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？ （ 6）是否批評某人的發(fā)言？ （ 7）是否有人發(fā)言過于感情用事？ （ 8）是否有人竊竊私語？ （ 9）是否得出了明確的會議結(jié)論？ （ 10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？ （ 11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？ （ 12）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)？ （ 13）是否妥善保管了會議記錄？ 以上問題經(jīng)常在會議進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會對會議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。 中國最大管理資源中心 第 28 頁 共 78 頁 2．主持會議的注意事項(xiàng) 許多會議都設(shè)有主持人，以便于會議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識，并且運(yùn)用一定的技巧。一般來說，主持會議需要注意以下事項(xiàng)： （ 1）清楚開會的時(shí)間； （ 2）充分了解 會議目的，把握會議主題； （ 3）引導(dǎo)與會者積極參與會議討論； （ 4）讓與會者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指定發(fā)言； （ 5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力； （ 6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)； （ 7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時(shí)總結(jié)歸納； （ 8）對會議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則； （ 9）會議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場宣讀會議決定的事項(xiàng)。 主持人的工作水平高低對會議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。 3．參加會議的注意事項(xiàng) 作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。作為與會者，必須注意以下幾個方面： 中國最大管理資源中心 第 29 頁 共 78 頁 （ 1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題進(jìn)行研究； （ 2）準(zhǔn)時(shí)出席，如果因故無法出席，必須事先請假； （ 3）積極發(fā)言，真實(shí)地表達(dá)個人意見，不要有所保留； （ 4）發(fā)言要言簡意賅，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時(shí)機(jī)； （ 5）避免發(fā)言偏離議題； （ 6）認(rèn)真聽取與自己不同的意見； （ 7）反駁不同意見時(shí)，要注意態(tài)度和語氣； （ 8）注意自己的發(fā)言時(shí)間 ，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會； （ 9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭論不休； （ 10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。 4．會議提問的注意事項(xiàng) 提問是會議中常見的方式，也是最重要的方