【文章內(nèi)容簡介】 記事本信息制作工具集成插件1．3．2 公共辦公功能公共辦公支持用戶進(jìn)行公共事務(wù)的處理，包括參加各種討論、發(fā)表公告、投稿、到各部門查找信息、填寫各種辦理單等等。為了便于所有的用戶參與，公共辦公中的功能采用WWW瀏覽器實(shí)現(xiàn)。公共辦公頁面也可以設(shè)計(jì)成具有企事業(yè)單位個(gè)性風(fēng)格的主頁。(1)組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)模塊利用樹狀結(jié)構(gòu)描述用戶的組織模型。每個(gè)部門都可以建立自己的主頁（介紹部門情況），在本系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布自己的部門信息（提供部門資料）、建立自己的WWW信息查詢站點(diǎn)、連接到部門特有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、建立部門信息咨詢窗口等等，包括各種與部門相關(guān)的應(yīng)用。例如：財(cái)務(wù)部可以在自己的站點(diǎn)上提供財(cái)務(wù)報(bào)表、提供財(cái)務(wù)咨詢服務(wù)、允許用戶填寫借款單等等。用戶可以利用本系統(tǒng)建立起一個(gè)網(wǎng)上虛擬組織，它與真實(shí)的用戶組織機(jī)構(gòu)一樣。每個(gè)部門都可以在自己的站點(diǎn)上提供部門特殊的信息和服務(wù)。當(dāng)其他用戶需要查詢某個(gè)部門的信息或要求某種服務(wù)時(shí)，他只需要沿著這個(gè)虛擬系統(tǒng)找到相應(yīng)的部門，就可以查找相應(yīng)的資料、或進(jìn)行咨詢、或進(jìn)行業(yè)務(wù)操作（如填寫借款單）。由于本系統(tǒng)把管理權(quán)限交給了具體的部門，因此每個(gè)部門都可以在自己的權(quán)利范圍內(nèi)發(fā)布各種信息、而且用戶可以通過超鏈接把具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接到WWW上。在系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，用戶還可以隨時(shí)連接上新開發(fā)的功能模塊。因此，系統(tǒng)具有良好的生長性、可擴(kuò)充性、易用性。組織機(jī)構(gòu)中還包含人員信息，人員信息可以由管理員維護(hù)，也可以由用戶個(gè)人維護(hù)。人員信息管理除提供人員基本信息，如工作部門、職位、辦公電話、郵件地址等的維護(hù)外，還提供個(gè)人Internet口令維護(hù)和短信息個(gè)性化服務(wù)設(shè)定等功能，同時(shí)，組織機(jī)構(gòu)的人員信息還可以和服務(wù)器的注冊用戶同步。(2)電子論壇電子論壇用于大家通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)某一議題自由地發(fā)表見解、進(jìn)行提問和解答、收集某一方面的意見等。由于我國用戶計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平還不是很高，一般在單位內(nèi)部很少能用起來，只有在計(jì)算機(jī)非常普及的情況下，用戶才習(xí)慣于在網(wǎng)上討論問題。但電子論壇可以用來在單位內(nèi)部收集各種意見，如意見箱、民意調(diào)查等，或用來做問題咨詢、疑難解答等。結(jié)合組織機(jī)構(gòu)，每個(gè)部門還可以建立自己部門的電子論壇，用于在部門內(nèi)部進(jìn)行討論。(3)電子公告牌公告牌是一個(gè)應(yīng)用得比較廣泛的功能，用于在單位內(nèi)部發(fā)布各種通知、通告等。通過設(shè)置系統(tǒng)的權(quán)限，可以對(duì)特定的客戶群發(fā)布各種社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、金融信息等。如果結(jié)合組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，每個(gè)部門還可以建立自己部門的公告牌系統(tǒng)，用于在部門內(nèi)部發(fā)布公告。例如：新聞視點(diǎn)、廣而告之、公告欄等。(4)信息采編信息采編用于采輯各種信息。它在各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都有很大的作用。在信息采集系統(tǒng)中，各分支機(jī)構(gòu)、橫向平級(jí)單位、下級(jí)單位或其他作者，把要發(fā)表的信息通過網(wǎng)絡(luò)（Lan、Wan）傳送到信息采集數(shù)據(jù)庫中，管理員對(duì)信息采集數(shù)據(jù)庫中收集到的信息進(jìn)行匯編整理，并對(duì)信息的發(fā)表和采納情況進(jìn)行登記，最后可以形成刊物在網(wǎng)上發(fā)表。(5)電子刊物電子刊物系統(tǒng)用于各種電子刊物的編輯、出版、發(fā)行。它在各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都有很大的作用。在電子刊物系統(tǒng)中，信息的來源可以是信息采編系統(tǒng)、也可以是用戶輸入的各種信息、或者是從其他電子新聞中收集來的信息，最后形成一期刊物，在網(wǎng)絡(luò)上公開發(fā)行。結(jié)合組織機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，每個(gè)部門還可以建立自己部門的電子刊物，用于發(fā)表本部門的刊物。例如：項(xiàng)目管理部可以建立質(zhì)量跟蹤周報(bào)、財(cái)務(wù)部可以建立財(cái)務(wù)月報(bào)、市場部可以建立市場快訊等等。(6)信息上報(bào)在實(shí)際工作中，下級(jí)單位要經(jīng)常向上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送資料，為此我們專門提供了一個(gè)信息上報(bào)模塊，通過此模塊可以實(shí)現(xiàn)信息在上下級(jí)部門或平級(jí)部門之間的流動(dòng)，幫助領(lǐng)導(dǎo)簡單快速地找到所需要的信息。(7)資源管理提供企事業(yè)內(nèi)部各種共享資源（如會(huì)議室、汽車、房間等）的預(yù)定、審批、使用和統(tǒng)計(jì)。避免共享資源的沖突，合理安排資源的使用。(8)會(huì)議管理無論在政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，會(huì)議都是日常辦公的一個(gè)重要組成部分。會(huì)議管理模塊可以幫助用戶起草會(huì)議計(jì)劃、安排會(huì)議、發(fā)放會(huì)議通知以及在會(huì)后整理會(huì)議記錄等等，極大地方便了用戶辦公。工作流系統(tǒng)在日常工作中，工作流是無處不在的。如收發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、設(shè)備申報(bào)、月度工作計(jì)劃等。我們對(duì)工作流的定義是，工作流是對(duì)企業(yè)（或政府）的功能和運(yùn)行規(guī)則，通過與組織機(jī)構(gòu)/崗位角色的對(duì)應(yīng)關(guān)系，用圖形化的方式，來描述企業(yè)（或政府）的運(yùn)行過程，并對(duì)過程的運(yùn)行提供辦理、監(jiān)督、控制和跟蹤的手段，規(guī)范企業(yè)（或政府）的業(yè)務(wù)過程，提高辦事效率。工作流系統(tǒng)的目標(biāo)不僅僅是處理過程，也不僅僅是使事物從一個(gè)地方流到另一個(gè)地方，而是著眼于管理和引導(dǎo)作業(yè)環(huán)境如何運(yùn)作的規(guī)則與過程。通過采用計(jì)算機(jī)化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化，減少失誤與重復(fù)勞動(dòng)，縮短辦理周期，提供過程優(yōu)化的依據(jù)，從而達(dá)到提高效率和科學(xué)管理的目的。我們提供的是一個(gè)通用的、面向組織與角色的、符合國際工作流管理委員會(huì)（WFMC）標(biāo)準(zhǔn)的工作流系統(tǒng)，借助系統(tǒng)提供的可視化流程定義工具，用戶可以根據(jù)實(shí)際情況定制本單位的工作流程。它不僅支持常見的標(biāo)準(zhǔn)公文如收發(fā)文的辦理，還支持其他各種較規(guī)范的流程，如財(cái)務(wù)借款、報(bào)銷、出庫審批等流程。所有的辦理過程均可以通過WWW Browser進(jìn)行。文件管理文件管理實(shí)現(xiàn)各種公文的分類、歸檔、存儲(chǔ)、編輯、查詢、打印。其中各類公文需具有相應(yīng)的統(tǒng)一格式和保密級(jí)別；對(duì)于原有的紙質(zhì)公文，則可通過手工錄入和OCR技術(shù)相結(jié)合，將其轉(zhuǎn)入公文管理系統(tǒng)進(jìn)行分類歸檔，以供查詢；相應(yīng)公文的查詢和打印只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才可執(zhí)行。地理信息查詢系統(tǒng)地理信息查詢系統(tǒng)給用戶提供了一種非常方便直觀的信息查詢手段。通過WWW瀏覽器，用戶可以按照各種圖形的直觀指示，方便地查詢到自己所需要的各種信息。例如：可以按照各部門在企業(yè)的布局圖查詢各部門的信息，也可以按照地圖查詢各分支機(jī)構(gòu)和辦事處的信息等。地理信息查詢系統(tǒng)分為兩個(gè)重要的組成部分：采用Visual C++開發(fā)的地理信息制作工具、采用Java開發(fā)的地理信息瀏覽小程序。通過地理信息制作工具，用戶可以利用各種圖形生成地理信息查詢文件，然后把這些文件放到HTTP服務(wù)器中，即可以通過WWW瀏覽器進(jìn)行查詢。公共信息查詢公共信息查詢系統(tǒng)包括各種公共信息（時(shí)刻表、法律法規(guī)等）、經(jīng)濟(jì)信息（經(jīng)濟(jì)要聞、財(cái)經(jīng)報(bào)道、金融信息、股市行情、經(jīng)濟(jì)法規(guī)等）、新聞信息（重要政治新聞、國際動(dòng)態(tài)、新華社消息、環(huán)球信息等），這些數(shù)據(jù)庫基本都是比較簡單的文本數(shù)據(jù)庫（或者可以當(dāng)成文本數(shù)據(jù)庫來處理），對(duì)計(jì)算能力的要求不高，可以用Lotus Notes來管理，利用批處理方式進(jìn)行錄入，而且Lotus Notes支持WWW操作，可以非常方便地提供WWW查詢功能。 信息查詢的基本模塊：電子書庫年 鑒會(huì)議記錄人事管理名片管理政策法規(guī)國土資源企業(yè)名錄時(shí) 刻 表郵政編碼地 方 志部件管理部件管理模塊是Universal Office系統(tǒng)的一個(gè)核心模塊，主要提供對(duì)Universal Office系統(tǒng)所有模塊進(jìn)行管理及發(fā)布的功能。通過部件管理，用戶可以完全根據(jù)自己的需要和實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)主頁面進(jìn)行定制，設(shè)計(jì)出具有本行業(yè)特色的界面，可定制部分包括頁面標(biāo)題、LOGO、頁面背景、系統(tǒng)菜單、分類菜單、權(quán)限設(shè)置等等。部件管理模塊可以根據(jù)所設(shè)置的權(quán)限，按照用戶的不同身份動(dòng)態(tài)地組織Web頁面。同一個(gè)模塊可以生成不同的應(yīng)用，如電子論壇可以建立問題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；公告牌可以建立新聞發(fā)布、每日快訊、公告牌等等。短信息收發(fā)系統(tǒng)該系統(tǒng)主要為在外出差的用戶提供方便，當(dāng)用戶外出時(shí)，由于客觀條件的限制無法及時(shí)連到內(nèi)部網(wǎng)上辦公，如果此時(shí)有重要的公文需要辦理或內(nèi)部網(wǎng)上發(fā)布了重要的信息，往往由于不能及時(shí)得到信息而延誤工作。通過Universal ，用戶可以方便地設(shè)定自己所需要的短信息服務(wù)內(nèi)容，如郵件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等，外出時(shí)，一旦有上述信息到達(dá)，即可在手機(jī)上收到該信息的提示以及內(nèi)容摘要。技術(shù)特點(diǎn)全面支持ＷＷＷ操作Universal Office ，用戶使用瀏覽器即可在桌面環(huán)境下辦公，符合當(dāng)前的瘦客戶機(jī)的趨勢。整個(gè)系統(tǒng)界面友好、美觀，使用方便，大大降低了對(duì)使用者計(jì)算機(jī)知識(shí)的要求，特別適合于政府機(jī)關(guān)和大型企業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)。另外，由于把用戶所有的應(yīng)用都統(tǒng)一到了WWW界面上，使得系統(tǒng)非常易于安裝和維護(hù)，當(dāng)軟件需要升級(jí)的時(shí)候，管理員只需要在服務(wù)器上進(jìn)行升級(jí)，無須在客戶端安裝額外的軟件，極大地減少了系統(tǒng)維護(hù)的工作量。部件化的管理思想U(xiǎn)niversal Office ，支持模塊的熱插拔，同一個(gè)模塊可以生成多種不同的應(yīng)用，如電子論壇可以建立問題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；電子公告牌可以建立新聞視點(diǎn)、廣而告之、最新消息、公告欄等等。采用文檔型＋關(guān)系數(shù)據(jù)庫的信息管理模式在Universal Office中，既可以存儲(chǔ)大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，方便信息分析與決策，又可以使用企業(yè)信息的多媒體特點(diǎn)和實(shí)現(xiàn)自動(dòng)工作流的功能。兩種數(shù)據(jù)庫的共同優(yōu)點(diǎn)可以覆蓋企業(yè)多媒體信息系統(tǒng)的絕大部分功能點(diǎn)。系統(tǒng)具有良好的跨平臺(tái)特性由于采用了Lotus Notes、Java等編程技術(shù)，系統(tǒng)可以在很多流行的平臺(tái)上運(yùn)行，特別適合于異構(gòu)型的網(wǎng)絡(luò)。設(shè)計(jì)中考慮了多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)通過采用防火墻、加密、設(shè)置口令、設(shè)置權(quán)限等手段，充分保證了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，阻止各種非法的入侵和故意的破壞。既可以保證企業(yè)內(nèi)部正常的工作流程，防止外界