【文章內(nèi)容簡介】 錄。各部門會議也應指定專人負責記錄。記錄方式主要是速記筆錄，必要時可錄音、錄像，妥善保存記錄材料。8．會議每項議案通過會議必須形成決議，并將決議的執(zhí)行和負責落實到人，如未形成意見、未將執(zhí)行和責任落實到具體的個人，會議主持、記錄有責任提示到會者補充。 9．會議結(jié)束后，根據(jù)需要整理出會議紀要、會議報告（經(jīng)主持人審核后，發(fā)給與會者），會議記錄交會議主持人審核后，發(fā)給參會各位，或按會議精神下達文件。 10．各部門主辦的會議資料各自存檔，公司行政會議資料由總經(jīng)辦整理、立卷、存檔。第二章 收發(fā)文制度1．公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。2．各部室、及各有關(guān)人員，對公文中涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密，不準隨便向他人泄露。3．公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。4．公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核(部門領導)、簽發(fā)(公司領導)、編號、打印、蓋章、發(fā)文、立卷、歸檔、銷毀等。4．1擬稿：按照各部門誰主管，誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門協(xié)辦。4．2審核：由部門經(jīng)理初核，在面頁上簽名并簽署日期；擬稿人與審核人應為不同經(jīng)辦人。4．3簽發(fā)：以公司名義對外的發(fā)文，由擬稿部門經(jīng)理把握是否報副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽批后交總經(jīng)辦復核。4．4公司發(fā)文編號4．4．1以公司名義對外發(fā)文，一律益字(年)號。4．4．2公司黨總支發(fā)文，用益黨字(年)號。4．4．3以工會名義發(fā)文，用益工字(年)號。4．4．4董事會發(fā)文，用益董字(年)號。4．4．5其他管理部門的發(fā)文，用益字(年)號。4．4．5．1打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。4．4．5．2蓋章：由辦公室辦理有關(guān)蓋章手續(xù)。4．4．5．3存檔：各部門據(jù)實際情況需要將發(fā)文在部門存檔，重要文件交由總經(jīng)辦檔案室統(tǒng)一存檔?？傓k所有以公司名義對外的發(fā)文，應將文件原稿(經(jīng)領導簽字)審核稿件連同正本二份送檔案室存檔。有領導指示的，還應附批復件。5．所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。6．公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、歸檔。7．附件發(fā)文申請表文號日期擬稿人審核人復核人標題第三章 檔案管理制度1．本公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建及各項管理活動中形成的，對公司具有查考保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護公司歷史真實面貌和合法權(quán)益的歷史憑證，是提高產(chǎn)品質(zhì)量、增長經(jīng)濟效益的重要條件。2．檔案是公司的重要資產(chǎn)，公司各級管理人員應嚴格樹立檔案意識，把檔案的收集、整理工作納入日常管理工作中，并落實到人。3．檔案管理將納入公司干部日?？冃Ш湍杲K考核指標之一，與經(jīng)濟利益掛鉤。4．公司總經(jīng)辦設立檔案室，各部門檔案將定期交由檔案室集中統(tǒng)一保管。5．本公司文件材料的形成、積累及立卷歸檔，原則上由企業(yè)各部門負責整理。歸檔文件以自然年度為限組卷，并于次年六月份以前向公司檔案室移交上一年度形成的檔案。任何部門或個人不得以任何理由不交或據(jù)為已有。否則視為侵占公家財產(chǎn)處理，必要時訴諸法律解決。6．公司在產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程等活動中形成的主要文件材料，應在任務完成后十五日內(nèi)完整歸檔。否則將追究活動責任人相關(guān)責任。7． 合同保管7．1公司所有合同簽訂后，經(jīng)辦人應將合同及時交檔案人員歸檔，財務在收到檔案人員簽字的已歸檔手續(xù)后，方予以付款。(特別是在支付合同尾款時必須見歸檔手續(xù)方予以付款)7．2檔案員應將收到的合同原件及相關(guān)資料編號登記，注明合同名稱及內(nèi)容。并按合同的類別、簽訂日期分類存檔，以便查閱。 7．3合同保管期為 10 年，超過保存期限的合同必須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀。8．公司工作人員外出學習、考察、調(diào)研、參加會議等公務活動，相關(guān)人員核報差旅費時，必須將活動形成的主要文件向檔案人員辦理歸檔手續(xù)，檔案人員簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。9．本公司召開的會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案人員辦理歸檔手續(xù)，檔案人員簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。10．合同調(diào)閱須調(diào)閱人提交申請，經(jīng)部門經(jīng)理批準后，方可憑批條查閱，查閱完畢后立即歸還。如需借出，須辦理借閱手續(xù)方可借出，借出期限為三天。完畢后必須立即歸檔。 11．檔案員應在合同歸檔后及時整理合同檔案。做好登記、查閱、借閱手續(xù)，對超過時限未歸還的，應督促其歸還。對遺失合同的，應將情況上報總經(jīng)辦處理。12．罰則 12．1合同管理員因保管不善，造成合同及相關(guān)資料遺失、毀損的，應按公司制度處理。 12．2借閱人借出合同及相關(guān)資料后不按期歸還，經(jīng)催告后仍不歸還的，應視給公司造成的損失，從其當月工資中扣除，如借閱人將合同及相關(guān)資料遺失、毀損的，應按其可能給公司造成的損失賠償。13．附表檔案借閱登記表日期借閱部門借閱憑據(jù)簽字主管經(jīng)手人歸還日期文件編號發(fā)文單位文件名稱借閱事由第四章 辦公設施及用品、禮品、交通工具管理制度為規(guī)范公司辦公設施及用品、禮品、車輛的購買、使用及保管，特制定本制度。 1．車輛 1．1車輛的采購遵循以下流程。1．1．1總經(jīng)辦提出采購申請，申請采購表上寫明購車的原因，購車的數(shù)量及型號并由總經(jīng)辦主任簽字。 1．1．2批準采購申請，由總經(jīng)理在申請采購書上審批是否準予采購。 1．1．3采購車輛的申請經(jīng)過批準后，由總經(jīng)辦同車隊采用招投標方式進行采購，由總經(jīng)辦與車隊編制標書并選擇 5 家以上代理商，給每家代理商的標書應是書面文件，保證每家獲得的標書信息是同等的。 1．1．4進行開標、評標及選定代理商，為顯示公平性開標及評標時應邀請相關(guān)部門組成一個招投標委員會參與，在選定代理商是應從代理商的實力、價格、售后服務等因素進行綜合考慮，選定代理商后由招投標委員會的人員在定標書上簽字。 1．1．5定標后由總經(jīng)辦與車隊具體與代理商進行合同的簽訂，合同的簽訂應遵照公司的合同管理制度，合同簽訂后由總經(jīng)辦對采購的相關(guān)資料進行歸檔保管。 1．2車輛的付款、驗收及發(fā)票的核銷由車隊執(zhí)行，車輛的付款應遵照財務付款制度，驗收及發(fā)票的核銷由車隊執(zhí)行，車隊驗收后應編制一式多聯(lián)的驗收單并送相關(guān)部門，驗收落實專人負責并簽字。 1．3車輛的報廢、出售程序。 1．3．1車輛的正常報廢、出售由車隊隊長提出申請，報總經(jīng)理審核提出處理意見。 1．3．2車輛的非正常報廢由車隊和同有關(guān)技術(shù)部門明確相關(guān)部門及責任人的經(jīng)濟責任，連同報廢申請報告，報總經(jīng)理審核提出處理意見。 1．3．3報廢申請經(jīng)總經(jīng)理批準后，車隊須有兩人以上共同對車輛進行報廢、出售處理，辦理完相關(guān)手續(xù)并經(jīng)相關(guān)經(jīng)辦人員簽字確認后進行車輛明細臺帳登記，最后將相關(guān)材料報到財務部進行帳務處理。 1．4車輛的固定資產(chǎn)管理由車隊負責，車隊負責建立車輛明細臺帳及固定資產(chǎn)卡片，詳細記錄車輛的購進、報廢、出售、存放地點，并每年進行一次盤點清查。 1．5車輛的交接由車隊辦理相關(guān)手續(xù)，車輛的各種資料及證照由車隊負責歸檔保管。 2．辦公設施 2．1辦公設施包括可移動的辦公桌椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、保險柜、空調(diào)、飲水機等。 2．2辦公設備的采購遵循以下流程。 2．2．1成批的采購由總經(jīng)辦提出申請，申請采購表上寫明采購原因，采購種類、型號及數(shù)量，并由總經(jīng)辦主任簽字；對于零星的采購由使用部門提出申請。 2．2．2成批的采購由總經(jīng)理在申請單上審批，零星的采購并根據(jù)權(quán)限標準由部門經(jīng)理、分管副總簽字或總經(jīng)理審批。 2．2．3采購經(jīng)過批準后進入選擇供應商階段。 2．2．3．1成批采購 2．2．3．1．1成批的采購由總經(jīng)辦采用招投標方式進行采購，由總經(jīng)辦編制標書并選擇 3 家以上供應商，給每家供應商的標書應是書面文件，保證每家獲得的標書信息是同等的。 2．2．3．1．2進行開標、評標及選定供應商，開標及評標時應邀請相關(guān)部門組成一個招投標委員會參與，在選定供應商時應從供應商的性價比、售后服務等因素進行綜合考慮，選定供應商后由招投標委員會的人員在定標書上簽字。 2．2．3．1．3零星采購 進行零星采購時選定好供應商后由具體經(jīng)辦的人員作一個性價比說明并簽字落實責任，應有兩個以上經(jīng)辦人員簽字確認。 2．2．3．1．4采購合同的簽訂應遵照公司的合同管理制度，合同簽訂后由總經(jīng)辦對采購相關(guān)資料進行歸檔保管。 2．3辦公設施的付款、驗收及發(fā)票的核銷由總經(jīng)辦相關(guān)經(jīng)辦人員負責，付款應遵照財務付款制度，驗收及發(fā)票的核銷由各班組執(zhí)行，各班組驗收后應編制一式多聯(lián)的驗收單并送相關(guān)部門，各班組在對照合同的基礎上對所購辦公設施進行清點后簽字以明確驗收責任。 2．4辦公設施具體由使用部門進行日常管理和維護，各部門將管理責任落實到具體責任人。公用辦公設施由總經(jīng)辦后勤科負責管理和維護。 2．5辦公設施的報廢程序 2．5．1屬于正常報廢范圍，根據(jù)公司批準權(quán)限由部門經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理簽字批準，給予重新更換。 2．5．2屬于非正常報廢，查清責任由責任人賠償后給予重新更換辦公設施。 2．6辦公設施的退回程序 2．6．1公司人員離職后，與原部門交接手續(xù)，財務部收到交接完畢手續(xù)后方可支付工資； 2．6．2公司人員發(fā)生內(nèi)部調(diào)動，能隨身帶走的辦公設施由部門經(jīng)理根據(jù)工作性質(zhì)批準后，可予帶走，但要辦理辦公設施的變動手續(xù)。其他不能帶走的辦公設施，交回原部門。 2．7辦公設施納入公司財產(chǎn)管理，總經(jīng)辦應分類建立財產(chǎn)臺帳管理。3．辦公用品 3．1辦公用品包括消耗品及低質(zhì)易耗品。一次性消耗的物品屬于消耗品，能重復使用的物品屬于低質(zhì)易耗品。主要包括辦公用紙、信紙等辦公用具、綠化盆景、服裝等消耗品及低質(zhì)易耗品。（見公司辦公用品分類表） 3．2辦公用品的采購采用集團采購的原則 3．2．1采購金額在五萬元以上（含五萬元），應邀請3家以上供應商來參加投標，給每家供應商的標書應是書面文件，保證每家獲得的標書信息是同等的。 3．2．2在選定供應商時應從供應商的質(zhì)量、價格等因素進行綜合考慮，選定供應商后由招投標委員會的人員在定標書上簽字。 3．2．3合同的簽訂應遵照公司的合同管理制度，合同簽訂后由總經(jīng)辦對采購的相關(guān)資料進行歸檔保管。 3．3合同的履行由總經(jīng)辦指定后勤科執(zhí)行，包括采購、付款、驗收入庫、發(fā)票的核銷。 3．4后勤科應分類建立辦公用品的收入、發(fā)出、結(jié)存明細臺帳進行管理，對低質(zhì)易耗品應建立低質(zhì)易耗品備查帳，并每年一次對低質(zhì)易耗品進行盤點。 3．5辦公用品領用程序 3．5．1辦公用品（不能重復使用）的領用按公司規(guī)定的標準定時定量領用。 3．5．2如因工作問題所致辦公用品不夠用或須另外增加辦公用品的部門，必須由部門提出申請，部門經(jīng)理批準，總經(jīng)辦審核批準后由發(fā)放。后勤科根據(jù)實際消耗量提出辦公用品的采購申請總經(jīng)辦審核后批準采購申請后勤科執(zhí)行采購（包括付款、驗收、發(fā)票核銷）每月定時定量進行發(fā)放部門提出申請并經(jīng)部門經(jīng)理批準總經(jīng)辦根據(jù)公司標準進行審核后勤科進行發(fā)放后勤科執(zhí)行采購（包括付款、驗收、發(fā)票核銷）第五章 部門管理制度1．辦公室制度 1．1工作職責 1．1．1負責日常文電的處理和文稿的審核工作，準確迅速、安全地對公文進行處理，并對文稿進行把關(guān)。 1．1．2做好會務工作，包括會議的審批、通知、材料、服務、記錄、紀要整理、文件立卷等等。 1．1．3搞好查辦、催辦。對總經(jīng)理批示的重要事件要抓好，落實，并及時匯報查辦情況。 1．1．4協(xié)助總經(jīng)理安排好工作布局。對重點工作，重要會議和活動提出合理方案，供總經(jīng)理參考。 1．1．5做好總經(jīng)理決策前的準備工作，收集必要信息，提供可靠依據(jù)、參考、建議和方法；在決策過程中，做好控制工作。根據(jù)情況，及時提出補充、調(diào)整性意見，在決策貫徹落實后，做好總結(jié)評估工作并提出完善化措施。 1．1．6做好文件的保管、保密工作。 1．1．7搞好后勤保障等服務工作。 1．1．8做好公司各內(nèi)外有關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)工作。 1．1．9加強公章管理。 1．2總經(jīng)辦組織機構(gòu) 總經(jīng)辦由公司總經(jīng)理直接領導，對總經(jīng)理負責。下設辦公室、后勤科、保衛(wèi)科、車隊、基建辦和醫(yī)務室： 總經(jīng)理總經(jīng)辦辦公室后勤科保衛(wèi)科車隊基建辦醫(yī)務室1．3貴重消費品及機票、火車票及酒店預訂 1．3．1貴重消費品的采購由總經(jīng)辦提出申請，總經(jīng)理批準。1．3．2貴重消費品的采購由總經(jīng)辦指定專人執(zhí)行，包括采購、付款、發(fā)票核銷，后勤科驗收入庫。1．3．3總經(jīng)辦應建立貴重消費品的明細帳，具體記錄貴重消費品的入庫、領用、結(jié)存數(shù)，每半年進行一次清點。 1．3．4貴重消費品的發(fā)放由各部門經(jīng)理、分管副總提出申請，總經(jīng)理根據(jù)權(quán)限批準，總經(jīng)辦發(fā)放。 1．3．5遇到重大接待工作和活動，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同做好此項工作。相關(guān)部門應積極、主動配合。1．3．6機票、火車票及酒店的預訂：采取每半年對現(xiàn)有的票務公司及酒店進行各方面調(diào)查與評估，對不合格的票務公司及酒店進行更換。1．3．7公司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理，預定機票、火車票可直接在總經(jīng)辦辦理。其它出差人員預定機票，須經(jīng)總經(jīng)理或董事長批準。 1．3．8總經(jīng)辦可為公司私人出行（不屬公司報銷范圍）的職員代購機票、火車票，取票時須以現(xiàn)金支付給送票員，總經(jīng)辦不予掛帳、墊款。 1．3．9公司總經(jīng)理和董事長可在指定酒店消費，其余人員須經(jīng)總經(jīng)理批準，方可在酒店內(nèi)消費。1．3．10如遇總經(jīng)理、董事長出差，可通過電話確認后由總經(jīng)辦辦理預訂。總經(jīng)理、董事長出差回來后須補辦簽字手續(xù)。1．3．11董事及董事家屬出國乘坐公務倉，中層干部出國乘坐經(jīng)濟倉。如遇集體出國，則視具體的情況選擇艙位。所有出國訂票申請須經(jīng)總經(jīng)理批準。1．3．12總經(jīng)辦在預定國際機票時，將按照一人預訂、一