【文章內(nèi)容簡介】 經(jīng)理批準加蓋公司合同專用章。 簽字蓋章生效的采購合同應分送財務部、驗收單位、監(jiān)察辦等存檔備查。交貨及驗收訂購后采購員應及時將訂購單交由信息員保管，信息員據(jù)此編制采購日報表（，訂購單應同時送交收貨單位。采購人員應按訂購單或采購合同對供應商的交貨進行稽催與協(xié)調(diào)，確保能如期交貨。無法于約定交貨期內(nèi)交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦項目。交貨時一般物品由庫管員(或收貨人)根據(jù)訂購單負責數(shù)量的驗收，質(zhì)檢員負責品質(zhì)驗收；特殊物品由質(zhì)檢員負責組織使用單位、技術中心等業(yè)務部門或?qū)＜疫M行品質(zhì)驗收，庫管員(或收貨人)僅負責數(shù)量驗收。品質(zhì)如有不符，應立即予以退回。數(shù)量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可辦理入庫手續(xù)。對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發(fā)票，由庫管員（或收貨人）根據(jù)相關檢驗單據(jù)及實際收到貨物情況，按照實收數(shù)量填寫入庫單并簽字確認。入庫單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存庫房（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務稽核時送交財務處），第三聯(lián)采購部核算員留存，第四聯(lián)報銷時送交財務部會計進行財務處理。對于月末采購商品已到貨并已經(jīng)由相關部門驗收，采購部未收到供貨方開具的采購發(fā)票的，庫管員（或收貨人）應辦理暫估入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨物發(fā)票及運雜費單據(jù)時，采購部拿以上單據(jù)到財務處確認金額，財務人員據(jù)此對應暫估入庫單補辦正式入庫手續(xù)并辦理調(diào)價（調(diào)價金額 = 發(fā)票金額 + 運雜費 暫估金額），進行帳務處理。對于貨款已支付，發(fā)票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，由采購部進行管理，采購人員先根據(jù)發(fā)票金額填寫入庫單（注明應收數(shù)量及在途字樣），并將發(fā)票拿到財務處確認金額，財務人員據(jù)此進行帳務處理。待收到貨物后，采購人員再辦理正式入庫手續(xù)，交由庫管員管理。該部分在途原材料應在采購部采購月報中體現(xiàn)，并與財務部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。供應商或配送方直接配送到單店或現(xiàn)場的物品，由供應商或配送方根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點送貨，直接配送的物品應事先由質(zhì)檢員取樣驗收品質(zhì)并簽字認可，收貨人負責根據(jù)訂購單對物品品質(zhì)和數(shù)量進行驗收并填寫收貨清單，經(jīng)簽字確認的收貨清單一式四聯(lián)，一、二聯(lián)留存單店或現(xiàn)場（收貨人）（第二聯(lián)于月底財務稽核時送交財務處），第三聯(lián)采購部核算員留存，第四聯(lián)報銷時送交財務部會計進行財務處理。進度控制與事務聯(lián)系采購執(zhí)行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采購作業(yè)制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業(yè)時，應撰寫異常原因及預定完成日期，經(jīng)主管領導審批后轉(zhuǎn)送請購或使用部門，以便采取應對措施。采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用中出現(xiàn)問題，采購員應負責聯(lián)系供貨商，處理有關質(zhì)量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關業(yè)務部門應負責提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負責對加工單位的技術支持與質(zhì)量監(jiān)督。采購結(jié)算采購付款采購款項須按采購合同規(guī)定或訂購單所約定的時間由采購部從財務部借款統(tǒng)一支付。庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時將入庫單或收貨清單報送采購部(單店由店管部審核后送采購部)和財務部，采購部和財務部應根據(jù)每天的入庫單或收貨清單分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期(根據(jù)合同確定的結(jié)算期，在每月或每周)憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核對無誤后向采購部申請付款。采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同、應付帳款核對無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計劃，結(jié)算計劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時間要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營運副總審批。采購部根據(jù)結(jié)算計劃按資金使用申請程序(見財務管理手冊)向財務部申請借款，財務部負責人對照資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時向財務部支取借款，即借即付。支付貨款時財務部一般應采用銀行劃賬的支付辦法，采購核算員必須在付款后5日內(nèi)向收款單位索要發(fā)票等有關票據(jù)或證明文件。如確實需要直接交付支票的，由采購核算員帶正式合法發(fā)票(或收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證)到財務部辦理借款手續(xù)。在向供應商或配送方支付貨款時，采購部核算員應對照合同、收貨清單等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權一起清理結(jié)算，防止重復付款?！箐N采購核算員支付采購貨款后應依據(jù)財務規(guī)定的報銷程序每旬辦理一次報銷手續(xù)，報銷單據(jù)應附上購貨發(fā)票、采購計劃單、訂購單、驗收入庫單，并由采購部經(jīng)理審批。應付帳款的管理采購部核算員負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳，定期編制客戶往來對帳單發(fā)送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管好相關的業(yè)務合同、提貨憑證、收付款憑據(jù)，并設置備查登記簿，逐筆記錄預付款、已付款、余款等情況。公司與單店的往來結(jié)算供應商或配送方直接向單店送貨后，單店應及時將收貨清單報送財務部，財務部根據(jù)收貨清單登記此項應付帳款的同時，應同時在該單店的帳戶上登記該項應收帳款(公司對單店的應收款)。公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送財務部，財務部根據(jù)該貨物的成本(包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工制作成本等)在各單店的帳戶上登記相應的應收帳款。各單店應于每月25日與公司財務部按月核對物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認后，結(jié)清債權債務帳務。采購成本控制采購成本控制關鍵點物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發(fā)生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構(gòu)成部分。針對采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關鍵點包括以下幾個方面：確定最優(yōu)的采購價格確定合理的采購訂貨量確定最佳的采購物品配送方式最優(yōu)采購價格的確定采用多種采購形式：包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購成本的目的。決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與采購成本。決定一個合適的價格一般要經(jīng)過一下幾個步驟：多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價格等。比價：分析各供應商提供材料的規(guī)格、品質(zhì)要求、性能等才能建立比價標準。自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術人員、財務人員組成，估算出較為準確的底價資料。議價：根據(jù)底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因素與供應商議定出合理的價格。合理采購訂貨量的確定采購訂貨量的確定直接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采購成本的關鍵環(huán)節(jié)。合理采購訂貨量的制定包括以下幾個步驟：存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量存貨信息的收集：店管部庫管員、單店每日應填寫物品庫存日報表，反映本部門現(xiàn)有存貨物資的名稱、單價、現(xiàn)有存貨的儲存位置、儲存區(qū)域及分布狀況等信息，并及時將此信息報送給采購部。采購部應要求供應商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。存貨信息分析：店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結(jié)合盤點的實際情況對存貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統(tǒng)，保證采購部、供應商或第三方物流、各業(yè)務部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。確定安全庫存量安全庫存量的確定由店管部調(diào)度員負責制訂。采購部根據(jù)各部門采購申請制定采購計劃時，應在充分研究同期的采購歷史記錄、下期的經(jīng)營計劃的基礎上，協(xié)助店管部調(diào)度員確定最佳安全庫存?！鞍踩珟齑媪俊?，應充分考慮保持正常經(jīng)營活動所需的存貨量，防止因缺貨而造成經(jīng)營活動的中斷以及引起的經(jīng)濟損失。根據(jù)物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據(jù)歷史經(jīng)驗估計、數(shù)學模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確定為：最大安全存貨量＝某期間最大使用量－歷史同期最小使用量。確定合理訂貨量采購部人員在制訂采購計劃時，應在充分分析現(xiàn)有的存貨量（包括供應商或第三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、貨物運輸?shù)竭_時間等因素，結(jié)合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時點。最佳物品運輸配送方式的確定物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂購過程中應要求供應商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務部相關人員合作，對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，提出降低成本的建議。供應商管理供應商信息收集與調(diào)查供應商信息收集與調(diào)查由采購部負責，店管部、物品請購部門、使用部門等負責提供供應商信息及推薦合格供應商。凡欲與公司建立供應關系而且符合條件者應填寫“供應商調(diào)查表”，作為選擇供應廠商的參考?！肮陶{(diào)查表”交采購部審核并存檔備查。如果供應商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，應要求供應商及時對該表進行補充和修改。采購部應組織相關人員隨時調(diào)查供應商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應商調(diào)查表”每年復查一次，以了解供應商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。在每次供貨結(jié)束后，店管部、使用部門等應提供供應商的供貨實績，采購部負責將供應商的業(yè)績記于“供應商管理檔案”，作為評審供應商業(yè)績的資料。選擇供應商原則及方法招標采購物品、長期定點供應商(非外協(xié)產(chǎn)品)的選擇參照“采購招標管理”中規(guī)定執(zhí)行。外協(xié)產(chǎn)品