檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范v(編輯修改稿)
2024-12-02 08:14 本頁面
【文章內容簡介】 入為簡體字。 5, 如遇到無題名的檔案 ,及時記錄下來，反應給客戶協(xié)商解決 。 6， 關于順頁； 整理著錄的同時， 檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標注是否正確 ，有問題及時反饋。沒有問題時， 用 2B 鉛筆對 紙質檔案 內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方 ， 頁碼字體工整、大小適中 。 7，關于分卷問題 ； 檔號保持不變，卷號采用“卷號 卷次”格式，如 00250025 00253?? 00251 002513；如果 紙質檔案 分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要 重新編卷次，增加一條案卷 目錄，每個分卷都要對應一 條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。 8，關 于補卷問題； 漏歸檔的 檔案作為 補卷 插入時，卷號 要 以 實際的 紙質檔案的卷號為準。如 0025 0025A、 0025補、 0025A 等，我們做目錄時當保持不變。 9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn) 正反斜杠（ \ ,/） ，如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（ ） （ 注意 ：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入 ）， 日期格式統(tǒng)一采用 8 位數(shù)字，如 20200206，不足 8 位時補 0。 以上問題出現(xiàn)時，及時反饋給組長，由組長和客戶協(xié)調。 四、 拆卷 拆卷時要對照檔案目錄 逐頁檢查檔案原件同時檢查檔案紙質目錄，發(fā)現(xiàn)錯誤或疏漏進行改正或做出正確標識。 1， 按順序進行拆卷， “年度 保管期限 案卷號 盒號”。拆卷過程中注意保護檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌 。 2， 頁碼檢查，頁碼檢查 過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規(guī)格白紙進行裱糊。裱 糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。 然后重新 編寫 當前 頁碼 。若發(fā)現(xiàn)缺頁、殘頁等 問題及時做好記錄，并 反饋 給組長 。 3， 拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。 4， 將案卷內頁一頁頁分開，對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意。 5， 拆卷過程中剔除 生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點處理。 6， 注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的 檔案數(shù)字 化加工流程及規(guī)范 4 案卷，拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理； 7， 破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，影響 掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描（裱糊、壓平或進行托紙掃描）； 五、檔案掃描 檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序： 1導入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件； 2通過 檔案數(shù)字化加工軟件 生成計算機磁盤樹型文件目錄結構； 3開始掃描檔案； 掃描中的操作細節(jié)及要求如下： 1，掃描后的文件存儲格式應為 TIFF 格式，分辨率為 300DPI，以黑白掃描為主， 特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。 2，檔案掃描的過程要把檔案紙張 放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。 3, 認真填寫紙質檔案《
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