檔案著錄與數(shù)字化ppt課件(編輯修改稿)
2025-06-08 12:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 工作中這項條目出現(xiàn)了很多問題，需要多交代一點 每件頁數(shù)是該件所有頁數(shù)的總和，它包括正面和反而兩面，不是只數(shù)有多少頁就算多少頁。也不是只有定稿沒有底稿、只有正文沒有處理箋那樣的算法，是包括正反兩面，從開始一直數(shù)到最后的所有頁數(shù)的總和。 頁號的編制是正面的右下角，反面的左上角，只要有文字的都要用鉛筆編頁號。 簡化方法整理 ? 全宗號 ? 全宗號以檔案館給的全宗號進行著錄 ? 不屬于進館范圍、沒有全宗號的可以以本機關(guān)名稱第一個的字母代替，比如：房改委全宗號為fgw ? 全宗號輸錯的修改方法，是在簡化方法狀態(tài)下，點擊批量修改－歸檔文件，在著錄項目中找到全宗號，將“查找內(nèi)容”定義為錯誤的全宗號，將“替換為”定義為正確的全宗號即可 簡化方法整理 ? 七、歸檔年度 ? 以檔案為準，檔案歸在哪一年歸檔年度就是那一年 簡化方法的整理 ? 實體分類號 ? 按業(yè)務(wù)科室修改確定的分類方案進行著錄 簡化方法整理 ? 八、保管期限 ? 按檔案劃分的保管期限進行著錄 簡化方法整理 ? 總結(jié) ? 重點難點：文件編號、題名、密級、責任者、文件形成時間 簡化方法整理項目之間內(nèi)在聯(lián)系 ? 文件形成時間、文件編號、歸檔年度的聯(lián)系 ? 一般來說，哪一年的文件，它的文件編號、文件形成時間、歸檔年度應(yīng)該屬于同一年度，不能說，我的一份文件文件編號是鄂檔 [2022]4號，我的文件形成時間卻是 2022年的，文件要歸到 2022年度。 簡化方法整理項目之間內(nèi)在聯(lián)系 ? 文件編號、題名、責任者之間的聯(lián)系 ? 一般而言，這三者之間應(yīng)該是同一個人或者單位，比如：我的文件編號是襄檔[2022]4號，那么，我的文件題名一定是襄樊市檔案局怎么怎么辦，不可能是湖北省勞動廳要下達什么指示，責任者自然也是襄樊市檔案局，因此，如果上述三者之間不統(tǒng)一的話，著錄項目肯定是錯誤的。 簡化方法整理項目之間內(nèi)在聯(lián)系 ? 聯(lián)合發(fā)文的主要看題名 ? 題名如果把所有單位都列入的，那么文件編號中這些單位的文件編號都要列入，責任者也要把這些單位都列上，題名如果只點了一個單位的，并且這些單位沒有本機關(guān)的，那么文件編號、責任者只著錄這個單位的就可以了。 ? 如果只有兩個單位聯(lián)合發(fā)文，并且文件編號只有一個并且不是本機關(guān)的話，那么文號要用原文號，題名和責任都都要著錄兩個 簡化方法整理的特點 ? 一、以我為主的來源原則體現(xiàn)得十分充分。 ? 它表現(xiàn)在：文號、責任者、題名等如果有本單位（包括本單位所屬直接上級機關(guān)），那么在這些項目中只著錄本機關(guān)即可，別的機關(guān)即使再重要，也可以不予著錄， 簡化方法整理的特點 二、尊重檔案、高于檔案的原則表現(xiàn)得淋漓盡致 。它表現(xiàn)在： 題名上，題名完整準確的按原題名著錄，題名不準確的，比如：合同、協(xié)議、通知、轉(zhuǎn)發(fā)幾號文件、表彰先進、任職加上本單位的等等都在原來基礎(chǔ)上進行了標準化改進。 責任者上，如果有本機關(guān)的話，可以只著錄本機關(guān)（及其上級機關(guān)）。 3文件編號上。 簡化方法整理的特點 ? 三、多側(cè)面、多角度揭示檔案內(nèi)容，力爭通過著錄揭示檔案全貌的特征表現(xiàn)得非常充分。 文件編號揭示文號、文件形成時間揭示時間、責任者揭示誰起草的、題名揭示文件內(nèi)容等等。 一、檔案著錄 （二）照片檔案整理 照片檔案著錄 ? 照片檔案著錄相對較為簡單 先在照片檔案輸入界面中把冊號加進去 在檔號格式中把照片檔案的檔號：全宗 號－分類及保管期限－冊號－件號加進 去。比如： 34－ Szy21 根據(jù)照片檔案整理六要素原則對照片檔 案進行著錄即可 照片檔案著錄 ? 照片檔案案卷目錄著錄項目：歸檔年度、全宗號、實體分類號、保管期限、冊號、題名、文件開始時間、文件結(jié)束時間、數(shù)量、密級；照片檔案卷內(nèi)目錄著錄項目：密級、文件材料題名、責任者、攝影者、攝影時間、全宗號、保管期限、歸檔年度、實體分類號、冊號、件號 照片檔案著錄 照片檔案著錄 照片檔案著錄 ? 照片檔案案卷著錄要求 ： 題名著錄：要著錄 單位 年關(guān)于 問題的照片（單位要用全稱或規(guī)范化簡稱） 案卷號可以代替冊號進行著錄 文件開始時間、文件結(jié)束時間都要用 8位數(shù)字 數(shù)量有幾張?zhí)顜讖? 歸檔日期填寫當年的 12月 31日，也可以不予著錄 密級，有密級的按密級著錄，無密級的一律按公開著錄 照片檔案著錄 ? 照片檔案卷內(nèi)著錄要求 ： 照片號是本冊照片的第幾張就著錄幾 密級有密級的按密級著錄，無密級的一律按公開著錄 文件材料題名一律寫明本單位全稱（或規(guī)范化簡稱）關(guān)于 問題的圖片，注意對 照片的 主題及人物、時間、地點、事由等內(nèi)容說明清楚 責任者要著錄本單位全稱或規(guī)范化簡稱 攝影者要著錄當時照相的拍攝者 攝影時間一律是 8位數(shù) 一、檔案著錄 （三）會計檔案整理 會計檔案著錄 ? 會計檔案著錄比較簡單 打開檔號格式設(shè)置－會計檔案，把會計檔案的檔號格式設(shè)置為：全宗號－分類及目錄號－案卷號。比如： 23－ KJp12 在會計案卷目錄欄目進行著錄即可，需 要著錄的項目有：全宗號、會計年度、會計類別、實體分類號、保管期限、案卷號、題名、憑證號自 …… 至 ……9 個項目 會計檔案著錄 ? 會計檔案著錄 全宗號是哪個全宗就著錄哪個全宗 會計年度是哪一年的檔案會計年度就是那一年 會計類別是什么類的就填寫什么類型 實體分類號應(yīng)該是什么分類號就填寫什么分類號 目錄號是第幾本目錄就填寫幾 題名要寫明什么單位哪年哪月的會計憑證、賬薄還是財務(wù)報告（單位要用全稱或規(guī)范化簡稱） 憑證號自幾至幾可以不填 頁數(shù)有幾頁著錄幾頁 文件開始時間、文件結(jié)束時間一律按 8位數(shù)進行著錄 歸檔日期一律填寫當年 12月 31日 會計檔案著錄 一、檔案著錄 （四）科技檔案整理 科技檔案著錄 ? 科技檔案（包括基建、設(shè)備、科研檔案）
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