檔案著錄與數(shù)字化ppt課件-資料下載頁
2025-05-12 12:14本頁面
【正文】 使用軟件的用戶，軟件廠商顧不過來，它也沒義務(wù)幫你轉(zhuǎn)過來。如果以后的廠商都不提供這個(gè)服務(wù)，我們現(xiàn)在的工作就都白做了，所以靠別人不如靠自己，我現(xiàn)在就用最基本的計(jì)算機(jī)語言，最基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)圖片以后就不存在這個(gè)煩惱了。這方面最明顯的例子就是我們以前搞的卡片著錄，到現(xiàn)在為止，也沒聽說哪個(gè)軟件廠商把我們以前的卡片轉(zhuǎn)成計(jì)算機(jī)語言，我們現(xiàn)在不是照樣在用檔案軟件嗎？ 檔案數(shù)字化 檔案界流行觀點(diǎn) 以后計(jì)算機(jī)技術(shù)取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，軟件廠家隨著形勢的變化都只賣軟件，不提供轉(zhuǎn)換，我們?cè)趺崔k？換句話說，轉(zhuǎn)不轉(zhuǎn)換主動(dòng)權(quán)不在我們手里 ,在軟件廠商手里，何況，以后如果有兩家軟件廠商，一個(gè)軟件做得好，不提供轉(zhuǎn)換；一個(gè)軟件做得差，提供轉(zhuǎn)換，我們?cè)撨x擇誰？這樣的話，無疑是我們自己把自己脖子掐住了，受制于人，這樣的事，我們永遠(yuǎn)不會(huì)干 檔案數(shù)字化 結(jié)論 ，不支持直接添加 word、 wps、 excel、 txt等等文檔形成的電子檔案 ，最好是黑白的，掃描后的圖片最大應(yīng)該不超過 100K ? 結(jié)論 我們?cè)诠ぷ髦锌梢詫?word、 wps、 excel、 txt等添加到文件里面，作為參考使用，但是一般不允許添加到檔案里面作為留給后人的證據(jù)使用 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? （ 1）目前市場上流行的富士通、愛普生、柯達(dá)、佳能、中晶、明基等都能作為檔案掃描儀，原因是掃描儀不是直接嵌入到檔案軟件里面進(jìn)行掃描，掃描后的圖片要進(jìn)行去污，進(jìn)行后處理 ? （ 2）選擇掃描儀時(shí)應(yīng)注意選擇高速掃描儀，因?yàn)楦咚賿呙鑳x掃描出來的圖片在同樣分辨率的情況下占的空間小，圖片較清晰，掃描的速度也非?？欤话忝糠昼?30張以上，一般掃描儀大概每兩分鐘掃描一張 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ? ⑴ 掃描儀不主張使用幾百元一臺(tái)的普通掃描儀，原因是掃描出來的圖片所占空間太大 這樣做的弊端有三個(gè)：①占用硬盤空間太大，以后交到檔案館，檔案館即使是用服務(wù)器、陣列柜也裝不下。②軟件本身的空間也受到制約，一套軟件最多能裝 18萬條數(shù)據(jù)，如果圖片占用空間太大，檔案軟件就裝不了多少數(shù)據(jù)，只能重新再買軟件或者升級(jí)軟件到大型網(wǎng)絡(luò)版軟件。③普通掃描儀掃描出來的圖片難以進(jìn)行處理，去污能力差，圖片難看 檔案數(shù)字化 ? 掃描儀的選擇 ⑵購買掃描儀的幾條原則：既能高速掃描，也能平板掃描，掃描出來的圖像比較“干凈” 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 下面介紹幾種比較流行的掃描儀 富士通 Fi6230C，網(wǎng)上報(bào)價(jià) 1800024000元，特點(diǎn)是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點(diǎn)很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀 實(shí)際購買中超過 8000元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 富士通 6225LA，網(wǎng)上報(bào)價(jià) 18050，特點(diǎn)是既可高速掃描，也可平板掃描，掃描出來的圖片污點(diǎn)很少，是目前為止比較理想的一種檔案界掃描儀，總體比較起來功能上比 Fi6230C稍差一些，但也是一款不錯(cuò)的掃描儀 實(shí)際購買中超過 7600元，不要買了 檔案數(shù)字化 ? 目前比較流行的掃描儀的選擇 愛普生 GT－ 2500掃描儀 特點(diǎn)：既可高速掃描，也可平板掃描，掃描效果一般，網(wǎng)上報(bào)價(jià) 11000，在襄樊實(shí)際購買能到 5500元 檔案數(shù)字化 目前比較流行的掃描儀的選擇 柯達(dá) i1220掃描儀 特點(diǎn)：只能高速掃描，不能平板掃描，掃描效果一般，網(wǎng)上報(bào)價(jià) 11000元，實(shí)際購買價(jià)格 8500元 掃描內(nèi)容 ? 一般歸檔的文書檔案都需要掃描，但是有三種情況可以不掃，我們稱之為三不掃 ? 底稿可以不掃 ? 短期、 10年的可以不掃 ? 黨委、行政辦公會(huì)議記錄可以不掃 在“三不掃”之外有“五例外”，它們是： 對(duì)爭議比較多的、領(lǐng)導(dǎo)改動(dòng)比較多的、或者領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的底稿需要掃描。原因是：這些底稿也是以后查找利用的熱點(diǎn)、重點(diǎn)，如果不掃，以后還會(huì)頻繁查找原始檔案，這與我們掃描初衷相背，不如直接掃了。 榮譽(yù)性文件、有關(guān)本單位干部職工調(diào)動(dòng)、升遷、職稱、處分等“人本”性文件，可以只掃描有關(guān)本單位部分的，其它部分可以不掃。 會(huì)議交流文件，除主要文件外，各地交流的會(huì)議材料可以不掃，只掃本單位的。 調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、工作臺(tái)賬等等“填充”性文件，可以只掃描本單位填寫的有文字的部分，其它本單位沒有利用的部分可以不掃。 其它單位印發(fā)的、與本職工作無關(guān)的書藉型宣傳資料可以不掃，因?yàn)樗静粚儆跉w檔范圍，如果掃描的話，可以只掃封面 檔案數(shù)字化 ? （三）檔案原文存儲(chǔ)方式 ? 原文存儲(chǔ)分四種方式：單機(jī)、局域網(wǎng)、 FTP傳輸、數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，推薦用 FTP模式 ? 優(yōu)點(diǎn)：可以直接上網(wǎng)，發(fā)布到網(wǎng)站 檔案數(shù)字化 ? （四）檔案數(shù)字化的運(yùn)用 ? 發(fā)布到網(wǎng)站供網(wǎng)民查閱 ? 互聯(lián)網(wǎng)辦公，尤其是在國外建立龐大子公司的現(xiàn)代化集團(tuán)辦公，我們通常見到的是企業(yè)在自己的網(wǎng)站上建立職工內(nèi)部網(wǎng)頁，職工需要查閱什么東西的時(shí)候，以自己的用戶名進(jìn)入即可，這樣的模式我們稱之現(xiàn)代化遠(yuǎn)程互聯(lián)網(wǎng)辦公，好處是可以對(duì)世界上每一個(gè)角落的本企業(yè)員工提供直接支持 三、電子文件歸檔管理 電子文件歸檔管理 ? 電子文件歸檔管理是 2022年湖北省檔案局為貫徹中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《 電子文件管理暫行辦法 》 而制定的文件，目前在省直機(jī)關(guān)已經(jīng)實(shí)施，各地、市、州正在進(jìn)行試點(diǎn)工作 電子文件歸檔管理 ? 電子文件歸檔管理內(nèi)容： 定稿電子文件統(tǒng)一歸檔和集中管理。 紙質(zhì)文件掃描形成的圖像電子文件規(guī)范移交。 建立電子文件歸檔管理和規(guī)范移交工作制度。 開展合庫利用服務(wù)。 建立電子文件安全保障體系 ? 從電子文件歸檔管理內(nèi)容上來看，對(duì)機(jī)關(guān)檔案室要求主要體現(xiàn)在：收集、掃描電子文件，移交檔案館，對(duì)電子文件安全保管 電子文件歸檔管理 ? 從機(jī)關(guān)檔案電子文件歸檔管理要求上看，它實(shí)際上就是要求我們著錄規(guī)范、對(duì)文檔進(jìn)行掃描，同時(shí)要求掃描文件要符合要求，就是要掃描成 jpg或者 tif格式的文件，同時(shí)文件不能太大，最好不超過 100K
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