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2025-05-12 12:14本頁面
【正文】 檢查人： 年 月 日 (十一 )案卷裝訂 ? 要求： – 一般案卷均應裝訂 . 特殊珍貴的手稿、照片等不便裝訂時，可裝盒保管 . – 裝訂前應去掉文件上的金屬釘，以防年久腐蝕文件 . 裝訂前應逐頁檢查文件，書寫未留裝訂線的應補貼加邊；殘破文件應修補；大張文件要折疊，小于 2/3標準尺寸的要裱糊在 標準尺寸的白紙上，使全卷文件大小整齊 . ? 案卷裝訂排序： ? 將整個案卷按照 案卷封面 → 卷內(nèi)文件目錄 → 卷內(nèi)文件 → 備考表 → 案卷封底 順序依次排列 . ? 裝訂方法 ? 文件自右、下方取齊， ? 一般在左側三孔一線裝訂 ? ——即按照案卷封面左側印制的三孔打孔， 用線繩打雙結裝訂 . (十二 ) 完成歸檔工作 ? 案卷目錄編制完成以后，文書部門便完成了一年的文書立卷工作，可按照 立卷歸檔制度 ，向檔案科進行移交，并辦理相關的移交手續(xù)。 ? 歸檔的案卷必須編制移交目錄，至少一式兩份，交接雙方履行簽字手續(xù) ,一份目錄留文書部門使用，其余至少一份交檔案科。 ? 現(xiàn)在增加的要求：請兼職檔案員填寫“立卷歸檔范圍和保管期限表”，經(jīng)主管領導簽字后，和歸檔案卷一同交檔案科存檔。 平時歸卷程序 ? 做好歸卷的準備工作。 ? 在上年度底或下一年度初，文書人員（或負責文件收集積累的人員）按照本機關文書立卷類目條款或文件分類表的終端類名以及這些條款或類名可能形成的文件數(shù)量，設置一個或多個卷家或卷盒，在每個卷夾或卷盒上標明條款名稱（類名）、類別、薯類、條款順序號，如果必要，也可以直接或同時標注純編號系統(tǒng)，如“ 1—2—4”等，然后，將其排列在文件柜中，平時已辦理完畢的文件，隨時就可以將其“對號入座”地歸入相應的卷夾或卷盒中。 收集文件與認真核查。 ? 平時歸卷工作實質(zhì)上就是對文件進行平時收集、積累、核查。 ? ，對外發(fā)文，應在文件發(fā)出后將定稿和正文（ 1～ 2份）歸卷；對手文件可以結合催辦工作做好平時歸卷。 ? 。在收集文件時，應認真檢查核實所收集的文件是否是本組織文件立卷范圍和計劃所要求的文件，對不符合要求的應及時剔除，以免增加文件數(shù)量，給平時查找和管理帶來不必要的阻礙。 。 ? 文件收集到文書部門（立卷部門或承辦部門等），經(jīng)過認真核查確認后，最好能夠隨即歸入相應的條款卷夾（盒、柜）中，進行分類保管。 ? 在平時歸卷的過程中，有關某一主題（或問題）的文件已收集齊全完整，已不再產(chǎn)生歸卷文件，或者針對一些定期性的，有連號的文件材料如簡報、情況反映等等，可以先行立卷，這項工作稱為“平時立卷”。 ? 平時歸卷與平時立卷是兩項工作，平時規(guī)矩是將同類別的文件歸并、匯集在卷夾中，平時立卷是對已符合立卷條件的文件經(jīng)過系統(tǒng)化整理編目組成案卷的過程；平時歸卷是平時立卷的基礎，沒有平時歸卷，平時立卷就無法進行。 ? 適合平時立卷的文件類型有： – 大型會議文件 – 專題系列材料 – 可定期收集組卷的文件 – 自身獨立成冊的文件 公文歸檔 ? 歸檔工作，是在公文立卷工作結束后，為定期向機關檔案室移交檔案而對案卷進行的整理、排列、編號、裝訂等系列工作的統(tǒng)稱。 ? 具體來說，它包括 調(diào)整立卷 、 卷內(nèi)文件處理 以及 案卷處理 三個大的環(huán)節(jié)。 一、調(diào)整立卷 ? 在歸檔工作正式開始之前，我們需要對每個條目下的所收的文件進行全面清查。剔除重份文件以及無需歸檔的材料，鑒別每一條目中的文件保存價值是否接近，對于相差懸殊的文件應作適當調(diào)整，并對照本系統(tǒng)、本機關編制的 《 公文保管期限表 》 確定保管期限。 ? 調(diào)整工作務求細致，通過去蕪存菁、改錯糾偏，為案卷的質(zhì)量提供切實保障。 二、卷內(nèi)文件處理 ? 確定組卷后，我們要對案卷內(nèi)的文件進行有序排列，確定每份文件的位置。排列時，要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，條理清楚，便于閱讀查找。排列的方法多種多樣，可以按時間、問題、地區(qū)、作者、通訊者、文種、重要程度、拼音字母順序等，適時可以根據(jù)各卷實際，靈活選用其中一種或幾種。隨后，在排列好的每份文件的首頁加蓋檔號章（見圖），并認真填寫件號和頁號。檔號章式樣： 全宗號 目錄號 案卷號 件號 頁號 — 三、案卷處理 ? 案卷生成后，接著就要對這些紛亂的案卷進行有序排列。排列方法，根據(jù)國家檔案局的有關規(guī)定，首先應將這些案卷按照保管期限即永久、長期、短期分別開來，隨后按照作者、時間、文種、問題、地區(qū)、重要程度等特征按一定規(guī)律進行排列，設立時間較長的機關可遵照已有的排列方式進行。 ? 案卷排列好后，要對其逐一編號確定，并將案卷編號填寫在案卷封面相應位置。隨后，對經(jīng)過系統(tǒng)排列好的案卷，將相關項目逐卷登記在案卷目錄之中。所有的案卷登記完之后，我們可以將案卷目錄編訂成冊， 用來統(tǒng)計案卷的數(shù)量，并作為今后查找利用文件的基本工具。其編制的方法沒有統(tǒng)一規(guī)定，可按保管期限分別編為永久、長期、短期三冊目錄， 四、歸檔文件的裝盒 ? 裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等內(nèi)容。 ? 裝盒的要求： 不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒； 分機構 （ 問題 ） 的情況下 ， 不同機構 （ 問題 ） 形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒 。 五、排架 ? 檔案按分類方案 如年度 —— 機構（問題） —— 保管期限 或年度 —— 保管期限 —— 機構（問題）從上到下、從左到右的順序排列上架 , 也可將歷年檔案統(tǒng)一按保管期限分別排架。
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