檔案管理第二章收集-資料下載頁(yè)
2025-01-11 10:09本頁(yè)面
【正文】 準(zhǔn)化，它會(huì)降低管理成本，減少在信息傳播和命令執(zhí)行過(guò)程中的損耗和誤差，而提高效率，對(duì)于遠(yuǎn)大這種強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)穩(wěn)定性的工業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，好處是顯而易見的。 日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來(lái)管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個(gè)圓筒，在診斷結(jié)束之后，醫(yī)生把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個(gè)區(qū)域。 運(yùn)用顏色來(lái)區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過(guò)這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意： 使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。 檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來(lái)區(qū)分檔案，顏色太多，會(huì)使人眼花繚亂，不能區(qū)分。 應(yīng)該避免同時(shí)使用過(guò)于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過(guò)接近，不容易一眼就區(qū)分開來(lái)。 顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不同的檔案， 5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅 黃 2等等，使得檔案區(qū)域無(wú)限的延伸。 【 知識(shí)鏈接 】 名片的檔案管理 名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。 ? ? 1．管理名片的工具 ? 我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋?lái)，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專門的工具來(lái)存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。 ? ? 2．名片的分類方法 ? 對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。 ? ? 3．名片的整理方法 ? 對(duì)名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片? ? 198。 對(duì)于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。 ? 198。 收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對(duì)方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。 ? 198。 對(duì)于長(zhǎng)期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過(guò)濾出來(lái)，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。 ? 198。 如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。 【 小小練習(xí) 】 檔案是各類單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的（ ）的各種形式的（ ）。 ２、（ ）是檔案的本質(zhì)屬性。 ３、在檔案管理的實(shí)踐中，檔案工作者將檔案劃分為文書檔案、（ ）和專門檔案。人事檔案屬于其中的（ ）。 ４、檔案的基本作用包括（ ）和參考價(jià)值。 ５、檔案對(duì)于形成單位的作用稱為（ ）；對(duì)于社會(huì)的作用被稱為（ ）。 ６、檔案管理工作包括八個(gè)步驟，分別為收集、整理、鑒定、保管、（）、（）、（）和統(tǒng)計(jì)。
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