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2025-06-08 12:14 本頁面
【文章內容簡介】 或具體問題的文件 ， 特別是同一具體問題的往返文件 、 請示和批復 、 報告和批示 ， 文件之間聯(lián)系緊密 ， 應合并組卷 ? 有些文件不適合按問題組卷 ， 如：會議文件 ， 綜合性的計劃 、報告 、 總結 、 統(tǒng)計表 … ? 同一問題的文件 ， 如保管期限懸殊 ， 也應適當分開立卷 ——“保管期限”劃分標準 ? 凡是記載和反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，永久保存 . ? 凡是在相當長的時期內本機關進行工作、總結經(jīng)驗需要經(jīng)常查考的文件，保管期限 30年 . ? 只在比較短的時期內需要查考的文件，保管期限 10年 . （二）組卷 — 根據(jù)文件本身的特征組卷 ? 立卷特征：文件主要由作者、文件名稱、文件內容、收文機關和形成文件時間等基本部分構成，由此概括為六個方面的特征，作為立卷的基本依據(jù)，通常稱為“立卷特征” ? 文件作者 ——→ 作者特征 ? 文件內容 ——→ 問題特征、地區(qū)特征 ? 文種名稱 ——→ 名稱特征 ? 收文機關 ——→ 通訊者特征 ? 形成時間 ——→ 時間特征。 六個立卷特征及其含義 ? 問題特征 ―― 指文件內容反映的事件、人物、事物、問題或工作性質。 ? 名稱特征 ―― 指文種的名稱。 ? 作者特征 ―― 指制發(fā)文件的機關或單位。 ? 時間特征 ―― 指文件內容針對的時間或文件形成的時間。 ? 通訊者特征 ―― 指就一個或幾個問題形成往復文件的雙方作者． ? 地區(qū)特征 ―― 又叫地理特征，指的是文件內容所涉及的地區(qū)。 結合運用“六個特征”組卷： ? 組合案卷一般應以問題為主，兼顧其它特征。根據(jù)文件的實際情況，把具有相同二至三個或四個特征的文件組立一個案卷，其中問題、作者、名稱三個特征比較常用 . ? 對于針對時間比較明顯的文件或時間性較強的文件，則需應用時間特征 . ? ◆ 組卷示例 ? 例１： 北京市檔案館 1990年 各季度檔案利用工作 統(tǒng)計表 ? （作者） （時間） （問題） （名稱） ? 例２： 首都師大 1996年 關于北校區(qū)征地問題 與四季青鄉(xiāng) 的 來往函件 ? （作者） （時間） （問題） （通訊者） （名稱） 三個主要特征的具體靈活運用： ? 從文件的具體情況出發(fā)，全面考慮立卷的基本要求，既要保持文件的主要聯(lián)系，又要便于保管利用；既符合基本規(guī)律，又不機械強求。 – 問題特征 – 作者特征 – 名稱特征 問題特征 ? 根據(jù)文件數(shù)量的多少和保管利用的方便，考慮問題概括的粗細和大小，文件少則可將小問題概括為大一些的問題合并組卷；文件多則把大問題再拆分成小一些的問題分別組卷 . ? 如： 干部調配、工資、福利、職稱、聘任等 —— 人事工作 ? (合并為 ) ? 人事工作 —— 干部調配、工資、福利、職稱、聘任等 ? (拆分為 ) 作者特征 ? 非本單位的文件，除請示與批復或關于同一問題形成的文件等有密切聯(lián)系的情況外，一般不與本單位文件一起組卷； ? ●文件數(shù)量不多時可按收文作者類型集中組卷，如：上級機關、下屬機關、平級機關分別組卷 . 名稱特征 ? ● 注意區(qū)分名稱相同、但文件內容、性質、保存價值不同的情況，如：指示性通知、干部任免通知、具體事項通知應分別組卷； ? ●文件數(shù)量不多時，可把文種相近、保存價值相近的文件合并組卷，如：決議－決定；條例 辦法；指示－意見－帶指示性的通知；計劃－安排－規(guī)劃－要點；報告－匯報－情況 . （三）卷內文件排列 ? 按同一作者、問題、文件名稱組的卷 ，按時間順序排列，形成時間早的排在前，晚的排在后。 ? 按不同作者、問題、文件名稱組的卷 ，先按問題或作者、名稱分別集中，再分別按時間排列。 ? 案件材料，結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 ? 聯(lián)系密切的材料排列方法 : ? 正本在前，定稿在后 . ? 批復在前，請示在后 . ? 轉發(fā)文件在前，原文在后 . ? 上級機關來文在前，本機關執(zhí)行情況在后 . (四 ) 編寫卷內頁號 ? 采用阿拉伯數(shù)字 ， 每一卷均從 “ 1”開始流水編制 ，用簽字筆或鋼筆 （ 碳素墨水或藍黑墨水 ， 下同 ） 編寫 。 ? 有圖文的頁面均應編寫頁號 ， 正面的編在右上角 ，反面的編在左上角 。 ? 沒有圖文的空白頁面不編寫頁號 。 (五 ) 擬寫案卷標題 ? 案卷標題即案卷題名 ,是 對卷內文件材料的高度概括 .它的作用在于準確地提示案卷的內容 ,便于查閱和利用 .案卷標題的質量 ,將直接影響到檢索工具的編制和檔案的開發(fā)利用 ,對檔案著錄、標引、檢索和日常管理有著重要的意義 .因此擬寫案卷標題一定要做到內容概括準確、文字簡練、結構完整、語句通順、標點正確 ,達到內容與形式的完美統(tǒng)一 .基本結構： ? 作者（地區(qū)、通訊者）－（時間）－ （地區(qū)）問題－名稱 案卷題名基本結構的含義及要求 ? 作者 ―― 卷內文件的制發(fā)機關（或個人）。一般在標題開頭，應寫全稱或通用簡稱，如作者是領導人，應標明其職務身份 . ? 問題 ―― 卷內文件所反映的問題。概括問題要求全面、恰當、確切，不能只揭示一部分文件的內容
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