【文章內(nèi)容簡介】 召開會議之后的第一項最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會議目標(biāo)。良 好的會議目標(biāo)應(yīng)符合四項要求：。許多會議主持人在規(guī)劃會議的時候，都以 為沒有必要將目標(biāo)寫出來。他們常說他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們 時常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產(chǎn)生任何實質(zhì)上的差別。其實，這 是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處：第 一、有助于目標(biāo)的內(nèi)涵澄清；第二、書面目標(biāo)較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目 標(biāo)種類繁多時，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。所謂切合實際，即指具有實現(xiàn)的可能。但是 “會議目標(biāo)必須切合實際”這句話，并不意味會議目標(biāo)應(yīng)該是容易實現(xiàn)的。 事實上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn) 性。這即是說，會議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實現(xiàn)的 可能。含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難充作行動的指 南。例如某單位主管因為感到該單位產(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低 產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會議目標(biāo)認為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”， 則該目標(biāo)肯定難以充作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產(chǎn)品 的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時間內(nèi)達到這個結(jié)果，但若他將會議 目標(biāo)改訂為“探討如何在十月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的 5％降低至 3％”，則上述缺點將不復(fù)存在?！皯?yīng)實現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”?！皯?yīng) 做什么”是以主席為本位，而“應(yīng)實現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主席為 本位的目標(biāo)，遠不如以成果為本位的目標(biāo)那樣具有實效。例如當(dāng)會議目標(biāo)被 訂為“向員工宣傳新的告假程序”時，主席可能只會照本宣科一番而草草了 事，但若會議目標(biāo)被訂為“讓員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關(guān) 心員工對新的告假程序，是否已真正了解。二、與會人員的選擇會議目標(biāo)設(shè)定之后，緊接著便決定與會的人選。主席原則上只應(yīng)考慮邀 請下列兩類人士與會：。會議既然是以目標(biāo)的實現(xiàn)為導(dǎo)向， 因此主席在決定與會者人選之際應(yīng)優(yōu)先考慮的，便是邀請對實現(xiàn)會議目標(biāo)有 潛在貢獻的人參與。但這并不意味這些人非出席會議不可，因為主席有時可 以在會議之前約見他們，并征求他們的意見。這樣做，將可免除他們出席會 議。讓這些人參與會 議，固然有助于會議功能的發(fā)揮，但主席也可故意不邀請他們參與，而只在會議之后，將開會的結(jié)果通知他們。 主席對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。 需要特別留意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有三：第一、會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。第二、 在定好的會議時間內(nèi)，與會者人數(shù)一多，則每一位與會者的平均參與機會將 隨之減少。第三、 與會者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當(dāng)與 會者只有 3 個人的時候，溝通渠道只有 6 個；與會者增至 4 個人，溝通渠道增至 12個；與會者增至 8 個人，溝通渠道增至 56 個；其余依 此類推。溝通渠道越多，與會者對信息的掌握能力將越低。 一般管理者所公認的較理想的與會人數(shù)，是 5—7 人。因為在這樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會者普遍擁有較多的參與機會。倘若與會人數(shù)甚多，譬如多至 2O 人以上，主席可以視實際需要而采取分組討論方 式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會議，都會使公司受到某些方面的損失。因此，實用經(jīng)濟學(xué)要求每份邀請都必須有建設(shè)性作用。假如一 個人并非必須參加會議，他的時間就能在其它方面為公司多作貢獻。而且， 沒有興趣的出席者會造成妨礙。要把每一位參加會議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會議者泄氣、不能實現(xiàn)自己的目 的。為了從每個資源得到最大好處，管理部門既不能把與會者的責(zé)任和技能 認為是當(dāng)然的，也不能假定其個人目的和公司的目的一致。人們希望從會議得到的東西往往不是會議主持人所確定 的會議目標(biāo)。要把企業(yè)會議看成是一個若干個人的群體，他們必須互相影響以完成某 項工作；不要單純問誰應(yīng)當(dāng)參加，而要問為什么參加。下面是請你考慮的一些因素：參加會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果？這個人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能 有所貢獻？這個人以前對這種情況，有沒有經(jīng)驗，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系（例如代表某一特殊利益的小組）？級別或地位是否適合于這個小組？（下級職員和他們的上司在一起參 加的時候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實性。）假如要做決議，這個人是否能做（他不應(yīng)是一個從屬的人，這種人可 能缺乏完整的全面知識和適當(dāng)?shù)臋?quán)威）？他是否具有行政或法律責(zé)任來進行審查或決定？為幫助會議開得成功，這個人能不能通過抵制已知的意見以形成均勢， 提出一個不偏不倚的客觀見解，或發(fā)揮評論者或媒介者的作用？他的才能或職責(zé)是否與其他與會者重復(fù)？由于某種理由，他或她的出席是否會妨礙會議的總體成效？是否時間、工作量及其他因素都能使與會者安心參加全部會議，而不 是人在心不在？三、會議時間及地點的確定□選擇時間 主席在選擇會議時間時，首先應(yīng)該考慮的便是自己的時間，這樣能使自己準(zhǔn)備充分以及方便自己的作息時間。這種作法并不表示主席是一位以自我 為中心的人，因為主席既然是會議成敗的關(guān)鍵性人物，在選擇會議時間時， 自然應(yīng)以適合自己的時間為優(yōu)先考慮。這是一種實事求是的作法。其次，主 席也應(yīng)該考慮方便與會者出席的時間，以及為與會者所喜愛的時間。倘若與 會者對會議時間有所不滿，則會議目標(biāo)的實現(xiàn)，勢必遭受不利的影響。會議時間必須包括起止時間。經(jīng)驗顯示，絕大多數(shù)的會議都只列明開始 的時間，而無結(jié)束的時間。這樣的作法有兩種嚴(yán)重的缺陷：第一、與會者無 法對會后的工作預(yù)作規(guī)劃。第二、會議的效率勢必降低，因為既然沒有終止 的時間，本來一個小時可以結(jié)束的會議，則可能被拖到三個小時才結(jié)束，這 不幸應(yīng)驗了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時間。 為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須列明結(jié)束時間，而且都必須按照 這個時間準(zhǔn)備結(jié)束。就算有些會議——譬如說解決問題的會議——難以確切 地把握結(jié)束時間，但主席至少應(yīng)指明會議大約會在哪一個時間結(jié)束。為了避免會議過分冗長，有些管理者故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。 至于一場會議到底應(yīng)為時多久，這雖無一致的看法，但多數(shù)的管理者均同意，以不超過一個半小時為限，因為一般人能保持注意力集中的時間，最長大概不超過一個半小時。（這大概也可以說明何以大多數(shù)電影的放映時間， 都在一個半小時左右。）但若會議中所探討的是極其嚴(yán)肅的或是極其困難的 主題，則一場會議的時間以不超過一小時為宜。但這并不是說一場會議不能 長到兩小時以上，因為一旦議案多，則會議時間將不能不相應(yīng)延長。但須注 意的是：一場會議的時間超過一個半小時，則中途應(yīng)騰出若干時間作休息之 用。最后，我們還想提醒你：例如主席不堅守原定時間主持會議。則寧可另擇時間開會，而不應(yīng)輕易找人代為主持。重要的會議，更特別要遵守這個原 則。□選擇地點許多人在從事會議規(guī)劃時，都以“方便”——主席的方便以及與會者的 方便，作為選擇開會地點的依據(jù)。這樣做并不妥當(dāng)，因為“方便”只是選擇 開會地點的諸種考慮之一。會議地點選擇，至少應(yīng)顧及下列七個條件。（1）場地必須有空檔且可供使用。（2）場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與 會者若能擁有 的空間，才算理想。（3）必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會議時間愈長，所使用的桌椅 愈應(yīng)讓與會者感到舒服。不過，卻不應(yīng)該讓與會者舒服到無心開會的地步。（4）必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。（5）必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。（6）必須令主席及與會者大致方便。（7） 成本必須低廉。 以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但后三個條件則往往因相互沖突而無法同時具備。例如為節(jié)省開支及讓與會 者大致方便，主席將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地 點太接近辦公室，所以在會議進行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者 也常在會議進行中伺機進出會場。反過來說，倘若為了讓與會者專心開會， 主席遂將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠，不但使 與會者感到不便，而且也使會議成本因而提高。許多管理者對會議地點的選 擇都有這樣的共同認為：一般性的會議或是為時較短的會議，原則上應(yīng)在與 會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時較長的會議，則應(yīng)選擇 遠離與會者辦公室的地方召開。在其它條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數(shù)參加者旅途 最短的地方。如果會期較長，那么，旅途遠近就不如主要商業(yè)中心或人們常 去的地方重要。越來越多的機構(gòu)發(fā)覺機構(gòu)外的會址能增加會議成功的機會。有些企業(yè)報 告說，多樣化的會議地點能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且， 它為會議的便利、服務(wù)工作和可能安排的項目提供更為廣泛的范圍。沒有一個時間或一個地點對所有的會議都是最佳的，但是對每一個集會 來說，都有它的最佳時間和最佳地點。要確定一個大家都方便的時間，應(yīng)在 安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會議對一些參加者可能不便；在 這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會議本身會遭到損失。每日的 不同時間對機警程度和精神集中程度會有影響：下班以后開會容易身心疲 倦、與個人計劃沖突，而飯后立即開會則正趕上感受能力低的時候。還要記住，拖長開會時間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵創(chuàng)造性思維為目的的會議尤為如此。 一般說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會”的含義，取決于實用目的。當(dāng)會議目的是協(xié)調(diào)或檢查時，定期安排比隨時召開好：在重要項目的最后階段，則每天開會可能是恰當(dāng)?shù)?。□及早提前預(yù)定 在計劃開始時就預(yù)定地點——如有必要，可以是暫時性的，這樣做有百利而無一弊。最好的開會地點要及早預(yù)定。最受歡迎的開會地點時常要提前五年預(yù)定。圍繞可供使用的場地和設(shè)施設(shè)計方案，比物色完全適合于既定方 案的設(shè)施要容易。初步的尋找場地可以通過郵件進行，條件是你能提供你的要求細節(jié)的概要和擬議的各個日期。招標(biāo)應(yīng)包括下列各項：活動的一般安排（附上以前類似活動的方案有助于場地管理部門參 考）。開會場地的要求——分別對圓桌討論小組、群眾大會、陳列區(qū)、宴會等 提出要求；說明每項占用的具體時間，以及參加的人數(shù)等。簡述擬議的社交活動。說明是否需要特殊場地、設(shè)備、伙食或人員條件。套房、單人房間、雙人房間各需若干，并說明與會者住宿的天數(shù)。 你在和場地管理部門初步函商時，最好限于要求下列各項：可供多大場地、價格表及平面圖。在預(yù)定大會地點時，大多數(shù)財務(wù)細節(jié)是可以磋商的。 最終預(yù)定場地應(yīng)以親自視察建筑物為準(zhǔn)，平面圖可能靠不住，親自視察實際 結(jié)構(gòu)裝置?！鯊氐滓暡扉_會場地 大會管理人和會議物質(zhì)安排的負責(zé)人應(yīng)視察擬議中的會議場地。適當(dāng)?shù)暮藢毮繎?yīng)包括下列各項：檢查考慮中的全部會議室或場地。不要認為任何兩個房間都一樣；要 檢查每個房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不合適的照明或通風(fēng)、不方便的休息室、 妨礙安靜的通道或出口、不恰當(dāng)?shù)膱龅胤峙浼捌渌麊栴}。如果懷疑一個房間 是否能容納會議要求的座位數(shù)字，就堅持試擺以核對容量。隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設(shè)備。特別要警 惕所謂“二等”設(shè)備，因為有些旅館把客人分為社會的和參加會議的。檢查 家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情況。檢查登記，會議管理以及其它后勤所在地。要便于進來的客人尋找， 便于到達所有的會議地點，并有加鎖的儲藏處。檢查膳食供應(yīng)。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅館人員陪同下， 檢查每一個餐廳的一般伙食。注意服務(wù)質(zhì)量和員工態(tài)度。假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務(wù)情況。參加者 來往于各會議室是否會發(fā)生困難、造成延遲以及使會議停頓。檢查可得到的服務(wù)項目、營業(yè)時間和社交與娛樂活動的費用。確定來往于會場及社區(qū)之間有無交通及停車便利?！鹾炗啎婧贤?會議和大會已經(jīng)成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。他們渴望獲得你的業(yè)務(wù)，渴望使你滿意。大型會議幾乎每一個方面都可以談判：房租、宴會費用、會議場地、宣傳郵件以及其它大量細節(jié)，都可以討價還價。 一旦談妥一切細節(jié)，極為重要的是把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項具體安排。你的最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細節(jié)：確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座 位安排、視聽器材以及其它設(shè)備的圖表都應(yīng)草簽并附于協(xié)議書。確定保證的客房間數(shù)、房費表以及——如果是美國式——包括的伙食及服務(wù)。如有可能，應(yīng)列入開會團體大多數(shù)人的到達和離去日期、房租起算 和退租日期以及不受約束的客房退房日期。確定由旅館提供的免費商品和服務(wù)（例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機場接機，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放 映員及其他額外人員）。確定小費安排，包括用餐、整理房間的女工、共同使用的侍者及其他人員的擬議小費費率或者在房間全部帳單上增加一定的百分比作為服務(wù)小 費。確定任何特殊安裝或改裝，增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支 怎樣負擔(dān)。確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括你的單位為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。建立個人信貸，并列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。指定可以取消預(yù)定而不向你單位收費的一段時間或最后期限。 將協(xié)議細節(jié)——不管多么細微——寫成書面合同的重要性，無論怎樣強調(diào)也不為過分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅 館裝修或其它變更都可能對會議計劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)會有好處。四、會議議程的擬定顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現(xiàn)會議目 標(biāo)的各種議案之外，還包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。主席在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原則：（1）按照