【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 召開(kāi)會(huì)議之后的第一項(xiàng)最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會(huì)議目標(biāo)。良 好的會(huì)議目標(biāo)應(yīng)符合四項(xiàng)要求：。許多會(huì)議主持人在規(guī)劃會(huì)議的時(shí)候，都以 為沒(méi)有必要將目標(biāo)寫(xiě)出來(lái)。他們常說(shuō)他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們 時(shí)常想起它們，則是否訴諸文字，將不會(huì)產(chǎn)生任何實(shí)質(zhì)上的差別。其實(shí)，這 是一種似是而非的論斷。用書(shū)面方式寫(xiě)下會(huì)議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處：第 一、有助于目標(biāo)的內(nèi)涵澄清；第二、書(shū)面目標(biāo)較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目 標(biāo)種類(lèi)繁多時(shí)，以書(shū)面寫(xiě)下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。所謂切合實(shí)際，即指具有實(shí)現(xiàn)的可能。但是 “會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際”這句話，并不意味會(huì)議目標(biāo)應(yīng)該是容易實(shí)現(xiàn)的。 事實(shí)上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對(duì)目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn) 性。這即是說(shuō)，會(huì)議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實(shí)現(xiàn)的 可能。含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難充作行動(dòng)的指 南。例如某單位主管因?yàn)楦械皆搯挝划a(chǎn)品不良率過(guò)高，而決定開(kāi)會(huì)研討降低 產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會(huì)議目標(biāo)認(rèn)為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”， 則該目標(biāo)肯定難以充作與會(huì)者提供意見(jiàn)的指南，因?yàn)樗麤](méi)有具體地指出產(chǎn)品 的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)達(dá)到這個(gè)結(jié)果，但若他將會(huì)議 目標(biāo)改訂為“探討如何在十月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的 5％降低至 3％”，則上述缺點(diǎn)將不復(fù)存在。“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”?！皯?yīng) 做什么”是以主席為本位，而“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主席為 本位的目標(biāo)，遠(yuǎn)不如以成果為本位的目標(biāo)那樣具有實(shí)效。例如當(dāng)會(huì)議目標(biāo)被 訂為“向員工宣傳新的告假程序”時(shí)，主席可能只會(huì)照本宣科一番而草草了 事，但若會(huì)議目標(biāo)被訂為“讓員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關(guān) 心員工對(duì)新的告假程序，是否已真正了解。二、與會(huì)人員的選擇會(huì)議目標(biāo)設(shè)定之后，緊接著便決定與會(huì)的人選。主席原則上只應(yīng)考慮邀 請(qǐng)下列兩類(lèi)人士與會(huì)：。會(huì)議既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向， 因此主席在決定與會(huì)者人選之際應(yīng)優(yōu)先考慮的，便是邀請(qǐng)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有 潛在貢獻(xiàn)的人參與。但這并不意味這些人非出席會(huì)議不可，因?yàn)橹飨袝r(shí)可 以在會(huì)議之前約見(jiàn)他們，并征求他們的意見(jiàn)。這樣做，將可免除他們出席會(huì) 議。讓這些人參與會(huì) 議，固然有助于會(huì)議功能的發(fā)揮，但主席也可故意不邀請(qǐng)他們參與，而只在會(huì)議之后，將開(kāi)會(huì)的結(jié)果通知他們。 主席對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則，邀請(qǐng)他們參加，以免遺漏。 需要特別留意的是，與會(huì)者人數(shù)不宜太多。理由有三：第一、會(huì)議的成本非常昂貴，因此沒(méi)有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。第二、 在定好的會(huì)議時(shí)間內(nèi)，與會(huì)者人數(shù)一多，則每一位與會(huì)者的平均參與機(jī)會(huì)將 隨之減少。第三、 與會(huì)者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當(dāng)與 會(huì)者只有 3 個(gè)人的時(shí)候，溝通渠道只有 6 個(gè)；與會(huì)者增至 4 個(gè)人，溝通渠道增至 12個(gè)；與會(huì)者增至 8 個(gè)人，溝通渠道增至 56 個(gè)；其余依 此類(lèi)推。溝通渠道越多，與會(huì)者對(duì)信息的掌握能力將越低。 一般管理者所公認(rèn)的較理想的與會(huì)人數(shù)，是 5—7 人。因?yàn)樵谶@樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會(huì)者普遍擁有較多的參與機(jī)會(huì)。倘若與會(huì)人數(shù)甚多，譬如多至 2O 人以上，主席可以視實(shí)際需要而采取分組討論方 式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會(huì)議，都會(huì)使公司受到某些方面的損失。因此，實(shí)用經(jīng)濟(jì)學(xué)要求每份邀請(qǐng)都必須有建設(shè)性作用。假如一 個(gè)人并非必須參加會(huì)議，他的時(shí)間就能在其它方面為公司多作貢獻(xiàn)。而且， 沒(méi)有興趣的出席者會(huì)造成妨礙。要把每一位參加會(huì)議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會(huì)議者泄氣、不能實(shí)現(xiàn)自己的目 的。為了從每個(gè)資源得到最大好處，管理部門(mén)既不能把與會(huì)者的責(zé)任和技能 認(rèn)為是當(dāng)然的，也不能假定其個(gè)人目的和公司的目的一致。人們希望從會(huì)議得到的東西往往不是會(huì)議主持人所確定 的會(huì)議目標(biāo)。要把企業(yè)會(huì)議看成是一個(gè)若干個(gè)人的群體，他們必須互相影響以完成某 項(xiàng)工作；不要單純問(wèn)誰(shuí)應(yīng)當(dāng)參加，而要問(wèn)為什么參加。下面是請(qǐng)你考慮的一些因素：參加會(huì)議的人將在多大程度上涉及會(huì)議的行動(dòng)后果？這個(gè)人在中心議題的專門(mén)知識(shí)方面，是否確有需要或能 有所貢獻(xiàn)？這個(gè)人以前對(duì)這種情況，有沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系（例如代表某一特殊利益的小組）？級(jí)別或地位是否適合于這個(gè)小組？（下級(jí)職員和他們的上司在一起參 加的時(shí)候，心理上常會(huì)不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實(shí)性。）假如要做決議，這個(gè)人是否能做（他不應(yīng)是一個(gè)從屬的人，這種人可 能缺乏完整的全面知識(shí)和適當(dāng)?shù)臋?quán)威）？他是否具有行政或法律責(zé)任來(lái)進(jìn)行審查或決定？為幫助會(huì)議開(kāi)得成功，這個(gè)人能不能通過(guò)抵制已知的意見(jiàn)以形成均勢(shì)， 提出一個(gè)不偏不倚的客觀見(jiàn)解，或發(fā)揮評(píng)論者或媒介者的作用？他的才能或職責(zé)是否與其他與會(huì)者重復(fù)？由于某種理由，他或她的出席是否會(huì)妨礙會(huì)議的總體成效？是否時(shí)間、工作量及其他因素都能使與會(huì)者安心參加全部會(huì)議，而不 是人在心不在？三、會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)的確定□選擇時(shí)間 主席在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是自己的時(shí)間，這樣能使自己準(zhǔn)備充分以及方便自己的作息時(shí)間。這種作法并不表示主席是一位以自我 為中心的人，因?yàn)橹飨热皇菚?huì)議成敗的關(guān)鍵性人物，在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)， 自然應(yīng)以適合自己的時(shí)間為優(yōu)先考慮。這是一種實(shí)事求是的作法。其次，主 席也應(yīng)該考慮方便與會(huì)者出席的時(shí)間，以及為與會(huì)者所喜愛(ài)的時(shí)間。倘若與 會(huì)者對(duì)會(huì)議時(shí)間有所不滿，則會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢(shì)必遭受不利的影響。會(huì)議時(shí)間必須包括起止時(shí)間。經(jīng)驗(yàn)顯示，絕大多數(shù)的會(huì)議都只列明開(kāi)始 的時(shí)間，而無(wú)結(jié)束的時(shí)間。這樣的作法有兩種嚴(yán)重的缺陷：第一、與會(huì)者無(wú) 法對(duì)會(huì)后的工作預(yù)作規(guī)劃。第二、會(huì)議的效率勢(shì)必降低，因?yàn)榧热粵](méi)有終止 的時(shí)間，本來(lái)一個(gè)小時(shí)可以結(jié)束的會(huì)議，則可能被拖到三個(gè)小時(shí)才結(jié)束，這 不幸應(yīng)驗(yàn)了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時(shí)間。 為了避免上述兩種缺陷，每一場(chǎng)會(huì)議都必須列明結(jié)束時(shí)間，而且都必須按照 這個(gè)時(shí)間準(zhǔn)備結(jié)束。就算有些會(huì)議——譬如說(shuō)解決問(wèn)題的會(huì)議——難以確切 地把握結(jié)束時(shí)間，但主席至少應(yīng)指明會(huì)議大約會(huì)在哪一個(gè)時(shí)間結(jié)束。為了避免會(huì)議過(guò)分冗長(zhǎng)，有些管理者故意將會(huì)議安排在距午餐、某種活動(dòng)或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。 至于一場(chǎng)會(huì)議到底應(yīng)為時(shí)多久，這雖無(wú)一致的看法，但多數(shù)的管理者均同意，以不超過(guò)一個(gè)半小時(shí)為限，因?yàn)橐话闳四鼙３肿⒁饬械臅r(shí)間，最長(zhǎng)大概不超過(guò)一個(gè)半小時(shí)。（這大概也可以說(shuō)明何以大多數(shù)電影的放映時(shí)間， 都在一個(gè)半小時(shí)左右。）但若會(huì)議中所探討的是極其嚴(yán)肅的或是極其困難的 主題，則一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間以不超過(guò)一小時(shí)為宜。但這并不是說(shuō)一場(chǎng)會(huì)議不能 長(zhǎng)到兩小時(shí)以上，因?yàn)橐坏┳h案多，則會(huì)議時(shí)間將不能不相應(yīng)延長(zhǎng)。但須注 意的是：一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間超過(guò)一個(gè)半小時(shí)，則中途應(yīng)騰出若干時(shí)間作休息之 用。最后，我們還想提醒你：例如主席不堅(jiān)守原定時(shí)間主持會(huì)議。則寧可另?yè)駮r(shí)間開(kāi)會(huì)，而不應(yīng)輕易找人代為主持。重要的會(huì)議，更特別要遵守這個(gè)原 則。□選擇地點(diǎn)許多人在從事會(huì)議規(guī)劃時(shí)，都以“方便”——主席的方便以及與會(huì)者的 方便，作為選擇開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的依據(jù)。這樣做并不妥當(dāng)，因?yàn)椤胺奖恪敝皇沁x擇 開(kāi)會(huì)地點(diǎn)的諸種考慮之一。會(huì)議地點(diǎn)選擇，至少應(yīng)顧及下列七個(gè)條件。（1）場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。（2）場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽(tīng)器材。有人認(rèn)為平均每一位與 會(huì)者若能擁有 的空間，才算理想。（3）必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會(huì)議時(shí)間愈長(zhǎng)，所使用的桌椅 愈應(yīng)讓與會(huì)者感到舒服。不過(guò)，卻不應(yīng)該讓與會(huì)者舒服到無(wú)心開(kāi)會(huì)的地步。（4）必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。（5）必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會(huì)者分心。（6）必須令主席及與會(huì)者大致方便。（7） 成本必須低廉。 以上七個(gè)條件之中，前四個(gè)可視為任何會(huì)議地點(diǎn)的必備條件，缺一不可，但后三個(gè)條件則往往因相互沖突而無(wú)法同時(shí)具備。例如為節(jié)省開(kāi)支及讓與會(huì) 者大致方便，主席將會(huì)議地點(diǎn)定在與會(huì)者辦公室的附近。但是，由于會(huì)議地 點(diǎn)太接近辦公室，所以在會(huì)議進(jìn)行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會(huì)者 也常在會(huì)議進(jìn)行中伺機(jī)進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。反過(guò)來(lái)說(shuō)，倘若為了讓與會(huì)者專心開(kāi)會(huì)， 主席遂將會(huì)議地點(diǎn)改在遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公的地方。但是會(huì)議地點(diǎn)遙遠(yuǎn)，不但使 與會(huì)者感到不便，而且也使會(huì)議成本因而提高。許多管理者對(duì)會(huì)議地點(diǎn)的選 擇都有這樣的共同認(rèn)為：一般性的會(huì)議或是為時(shí)較短的會(huì)議，原則上應(yīng)在與 會(huì)者辦公室附近召開(kāi)，但是特別重要的會(huì)議或是為時(shí)較長(zhǎng)的會(huì)議，則應(yīng)選擇 遠(yuǎn)離與會(huì)者辦公室的地方召開(kāi)。在其它條件相同的情況下，如果會(huì)期短，最佳會(huì)址是大多數(shù)參加者旅途 最短的地方。如果會(huì)期較長(zhǎng)，那么，旅途遠(yuǎn)近就不如主要商業(yè)中心或人們常 去的地方重要。越來(lái)越多的機(jī)構(gòu)發(fā)覺(jué)機(jī)構(gòu)外的會(huì)址能增加會(huì)議成功的機(jī)會(huì)。有些企業(yè)報(bào) 告說(shuō)，多樣化的會(huì)議地點(diǎn)能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且， 它為會(huì)議的便利、服務(wù)工作和可能安排的項(xiàng)目提供更為廣泛的范圍。沒(méi)有一個(gè)時(shí)間或一個(gè)地點(diǎn)對(duì)所有的會(huì)議都是最佳的，但是對(duì)每一個(gè)集會(huì) 來(lái)說(shuō)，都有它的最佳時(shí)間和最佳地點(diǎn)。要確定一個(gè)大家都方便的時(shí)間，應(yīng)在 安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會(huì)議對(duì)一些參加者可能不便；在 這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會(huì)議本身會(huì)遭到損失。每日的 不同時(shí)間對(duì)機(jī)警程度和精神集中程度會(huì)有影響：下班以后開(kāi)會(huì)容易身心疲 倦、與個(gè)人計(jì)劃沖突，而飯后立即開(kāi)會(huì)則正趕上感受能力低的時(shí)候。還要記住，拖長(zhǎng)開(kāi)會(huì)時(shí)間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵(lì)創(chuàng)造性思維為目的的會(huì)議尤為如此。 一般說(shuō)來(lái)，少開(kāi)會(huì)比多開(kāi)會(huì)好，但是“開(kāi)足夠的會(huì)”的含義，取決于實(shí)用目的。當(dāng)會(huì)議目的是協(xié)調(diào)或檢查時(shí)，定期安排比隨時(shí)召開(kāi)好：在重要項(xiàng)目的最后階段，則每天開(kāi)會(huì)可能是恰當(dāng)?shù)??！跫霸缣崆邦A(yù)定 在計(jì)劃開(kāi)始時(shí)就預(yù)定地點(diǎn)——如有必要，可以是暫時(shí)性的，這樣做有百利而無(wú)一弊。最好的開(kāi)會(huì)地點(diǎn)要及早預(yù)定。最受歡迎的開(kāi)會(huì)地點(diǎn)時(shí)常要提前五年預(yù)定。圍繞可供使用的場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)計(jì)方案，比物色完全適合于既定方 案的設(shè)施要容易。初步的尋找場(chǎng)地可以通過(guò)郵件進(jìn)行，條件是你能提供你的要求細(xì)節(jié)的概要和擬議的各個(gè)日期。招標(biāo)應(yīng)包括下列各項(xiàng)：活動(dòng)的一般安排（附上以前類(lèi)似活動(dòng)的方案有助于場(chǎng)地管理部門(mén)參 考）。開(kāi)會(huì)場(chǎng)地的要求——分別對(duì)圓桌討論小組、群眾大會(huì)、陳列區(qū)、宴會(huì)等 提出要求；說(shuō)明每項(xiàng)占用的具體時(shí)間，以及參加的人數(shù)等。簡(jiǎn)述擬議的社交活動(dòng)。說(shuō)明是否需要特殊場(chǎng)地、設(shè)備、伙食或人員條件。套房、單人房間、雙人房間各需若干，并說(shuō)明與會(huì)者住宿的天數(shù)。 你在和場(chǎng)地管理部門(mén)初步函商時(shí)，最好限于要求下列各項(xiàng)：可供多大場(chǎng)地、價(jià)格表及平面圖。在預(yù)定大會(huì)地點(diǎn)時(shí)，大多數(shù)財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)是可以磋商的。 最終預(yù)定場(chǎng)地應(yīng)以親自視察建筑物為準(zhǔn)，平面圖可能靠不住，親自視察實(shí)際 結(jié)構(gòu)裝置。□徹底視察開(kāi)會(huì)場(chǎng)地 大會(huì)管理人和會(huì)議物質(zhì)安排的負(fù)責(zé)人應(yīng)視察擬議中的會(huì)議場(chǎng)地。適當(dāng)?shù)暮藢?duì)細(xì)目應(yīng)包括下列各項(xiàng)：檢查考慮中的全部會(huì)議室或場(chǎng)地。不要認(rèn)為任何兩個(gè)房間都一樣；要 檢查每個(gè)房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不合適的照明或通風(fēng)、不方便的休息室、 妨礙安靜的通道或出口、不恰當(dāng)?shù)膱?chǎng)地分配及其他問(wèn)題。如果懷疑一個(gè)房間 是否能容納會(huì)議要求的座位數(shù)字，就堅(jiān)持試擺以核對(duì)容量。隨意抽查一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間和一個(gè)套房的設(shè)備。特別要警 惕所謂“二等”設(shè)備，因?yàn)橛行┞灭^把客人分為社會(huì)的和參加會(huì)議的。檢查 家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情況。檢查登記，會(huì)議管理以及其它后勤所在地。要便于進(jìn)來(lái)的客人尋找， 便于到達(dá)所有的會(huì)議地點(diǎn)，并有加鎖的儲(chǔ)藏處。檢查膳食供應(yīng)。要求提供過(guò)去的各種菜單。在沒(méi)有旅館人員陪同下， 檢查每一個(gè)餐廳的一般伙食。注意服務(wù)質(zhì)量和員工態(tài)度。假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務(wù)情況。參加者 來(lái)往于各會(huì)議室是否會(huì)發(fā)生困難、造成延遲以及使會(huì)議停頓。檢查可得到的服務(wù)項(xiàng)目、營(yíng)業(yè)時(shí)間和社交與娛樂(lè)活動(dòng)的費(fèi)用。確定來(lái)往于會(huì)場(chǎng)及社區(qū)之間有無(wú)交通及停車(chē)便利。□簽訂書(shū)面合同 會(huì)議和大會(huì)已經(jīng)成為許多旅館和會(huì)議中心的重要收入來(lái)源。他們渴望獲得你的業(yè)務(wù)，渴望使你滿意。大型會(huì)議幾乎每一個(gè)方面都可以談判：房租、宴會(huì)費(fèi)用、會(huì)議場(chǎng)地、宣傳郵件以及其它大量細(xì)節(jié)，都可以討價(jià)還價(jià)。 一旦談妥一切細(xì)節(jié)，極為重要的是把口頭協(xié)議變成書(shū)面形式，分別詳列每項(xiàng)具體安排。你的最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細(xì)節(jié)：確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。餐桌座 位安排、視聽(tīng)器材以及其它設(shè)備的圖表都應(yīng)草簽并附于協(xié)議書(shū)。確定保證的客房間數(shù)、房費(fèi)表以及——如果是美國(guó)式——包括的伙食及服務(wù)。如有可能，應(yīng)列入開(kāi)會(huì)團(tuán)體大多數(shù)人的到達(dá)和離去日期、房租起算 和退租日期以及不受約束的客房退房日期。確定由旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)（例如會(huì)議室及其布置，特別裝飾，歡迎會(huì)的音樂(lè)和酒，飛機(jī)場(chǎng)接機(jī)，特別的娛樂(lè)活動(dòng)，工作人員伙食，電影放 映員及其他額外人員）。確定小費(fèi)安排，包括用餐、整理房間的女工、共同使用的侍者及其他人員的擬議小費(fèi)費(fèi)率或者在房間全部帳單上增加一定的百分比作為服務(wù)小 費(fèi)。確定任何特殊安裝或改裝，增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開(kāi)支 怎樣負(fù)擔(dān)。確定預(yù)定和開(kāi)票手續(xù)，包括你的單位為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。建立個(gè)人信貸，并列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。指定可以取消預(yù)定而不向你單位收費(fèi)的一段時(shí)間或最后期限。 將協(xié)議細(xì)節(jié)——不管多么細(xì)微——寫(xiě)成書(shū)面合同的重要性，無(wú)論怎樣強(qiáng)調(diào)也不為過(guò)分。隨著會(huì)期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場(chǎng)地管理部門(mén)保持聯(lián)系。人員、旅 館裝修或其它變更都可能對(duì)會(huì)議計(jì)劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)會(huì)有好處。四、會(huì)議議程的擬定顧名思義，議程即是會(huì)議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實(shí)現(xiàn)會(huì)議目 標(biāo)的各種議案之外，還包括與會(huì)者姓名、會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議地點(diǎn)等項(xiàng)目。主席在編排議程的時(shí)候，最好能遵守以下兩個(gè)原則：（1）按照