【文章內(nèi)容簡介】 召開會議之后的第一項(xiàng)最重要的準(zhǔn)備工作，便是設(shè)定會議目標(biāo)。良 好的會議目標(biāo)應(yīng)符合四項(xiàng)要求：。許多會議主持人在規(guī)劃會議的時(shí)候，都以 為沒有必要將目標(biāo)寫出來。他們常說他們已將目標(biāo)記在腦中，而且只要他們 時(shí)常想起它們，則是否訴諸文字，將不會產(chǎn)生任何實(shí)質(zhì)上的差別。其實(shí)，這 是一種似是而非的論斷。用書面方式寫下會議目標(biāo)，可以產(chǎn)生三種好處：第 一、有助于目標(biāo)的內(nèi)涵澄清；第二、書面目標(biāo)較不容易被遺忘；第三、當(dāng)目 標(biāo)種類繁多時(shí)，以書面寫下比較容易調(diào)和它們之間的潛在矛盾。所謂切合實(shí)際，即指具有實(shí)現(xiàn)的可能。但是 “會議目標(biāo)必須切合實(shí)際”這句話，并不意味會議目標(biāo)應(yīng)該是容易實(shí)現(xiàn)的。 事實(shí)上，一種不是輕易能夠?qū)崿F(xiàn)的目標(biāo)，對目標(biāo)的追求者才具有真正的挑戰(zhàn) 性。這即是說，會議目標(biāo)不但應(yīng)具有相當(dāng)?shù)奶魬?zhàn)性，而且也應(yīng)該有被實(shí)現(xiàn)的 可能。含糊籠統(tǒng)的目標(biāo)極難充作行動的指 南。例如某單位主管因?yàn)楦械皆搯挝划a(chǎn)品不良率過高，而決定開會研討降低 產(chǎn)品不良率方案。倘若他將會議目標(biāo)認(rèn)為“探討如何降低產(chǎn)品的不良率”， 則該目標(biāo)肯定難以充作與會者提供意見的指南，因?yàn)樗麤]有具體地指出產(chǎn)品 的不良率應(yīng)降低多少，以及應(yīng)在多長的時(shí)間內(nèi)達(dá)到這個(gè)結(jié)果，但若他將會議 目標(biāo)改訂為“探討如何在十月底之前將產(chǎn)品不良率由目前的 5％降低至 3％”，則上述缺點(diǎn)將不復(fù)存在?！皯?yīng)實(shí)現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”?！皯?yīng) 做什么”是以主席為本位，而“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”則是以成果為本位。以主席為 本位的目標(biāo)，遠(yuǎn)不如以成果為本位的目標(biāo)那樣具有實(shí)效。例如當(dāng)會議目標(biāo)被 訂為“向員工宣傳新的告假程序”時(shí)，主席可能只會照本宣科一番而草草了 事，但若會議目標(biāo)被訂為“讓員工了解新的告假程序”，則主席將不能不關(guān) 心員工對新的告假程序，是否已真正了解。二、與會人員的選擇會議目標(biāo)設(shè)定之后，緊接著便決定與會的人選。主席原則上只應(yīng)考慮邀 請下列兩類人士與會：。會議既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向， 因此主席在決定與會者人選之際應(yīng)優(yōu)先考慮的，便是邀請對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有 潛在貢獻(xiàn)的人參與。但這并不意味這些人非出席會議不可，因?yàn)橹飨袝r(shí)可 以在會議之前約見他們，并征求他們的意見。這樣做，將可免除他們出席會 議。讓這些人參與會 議，固然有助于會議功能的發(fā)揮，但主席也可故意不邀請他們參與，而只在會議之后，將開會的結(jié)果通知他們。 主席對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。 需要特別留意的是，與會者人數(shù)不宜太多。理由有三：第一、會議的成本非常昂貴，因此沒有必要出席或列席的人士，盡量不要讓他們參加。第二、 在定好的會議時(shí)間內(nèi)，與會者人數(shù)一多，則每一位與會者的平均參與機(jī)會將 隨之減少。第三、 與會者人數(shù)一多，溝通將趨于困難。例如當(dāng)與 會者只有 3 個(gè)人的時(shí)候，溝通渠道只有 6 個(gè)；與會者增至 4 個(gè)人，溝通渠道增至 12個(gè)；與會者增至 8 個(gè)人，溝通渠道增至 56 個(gè)；其余依 此類推。溝通渠道越多，與會者對信息的掌握能力將越低。 一般管理者所公認(rèn)的較理想的與會人數(shù)，是 5—7 人。因?yàn)樵谶@樣的人數(shù)下，不但溝通不致發(fā)生困難，而且與會者普遍擁有較多的參與機(jī)會。倘若與會人數(shù)甚多，譬如多至 2O 人以上，主席可以視實(shí)際需要而采取分組討論方 式，處理各種議案。一名員工每次參加企業(yè)會議，都會使公司受到某些方面的損失。因此，實(shí)用經(jīng)濟(jì)學(xué)要求每份邀請都必須有建設(shè)性作用。假如一 個(gè)人并非必須參加會議，他的時(shí)間就能在其它方面為公司多作貢獻(xiàn)。而且， 沒有興趣的出席者會造成妨礙。要把每一位參加會議的人都看作資源。資源的利用應(yīng)按照需要，而不是多多益善。一間擁擠不堪的房間可能使參加會議者泄氣、不能實(shí)現(xiàn)自己的目 的。為了從每個(gè)資源得到最大好處，管理部門既不能把與會者的責(zé)任和技能 認(rèn)為是當(dāng)然的，也不能假定其個(gè)人目的和公司的目的一致。人們希望從會議得到的東西往往不是會議主持人所確定 的會議目標(biāo)。要把企業(yè)會議看成是一個(gè)若干個(gè)人的群體，他們必須互相影響以完成某 項(xiàng)工作；不要單純問誰應(yīng)當(dāng)參加，而要問為什么參加。下面是請你考慮的一些因素：參加會議的人將在多大程度上涉及會議的行動后果？這個(gè)人在中心議題的專門知識方面，是否確有需要或能 有所貢獻(xiàn)？這個(gè)人以前對這種情況，有沒有經(jīng)驗(yàn)，或者與所涉及的議題或人物是否有特殊關(guān)系（例如代表某一特殊利益的小組）？級別或地位是否適合于這個(gè)小組？（下級職員和他們的上司在一起參 加的時(shí)候，心理上常會不自然，以至于影響他們反應(yīng)的質(zhì)量和真實(shí)性。）假如要做決議，這個(gè)人是否能做（他不應(yīng)是一個(gè)從屬的人，這種人可 能缺乏完整的全面知識和適當(dāng)?shù)臋?quán)威）？他是否具有行政或法律責(zé)任來進(jìn)行審查或決定？為幫助會議開得成功，這個(gè)人能不能通過抵制已知的意見以形成均勢， 提出一個(gè)不偏不倚的客觀見解，或發(fā)揮評論者或媒介者的作用？他的才能或職責(zé)是否與其他與會者重復(fù)？由于某種理由，他或她的出席是否會妨礙會議的總體成效？是否時(shí)間、工作量及其他因素都能使與會者安心參加全部會議，而不 是人在心不在？三、會議時(shí)間及地點(diǎn)的確定□選擇時(shí)間 主席在選擇會議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是自己的時(shí)間，這樣能使自己準(zhǔn)備充分以及方便自己的作息時(shí)間。這種作法并不表示主席是一位以自我 為中心的人，因?yàn)橹飨热皇菚h成敗的關(guān)鍵性人物，在選擇會議時(shí)間時(shí)， 自然應(yīng)以適合自己的時(shí)間為優(yōu)先考慮。這是一種實(shí)事求是的作法。其次，主 席也應(yīng)該考慮方便與會者出席的時(shí)間，以及為與會者所喜愛的時(shí)間。倘若與 會者對會議時(shí)間有所不滿，則會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢必遭受不利的影響。會議時(shí)間必須包括起止時(shí)間。經(jīng)驗(yàn)顯示，絕大多數(shù)的會議都只列明開始 的時(shí)間，而無結(jié)束的時(shí)間。這樣的作法有兩種嚴(yán)重的缺陷：第一、與會者無 法對會后的工作預(yù)作規(guī)劃。第二、會議的效率勢必降低，因?yàn)榧热粵]有終止 的時(shí)間，本來一個(gè)小時(shí)可以結(jié)束的會議，則可能被拖到三個(gè)小時(shí)才結(jié)束，這 不幸應(yīng)驗(yàn)了帕金森定律——工作將被延伸，以便填滿可供完成工作的時(shí)間。 為了避免上述兩種缺陷，每一場會議都必須列明結(jié)束時(shí)間，而且都必須按照 這個(gè)時(shí)間準(zhǔn)備結(jié)束。就算有些會議——譬如說解決問題的會議——難以確切 地把握結(jié)束時(shí)間，但主席至少應(yīng)指明會議大約會在哪一個(gè)時(shí)間結(jié)束。為了避免會議過分冗長，有些管理者故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。 至于一場會議到底應(yīng)為時(shí)多久，這雖無一致的看法，但多數(shù)的管理者均同意，以不超過一個(gè)半小時(shí)為限，因?yàn)橐话闳四鼙３肿⒁饬械臅r(shí)間，最長大概不超過一個(gè)半小時(shí)。（這大概也可以說明何以大多數(shù)電影的放映時(shí)間， 都在一個(gè)半小時(shí)左右。）但若會議中所探討的是極其嚴(yán)肅的或是極其困難的 主題，則一場會議的時(shí)間以不超過一小時(shí)為宜。但這并不是說一場會議不能 長到兩小時(shí)以上，因?yàn)橐坏┳h案多，則會議時(shí)間將不能不相應(yīng)延長。但須注 意的是：一場會議的時(shí)間超過一個(gè)半小時(shí)，則中途應(yīng)騰出若干時(shí)間作休息之 用。最后，我們還想提醒你：例如主席不堅(jiān)守原定時(shí)間主持會議。則寧可另擇時(shí)間開會，而不應(yīng)輕易找人代為主持。重要的會議，更特別要遵守這個(gè)原 則?！踹x擇地點(diǎn)許多人在從事會議規(guī)劃時(shí)，都以“方便”——主席的方便以及與會者的 方便，作為選擇開會地點(diǎn)的依據(jù)。這樣做并不妥當(dāng)，因?yàn)椤胺奖恪敝皇沁x擇 開會地點(diǎn)的諸種考慮之一。會議地點(diǎn)選擇，至少應(yīng)顧及下列七個(gè)條件。（1）場地必須有空檔且可供使用。（2）場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認(rèn)為平均每一位與 會者若能擁有 的空間，才算理想。（3）必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。會議時(shí)間愈長，所使用的桌椅 愈應(yīng)讓與會者感到舒服。不過，卻不應(yīng)該讓與會者舒服到無心開會的地步。（4）必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。（5）必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。（6）必須令主席及與會者大致方便。（7） 成本必須低廉。 以上七個(gè)條件之中，前四個(gè)可視為任何會議地點(diǎn)的必備條件，缺一不可，但后三個(gè)條件則往往因相互沖突而無法同時(shí)具備。例如為節(jié)省開支及讓與會 者大致方便，主席將會議地點(diǎn)定在與會者辦公室的附近。但是，由于會議地 點(diǎn)太接近辦公室，所以在會議進(jìn)行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者 也常在會議進(jìn)行中伺機(jī)進(jìn)出會場。反過來說，倘若為了讓與會者專心開會， 主席遂將會議地點(diǎn)改在遠(yuǎn)離與會者辦公的地方。但是會議地點(diǎn)遙遠(yuǎn)，不但使 與會者感到不便，而且也使會議成本因而提高。許多管理者對會議地點(diǎn)的選 擇都有這樣的共同認(rèn)為：一般性的會議或是為時(shí)較短的會議，原則上應(yīng)在與 會者辦公室附近召開，但是特別重要的會議或是為時(shí)較長的會議，則應(yīng)選擇 遠(yuǎn)離與會者辦公室的地方召開。在其它條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數(shù)參加者旅途 最短的地方。如果會期較長，那么，旅途遠(yuǎn)近就不如主要商業(yè)中心或人們常 去的地方重要。越來越多的機(jī)構(gòu)發(fā)覺機(jī)構(gòu)外的會址能增加會議成功的機(jī)會。有些企業(yè)報(bào) 告說，多樣化的會議地點(diǎn)能激發(fā)興趣，并為常規(guī)功能增加新的方面。而且， 它為會議的便利、服務(wù)工作和可能安排的項(xiàng)目提供更為廣泛的范圍。沒有一個(gè)時(shí)間或一個(gè)地點(diǎn)對所有的會議都是最佳的，但是對每一個(gè)集會 來說，都有它的最佳時(shí)間和最佳地點(diǎn)。要確定一個(gè)大家都方便的時(shí)間，應(yīng)在 安排之前和主要的參加者聯(lián)系。任意安排的會議對一些參加者可能不便；在 這種情況下，或者是他們的正常工作，或者是會議本身會遭到損失。每日的 不同時(shí)間對機(jī)警程度和精神集中程度會有影響：下班以后開會容易身心疲 倦、與個(gè)人計(jì)劃沖突，而飯后立即開會則正趕上感受能力低的時(shí)候。還要記住，拖長開會時(shí)間導(dǎo)致效果遞減，那些以鼓勵(lì)創(chuàng)造性思維為目的的會議尤為如此。 一般說來，少開會比多開會好，但是“開足夠的會”的含義，取決于實(shí)用目的。當(dāng)會議目的是協(xié)調(diào)或檢查時(shí)，定期安排比隨時(shí)召開好：在重要項(xiàng)目的最后階段，則每天開會可能是恰當(dāng)?shù)??！跫霸缣崆邦A(yù)定 在計(jì)劃開始時(shí)就預(yù)定地點(diǎn)——如有必要，可以是暫時(shí)性的，這樣做有百利而無一弊。最好的開會地點(diǎn)要及早預(yù)定。最受歡迎的開會地點(diǎn)時(shí)常要提前五年預(yù)定。圍繞可供使用的場地和設(shè)施設(shè)計(jì)方案，比物色完全適合于既定方 案的設(shè)施要容易。初步的尋找場地可以通過郵件進(jìn)行，條件是你能提供你的要求細(xì)節(jié)的概要和擬議的各個(gè)日期。招標(biāo)應(yīng)包括下列各項(xiàng)：活動的一般安排（附上以前類似活動的方案有助于場地管理部門參 考）。開會場地的要求——分別對圓桌討論小組、群眾大會、陳列區(qū)、宴會等 提出要求；說明每項(xiàng)占用的具體時(shí)間，以及參加的人數(shù)等。簡述擬議的社交活動。說明是否需要特殊場地、設(shè)備、伙食或人員條件。套房、單人房間、雙人房間各需若干，并說明與會者住宿的天數(shù)。 你在和場地管理部門初步函商時(shí)，最好限于要求下列各項(xiàng)：可供多大場地、價(jià)格表及平面圖。在預(yù)定大會地點(diǎn)時(shí)，大多數(shù)財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)是可以磋商的。 最終預(yù)定場地應(yīng)以親自視察建筑物為準(zhǔn)，平面圖可能靠不住，親自視察實(shí)際 結(jié)構(gòu)裝置?！鯊氐滓暡扉_會場地 大會管理人和會議物質(zhì)安排的負(fù)責(zé)人應(yīng)視察擬議中的會議場地。適當(dāng)?shù)暮藢?xì)目應(yīng)包括下列各項(xiàng)：檢查考慮中的全部會議室或場地。不要認(rèn)為任何兩個(gè)房間都一樣；要 檢查每個(gè)房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不合適的照明或通風(fēng)、不方便的休息室、 妨礙安靜的通道或出口、不恰當(dāng)?shù)膱龅胤峙浼捌渌麊栴}。如果懷疑一個(gè)房間 是否能容納會議要求的座位數(shù)字，就堅(jiān)持試擺以核對容量。隨意抽查一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間和一個(gè)套房的設(shè)備。特別要警 惕所謂“二等”設(shè)備，因?yàn)橛行┞灭^把客人分為社會的和參加會議的。檢查 家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情況。檢查登記，會議管理以及其它后勤所在地。要便于進(jìn)來的客人尋找， 便于到達(dá)所有的會議地點(diǎn)，并有加鎖的儲藏處。檢查膳食供應(yīng)。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅館人員陪同下， 檢查每一個(gè)餐廳的一般伙食。注意服務(wù)質(zhì)量和員工態(tài)度。假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務(wù)情況。參加者 來往于各會議室是否會發(fā)生困難、造成延遲以及使會議停頓。檢查可得到的服務(wù)項(xiàng)目、營業(yè)時(shí)間和社交與娛樂活動的費(fèi)用。確定來往于會場及社區(qū)之間有無交通及停車便利。□簽訂書面合同 會議和大會已經(jīng)成為許多旅館和會議中心的重要收入來源。他們渴望獲得你的業(yè)務(wù)，渴望使你滿意。大型會議幾乎每一個(gè)方面都可以談判：房租、宴會費(fèi)用、會議場地、宣傳郵件以及其它大量細(xì)節(jié)，都可以討價(jià)還價(jià)。 一旦談妥一切細(xì)節(jié)，極為重要的是把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項(xiàng)具體安排。你的最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細(xì)節(jié)：確定全部會議場地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。餐桌座 位安排、視聽器材以及其它設(shè)備的圖表都應(yīng)草簽并附于協(xié)議書。確定保證的客房間數(shù)、房費(fèi)表以及——如果是美國式——包括的伙食及服務(wù)。如有可能，應(yīng)列入開會團(tuán)體大多數(shù)人的到達(dá)和離去日期、房租起算 和退租日期以及不受約束的客房退房日期。確定由旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)（例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機(jī)場接機(jī)，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放 映員及其他額外人員）。確定小費(fèi)安排，包括用餐、整理房間的女工、共同使用的侍者及其他人員的擬議小費(fèi)費(fèi)率或者在房間全部帳單上增加一定的百分比作為服務(wù)小 費(fèi)。確定任何特殊安裝或改裝，增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支 怎樣負(fù)擔(dān)。確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括你的單位為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。建立個(gè)人信貸，并列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。指定可以取消預(yù)定而不向你單位收費(fèi)的一段時(shí)間或最后期限。 將協(xié)議細(xì)節(jié)——不管多么細(xì)微——寫成書面合同的重要性，無論怎樣強(qiáng)調(diào)也不為過分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、旅 館裝修或其它變更都可能對會議計(jì)劃產(chǎn)生重大影響。密切聯(lián)絡(luò)會有好處。四、會議議程的擬定顧名思義，議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實(shí)現(xiàn)會議目 標(biāo)的各種議案之外，還包括與會者姓名、會議時(shí)間以及會議地點(diǎn)等項(xiàng)目。主席在編排議程的時(shí)候，最好能遵守以下兩個(gè)原則：（1）按照