【文章內(nèi)容簡介】 三、財(cái)務(wù)報(bào)告類1月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告‘’永久包括文字分析2年度財(cái)務(wù)報(bào)告（結(jié)算）‘’永久包括文字分析四、其它類1會(huì)計(jì)移交清冊‘’15年2會(huì)計(jì)檔案保管清冊‘’永久3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊‘’永久4銀行余額調(diào)節(jié)表 ‘’15年5銀行對帳單‘’15年 四、員工檔案收集范圍及保管期限表序號歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注1員工錄用登記表長期2員工與公司的勞動(dòng)合同等契約性文件‘’3員工身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）‘’4員工學(xué)歷、學(xué)位、和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（正本）‘’5員工在本公司工作期間的考核、鑒定材料等‘’6有關(guān)員工任免、聘用、待遇等方面的文件材料‘’7員工在本公司工作期間參加各種培訓(xùn)的證書‘’8員工參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料‘’9有關(guān)該員工的其他應(yīng)歸檔的文件材料‘’五、設(shè)備文件材料收集范圍及保管期限表（含辦公設(shè)備和施工、檢驗(yàn)設(shè)備）序號歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注1設(shè)備購買申請，購置、報(bào)價(jià)記錄等總經(jīng)辦長期2設(shè)備開箱文件，如設(shè)備使用說明書、保修卡、安裝、趨動(dòng)程序、配套設(shè)施等?？偨?jīng)辦‘’3設(shè)備運(yùn)行檢驗(yàn)記錄，設(shè)備修護(hù)、維修記錄等總經(jīng)辦\工程部‘’4設(shè)備臺帳、設(shè)備年度校準(zhǔn)記錄等‘’六、特殊載體檔案收集范圍及保管期限表序號歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注一、聲像類1反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等。各部門永久2領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參與本公司有關(guān)重大活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等?！?本公司組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等‘’‘’4記錄本公司重大事件、重大事故，與本公司有關(guān)的自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等。‘’‘’5與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片、錄音帶、錄像帶、DVD、VCD等?！?shí)物類1反映本公司工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。‘’‘’2反映本公司領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。‘’‘’3本公司在對外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品‘’‘’4反映本公司重大事件、重大事故，與本公司有關(guān)的自然災(zāi)害及異常現(xiàn)象的各種紀(jì)念品或?qū)嵨?。‘’‘?與其它載體檔案有密切聯(lián)系的實(shí)物‘’‘’第五章 檔案的立卷整理檔案室管理人員對各部門移交的文件資料要加以系統(tǒng)的分類、整理、編目，組成案卷，編制檢索工具，以方便查找利用。檔案整理工作應(yīng)按以下方法步驟進(jìn)行。一、檔案的分類各部門及檔案室收集的各類文件，應(yīng)按公司統(tǒng)一的分類方法進(jìn)行分類整理，方便查找利用。依據(jù)公司具體情況，文件歸檔統(tǒng)一采用“年度——類別——問題——保管期限”分類法，即：第一步是將公司歸檔的文件按不同年度、不同類別分開，然后再把相同年度且同一類的文件劃分在一個(gè)類別；第二步是將同一個(gè)年度同一類的文件按文件內(nèi)容反映的不同問題分開，然后再把相同問題的文件劃分在一個(gè)類別；第三步是將同一個(gè)問題的文件按永久、長期、短期三個(gè)保管期限分開，然后同一個(gè)保管期限的文件劃分在一個(gè)類別。如：將“2004年度——管理類文件——各項(xiàng)會(huì)議記錄”劃分在一個(gè)類別。二、組卷組卷是將分類的文件經(jīng)過組合、排列、編號、編目、裝訂等程序，組合成案卷。將文件組合成卷分類后文件仍是一份一份的，這樣文件還不便于保管，應(yīng)將單份的文件裝訂成冊。公司文件組卷統(tǒng)一采用“內(nèi)容組合法”，即將內(nèi)容相同的文件組合在一起，成為一個(gè)卷。如管理性文件按問題組卷；工程項(xiàng)目類文件的組卷，實(shí)行一個(gè)工程項(xiàng)目分項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工技術(shù)文件兩類進(jìn)行組卷，如“普蘭店污水處理廠工程項(xiàng)目”分“普蘭店污水處理廠項(xiàng)目前期文件”和“普蘭店污水處理廠工程竣工技術(shù)文件”兩大類進(jìn)行組卷卷內(nèi)文件的排列文件組合成卷后，現(xiàn)時(shí)的卷內(nèi)文件還是凌亂的，沒有先后秩序，為了使其成為一個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)組合體，這就要排列和編號。（1）管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。（2）工程項(xiàng)目文件按管理、依據(jù)、施工檢驗(yàn)記錄、評定、驗(yàn)收排列。（3）設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。（4）卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后。正件在前，附件在后。印件在前，定（草）稿在后。卷內(nèi)文件的編號卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定他們的排列順序，這樣便于統(tǒng)計(jì)和保護(hù)文件。在編號時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：①編號的位置在每一個(gè)案卷內(nèi)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字。②卷內(nèi)每頁有字跡的正反面紙張均應(yīng)編號，頁號寫在材料正面的右上角，背面的左上角。圖紙編號應(yīng)在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。③編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，以區(qū)別于原有文件上的號碼，編錯(cuò)了還可以修改，待頁碼完全確定下來以后，再用編號機(jī)編號。④成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編頁號。⑤各卷之間不連續(xù)編頁號。填寫卷內(nèi)目錄和備考表（1）卷內(nèi)目錄是指卷內(nèi)文件目錄。在每一卷文件的最前面，都必須填寫卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，就像一本書的目錄一樣，以便查詢利用。卷內(nèi)目錄格式如下：卷內(nèi)文件目錄序號文號責(zé)任者題名日期頁號備注圖2 卷內(nèi)文件目錄—序號，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號?！募幪枺瑧?yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目代號?！?zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。—文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱?！掌?，應(yīng)填寫文件形成日期。—頁號，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號；卷內(nèi)文件目錄填好后，應(yīng)制作一式兩份，除放置一份于卷首外，其余一份做《檔案目錄》。（2）卷內(nèi)備考表。備考表是用來說明卷內(nèi)文件狀況的。應(yīng)放在全卷文件的最后。備考表項(xiàng)目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。立卷人：負(fù)責(zé)整理文件歸檔的人員，檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。立卷日期：歸檔文件整理完畢的日期。格式如下： 卷內(nèi)備考表本卷情況說明立卷人：檢查人：立卷時(shí)間：圖3 卷內(nèi)備考表圖3：卷內(nèi)備考表案卷的裝訂1）歸檔文件一般按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。 2）一律采用左上角裝訂，將左上側(cè)對齊。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進(jìn)行折疊，小于16開幅面的要用A4紙進(jìn)行托裱。 3）裝訂方法可根據(jù)需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固定、線繩三孔左側(cè)裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方法。對已裝訂成冊的可不再拆卷重裝。裝訂案卷的排列格式是：案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底案卷裝訂的要求是：整齊、牢固、不影響閱讀。在裝訂之前要去掉文件上的金屬物，以防年久銹蝕文件。還要逐頁檢查文件，注意不要有倒置、脫漏的頁張。凡書寫未留裝訂線的要補(bǔ)貼加邊，破殘的文件要修補(bǔ)裱糊，大張的文件要折疊。三、案卷的整理案卷的整理是對已組成的卷進(jìn)行分類和系統(tǒng)化排列，然后編制檔案目錄方便查找利用。（一）案卷的排列案卷排列采用“年度——類目——問題——保管期限排列法。第一步先將同一年度同一類別的案卷放在同一類別的案卷排列在一起。第二步是將同一年度同一類別的文件按其反映的內(nèi)容不同及保管期限的不同進(jìn)行排列。（二）案卷號的的編制與填寫案卷目錄 （1） 案卷號，即案卷按上述排列方法排列后，按順序進(jìn)行編號，案卷號應(yīng)按排列順序，逐次編號，不留空號，不設(shè)虛號。 （2）案卷目錄，就是按照案卷排列的順序，抄錄案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件頁數(shù)等項(xiàng)目而形成的一本案卷名冊。其格式如下：案卷號