【正文】 三）會計檔案類 第一條會計檔案歸檔范圍包括： 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。第三條 移交檔案管理部保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。 第五條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。（會計檔案銷毀清冊見附件一） 集團總裁在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。移交人應當編制會計檔案移交清冊（移交清冊表樣及填寫說明見附件二），列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。附件一：會計檔案銷毀清冊檔案編號類別案卷題名起止年度憑證編號冊數應保管期限已保管期限銷毀時間備注單位負責人意見：監(jiān)銷人：（1）檔案機構：（3）同級財政部門：（2）會計機構： （4）同級審計部門： （國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。 移交部門負責人： 接收部門負責人： 移交部門經辦人： 接受部門經辦人： 移交時間： 接收時間：會計檔案移交清冊一式三份，交接雙方及單位各存一份。案卷題名：指會計檔案案卷的具體名稱。憑證編號：填寫記賬憑證的編號。已保管期限：指會計檔案形成至移交時，已保管的期限。員工個人的文件材料通常會形成以下幾種:個人履歷登記表、培訓證書、技術登記證書、學術成績情況的證明材料、社會保險單據、任免、錄用、聘用、獎懲、考評的文件材料等。（五）設備文件材料類設備文件材料，含辦公設備文件材料及施工、檢驗設備文件材料。（六）特殊載體文件類 特殊載體檔案收集范圍特殊載體文件材料是用聲音和圖像、實物等形成記錄的各項重要活動的信息記錄。 實物檔案歸檔時間特殊載體檔案最好做到隨時歸檔。總經辦2年3外來文件（主要指經貿委、建設局等上級行政管理部門發(fā)來的文件）及其督辦實施情況記錄。各部門3年2招、投標文件業(yè)務部3年3市場調研、分析資料，顧客滿意度調查表、事故分析資料等。1施工現場勘測記錄及客戶提供的施工藍圖、原始依據等?！?施工過程客戶意見反饋單、客戶臺帳、工程質量事故報告及處理結果等?！?本公司組織或參加的重要外事活動的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等‘’‘’4記錄本公司重大事件、重大事故，與本公司有關的自然災害及異?，F象的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等?！?本公司在對外交往中獲得的各種紀念品、禮品‘’‘’4反映本公司重大事件、重大事故，與本公司有關的自然災害及異常現象的各種紀念品或實物。依據公司具體情況，文件歸檔統(tǒng)一采用“年度——類別——問題——保管期限”分類法，即：第一步是將公司歸檔的文件按不同年度、不同類別分開，然后再把相同年度且同一類的文件劃分在一個類別；第二步是將同一個年度同一類的文件按文件內容反映的不同問題分開，然后再把相同問題的文件劃分在一個類別；第三步是將同一個問題的文件按永久、長期、短期三個保管期限分開，然后同一個保管期限的文件劃分在一個類別。公司文件組卷統(tǒng)一采用“內容組合法”，即將內容相同的文件組合在一起，成為一個卷。（3）設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。卷內文件的編號卷內文件在系統(tǒng)排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定他們的排列順序，這樣便于統(tǒng)計和保護文件。③編號應當先用鉛筆，以區(qū)別于原有文件上的號碼，編錯了還可以修改，待頁碼完全確定下來以后，再用編號機編號。在每一卷文件的最前面，都必須填寫卷內文件目錄，用以介紹卷內文件的內容和成分，就像一本書的目錄一樣，以便查詢利用。—文件題名，應填寫文件標題全稱。備考表是用來說明卷內文件狀況的。立卷人：負責整理文件歸檔的人員，檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。的規(guī)格進行折疊，小于16 3）裝訂方法可根據需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固定、線繩三孔左側裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方法。還要逐頁檢查文件，注意不要有倒置、脫漏的頁張。第一步先將同一年度同一類別的案卷放在同一類別的案卷排列在一起。其格式如下：案卷號類別題名年度頁數期限備注圖4 案卷目錄（3）編制檔案目錄檔案目錄，由封面、案卷目錄、卷內文件目錄三部分組成。檔案目錄封面如下：檔 案 目 錄類別名稱目錄號起止年度 圖5 檔案目錄封面四、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案的鑒定（1）所有存檔的檔案要定期進行鑒定。（二）檔案的銷毀 （1）通過鑒定，對那些已過保管期限、保存價值不大或失去保存價值的檔案要予以銷毀；（2）檔案銷毀應由檔案管理人員提出申請，填寫《檔案銷毀申請單》，經相關負責人審批后方可予以銷毀，銷毀時應有監(jiān)督人員在場（行政部負責人）。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。（4）、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。涉密檔案按密級程度分為絕密、機密和秘密三種，其中上述1）、2）、3）為絕密；4）、5）、6）為機密；7）、8）為秘密。 普通檔案和涉密檔案的借閱與利用（審批流程請見圖8 ；檔案借閱審批表見圖9 ）。表中所有項目請使用黑色字跡筆填寫。布置原則為：清晰、美觀、節(jié)約空間、便于工作查找，規(guī)章制度上墻。圖示如下： 檔案盒填寫實例：工程類檔案盒填寫實例宋體 四號字白紙、黑色字某某 工程第 卷共 卷保管期限檔案密級歸檔日期 年 月 日GC—TT市政—0001案卷號宋體 五號字 白紙 黑色字某某 工程竣工技術檔案第 卷 共 卷保管期限檔案密級 歸檔日期 年 月 日宋體 四號字 白紙、黑色字宋體 四號字白紙、黑色字宋體 三號字 加粗 白紙、黑色字宋體 四號字 白紙、黑色字非工程類檔案盒填寫實例（除會計檔案外）宋體 四號字白紙、黑色字公司簡稱 業(yè)務模塊 歸檔事項保管期限年 度盒號泰通建設員工登記2012001案卷號宋體 五號字 白紙 黑色字某某 登記表 員工類檔案第 卷 共 卷保管期限檔案密級 歸檔日期 年 月 日宋體 四號字 白紙、黑色字宋體 四號字白紙、黑色字宋體 三號字 加粗 白紙、黑色字宋體 四號字 白紙、黑色字注：檔案盒，材質為塑料，顏色為藍色，規(guī)格為A450mm檔案盒正面標簽，材質為白紙，規(guī)格為長55mm寬87mm檔案盒側面標簽，材質為白紙，規(guī)格為長176mm寬35mm檔案盒編碼標簽，材質為白紙，規(guī)格為長20mm寬40mm（三）編碼設置原則：工程檔案1）一級碼，分類別設置工程檔案 英文 縮寫為GC2）二級碼，分公司設置泰通建