【正文】 檔案盒側(cè)面標(biāo)簽，材質(zhì)為白紙，規(guī)格為長176mm寬35mm檔案盒編碼標(biāo)簽，材質(zhì)為白紙，規(guī)格為長20mm寬40mm（三）編碼設(shè)置原則：工程檔案1）一級碼，分類別設(shè)置工程檔案 英文 縮寫為GC2）二級碼，分公司設(shè)置泰通建設(shè)集團有限公司英文 縮寫為TT大連長興島臨港工業(yè)區(qū)泰通建設(shè)工程有限公司 英文 縮寫為LG大連潤璟苗木綠化工程有限公司 英文 縮寫為RJ大連泰通偉業(yè)市政工程有限公司 英文 縮寫為WY 3）三級碼，分專業(yè)設(shè)置 市政、水利、港口、公路、鐵路、房建、土石方、裝修、體育場、機電、消防、城照、鋼結(jié)構(gòu)................ 4）四級碼，分順序設(shè)置000000000……00001……012012……1201202舉例示范：工程檔案、泰通建設(shè)集團有限公司、市政、第一份交檔竣工檔案案卷號為：GC—TT－市政—0001非工程檔案1）一級碼，按簡稱設(shè)置泰通建設(shè)集團有限公司，中文簡稱：泰通建設(shè)2）二級碼，按業(yè)務(wù)模塊設(shè)置 按業(yè)務(wù)模塊分為：管理性文件類、人力資源管理文件類、設(shè)備文件類、特殊載體檔案類四大類。（一） 檔案柜各公司檔案擺放位置，類別劃分、專業(yè)設(shè)置圖示（詳見下圖）。布置原則為：清晰、美觀、節(jié)約空間、便于工作查找，規(guī)章制度上墻。2）非工程檔案，管理權(quán)在泰通集團總公司，集團總裁為領(lǐng)導(dǎo)第一責(zé)任人，非工程檔案的所在部門負責(zé)人，為非工程檔案的審核、監(jiān)督第一責(zé)任人，日常借閱保管管理檔案部為第一責(zé)任人。表中所有項目請使用黑色字跡筆填寫。圖7 檔案借閱借閱審批流程表 檔案借閱審批表借閱單位/部門借閱時間借閱內(nèi)容借閱用途借閱人 歸還時間部門負責(zé)人 歸還情況集團總裁簽字注：請慎重利用所借材料，確保完好并及時歸還檔案室。 普通檔案和涉密檔案的借閱與利用（審批流程請見圖8 ；檔案借閱審批表見圖9 ）。 涉密檔案外的其他檔案為普通檔案。涉密檔案按密級程度分為絕密、機密和秘密三種，其中上述1）、2）、3）為絕密；4）、5）、6）為機密；7）、8）為秘密。（6）、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。（4）、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。過期由檔案管理員催還。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。（2）、本集體員工查閱各類檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。（二）檔案的銷毀 （1）通過鑒定，對那些已過保管期限、保存價值不大或失去保存價值的檔案要予以銷毀；（2）檔案銷毀應(yīng)由檔案管理人員提出申請，填寫《檔案銷毀申請單》，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批后方可予以銷毀，銷毀時應(yīng)有監(jiān)督人員在場（行政部負責(zé)人）。（2）檔案鑒定應(yīng)成立檔案鑒定小組，其成員由總經(jīng)辦主任、管理者代表、各部門負責(zé)人、檔案室管理人員組成。檔案目錄封面如下：檔 案 目 錄類別名稱目錄號起止年度 圖5 檔案目錄封面四、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案的鑒定（1）所有存檔的檔案要定期進行鑒定。檔案人員應(yīng)按年度及類目編制檔案目錄。其格式如下：案卷號類別題名年度頁數(shù)期限備注圖4 案卷目錄（3）編制檔案目錄檔案目錄，由封面、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄三部分組成。（二）案卷號的的編制與填寫案卷目錄 （1） 案卷號，即案卷按上述排列方法排列后，按順序進行編號，案卷號應(yīng)按排列順序，逐次編號，不留空號，不設(shè)虛號。第一步先將同一年度同一類別的案卷放在同一類別的案卷排列在一起。三、案卷的整理案卷的整理是對已組成的卷進行分類和系統(tǒng)化排列，然后編制檔案目錄方便查找利用。還要逐頁檢查文件，注意不要有倒置、脫漏的頁張。裝訂案卷的排列格式是：案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底案卷裝訂的要求是：整齊、牢固、不影響閱讀。 3）裝訂方法可根據(jù)需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固定、線繩三孔左側(cè)裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方法。紙進行托裱。的規(guī)格進行折疊，小于16大于A4格式如下： 卷內(nèi)備考表本卷情況說明立卷人：檢查人：立卷時間：圖3 卷內(nèi)備考表圖3：卷內(nèi)備考表案卷的裝訂1）歸檔文件一般按件裝訂。立卷人：負責(zé)整理文件歸檔的人員，檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。備考表項目有：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。備考表是用來說明卷內(nèi)文件狀況的?！撎?，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號；卷內(nèi)文件目錄填好后，應(yīng)制作一式兩份，除放置一份于卷首外，其余一份做《檔案目錄》。—文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱?！募幪枺瑧?yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項目代號。在每一卷文件的最前面，都必須填寫卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，就像一本書的目錄一樣，以便查詢利用。⑤各卷之間不連續(xù)編頁號。③編號應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，以區(qū)別于原有文件上的號碼，編錯了還可以修改，待頁碼完全確定下來以后，再用編號機編號。②卷內(nèi)每頁有字跡的正反面紙張均應(yīng)編號，頁號寫在材料正面的右上角，背面的左上角。卷內(nèi)文件的編號卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定他們的排列順序，這樣便于統(tǒng)計和保護文件。正件在前，附件在后。（3）設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。（1）管理性文件按問題、時間或重要程度排列。公司文件組卷統(tǒng)一采用“內(nèi)容組合法”，即將內(nèi)容相同的文件組合在一起，成為一個卷。二、組卷組卷是將分類的文件經(jīng)過組合、排列、編號、編目、裝訂等程序，組合成案卷。依據(jù)公司具體情況，文件歸檔統(tǒng)一采用“年度——類別——問題——保管期限”分類法，即：第一步是將公司歸檔的文件按不同年度、不同類別分開，然后再把相同年度且同一類的文件劃分在一個類別；第二步是將同一個年度同一類的文件按文件內(nèi)容反映的不同問題分開，然后再把相同問題的文件劃分在一個類別；第三步是將同一個問題的文件按永久、長期、短期三個保管期限分開，然后同一個保管期限的文件劃分在一個類別。檔案整理工作應(yīng)按以下方法步驟進行?！?本公司在對外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品‘’‘’4反映本公司重大事件、重大事故，與本公司有關(guān)的自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的各種紀(jì)念品或?qū)嵨铩！?、實物?反映本公司工作業(yè)績或榮譽的獎旗、獎狀、獎杯、獎牌等?！?本公司組織或參加的重要外事活動的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等‘’‘’4記錄本公司重大事件、重大事故，與本公司有關(guān)的自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等?？偨?jīng)辦‘’3設(shè)備運行檢驗記錄，設(shè)備修護、維修記錄等總經(jīng)辦\工程部‘’4設(shè)備臺帳、設(shè)備年度校準(zhǔn)記錄等‘’六、特殊載體檔案收集范圍及保管期限表序號歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注一、聲像類1反映本公司主要職能活動和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等?！?施工過程客戶意見反饋單、客戶臺帳、工程質(zhì)量事故報告及處理結(jié)果等。3年二、項目施工及竣工驗收、售后服務(wù)文件1施工任務(wù)通知單工程部3年2設(shè)備訂購計劃‘’3現(xiàn)場勘測記錄、技術(shù)交底記錄、進貨檢驗記錄‘’4施工組織方案、施工進度計劃、開工報告等‘’5施工檢驗記錄表、施工日志等‘’6施工過程中，與公司內(nèi)部業(yè)務(wù)溝通及與客戶進行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)形成的各類文件（含書信、傳真、電腦磁片等）。1施工現(xiàn)場勘測記錄及客戶提供的施工藍圖、原始依據(jù)等。各部門2公司領(lǐng)導(dǎo)及部門人員外出開會和參加公務(wù)活動形成中與本單位有關(guān)的資料。各部門3年2招、投標(biāo)文件業(yè)務(wù)部3