【文章內(nèi)容簡介】 作出詳細(xì)的說明。 項(xiàng)目運(yùn)作管理的程序各個(gè)組織都有不同的項(xiàng)目管理方法和程序，但是其目的是一致的，都是為了優(yōu)化項(xiàng)目資源的使用，加強(qiáng)項(xiàng)目活動(dòng)的管理，以便利用有限的資源實(shí)現(xiàn)既定的項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目運(yùn)作管理是非營利組織項(xiàng)目管理的核心環(huán)節(jié)。主要內(nèi)容包括項(xiàng)目計(jì)劃、組織實(shí)施、控制與管理三個(gè)部分。 項(xiàng)目的啟動(dòng)和計(jì)劃在項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)后，一般就應(yīng)該立即啟動(dòng)項(xiàng)目，并在項(xiàng)目申請工作的基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。非營利組織應(yīng)該重視啟動(dòng)項(xiàng)目。由于一般項(xiàng)目工作人員對于項(xiàng)目申請工作涉入不深，對于項(xiàng)目的具體細(xì)節(jié)并不很了解，所以需要有一個(gè)類似動(dòng)員會(huì)性質(zhì)的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。在項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候，要求每個(gè)參與項(xiàng)目的工作人員搞清楚下列問題：(1)選定此項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)及項(xiàng)目的申請過程；(2)項(xiàng)目要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)和受益人群；(3)實(shí)施項(xiàng)目的初步計(jì)劃，并要求討論詳細(xì)計(jì)劃；(4)各個(gè)工作人員的分工；(5)項(xiàng)目需要的時(shí)間和資金投入；(6)可能會(huì)影響項(xiàng)目成敗的外部因素。通過對這些問題的了解，使項(xiàng)目工作人員明確今后的項(xiàng)目實(shí)施方向，并就項(xiàng)目運(yùn)作方式達(dá)成共識，為開展合作提供良好的基礎(chǔ)。雖然項(xiàng)目建議書明確闡述了項(xiàng)目的基本目標(biāo)和實(shí)施戰(zhàn)略，但它不可能詳細(xì)說明將要實(shí)施的各項(xiàng)活動(dòng)。因此，還必須制定必要的計(jì)劃，并開展準(zhǔn)備工作，落實(shí)實(shí)施項(xiàng)目所需的人、財(cái)、物、宣傳等。在這個(gè)階段，項(xiàng)目管理人員的工作是和各方協(xié)商，確定尚未明確的各項(xiàng)具體活動(dòng)并制定實(shí)施計(jì)劃。制定項(xiàng)目計(jì)劃的目的在于把項(xiàng)目的主要設(shè)想和戰(zhàn)略落實(shí)為具體明確的行動(dòng)，并確定各項(xiàng)活動(dòng)所需的投入，以及有關(guān)部門、人員的職責(zé)。項(xiàng)目計(jì)劃的繁簡程度可以根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)和項(xiàng)目執(zhí)行人員的經(jīng)驗(yàn)來確定，但它必須能夠指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施。項(xiàng)目計(jì)劃包括項(xiàng)目總計(jì)劃和年度工作計(jì)劃。制定項(xiàng)目總計(jì)劃有四個(gè)理由：一是減少無把握性；二是提高運(yùn)行效果；三是進(jìn)一步明確項(xiàng)目目標(biāo)；四是為監(jiān)控工作提供基礎(chǔ)。這項(xiàng)工作主要由項(xiàng)目經(jīng)理來完成(大型項(xiàng)目要求和項(xiàng)目的各級主管一起制定)。在編制計(jì)劃時(shí)，首先應(yīng)該再次明確項(xiàng)目目標(biāo)、資金到位情況、各項(xiàng)活動(dòng)和預(yù)期成效，一般來說，從項(xiàng)目設(shè)計(jì)到項(xiàng)目最終獲得批準(zhǔn)都要經(jīng)過一段較長的時(shí)間，在此期間，有很多情況可能發(fā)生變化，所以必須重視這種重新審定工作。根據(jù)實(shí)際情況，在與項(xiàng)目參與人員充分討論后，制定出項(xiàng)目總計(jì)劃。總計(jì)劃通常包括項(xiàng)目總目標(biāo)和分階段目標(biāo)、各項(xiàng)活動(dòng)目標(biāo)，各項(xiàng)活動(dòng)設(shè)計(jì)和時(shí)間估算，并作優(yōu)先次序排列，資金預(yù)算，人員配備，設(shè)施要求，詳細(xì)的時(shí)間進(jìn)度系統(tǒng)(可采用單線圖、進(jìn)度指標(biāo)、工作計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)等)等。在制定項(xiàng)目總計(jì)劃的時(shí)候，宜從一些簡單的、亟須進(jìn)行的、困難又較少的、周期比較短的項(xiàng)目活動(dòng)開始，這樣可以為復(fù)雜的活動(dòng)打下良好的基礎(chǔ)，并充分調(diào)動(dòng)參與者的積極性。對于大型項(xiàng)目來說，年度工作計(jì)劃在項(xiàng)目執(zhí)行的控制和管理中起著重要的作用，是項(xiàng)目管理部門批準(zhǔn)各個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)和所需經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)。年度工作計(jì)劃必須在項(xiàng)目總計(jì)劃和預(yù)算的基礎(chǔ)上制定，明確年度中的工作內(nèi)容、方法、工作量、時(shí)間控制、項(xiàng)目區(qū)域范圍、參與人員的詳細(xì)分工、預(yù)期效果及詳細(xì)的報(bào)告程序，以及所需資金的年度預(yù)算。編制年度工作計(jì)劃，需要考慮如下問題：(1)年內(nèi)實(shí)施的各個(gè)主要的項(xiàng)目活動(dòng)及其優(yōu)先順序如何?(2)這些活動(dòng)能否在一年內(nèi)完成，需不需要延續(xù)到明年?(3)需要哪些支持?(4)誰能作為活動(dòng)的合作伙伴?(5)要不要進(jìn)行培訓(xùn)?(6)活動(dòng)成本是多少?(7)如何確定各項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人?(8)最后的年度報(bào)告如何產(chǎn)生?(9)按照怎樣的時(shí)間表來進(jìn)行?為了便于管理，有些項(xiàng)目活動(dòng)需要單獨(dú)制定分計(jì)劃。例如，關(guān)于培訓(xùn)活動(dòng)，可單獨(dú)確定目標(biāo)人群，調(diào)查和了解目標(biāo)人群的文化程度和需求，確定培訓(xùn)課程，指定培訓(xùn)場所，選定培訓(xùn)教師，擬訂教學(xué)計(jì)劃，選定教材，落實(shí)培訓(xùn)活動(dòng)的工作時(shí)間表，等等。 組織實(shí)施項(xiàng)目一旦得到批準(zhǔn)，并已經(jīng)制定了項(xiàng)目計(jì)劃，隨之而來的就是組織實(shí)施的問題。關(guān)于項(xiàng)目的組織實(shí)施，以下三個(gè)方面要重點(diǎn)考慮。一般來說，在項(xiàng)目啟動(dòng)和制定項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，已經(jīng)基本確定了項(xiàng)目活動(dòng)的負(fù)責(zé)人。這里需要的是建立一個(gè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，以整合整個(gè)項(xiàng)目的活動(dòng)。一般由項(xiàng)目經(jīng)理擔(dān)任機(jī)構(gòu)的最高領(lǐng)導(dǎo)者，各個(gè)分活動(dòng)負(fù)責(zé)人參與，作為整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施、管理和協(xié)調(diào)的部門，以保證預(yù)期的效果。在大型項(xiàng)目或一些特殊項(xiàng)目中，通常也采取聘請專家參與的方法，以提高項(xiàng)目的實(shí)施效率，也有一些項(xiàng)目需要吸收資助方的人員參與，做一些監(jiān)控工作。為了確保項(xiàng)目的成功實(shí)施，要求項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的人員相對穩(wěn)定。上述建立項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的討論已經(jīng)涉及到了管理結(jié)構(gòu)的問題。傳統(tǒng)的管理結(jié)構(gòu)是秘書長面對全部的職能機(jī)構(gòu)，臨時(shí)指派的項(xiàng)目經(jīng)理直接歸秘書長領(lǐng)導(dǎo)，由項(xiàng)目經(jīng)理從各個(gè)職能部門抽調(diào)人員組成項(xiàng)目小組。這種結(jié)構(gòu)雖然具有權(quán)力集中、易集中資源的優(yōu)點(diǎn)，但是等級森嚴(yán)、信息不暢的缺點(diǎn)也很明顯，各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理容易陷入瑣碎的協(xié)調(diào)類事務(wù)之中，甚至出現(xiàn)爭權(quán)奪利的矛盾。現(xiàn)代非營利組織的項(xiàng)目管理往往采取網(wǎng)絡(luò)式的管理結(jié)構(gòu)，秘書長下面仍然是各個(gè)職能部門，但其中新增一個(gè)項(xiàng)目主管，項(xiàng)目主管下面再分設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理不再直接面對秘書長，項(xiàng)目經(jīng)理和各職能部門之間更多的是一種橫向的合作關(guān)系。這種結(jié)構(gòu)使單個(gè)的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)更為獨(dú)立，自主權(quán)更大。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該努力吸收合格的人員參與項(xiàng)目運(yùn)作，要注意抵御不正當(dāng)?shù)耐獠繅毫?，不招聘不合格的人員。即使對于合格的人員來說，也有必要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，以提高工作人員在某些專業(yè)領(lǐng)域的技能。在組織實(shí)施的過程中，項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)至關(guān)重要的角色，項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目的具體運(yùn)作中應(yīng)有足夠的自主權(quán)，否則難以確保項(xiàng)目的有效運(yùn)作和管理，但因此也需要項(xiàng)目經(jīng)理們具有豐富的項(xiàng)目運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)、很高的個(gè)人魅力和很強(qiáng)的組織能力。在許多非營利組織中，項(xiàng)目經(jīng)理的工資往往超過秘書長的工資。項(xiàng)目經(jīng)理通常在資深的員工中挑選，要求他們在項(xiàng)目相關(guān)的領(lǐng)域內(nèi)工作相當(dāng)長的時(shí)間，并且以項(xiàng)目助理的形式擔(dān)任過類似項(xiàng)目管理的工作。另一方面，一個(gè)組織有足夠的理由從組織外部聘請合適的項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理擁有的自主權(quán)可以看做組織高層管理者對他的授權(quán)。項(xiàng)目經(jīng)理可以在項(xiàng)目總計(jì)劃和年度工作計(jì)劃的框架下，自主地安排和調(diào)整工作，掌握項(xiàng)目進(jìn)度；而項(xiàng)目主管則對其進(jìn)行監(jiān)督和控制，為其把握方向。 控制與管理項(xiàng)目的控制與管理主要是指：項(xiàng)目進(jìn)度控制，財(cái)務(wù)管理，項(xiàng)目監(jiān)測和內(nèi)部評估，信息溝通，風(fēng)險(xiǎn)控制等。對于項(xiàng)目進(jìn)度的控制主要是通過項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告來完成。編制報(bào)告時(shí)要對照項(xiàng)目計(jì)劃中的目標(biāo)和各項(xiàng)指標(biāo)，對實(shí)際運(yùn)作情況進(jìn)行定量分析，對項(xiàng)目進(jìn)展情況作文字性的概述，還要對項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析并提出意見。項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告對一個(gè)具體的非營利組織來說，一般有固定的程式化格式。主要內(nèi)容包括：(1)對于報(bào)告期間各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)展情況應(yīng)盡可能地具體化，如對于培訓(xùn)活動(dòng)，應(yīng)詳細(xì)寫明培訓(xùn)活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、費(fèi)用支出等等。(2)分析造成原計(jì)劃或進(jìn)度表之間存在的差距或潛在差距的原因。(3)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)及人員配備情況。(4)項(xiàng)目現(xiàn)存問題的及時(shí)匯報(bào)。有些人員害怕反映項(xiàng)目存在的問題，最后導(dǎo)致問題無法解決，這是不可取的。(5)項(xiàng)目實(shí)施的成果、項(xiàng)目既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。(6)項(xiàng)目下一步的工作安排等。報(bào)告應(yīng)有規(guī)范的封面，并注明報(bào)告日期，最后由實(shí)施機(jī)構(gòu)蓋章，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字。健全的項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理是項(xiàng)目順利實(shí)施的重要保證和基石。一般來說，資助