【文章內(nèi)容簡介】 ，經(jīng)常為公 司出謀劃策，與公司保持親密關(guān)系的人員。 （二）公司與關(guān)系人接觸情況 宴請關(guān)系人的時間、地點、 規(guī)格； 向關(guān)系人贈禮的時間、地點、內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)； 與關(guān)系人聯(lián)誼活動的時間、地點、內(nèi)容； 拜訪關(guān)系人的時間、地點、緣由； 與關(guān)系人會談的時間、地點、內(nèi)容、結(jié)果。 （三）關(guān)系人基礎(chǔ)資料 應(yīng)包括姓名、性別、年齡、學(xué)歷、住址、單位、聯(lián)系方式、職務(wù)、職稱、出生日期、性格、嗜好、弱點、人緣、外交圈子、收入、與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系及家庭情況等。 （四）關(guān)系人檔案管理 建立關(guān)系人檔案，將搜集、反饋到的關(guān)系人資料信息進(jìn)行整理匯總，填入關(guān)系人檔案。 根據(jù)關(guān)系人情況變化，調(diào)整關(guān)系人檔案； 不斷鞏固、發(fā)展關(guān)系 人隊伍； (1)關(guān)系人檔案管理的重點應(yīng)放在現(xiàn)有的關(guān)系人身上； (2)關(guān)系人檔案管理還應(yīng)更多的關(guān)注未來的關(guān)系人或潛在的關(guān)系人； (3)為企業(yè)物色，選擇新的關(guān)系人，開拓公司的關(guān)系網(wǎng)； (4)有計劃的開展關(guān)系人聯(lián)絡(luò)工作，增進(jìn)雙方的感情。 分析研究關(guān)系人檔案，控制有價值的信息，充分利用； 關(guān)系人檔案屬公司機密材料； (1)不得外傳，只能在公司內(nèi)部使用； (2)關(guān)系人檔案由專人負(fù)責(zé)管理； (3)查閱、利用關(guān)系人檔案資料必須遵循公司有關(guān)檔案管理規(guī)定。 五 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經(jīng)理審批 后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 第八部分 管理人員手機管理 制度 為加強費用管理，明確管理人員電話費用標(biāo)準(zhǔn) ， 特制訂本制度。 一、 管理規(guī)定 手機作為現(xiàn)代通訊工具，公司管理人員手機號碼要報行政人事部備份， 手機號更換，須及時通知行政人事部。 管理人員和司機手機要保持 24 小時開機，尤其在崗期間手機一律不得停機、關(guān)機，保持通訊通暢。 接打手機要使用文明用語，如：“您好”、“再見”等。 手機費無特殊情況，每月初由個人自行繳費，非 特殊原因一律不予單獨報銷個人通訊費用。 有下列情況，將不再補貼手機費： （ 1）因手機關(guān)機，聯(lián)系不通暢，延誤工作。 （ 2）因手機換號不及時通報，造成撥打不通 。 管理人員手機費補貼標(biāo)準(zhǔn) 由公司財務(wù)制度進(jìn)行明確，并單獨列表發(fā)放。 二 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 第九部分 印章、介紹信管理制度 為加強印章、證件的管理，明確其保管和使用方法，特制訂本制度。 一、 印章管理 （一）印章 的含義： 印章是刻在固定質(zhì)料上的代表公司或個人權(quán)力，起到公司或個人憑信作用， 以及表明某種印記的圖章。代表公司的印章俗稱公章；代表個人的印章，俗稱私 章。作為公司法人代表，總經(jīng)理的個人印章在公司的對外活動中（如對外履約） 起著公章的作用。除上述兩種印章以外，公司還擁有專用業(yè)務(wù)用章。 （二）印章的刻制、頒發(fā)、啟用和停用 刻制印章是印章管理工作中一個重要環(huán)節(jié)。除經(jīng)理圖章及戳記章外，刻 制公司或部門印章要有公司批準(zhǔn)其成立的正式公文，才能辦理刻制手續(xù)，刻制印 章時，經(jīng)由公司開具公函，并詳細(xì)寫明印 章的名稱、式樣和規(guī)格，到所在地的公 安部門辦理登記手續(xù)。公安部門指定適當(dāng)?shù)目套謫挝怀袚?dān)印章的刻制任務(wù)。 刻制業(yè)務(wù)專用章，也要持有公司的正式公函，刻字單位才能辦理刻制手續(xù)。 啟用公司印章是指印章從什么時候開始生效使用。啟用印章應(yīng)選擇好時 間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。 在印章啟用通知規(guī)定的生效之日前該印章是無效 的。只有在啟用通知中規(guī)定 的啟用印章的時間開始后，印章方可使用。 由于機構(gòu)變動 ,式樣改變或公司易名等原因造成印章停用時，應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地 做好下列工作， 1）要按照通知的規(guī)定停止此印章的使用； 2）要清查所有停用的印 章； 3）要報請總經(jīng)理審定印章處理辦法； 4）要做好印章的上繳、清退、存檔或銷 毀工作。屬于總經(jīng)理個人的印章，應(yīng)該退給本人。一般戳記可經(jīng)批準(zhǔn)銷毀。所有交 接手續(xù)，都應(yīng)登記簽名。舊印章停用，一般在新印章啟用同時對外通知。作廢的舊 章印在內(nèi)，用紅色表示；啟用的新章印在“口”，用藍(lán)色表示剛剛啟用。 （三）印章的保管和使用 按規(guī)定，正式印章、專用印章、鋼印和手印，均應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，以保 證印章的絕對安全和正常使用?？s印一般是在印刷憑證時使用的， 也應(yīng)按使用印章 的規(guī)定辦理。圖章和戳記，也應(yīng)指定使用人員管理。 公司的印章一般由財務(wù)部經(jīng)理保管 。保管中，所有印章均應(yīng)專門加鎖，置 于牢固的柜子里或者抽屜之內(nèi)，所有印簽均應(yīng)按同等印章要求保管。對所保管的 印章應(yīng)該經(jīng)常檢查，及時清洗，細(xì)心保護(hù)。節(jié)假日或夜間無人看守時，應(yīng)將所有印 章密封起來。一旦發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失，應(yīng)該保護(hù)現(xiàn)場，并及時報告 防損部門，查明情況，及時處理。必要時應(yīng)該報告公司機關(guān)協(xié)助查找。 嚴(yán)格手續(xù)。使用印章須填寫《印章申請單》經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，具體審批權(quán)限詳 見《行政 人事權(quán)限分配表》 ，并在《印章使用登記表》上登記。文字批準(zhǔn)手續(xù)和 用印登記，要妥善保存?zhèn)洳椤? 認(rèn)真審閱。印章管理人對要蓋印章的文書內(nèi)容必須認(rèn)真審閱。對一些特 殊情況用印，更要審閱清楚。 詳細(xì)登記。登記項目主要有時間、用印部門、文件內(nèi)容、用印數(shù)、用印 人、批準(zhǔn)人、蓋印人等。 蓋印正規(guī)。蓋上的各種印章，必須保證位置恰當(dāng)，字跡端正，圖形清晰。 各種文書的蓋章位置，應(yīng)參照有關(guān)規(guī)定，選擇適當(dāng)?shù)奈恢?。蓋印必須看準(zhǔn)上下位 置，保證印章的環(huán)形字組或橫排字體端正無斜。印泥一般應(yīng)該選用紅色；專 用印 章也可用紫色或藍(lán)色。 二 、介紹信的管理 印章除用于公文外，平時多用于開具介紹信和各種憑證，如聘書、任命書、代表證、意向書、工作證等。這些也是公務(wù)文書。 介紹信的管理。介紹信一般由行政人事經(jīng)理負(fù)責(zé)保管和開具。開具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)禁發(fā)出空白介紹信。介紹信的存根要歸檔，保存期五年。因情況變化介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信，應(yīng)立即退還，將它貼在原存根處，并寫明情況。如發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，應(yīng)及時采取相應(yīng)措施。介紹信類型主要有三種，這三種介紹信有著不同的管理方法。 （ 1）信箋介紹信。這種介紹 信多為聯(lián)系某項工作。用這種信箋開介紹信，可 以表達(dá)較為復(fù)雜的內(nèi)容。 （ 2）存根介紹信。這種介紹信一般是鉛印，分成兩聯(lián)；一聯(lián)是存根，即副聯(lián)； 另一聯(lián)是對方用的介紹信，即正聯(lián)。正副聯(lián)中有一間縫；正副聯(lián)都有連續(xù)號碼。 除要在正聯(lián)下方蓋公章外，在正副聯(lián)間縫處也要騎縫蓋公章。此介紹信主要是用 于介紹某人到何處辦何事的憑證。在存根介紹信中，還包括專用介紹信，如購買 飛機票介紹信，辦理出國護(hù)照介紹信以及業(yè)務(wù)部門專用介紹信等。這些專用介紹 信有特定的內(nèi)容和樣式。 （ 3）證明信。證明信是以公司的名義證明某人的身份 ，經(jīng)歷或者有關(guān)事件的 真實情況的專用書信。一種是以組織名義發(fā)放的證明信；另外一種是以個人名義 發(fā)的證明信。除個人蓋章外，組織也要蓋章以證明此人的身份。 三 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 四、 附件： 相關(guān)流程： XZLC02 印章申請流程 相關(guān)表單： XZBG08 印章申請單、 XZBG09 印 章使用 登記 印章申請流程 用印人填寫《印章申請單》 部門負(fù)責(zé)人簽字 權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)審批 財務(wù)部蓋章 用印人在《印章使用登記表》上簽字登記 財務(wù)部存檔備案 印章使用申請單 申請部門： 申請人： 申請日期： 年 月 日 印章使用申請單 申請部門： 申請人： 申請日期： 年 月 日 序號 用印文件名稱 份數(shù) 1 2 3 印章名稱 領(lǐng)導(dǎo) 審批 部門負(fù)責(zé)人 權(quán)限領(lǐng)導(dǎo) 序號 用印文件名稱 份數(shù) 1 2 3 印章名稱 領(lǐng)導(dǎo) 審批 部門負(fù)責(zé)人 權(quán)限領(lǐng)導(dǎo) 印章使用登記表 時間 用印部門 用印人 文件名稱 用印數(shù) 批準(zhǔn)人 蓋章人 第十部分 員工公告欄管理制度 為調(diào)動員工積極性，讓員工及時了解公司信息， 公司設(shè)立了員工公告欄。為 加強管理，特制訂本制度。 一、 公告欄的作用 信息作用 （ 1）公司一切任免、通知、表揚好人好事、通報批評、拾金不昧、各種規(guī)定及一切員工應(yīng)該了解的信息都可以貼在公告欄上供員工們閱覽。 （ 2）通過公告欄的信息，員工可以給公司提出寶貴意見和建議。 宣傳作用 （ 1）宣傳欄是把公司所開展的各種企業(yè)文化、文體娛樂活動報告給員工。 （ 2）員工在各項活動中所獲得的成績名次、等級公告給員工，調(diào)動員工的 積極性，努力參加各項活動，弘揚企業(yè)文化，使員工有凝聚力、向心力和團(tuán)隊精神。 （ 3）每開展一次 活動把員工的才華和智慧顯露在員工面前，激勵員工奮發(fā)向上。 二、 公告欄管理 要求 員工人人要愛護(hù)公告欄，不要損壞它，要利用好它。 公告欄的信息由行政人事部負(fù)責(zé)張貼和更新，其他任何人不得亂貼亂畫或擅自撕毀，否則將按員工獎懲條例進(jìn)行處理。 公告欄由防損員負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，如有損壞查明原因并上報行政人事部。 三 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時亦 同。 第十一部分 收發(fā)文管理制度 為加 強公司的制度建設(shè)，規(guī)范收發(fā)文程序，統(tǒng)一行政事務(wù)歸口管理，特制定本制度。 一、 發(fā)文 格式 （一）正式發(fā)文 公司的 重大通知、文件實行正式發(fā)文，實行統(tǒng)一 格式，包括以下內(nèi)容： 開頭部分 題頭：宣威市雙井商貿(mào)有限責(zé)任公司（一號宋體加粗） 編號：宣雙井 【 年份 】 序 號 ，如：“宣雙井 【 2020】 1 號 ”（小三號宋體） 頁數(shù)：文件頁數(shù)，如“共 2 頁” 簽發(fā)人：“店辦簽發(fā)人：李克勇”、“總辦簽發(fā)人：鮑衛(wèi)榮”（小三號宋體） 發(fā)文主旨：如：“關(guān)于 ***的通知 ”（小二號宋體加粗） 正文部分 統(tǒng)一用四號宋體，行距：固定值 2426 磅（可根據(jù)紙張頁數(shù)做適當(dāng)調(diào)整）。 落款部分 公司名稱：宣威市雙井商貿(mào)有限責(zé)任公司（四號宋體，蓋公章） 發(fā)文日期： ***年 ***月 ***日，如：“二零零七年一月一日”（四號宋體） 發(fā)送部門：如：“發(fā)送：各部門、各門店”（三號宋體） 存檔部門：如：“存：行政人事部” （三號宋體） 打印人：如“打?。黑w順成” （三號宋體） 校對人：如“校對：胡永鳳” （三號宋體） 附件 頁面設(shè)置要求（附件除外）： 1） 采用 A4 紙，縱向打印 2）頁邊距：上： 3 ㎝、下： 3 ㎝、左： ㎝、右： ㎝、 頁腳： 2 ㎝ 3）裝訂線位置：左側(cè) 范例： （二）非正式 發(fā)文 公司 或部門 的 日常性通知、文件實行非正式發(fā)文， 格式 要求如下 ： 開頭部分： 發(fā)送部門（簡稱“ To”）：如： To：各部門、各門店（小四號宋體加黑） 發(fā)文部門（簡稱“ From”）：如： From：采購部（小四號宋體加黑） 發(fā)文日期（簡稱“ Date”）：如： Date： 2020 年 1 月 1 日（小四號宋體加黑） 發(fā)文主旨：如：通報（二號宋體加黑） 正文部分 統(tǒng)一用四號宋 體，行距：固定值 2426 磅（可根據(jù)紙張頁數(shù)做適當(dāng)調(diào)整）。