【導(dǎo)讀】行政工作是企業(yè)管理的源泉和基礎(chǔ)，它關(guān)系著整個(gè)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。米之炊”，沒有行政工作的前期籌備與后期支援，其它的工作可以說是無稽之談。息傳遞、公文收發(fā)、法律指導(dǎo)、制度建設(shè)等職能，提高公司整體運(yùn)作效率及管理水平，希望公司員工按本手冊(cè)行使自己的職責(zé)。好執(zhí)行來之完善、合理的制度和堅(jiān)持。相信自己一定是個(gè)合格的優(yōu)秀選手。未經(jīng)允許，不得將客人隨意帶入辦公區(qū)；證用電安全，避免浪費(fèi)。如無保潔員，則由行政人事部統(tǒng)一安排。查結(jié)果列入行政考核。本制度由行政人事部制定并予解釋，報(bào)總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時(shí)亦同。部門負(fù)責(zé)人簽字；人審查簽字后，方可憑單到行政人事部領(lǐng)物，辦公用品更換時(shí)按以舊換新原則辦理，特殊用品除外。

　　

【正文】 無長期保存必要的 文件 （三）檔案的保管 公司檔案全部由行政人事部保管。分類檔案由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)保管，并制定出相關(guān)的檔案管理實(shí)施細(xì)則，頒發(fā)至各部門，統(tǒng)一口徑。 檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，檔案管理員應(yīng)熟悉與研究檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案編研工 作， 編寫參考資料，如公司大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編和專題概要，為公司的發(fā)展提供歷史研究和科學(xué)論證兩方面的基礎(chǔ)資料； 做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立“檔案接受（移出 /銷毀）登記薄”，對(duì)檔案收 進(jìn)、移出、借閱、銷毀等事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)登記，填寫檔案登記表以備定期檢查、核對(duì)； 檔案存放處必須具有防火、防盜 、防蛀、防鼠、防潮等保護(hù)措施； 定期檢查檔案，發(fā)現(xiàn)有破損或其它情況，要及時(shí)采取補(bǔ)救措施； 檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)必須嚴(yán)格做好移交工作，履行交接手續(xù)； 未經(jīng)許可，任何人不得擅自翻閱檔案。 （四）檔案的移交 公司向檔案管理部門移交檔案或檔案管理人員交接工作時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交手續(xù)。 交接檔案需保證檔案有目錄和“檔案分類編號(hào)表”，并且齊全、完整； 根據(jù)目錄詳細(xì)清點(diǎn)，對(duì)每一項(xiàng)檔案應(yīng)細(xì)心、全面、認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)； 編制移交目錄，填寫移交單，并據(jù)移交目錄，由部門領(lǐng)導(dǎo)審核監(jiān)交。交接單及移交目錄一般應(yīng)復(fù)寫四 份，交接雙方各執(zhí)一份，留存一份，隨檔案一并保管，監(jiān)交人留存一份（向總公司移交時(shí)，留存兩份）。 （五）檔案的調(diào)卷與借閱 調(diào)卷 ，應(yīng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)審批后，持單向檔案管理人員調(diào)閱，具體審批權(quán)限詳見《行政人事權(quán)限分配表》； “調(diào)卷單”核查相關(guān)手續(xù)后，取出檔案交調(diào)卷人，調(diào)閱 檔案只限于在檔案處閱看，不準(zhǔn)抽頁、涂抹、撕毀檔案中的任何資料； ，經(jīng)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可復(fù)印或抄錄 ，但不準(zhǔn)抄錄與 調(diào)卷單所列內(nèi)容無關(guān)的材料。 檔案的借閱 ，不得外借，如確有必要，則應(yīng)由借 閱人填寫借閱單，列明借閱檔案種類及借閱理由等，經(jīng)借閱單位和被借閱單位雙方領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可借閱； “檔案借閱登記薄”，借閱人憑借閱單登記后，可借閱相應(yīng)的資料， 一般只借復(fù)印件，原件不外借，如必須借閱原件，經(jīng)總經(jīng)理或店長批準(zhǔn)后，方可借閱； 借閱則需總經(jīng)理或常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后，方可借閱； 、確需抽調(diào)某些檔案資料，作為立案依據(jù)的，應(yīng)由檢 察或 司法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并出具證明，方可抽調(diào)。檔案管理人員，應(yīng)按被抽調(diào)資料的原樣，進(jìn)行復(fù)制，經(jīng)部門主管簽字，附上證明信件訂入檔案中，并在這部分檔案的封面上，寫出詳細(xì)說明，以示檔案去向； （包括復(fù)印件）以兩天為期限，公司年檢所需資料可例外， 但必須由總經(jīng)理或常務(wù)副總核準(zhǔn)審批。借閱秘密文件應(yīng)于當(dāng)天歸還；如需延長，則辦理續(xù)借手續(xù)； （包括復(fù)印件），已逾期經(jīng)催還仍不 還者，可根據(jù)情節(jié)報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)給予處罰； ，保持整潔，嚴(yán)禁涂改、私自外借他人。同時(shí)注意安全 和 保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拆抽、公布檔案資料； 、學(xué)習(xí)，需帶有關(guān)文件資料時(shí)，需辦理借閱手續(xù)，用后返回； 外出開會(huì)帶回的文件資料及實(shí)物檔案，要及時(shí)交給檔案處，嚴(yán)禁個(gè)人保存。 （六）檔案銷毀 每年年中組織專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，銷毀已失去存檔價(jià)值的檔案； 保管期限已滿，經(jīng)鑒定仍有保存參考價(jià)值的檔案，檔案人員應(yīng)在相應(yīng)名 冊(cè)上注明； 對(duì)于已過保管期限或經(jīng)鑒定失去存檔價(jià)值的檔案，由檔案管理人員編制 檔案銷毀清單并提出檔案銷毀意見，報(bào)批后執(zhí)行； 密級(jí)檔案的銷毀需總經(jīng)理或常務(wù)副總批準(zhǔn)； 對(duì)批準(zhǔn)執(zhí)行 銷毀的所有文件檔案，用碎紙機(jī)銷毀，不得出賣或做它用； 檔案銷毀過程中，應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷；銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單和 “檔案銷毀登記薄”注明已銷字樣和銷毀日期及銷毀方式，并簽名。銷毀清單一式三份，監(jiān)銷人和檔案管理員各一份，備案留底一份。 四 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報(bào)總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時(shí)亦 同。 五 、 附件： 相關(guān)表單： XZBG14 檔案調(diào)卷單 XZBG15 檔案借閱單 XZBG16 檔案銷毀單 檔案調(diào)卷單 調(diào)卷單位 部 門 文件名稱（內(nèi)容） 調(diào)卷人 調(diào)卷日期 領(lǐng)導(dǎo) 審批 部門負(fù)責(zé)人 店長 /分管總監(jiān) 總經(jīng)理 /常務(wù)副總 檔案調(diào)卷單 調(diào)卷單位 部 門 文件名稱（內(nèi)容） 調(diào)卷人 調(diào)卷日期 領(lǐng)導(dǎo) 審批 部門負(fù)責(zé)人 店長 /分管總監(jiān) 總經(jīng)理 /常務(wù)副總 檔案銷毀單 序號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 備注 審批人： 監(jiān)銷人： 經(jīng)辦人： 銷毀 日期： 第十三部分 報(bào)刊、信件、函電管理制度 公司公私報(bào)刊、外來 信件、外發(fā)公啟、函電由行政人事部 負(fù)責(zé)收發(fā)。 一、外發(fā)函、電要求 各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午 15： 00 點(diǎn)以前將函 件、快遞送到行政人事部，并 填寫平信、掛號(hào)、快遞外發(fā)登記表。 每天下午 16： 00 點(diǎn)以前，行政人事部應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，統(tǒng)一交郵局寄發(fā)。 二、外來郵件管理 外來郵件一律經(jīng)公司 行政人事部 簽收分發(fā)。 凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由 行政人事部 通知收件人當(dāng) 面簽收。 私人不明平信一律放到信架 (信袋 )內(nèi)，由個(gè)人自取。 不論公私郵件 行政人事部 應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)國外來函應(yīng)檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。 凡掛號(hào)信、匯款 單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在 行政人事部 通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到 行政人事部 領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款， 行政人事部 概不負(fù)責(zé)。 三、報(bào)刊收發(fā) 行政人事部 負(fù)責(zé)公司及各部門所需報(bào)刊的統(tǒng)一訂閱。 每天對(duì)郵局送來的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò) 及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。 行政人事部 收到郵局送來的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。 四、檢查考核 報(bào)刊、信件、函電收發(fā) 統(tǒng)一由 行政主管 負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由 行政人事部 經(jīng)理 進(jìn)行檢查、考核。 五 、 生效與解 釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報(bào)總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時(shí)亦 同。 第十四部分 電話管理制度 一、 為了加強(qiáng)公司電話 (含 傳真 )管理，增強(qiáng)公司電話的利用效率，保證公司電話的正常暢通，減少不必要的電話費(fèi)用，現(xiàn)對(duì)公司電話管理、使用問題 規(guī)定 如下： 員工正常工作需要可以使用公司的內(nèi)外線電話；各單位能打外線的電話實(shí)行專人控制，公司員工私事不得使用公司電話，供應(yīng)商及外單位人員不得使用公司電話。 全體員工 應(yīng) 自覺遵守上述規(guī)定， 支持電話管理人的工作，公司管理人員 要帶頭遵守； 私自使用公司電話，除按標(biāo)準(zhǔn)支付電話費(fèi)外并處于話費(fèi)金額的 10 倍不少于 10 元的罰款；在今后的電話管理工作中公司會(huì)經(jīng)常性的核對(duì)電話記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況，將按上述標(biāo)準(zhǔn)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰，情節(jié)嚴(yán)重的給予紀(jì)律處分。 二、 本制度由行政人事部制定并予解釋，報(bào)總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行，修改時(shí)亦同。 第十五部分 組織協(xié)調(diào)制度 組 織協(xié)調(diào)是 行政人事部 接受總經(jīng)理（ 或店長 ）委派，對(duì)需要各部門合作完成的工作或任務(wù)，進(jìn)行統(tǒng)一的安排和布置。 一、 組織協(xié)調(diào)的原則 服從統(tǒng)一指揮 的原則：在對(duì)需要各部門配合完成的工作或任務(wù)進(jìn)行組織 協(xié)調(diào)時(shí)，各部門必須配合行政人事部的安排，接受行政人事部的督導(dǎo)； 總體利益最大的原則：行政人事部須以公司的總體利益最大化為出發(fā)點(diǎn)，開展組織協(xié)調(diào)工作； 綜合績效最高的原則：行政人事部須以工作或任務(wù)完成的質(zhì)量和效率最高化為目標(biāo)，開展組織協(xié)調(diào)工作； 凡出于部門或個(gè)人利益，干擾、延誤、破壞組織協(xié)調(diào)工作的正常開展者， 視其行為對(duì)組織協(xié)調(diào)工作產(chǎn)生的不良影響的輕重，進(jìn)行懲處。 二、組織協(xié)調(diào)的程序 接受委派：接受 總經(jīng)理（ 或店長 ） 針對(duì)需要各部門配合完成的某項(xiàng)工作會(huì)任務(wù)做出的組織協(xié)調(diào)委派； 確定方案：會(huì)同有關(guān)部門，討論、確定工作開展的具體方式、方法、進(jìn)度和其他事項(xiàng)，達(dá)成一致后，報(bào) 總經(jīng)理（ 或店長 ） 審批，予以實(shí)施； 督導(dǎo)實(shí)施：根據(jù)確定的方案，監(jiān)督、指導(dǎo)有關(guān)部門及時(shí)處理隨機(jī)性問題， 保證工作的順利開展；在工作開展過程中，對(duì)于關(guān)鍵或重大問題的處理，應(yīng)及時(shí)向 總經(jīng)理（ 或店長 ）請(qǐng)示匯報(bào)； 匯報(bào)工作：工作完成后，以書面形式向 總經(jīng)理（ 或店長 ） 匯報(bào)工作情況并進(jìn)行工作總結(jié)。 三 、 生效與解釋 本制度由行政人事部制定并予 解釋，報(bào)總經(jīng)理審批 后頒布執(zhí)行，修改時(shí)亦 同。 第十六部分 法律事務(wù)管理制度 為加強(qiáng) 法律事務(wù) 管理，特 制定本制度 。 一、工作范圍 （一）解答法律咨詢 公司法律顧問針對(duì)公司提出的法律問題，以口頭或書面的形式給予解答。 提供法律解釋，闡明其法律關(guān)系，法律后果以及相應(yīng)的法律責(zé)任。 提出依法處理的意見，并擬定出可供選擇的幾種方案，同時(shí)提供有關(guān)的 信息資料，使公司的活動(dòng)在國家法律許可的范圍內(nèi)進(jìn)行。 為決策、經(jīng)營、管理、服務(wù)等提供法律依據(jù)和建議： （ 1）對(duì)公司經(jīng)營 決策等項(xiàng)目提供準(zhǔn)確的法律依據(jù)。 （ 2）對(duì)經(jīng)營決策的項(xiàng)目，應(yīng)依據(jù)法律和公司實(shí)際情況，論證該項(xiàng)目在法律 上的必要性和可行性。 （ 3）對(duì)經(jīng)營決策的有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)測分析，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)變化制定相應(yīng)對(duì)策。 （二）草擬、審查和修改合同及其它法律文書 審核公司起草的一般性法律文書。 審核公司重要合同及其法律文書等。 （三）參與談判工作 收集、掌握與談判項(xiàng)目有關(guān)的法律、政策。 起草、審查談判所需文件、文書、咨詢、制定談判策略與方案。 根據(jù)談判的進(jìn)展，及時(shí)、準(zhǔn)確提供法律依據(jù)，在法律允許的范圍內(nèi)，獲取最大利益。 綜合各方意見，草擬有關(guān)法律合同文本，協(xié)助做好合同的審批、公證手續(xù)。 （四）代理參加調(diào)解、仲裁和訴訟活動(dòng) 根據(jù)實(shí)際情況，選擇調(diào)解、仲裁、訴訟等最恰當(dāng)?shù)姆绞浇鉀Q爭議。 在調(diào)解、仲裁或訴訟活動(dòng)中，維護(hù)公司的合法權(quán)益。 （五）辦理其他法律事務(wù) （六）提供法律法規(guī)信息，宣傳和普及法律常識(shí) 二、咨詢程序 （一）疑問咨詢 公司各部在經(jīng)營活動(dòng)中與消費(fèi)者、供應(yīng)商及員工在業(yè)務(wù)關(guān)系、債權(quán)關(guān)系、 勞資關(guān)系等涉及的法律疑難問題時(shí)，咨詢方應(yīng)該： （ 1）首先在公司內(nèi)部逐級(jí)申請(qǐng)。 （ 2）向公司總經(jīng)辦提出書面咨詢申請(qǐng)。 公司法律顧問應(yīng)做到： （ 1）在接到咨詢方書面咨詢申請(qǐng)后，立即向總經(jīng)理匯報(bào)。 （ 2）對(duì)申請(qǐng)?zhí)岢龅馁|(zhì)疑給予解答、作出說明，提出建議及解決辦法等。 （二）糾紛（爭議）咨詢 公司各部門（含超市）在日常營銷、管理等方面與消費(fèi)者、供應(yīng)商、員 工等在業(yè)務(wù)關(guān)系、債權(quán)關(guān)系、勞資關(guān)系等方面遇到（爭議）所涉及到的法律問題時(shí)，咨詢方應(yīng)該： （ 1）首先在公司內(nèi)逐級(jí)申報(bào)。 （ 2）向公司總經(jīng)辦提出書面咨詢申請(qǐng)。 （ 3）按法律顧問的要求如實(shí)提供與糾紛（爭議）有關(guān)聯(lián)的文件及材料。 公司法律顧問應(yīng)該做到： （ 1）在接到咨詢方的咨詢申 請(qǐng)后，立即向總經(jīng)理匯報(bào)。 （ 2）對(duì)申請(qǐng)?zhí)岢龅淖稍兘o予解答、提出建議及解決辦法等。 代表公司出面在糾紛（爭議）的雙方中調(diào)解，解決糾紛（爭議）。調(diào)解不成，應(yīng)履行： （ 1）經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，約請(qǐng)律師。 （ 2）介紹糾紛（爭議）的起因、經(jīng)過等。 （ 3）向律師提供與糾紛（爭議）的有關(guān)材料。 （ 4）協(xié)助律師收集有關(guān)證據(jù)。 （ 5）協(xié)助律師作好訴訟工作。 三、法律檔案的收集事理 法律檔案的含義 法律檔案是指為解決企業(yè)在經(jīng)營過程中所涉及到的法律問題所形成的文件作歸檔整理后的資料。 公司法律檔案歸檔的范圍 （ 1）公司上報(bào) 的合同報(bào)表和合同變動(dòng)情況表 公司在次月上旬向法律顧問上報(bào)的上月合同報(bào)表和合同變動(dòng)情況表反映該公司合同整體及變動(dòng)情況，應(yīng)作歸檔整理。 歸檔時(shí)間：一季度一次，按照時(shí)間排序。