惠州大亞灣星華文件控制人員培訓教材(編輯修改稿)
2025-07-08 19:56 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 過程都有輸入 、 操作流程 、 輸出 、 說明 、 目的及目標 、 接口文件 。 運作流程清晰 、 一目了然 。 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 ３ . 文件管理 ：程序文件的記錄表格與文件文字部分分開 管理，并增加了表格填寫規(guī)范。這樣增強了文件的 可操作性、同時也減少了培訓的工作量，任何人在 填寫表格之前先看填寫規(guī)范，即可明白填寫要求， 使全公司的表單運用、文件管理更加規(guī)范化、統(tǒng)一 化。 ４ . 數(shù)量 : 數(shù)量增多 ,由 C版 34個程序文件增加到 43個程序 文件 ， 主要增加的是有關環(huán)境管理體系的程序文件 。 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 QEP0401文件、資料控制程序 一 . A) 管理手冊編碼 D / QEM X 版本號，按英文大寫字母 A、 B、 C…… 遞增表示， A為首版 章節(jié)號，以阿拉伯數(shù)字表示 質量 amp。環(huán)境手冊代號 惠州大亞灣光弘科技電子有限公司的英文縮寫 DBG的第一個字母 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 QP0401 質量手冊和程序文件 控制程序 B)程序文件 編碼 D / QEP XXXX X 版本號，按英文大寫字母 A、 B、 C…… 遞增表示 A為首版 表示同一章節(jié)所屬的程序文件的順序號 以 01,02,03…… 遞增表示 表示程序文件的章節(jié) ,以 “ 04~08”表示 質量 amp。環(huán)境程序文件代號 惠州大亞灣光弘科技電子有限公司的英文縮寫 DBG的第一個字母 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 QEP0401 文件、資料控制程序 C)管理手冊和程序文件修訂狀態(tài) 編碼及生效日期 REV. X XXXX . XX . XX 日期，用 “ 01~31”表示 月份，用 “ 01~12”表示 公元年，用 “ 0~9”中相應數(shù)字表示 共 4位數(shù) 修改狀態(tài)，用 “ 0， 1， 2……” 遞增表示 英文 “ REVISE”（修訂）一詞縮寫 注：該修改狀態(tài)編碼及生效日期表示方法同樣適用于其它各類管理體系文件。文件的審批日期應在生效日期之前或生效日期的當天。 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 QEP0401 文件、資料控制程序 ： XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 二 . : 1)誰編 ? 管理手冊和程序文件由品管部主導 ,第三層次文件由熟悉該項工作的人員進行文件編制 . 2)怎樣編 ? :說得到 、 做得到 :與其它文件的相關性 ,相關性表現(xiàn)在是否與程序文件 、 第三層次文件相沖突或重復等現(xiàn)象 。 若有重復則進行整合 ， 不必再編；若有沖突則反饋上級主管進行評審 ， 評審的結果是之前的文件不適用 ，則知會原文件編制部門進行修改 。若是目前新編的文件不適用 ,則立即修改 . 3） 格式： （ 豎式 ） 或上方 （ 橫式 ）預留 ,便于裝訂不影響內(nèi)容和美觀 。 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 、輸出等流程圖方式，不方便用流程圖的則按之前的文字敘述形式。 ,每一份表格對應一份填寫規(guī)范。表格及填寫規(guī)范右下角有 DBG的 Logo . : 1)文件的發(fā)放可分為書面與電子檔兩種形式 .電子檔轉成 PDF檔后內(nèi)部網(wǎng)共享 .書面的文件發(fā)放與回收使用 《 文件收發(fā)登記表 》 。發(fā)新文件時，發(fā)放者一定要親自將作廢舊版回收，而不可假手于人。文件接收者應對所收的文件進行瀏覽，明顯不符合要求的文件有權拒收。 2）接收文件者用 《 作業(yè)指導書一覽表 》 進行登記管控。部門欄填寫文件所屬部門（即：編制文件的部門）。若是新格式的文件，頁碼欄只需填寫文件文字部分頁數(shù)（文字部分頁碼與表格分開）；舊格式的文件，頁碼欄填寫總頁數(shù)（文字部分與表格頁碼合在一起） 。 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 3）文件接收者不應只是將文件接收后放入文件夾，而應向部門負責人報告以判定文件的傳閱范圍，推薦采用 《 文件、資料傳閱表 》 ，書面非正式文件，如傳真 /聯(lián)絡等，也可采用蓋章或背簽等多種方式體現(xiàn)文件資料的傳閱記錄。 4）當需使用文件部門未領到文件時，或文件破損嚴重 /丟失時，應填寫 《 文件發(fā)放申請表 》 ，到原文件發(fā)放部門辦理領用手續(xù)。文件破損補發(fā)新文件時，破損文件銷毀，發(fā)放編號仍沿用破損文件發(fā)放編號；文件丟失發(fā)新文件時應給予新的發(fā)放編號，并注明丟失文件的發(fā)放編號作廢。 : 1)文件（包含文件的正文部分、表格及表格填寫規(guī)范）修改時需作成 《 文件修改申請表 》 。 XH 惠州大亞灣星華實業(yè) 有限公司 2）文件修改申請表的填寫： : XX－ XXX 順序號 :從 001依此遞增
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