山東省企業(yè)檔案管理培訓(xùn)(編輯修改稿)
2025-02-08 19:59 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 要保存， OA系統(tǒng)要求打印底稿，領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽后保存。 （ 2）正文和附件； （ 3）文件與文件處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙、領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條； （ 4）原件與手抄體或復(fù)印件、傳真件等 （ 5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)件（作為底稿保存和歸并上級(jí)文件保存） 二、清理和裝訂 （ 6）報(bào)表、圖冊(cè)、會(huì)議記錄如果是用記錄本記錄的，可保存為一件；如果是用一般散紙記錄的（如信紙），一次會(huì)議的保存為一件。不能跨年度保存成一件。 （ 7）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)）共同保存為一件。本單位的文件放在前面，如果請(qǐng)示與批復(fù)文件相隔時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，甚至跨年度的，可以保存成兩件，在備考表中說(shuō)明批復(fù)的檔號(hào)，指明存在哪個(gè)位置。 二、清理和裝訂 裝訂 （ 1）裝訂之前對(duì)文件進(jìn)行修整： 修裱破損文件。 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制。 一些紙幅比較大的文件，比如圖表等進(jìn)行折疊。 去除金屬釘、曲別針、大頭針等易腐性金屬物。 （ 2）把整理好的一件文件裝訂起來(lái)，一般最常用的是三孔一線法，較厚的文件訂在左側(cè)，較薄的文件訂在左上角。 其它方法：不銹鋼夾、裝訂機(jī)、無(wú)酸紙封套，可以根據(jù)本單位的實(shí)際條件選擇。 三、分類(lèi) 年度分類(lèi)法 （ 1）文件日期以正文日期或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 （ 2）跨年度的，按各自的日期分開(kāi)存放。 保管期限分類(lèi)法 （ 1） 20222022年，分為永久、長(zhǎng)期、短期 （ 2） 2022年以后，分為永久、 30年、 10年（國(guó)家檔案局令第 8號(hào)） 永久、 30年、 10年不能與永久、長(zhǎng)期、短期簡(jiǎn)單對(duì)應(yīng)，有部分文件的保管期限延長(zhǎng)了，例如，上級(jí)單位制發(fā)的重要文件材料從長(zhǎng)期變?yōu)橛谰茫嘘P(guān)于固定資產(chǎn)，涉及經(jīng)濟(jì)利益的文件由長(zhǎng)期改為了永久，也有部分文件本是短期，在新的分類(lèi)方法中分在 30年。中間地帶減少，盡量完整地保管自身單位的文件 三、分類(lèi) 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法 ? 機(jī)構(gòu)分類(lèi)法是根據(jù)單位內(nèi)部設(shè)置第一層機(jī)構(gòu)（處、室）對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)，哪個(gè)機(jī)構(gòu)形成、閱辦的文件就歸哪個(gè)處室。 ? 問(wèn)題分類(lèi)法是按照文件內(nèi)容所涉及的問(wèn)題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。主觀性強(qiáng)，慎重采用。 三、分類(lèi) ? 復(fù)式分類(lèi)法：選用復(fù)式分類(lèi)方法，即將幾種分類(lèi)方法結(jié)合使用，一般采用此種分類(lèi)方法）。選擇分類(lèi)方法時(shí)機(jī)構(gòu)分類(lèi)法與問(wèn)題分類(lèi)法不能同時(shí)采用，要根據(jù)單位歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種即可； 選擇分類(lèi)方法時(shí)，年度、保管期限是必選項(xiàng)，任何一種復(fù)式分類(lèi)方法必須具備，也即是任何單位整理歸檔文件都必須分年度、分保管期限進(jìn)行。 ? （ 1）凡單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定健全、職責(zé)分工明確的，選擇保管期
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