山東省企業(yè)檔案管理培訓-資料下載頁
2025-01-12 19:59本頁面
【正文】 單位是責任者的必須抄錄，未屬名的或責任者不明的情況盡量根據(jù)文件本身的內(nèi)容特征加以考證并填寫。 七、編目 題名 是最重要的檢索途徑。 由責任者、問題、文種三個部分組成。例如 《 國家檔案局關(guān)于加強檔案安全保管的通知 》 。 一般情況下，只錄入正題名。 日期 文件的形成時間，即是文件的落款時間，八位數(shù)字表示，例如 2022年 10月 27日，標為 20221027； 2022年 1月 1日，標注為 20220101 七、編目 頁數(shù) 填寫一個文件的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。以文件中有圖文的頁數(shù)為一頁，空白頁不計算頁數(shù)。多份文件為一件時，按各文件頁數(shù)相加一起計算。 備注 用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等，填寫不下時，可加注標志 *號，填入備考表中。 七、編目 ? 歸檔目錄與盒內(nèi)文件應相符； ? 目錄一式 4份，一份裝盒，另外三份裝訂后，自身存一份，向檔案館移交兩份。 ? 歸檔目錄要求打印，不能手寫。 七、編目 歸 檔 文 件 目 錄 永久 1 件 號 責任者 文 號 題 名 日期 頁 數(shù) 備注 001 XXXXXXXX 002 003 ? 歸檔文件目錄 ? 備考表格式 八、填寫備考表 ? 備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，用于對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。需要填寫的項目如下： （ 1）盒內(nèi)文件情況說明：對盒內(nèi)歸檔文件收集的齊全程度，文件本身的狀況（字跡模糊、缺損等）均應在備考表中加以說明。 （ 2）整理人：負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任。 （ 3）檢查人：檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名，由負有檢查職責人員填寫，由其對歸檔文件齊全完整情況進行監(jiān)督檢查。 （ 4）日期：整理完畢的日期。（第二年的第二季度完成整理） 結(jié)束語 ? 歸檔文件整理方式較過去更加簡單易學，工作量也比立卷少了很多，但是檔案工作仍然需要足夠的耐心、細心和高度的責任心，我們的檔案室也要有完善的管理制度，才能使我們檔案工作更加完美，并在各項建設工作中發(fā)揮更大的作用。 參考資料： ? 國家檔案局令第 8號（ 《 單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》 ） ? 中華人民共和國行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則。
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