檔案管理培訓(xùn)-資料下載頁
2025-01-01 07:38本頁面
【正文】 構(gòu)（問題）：不用填寫。 46 47 編目 :就是制作目錄，歸檔文件應(yīng)逐件編目。 （ 1） 序號 ：填寫歸檔文件順序號，對應(yīng)歸檔章上的件號，可以從目錄上找第幾件。 48 ? （ 2） 檔號 ：全宗號 檔案門類代碼 年度 保管期限 件號。例如 “46WS2023D300015”， “46”是檔案局的全宗號，每個單位都有自己的全宗號是檔案館給的； “WS”是“文書 ”2位漢語拼音首字母標(biāo)識； “2023”是歸檔文件年度； “D30”是保管期限 “定期 30年 ”； “0015”是歸檔章上的件號，也是歸檔文件目錄的順序號，用 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足 4位的，前面用 “0”補(bǔ)足。 49 （ 3） 文號 ：文件的發(fā)文字號，如五檔字[2023]3號。沒有文號的，不用標(biāo)識。 （ 4） 責(zé)任者 ：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 50 ? 第一， “責(zé)任者 ”不能簡寫，如 “五指山市檔案局 ”，不能寫成 “市檔案局 ”。 ? 第二，聯(lián)合發(fā)文的 “責(zé)任者 ”最多著錄 2個，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，文號所代表的機(jī)關(guān)必須著錄。 51 （ 5） 題名 ：文件標(biāo)題。 第一，沒有題名或題名不規(guī)范的，自擬題名，外加“ []”號。 第二，請示與批復(fù)合為一件時(shí)，只著錄批復(fù)文件標(biāo)題，但可以在標(biāo)題后面加括號 “（） ”并注明 “含請示 ”。 第三， “任免通知 ”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個人，著錄時(shí)可在題名之后 加括號 “（） ”并 52 注明標(biāo)題沒有體現(xiàn)任免人員名字， 發(fā)文單位必須要全部錄入任免人名，收文單位只需錄本單位的。 （ 6） 日期 ：文件的形成日期，即文件正文落款的日期，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20230209，表示月日的數(shù)字可回行填寫。 （ 7） 密級 ：文件密級按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。 53 （ 8） 頁數(shù) ：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。與歸檔章的頁數(shù)一致。 （ 9） 備注 ：注釋文件需說明的情況。如借出、銷毀等。 54 55 56 編寫全宗說明 （ 1）本單位的職能、機(jī)構(gòu)變化情況、人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。 （ 2）領(lǐng)導(dǎo)班子情況（本年度領(lǐng)導(dǎo)有變動要注明變動的時(shí)間） （ 3）本年度工作概況。 （ 4）歸檔文件情況。 57 如： 歸檔文件情況 2023年文件收集比較齊全，歸檔是按中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》結(jié)合海南省檔案局有關(guān)規(guī)定和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局 8號令）進(jìn)行整理，分類采用年度 —保管期限分類法，文件按黨群、行政、業(yè)務(wù)結(jié)合機(jī)構(gòu)排序。全年共歸檔文件 240件，其中永久 39件， 30年 81件， 10年 120件，綜合目錄一式 3本。 五指山市檔案局（館） 2023年 4月 13日 58 裝訂目錄本 ，一式 3本。 目錄排列： 全宗說明 → 永久目錄 →30 年目錄→10 年目錄 填寫目錄封面 填寫檔案盒、備考表 。 備考表的 “盒內(nèi)文件情況說明 ”：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人時(shí)間落款要與全宗說明落款時(shí)間相同。 59 60 61 62 63 檔案排架 。以一個獨(dú)立的檔案柜為單位，檔案的排列順序是 從上到下，從左到右；先排永久 → 30年 → 10年； 年度與年度之間用歸檔目錄隔開。 64 65 謝謝大家！ 66
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