【正文】 案的整理和編目工作 (一 )會(huì)計(jì)核算材料的組卷方法及案卷質(zhì)量要求 1． 會(huì)計(jì)憑證的組卷方法 會(huì)計(jì)憑證在各個(gè)單位 ， 形成的數(shù)量有多有少 。 組卷時(shí)需要按月分開(kāi) ， 也就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起 。 憑證的案卷質(zhì)量要求是： (1)按記賬憑征的憑證編號(hào)順序排列 ， 防止漏號(hào) 、 顛倒 。 (2)記賬憑證所附的各種原始憑證 (如收據(jù) 、 發(fā)票等 )要折疊貼粘整齊 、 規(guī)范 。 (3)拆除金屬物 ， 裝訂采用線(xiàn)繩或塑釘?shù)?， 憑證的厚度一般在 1— 2厘米 。 (4)裝訂后要進(jìn)行密封處理 ,并加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章 。 (5)填寫(xiě)憑證封面要項(xiàng)目齊全 、 規(guī)范清楚 ， 并留出檔號(hào)填寫(xiě)的位置 。 2．會(huì)計(jì)賬簿的組卷方法 會(huì)計(jì)賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點(diǎn) ， 區(qū)分會(huì)計(jì)年度并把不同名稱(chēng)種類(lèi)的賬簿分別組卷 。 會(huì)計(jì)賬簿的案卷質(zhì)量要求是： (1)各類(lèi)賬簿的扉頁(yè) ， 反映了賬簿的應(yīng)用 、 交接的使用狀況 ， 歸檔前應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚 。 內(nèi)容包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng) 、 賬簿名稱(chēng)及編號(hào) 、 啟用日期及起止頁(yè)數(shù) 、經(jīng)管人員及日期 、 交接記錄 、 會(huì)計(jì)主管人員及單位負(fù)責(zé)人的簽章等 。 (2)對(duì)于訂本式賬 ， 整理立卷應(yīng)保留原有面目 ， 不要拆除空白頁(yè)；賬內(nèi)要有連續(xù)頁(yè)碼；賬簿封面要加貼不干膠的標(biāo)簽 ， 并填寫(xiě)規(guī)范 。 (3)對(duì)于活頁(yè)式賬 ， 在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后 ， 要將空白頁(yè)撤除；編制頁(yè)碼；進(jìn)行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財(cái)務(wù)專(zhuān)用章；賬簿封面填寫(xiě)規(guī)范；保管期限為 25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫(xiě) 。 3． 財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷方法 財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí) ， 首先要注意按所形成的會(huì)計(jì)年度組卷 ， 不同年度的不要混雜組卷 。 另外財(cái)務(wù)報(bào)告是由會(huì)計(jì)報(bào)表 、 會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)組成的 ,組卷時(shí)不要分開(kāi) 。 其次 ， 組卷要注意區(qū)分不同的保管期限 ， 如年度財(cái)務(wù)報(bào)告的保管期限是永久 ，就要與月度 、 季度的財(cái)務(wù)報(bào)告分開(kāi)組卷 ， 因?yàn)槠鋬r(jià)值不同 。 財(cái)務(wù)報(bào)告的案卷質(zhì)量要求是： (1)案卷要編制頁(yè)碼 。 (2)案卷開(kāi)首要填寫(xiě) “ 卷內(nèi)文件目錄 ” ， 永久保管的財(cái)務(wù)報(bào)告案卷要在封底前加填 “ 備考表 ” 。 (3)財(cái)務(wù)報(bào)告中會(huì)計(jì)報(bào)表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人 、 會(huì)計(jì)主管人的簽名或蓋章 ,設(shè)置總會(huì)計(jì)師的單位 ，還須由總會(huì)計(jì)師簽名并蓋章 。 (4)案卷封面填寫(xiě)規(guī)范 、 整齊 。 4．銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單的組卷方法 銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單是兩種用途不同的會(huì)計(jì)核算材料，要注意分別組卷。 案卷質(zhì)量要求是： (1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。 (2)卷內(nèi)按時(shí)間順序排列 ， 編制頁(yè)碼 、 進(jìn)行裝訂 。 (3)案卷封面填寫(xiě)清楚 、 規(guī)范 。 (二 )會(huì)計(jì)檔案的案卷題名 案卷題名揭示了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和成份。會(huì)計(jì)檔案與其他門(mén)類(lèi)檔案 的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。 會(huì)計(jì)檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)是三部分 ,即單位名稱(chēng) 、 會(huì)計(jì)年度或時(shí)間 、 會(huì)計(jì)核算材料的名稱(chēng) 。 題名的擬寫(xiě)要求是：結(jié)構(gòu)完整 、 文字簡(jiǎn)明 。 例：哈爾濱鍋爐廠(chǎng) 2023年第 1— 4季度財(cái)務(wù)報(bào)告 (三 )會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi) 、 排列 、 編號(hào) 1． 會(huì)計(jì)年度一類(lèi)別一保管期限 其優(yōu)越性： (1)便于按年度查找會(huì)計(jì)檔案 。 (2)可以充分地利用檔案庫(kù)房和裝具 。 不足之處： (1)由于每年度的檔案有四類(lèi) ,而檔案的外形又不盡一致 ， 所以案卷的排列不夠美觀(guān) ， 上架后會(huì)出現(xiàn)有高有低 ， 有大有小 (2)由于是按年度編制案卷號(hào)并形成案卷目錄 ， 目錄一年一本 ， 結(jié)果造成目錄過(guò)多 。 適用于會(huì)計(jì)檔案形成量比較大的單位 ， 如大型企業(yè) 、 金融單位 、 總預(yù)算單位等 。 2． 類(lèi)別一會(huì)計(jì)年度一保管期限 優(yōu)越性是： (1)由于一個(gè)類(lèi)別的檔案集中排列 ,保持了類(lèi)別的連慣性 ， 便于按類(lèi)別查找會(huì)計(jì)檔案 。 (2)由于按類(lèi)別集中排列檔案 ， 每類(lèi)檔案的外形基本一致 ， 排列美觀(guān) 、 整齊劃一 。 不足之處是： (1)不便于按年度查找檔案。 (2)由于每類(lèi)檔案的案卷號(hào)是每年順延，所以各類(lèi)檔案實(shí)體排列之后，需要預(yù)留出較充分的空位和空間。 適用于大多數(shù)的中、小型單位 ,即會(huì)計(jì)檔案的年形成量不大的單位。 (四 )編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄 1． 會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表 2． 編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄的注意事項(xiàng) (1)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實(shí)施了檔案的實(shí)體分類(lèi)、排列、編號(hào)的前題下完成，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的兼職會(huì)計(jì)檔案管理人員編制。 (2)目錄的編制可采用手工編制或使用會(huì)計(jì)檔案管理軟件自動(dòng)生成和打印。 (3)案卷目錄應(yīng)一式二套。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保存一套，隨檔案實(shí)體移交檔案機(jī)構(gòu)一套。 (五 )會(huì)計(jì)檔案裝具 會(huì)計(jì)檔案裝具是指保護(hù)、保管會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的專(zhuān)門(mén)用具。它可以有效地起到防塵、防光、防磨損的作用，且質(zhì)地堅(jiān)固、標(biāo)記明顯，是規(guī)范管理、方便查找利用會(huì)計(jì)檔案的較好的工具 四、會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交工作 (一 )會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作的任務(wù)主要有兩項(xiàng)： 一是 ， 會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料組卷時(shí) ， 根據(jù) 《 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 確定案卷的保管期限 。 二是 ， 對(duì)已滿(mǎn)保管期限的案卷 ， 進(jìn)行再次審核 ， 確定是繼續(xù)存留 ， 還是銷(xiāo)毀 。 這項(xiàng)工作也稱(chēng)為 “ 二次鑒定 ” ， 它是由檔案機(jī)構(gòu)提出意見(jiàn)并會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) ， 共同進(jìn)行的工作 。 《 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 是財(cái)政部和國(guó)家檔案局共同制定的，是會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定，確定檔案保管期限的主要依據(jù)。 《 會(huì)計(jì)檔案保管期限表 》 分為兩部分： 1． 企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表； 2． 財(cái)政總預(yù)算 、 行政單位 、 事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表 。 表中對(duì)各類(lèi)各名稱(chēng)的會(huì)計(jì)檔案的保管期限做了詳細(xì)、確切的 規(guī)定，具有較大范圍的通用性。 (二 )會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀工作 2． 單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn) 。 3．檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加監(jiān)銷(xiāo)工作。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)到指定的造紙廠(chǎng)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀前，應(yīng)按照銷(xiāo)毀清冊(cè)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章。 (三 )會(huì)計(jì)檔案的移交工作 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)出現(xiàn)的撤銷(xiāo)、重組、破產(chǎn)等情況，給檔案歸屬、流向帶來(lái)了問(wèn)題。出現(xiàn)這種情況時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的移交要嚴(yán)格按照 《 會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》 的要求執(zhí)行。 除了要移交文書(shū)檔案 、 科技檔案等外 ， 還要移交會(huì)計(jì)檔案 。 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)和其他應(yīng)進(jìn)館檔案一起進(jìn)入同一個(gè)檔案館 ， 不可分散 。 尤其是財(cái)政總預(yù)算單位 、 稅收單位 、 金融單位的會(huì)計(jì)檔案反映了一個(gè)地區(qū)的財(cái)政 、 稅收等歷史面貌 ， 更要納入移交的范圍 。 移交會(huì)計(jì)檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。移交單位應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案的移交清冊(cè)。雙方按移交清冊(cè)內(nèi)容逐項(xiàng)交接。交接后 ,雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。 五、會(huì)計(jì)檔案的保管和利用工作 (一 )會(huì)計(jì)檔案的保管 1． 在會(huì)計(jì)檔案移交檔案機(jī)構(gòu)之前 ， 會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)有專(zhuān)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理 (根據(jù) 《 中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法 》 規(guī)定 ， 出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管 )， 并要配備專(zhuān)柜或?qū)?kù)進(jìn)行保管 ,嚴(yán)防會(huì)計(jì)檔案的散失 、毀損 、 泄密 。 2．會(huì)計(jì)檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)后，要注意將會(huì)計(jì)檔案與文書(shū)檔案、科技檔案等區(qū)別開(kāi)，單獨(dú)排列，存放有序。 3．由于會(huì)計(jì)檔案的外在形式規(guī)格不同，為了整齊排列和便于保管，會(huì)計(jì)檔案的裝具 (卷皮、卷套、卷盒 )要符合檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)范化要求，達(dá)到合體包裝、堅(jiān)固耐用、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、便于存取、封面設(shè)置合理。 4．保管磁性介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)采取直立存放形式，并且注意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進(jìn)行檢查，并每四年復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失，確保安全性。 (二 )會(huì)計(jì)檔案的利用工作 利用工作方式及要求，主要包括： 1．完善借閱服務(wù) 2． 編制會(huì)計(jì)檔案檢索工具 會(huì)計(jì)檔案的檢索工具主要有會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和專(zhuān)題目錄兩種。