【正文】 案的整理和編目工作 (一 )會計核算材料的組卷方法及案卷質(zhì)量要求 1． 會計憑證的組卷方法 會計憑證在各個單位 ， 形成的數(shù)量有多有少 。 組卷時需要按月分開 ， 也就是不同月份產(chǎn)生的憑證不要組合在一起 。 憑證的案卷質(zhì)量要求是： (1)按記賬憑征的憑證編號順序排列 ， 防止漏號 、 顛倒 。 (2)記賬憑證所附的各種原始憑證 (如收據(jù) 、 發(fā)票等 )要折疊貼粘整齊 、 規(guī)范 。 (3)拆除金屬物 ， 裝訂采用線繩或塑釘?shù)?， 憑證的厚度一般在 1— 2厘米 。 (4)裝訂后要進(jìn)行密封處理 ,并加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章 。 (5)填寫憑證封面要項目齊全 、 規(guī)范清楚 ， 并留出檔號填寫的位置 。 2．會計賬簿的組卷方法 會計賬簿的組卷要注意按賬簿形成的特點 ， 區(qū)分會計年度并把不同名稱種類的賬簿分別組卷 。 會計賬簿的案卷質(zhì)量要求是： (1)各類賬簿的扉頁 ， 反映了賬簿的應(yīng)用 、 交接的使用狀況 ， 歸檔前應(yīng)按要求逐項填寫清楚 。 內(nèi)容包括：單位名稱 、 賬簿名稱及編號 、 啟用日期及起止頁數(shù) 、經(jīng)管人員及日期 、 交接記錄 、 會計主管人員及單位負(fù)責(zé)人的簽章等 。 (2)對于訂本式賬 ， 整理立卷應(yīng)保留原有面目 ， 不要拆除空白頁；賬內(nèi)要有連續(xù)頁碼；賬簿封面要加貼不干膠的標(biāo)簽 ， 并填寫規(guī)范 。 (3)對于活頁式賬 ， 在會計年度結(jié)束后 ， 要將空白頁撤除；編制頁碼；進(jìn)行密封裝訂并在密封處加蓋經(jīng)手人員章或財務(wù)專用章；賬簿封面填寫規(guī)范；保管期限為 25年的賬簿要在封底加上備考表并填寫 。 3． 財務(wù)報告的組卷方法 財務(wù)報告組卷時 ， 首先要注意按所形成的會計年度組卷 ， 不同年度的不要混雜組卷 。 另外財務(wù)報告是由會計報表 、 會計報表附注和財務(wù)情況說明書組成的 ,組卷時不要分開 。 其次 ， 組卷要注意區(qū)分不同的保管期限 ， 如年度財務(wù)報告的保管期限是永久 ，就要與月度 、 季度的財務(wù)報告分開組卷 ， 因為其價值不同 。 財務(wù)報告的案卷質(zhì)量要求是： (1)案卷要編制頁碼 。 (2)案卷開首要填寫 “ 卷內(nèi)文件目錄 ” ， 永久保管的財務(wù)報告案卷要在封底前加填 “ 備考表 ” 。 (3)財務(wù)報告中會計報表的封面要有單位負(fù)責(zé)人和主管會計工作負(fù)責(zé)人 、 會計主管人的簽名或蓋章 ,設(shè)置總會計師的單位 ，還須由總會計師簽名并蓋章 。 (4)案卷封面填寫規(guī)范 、 整齊 。 4．銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單的組卷方法 銀行余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單是兩種用途不同的會計核算材料，要注意分別組卷。 案卷質(zhì)量要求是： (1)按產(chǎn)生的年度組卷，一年可一卷或數(shù)卷。 (2)卷內(nèi)按時間順序排列 ， 編制頁碼 、 進(jìn)行裝訂 。 (3)案卷封面填寫清楚 、 規(guī)范 。 (二 )會計檔案的案卷題名 案卷題名揭示了會計檔案的內(nèi)容和成份。會計檔案與其他門類檔案 的要求一致，每本案卷都要有案卷題名。 會計檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)是三部分 ,即單位名稱 、 會計年度或時間 、 會計核算材料的名稱 。 題名的擬寫要求是：結(jié)構(gòu)完整 、 文字簡明 。 例：哈爾濱鍋爐廠 2023年第 1— 4季度財務(wù)報告 (三 )會計檔案的分類 、 排列 、 編號 1． 會計年度一類別一保管期限 其優(yōu)越性： (1)便于按年度查找會計檔案 。 (2)可以充分地利用檔案庫房和裝具 。 不足之處： (1)由于每年度的檔案有四類 ,而檔案的外形又不盡一致 ， 所以案卷的排列不夠美觀 ， 上架后會出現(xiàn)有高有低 ， 有大有小 (2)由于是按年度編制案卷號并形成案卷目錄 ， 目錄一年一本 ， 結(jié)果造成目錄過多 。 適用于會計檔案形成量比較大的單位 ， 如大型企業(yè) 、 金融單位 、 總預(yù)算單位等 。 2． 類別一會計年度一保管期限 優(yōu)越性是： (1)由于一個類別的檔案集中排列 ,保持了類別的連慣性 ， 便于按類別查找會計檔案 。 (2)由于按類別集中排列檔案 ， 每類檔案的外形基本一致 ， 排列美觀 、 整齊劃一 。 不足之處是： (1)不便于按年度查找檔案。 (2)由于每類檔案的案卷號是每年順延，所以各類檔案實體排列之后，需要預(yù)留出較充分的空位和空間。 適用于大多數(shù)的中、小型單位 ,即會計檔案的年形成量不大的單位。 (四 )編制會計檔案案卷目錄 1． 會計檔案案卷目錄的格式及著錄要求格式如下表 2． 編制會計檔案的案卷目錄的注意事項 (1)會計檔案案卷目錄的編制首先要在確定和實施了檔案的實體分類、排列、編號的前題下完成，由會計機(jī)構(gòu)的兼職會計檔案管理人員編制。 (2)目錄的編制可采用手工編制或使用會計檔案管理軟件自動生成和打印。 (3)案卷目錄應(yīng)一式二套。會計機(jī)構(gòu)保存一套，隨檔案實體移交檔案機(jī)構(gòu)一套。 (五 )會計檔案裝具 會計檔案裝具是指保護(hù)、保管會計憑證、賬簿、財務(wù)報告的專門用具。它可以有效地起到防塵、防光、防磨損的作用，且質(zhì)地堅固、標(biāo)記明顯，是規(guī)范管理、方便查找利用會計檔案的較好的工具 四、會計檔案的鑒定、銷毀和移交工作 (一 )會計檔案的鑒定工作 會計檔案鑒定工作的任務(wù)主要有兩項： 一是 ， 會計機(jī)構(gòu)在進(jìn)行會計核算專業(yè)材料組卷時 ， 根據(jù) 《 會計檔案保管期限表 》 確定案卷的保管期限 。 二是 ， 對已滿保管期限的案卷 ， 進(jìn)行再次審核 ， 確定是繼續(xù)存留 ， 還是銷毀 。 這項工作也稱為 “ 二次鑒定 ” ， 它是由檔案機(jī)構(gòu)提出意見并會同會計機(jī)構(gòu) ， 共同進(jìn)行的工作 。 《 會計檔案保管期限表 》 是財政部和國家檔案局共同制定的，是會計機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行會計檔案鑒定，確定檔案保管期限的主要依據(jù)。 《 會計檔案保管期限表 》 分為兩部分： 1． 企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表； 2． 財政總預(yù)算 、 行政單位 、 事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表 。 表中對各類各名稱的會計檔案的保管期限做了詳細(xì)、確切的 規(guī)定，具有較大范圍的通用性。 (二 )會計檔案的銷毀工作 2． 單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見 。 3．檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員參加監(jiān)銷工作。銷毀會計檔案應(yīng)到指定的造紙廠。監(jiān)銷人在銷毀前，應(yīng)按照銷毀清冊對檔案進(jìn)行清點核對，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章。 (三 )會計檔案的移交工作 在市場經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)出現(xiàn)的撤銷、重組、破產(chǎn)等情況，給檔案歸屬、流向帶來了問題。出現(xiàn)這種情況時，會計檔案的移交要嚴(yán)格按照 《 會計檔案管理辦法 》 的要求執(zhí)行。 除了要移交文書檔案 、 科技檔案等外 ， 還要移交會計檔案 。 會計檔案應(yīng)和其他應(yīng)進(jìn)館檔案一起進(jìn)入同一個檔案館 ， 不可分散 。 尤其是財政總預(yù)算單位 、 稅收單位 、 金融單位的會計檔案反映了一個地區(qū)的財政 、 稅收等歷史面貌 ， 更要納入移交的范圍 。 移交會計檔案的雙方要辦理交接手續(xù)。移交單位應(yīng)當(dāng)編制會計檔案的移交清冊。雙方按移交清冊內(nèi)容逐項交接。交接后 ,雙方經(jīng)辦人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。 五、會計檔案的保管和利用工作 (一 )會計檔案的保管 1． 在會計檔案移交檔案機(jī)構(gòu)之前 ， 會計機(jī)構(gòu)應(yīng)有專人對會計檔案進(jìn)行管理 (根據(jù) 《 中華人民共和國會計法 》 規(guī)定 ， 出納人員不得兼任會計檔案保管 )， 并要配備專柜或?qū)爝M(jìn)行保管 ,嚴(yán)防會計檔案的散失 、毀損 、 泄密 。 2．會計檔案移交到檔案機(jī)構(gòu)后，要注意將會計檔案與文書檔案、科技檔案等區(qū)別開，單獨排列，存放有序。 3．由于會計檔案的外在形式規(guī)格不同，為了整齊排列和便于保管，會計檔案的裝具 (卷皮、卷套、卷盒 )要符合檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)范化要求，達(dá)到合體包裝、堅固耐用、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、便于存取、封面設(shè)置合理。 4．保管磁性介質(zhì)的電算化會計檔案，應(yīng)采取直立存放形式，并且注意避光、防塵、防磁。磁性介質(zhì)檔案除備份二套，還要按電子檔案的保管要求，定期進(jìn)行檢查，并每四年復(fù)制轉(zhuǎn)存一次，以避免意外和人為錯誤造成的會計數(shù)據(jù)的丟失，確保安全性。 (二 )會計檔案的利用工作 利用工作方式及要求，主要包括： 1．完善借閱服務(wù) 2． 編制會計檔案檢索工具 會計檔案的檢索工具主要有會計檔案案卷目錄和專題目錄兩種。