公司檔案管理培訓(xùn)-資料下載頁(yè)
2025-02-23 19:10本頁(yè)面
【正文】 ? 中文版本在前，其它文種版本在后； ? 發(fā)文稿紙?jiān)谇埃脑诤螅? ? 文件處理單在前，正文在后； 按“件”裝訂 科技檔案整理要點(diǎn) ① 分項(xiàng)目、組卷、排序 ② 修整、編號(hào) ③ 編目（卷內(nèi)目錄、備考表） ④ 裝訂、裝盒 ⑤ 編制封面 ⑥ 編制案卷目錄 ⑦ 入庫(kù)上架 科技檔案一般有 產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備 四大類(lèi)。 特點(diǎn)：具有 成套性 。 方法：按項(xiàng)目形成階段組卷、排序 產(chǎn)品檔案一般有： ? 市場(chǎng)調(diào)研、立項(xiàng)； ? 設(shè)計(jì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)； ? 圖紙、工藝； ? 工裝、包裝； ? 鑒定、檢驗(yàn)； ? 創(chuàng)優(yōu)； ? 質(zhì)量分析。 科研檔案一般有： ? 調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)、 ? 研究、試驗(yàn)、 ? 總結(jié)、鑒定、 ? 報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用。 ① 分項(xiàng)目、 組卷、排序 基建檔案一般有： ? 依據(jù)性文件（可行性研究、立項(xiàng)、審批）； ? 基礎(chǔ)性文件（勘探、測(cè)繪、征遷、招投標(biāo)）； ? 設(shè)計(jì)文件、 ? 施工文件、 ? 監(jiān)理文件； ? 竣工驗(yàn)收文件； ? 評(píng)獎(jiǎng)創(chuàng)優(yōu)文件； ? 使用維修改擴(kuò)建文件。 設(shè)備檔案一般有： ? 隨機(jī)文件； ? 合同發(fā)票（或復(fù)印件） ? 開(kāi)箱驗(yàn)收； ? 安裝調(diào)試； ? 使用維護(hù)、 ? 更新改造。 ① 分項(xiàng)目、 組卷、排序 ② 修整編號(hào) 修整：去釘和折疊。 大于 A4的圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊，使標(biāo)題欄外露。 ③ 編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、 ④ 裝盒 采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注順序號(hào)。 會(huì)計(jì)檔案整理要點(diǎn) 會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是會(huì)計(jì)核算材料， 即：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等其他材料。 本單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、調(diào)資定級(jí)、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)政策等管理性文件材料，應(yīng)納入文書(shū)檔案歸檔范圍，不納入會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍。 提示：會(huì)計(jì)檔案的整理由財(cái)會(huì)部門(mén)完成，可由財(cái)會(huì)部門(mén)保管一定時(shí)間，期滿(mǎn)后需向檔案室移交。財(cái)會(huì)部門(mén)保管期間需向檔案室提供會(huì)計(jì)檔案目錄。 特殊載體檔案整理要點(diǎn) 特殊載體檔案按不同載體形式分成： ? 照片（底片） ? 錄音文件 ? 錄像帶 ? 光盤(pán) ? 計(jì)算機(jī)電子文件。 ① 分類(lèi)： 一般是 “ 年度 問(wèn)題 ” 分類(lèi)法 ② 組卷： 分年度混問(wèn)題組卷，按照形成日期依次整理入冊(cè) ③ 照片編號(hào)： “卷號(hào) — 張?zhí)枴? ④ 編制說(shuō)明： 一種是單張說(shuō)明，一種是組合照片說(shuō)明 ⑤ 裝冊(cè) ⑥ 編目： 卷內(nèi)目錄、封面、備考表、脊背等 照片檔案整理 一個(gè)錄音文件、一盤(pán)錄像帶自然形成一個(gè)保管單位，可形成時(shí)間先后分別進(jìn)行排列編號(hào)，即錄音檔案一個(gè)流水號(hào)，錄像檔案一個(gè)流水號(hào)。 要編寫(xiě)文字說(shuō)明，與錄音文件（光盤(pán)）、錄像帶一起保存。 錄音錄像帶整理；光盤(pán)整理 光盤(pán)是電子文件的主要存儲(chǔ)形式，一張光盤(pán)即自然形成一個(gè)保管單位，每張光盤(pán)寫(xiě)好文字說(shuō)明。 特殊載體檔案保管有特殊的要求。 照片檔案保管要求防光、防潮、防高溫； 照片檔案上架豎放，不應(yīng)相疊平放； 錄音、錄像檔案要求防磁，錄音（像）帶、磁帶分別單個(gè)放入塑料盒或?qū)Ｓ么尜A柜（防磁柜）平放，沒(méi)有防磁柜的單位可放在鐵制檔案箱或密集架上； 光盤(pán)放入塑料盒或光盤(pán)檔案冊(cè)； 不能放置樟腦丸等揮發(fā)性藥物 上架入庫(kù) ① 區(qū)分載體： 一般按種類(lèi)分為 證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯 … ② 清潔修整 ③ 分類(lèi)排序： 按證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯 …… 分類(lèi)，并給予 4…… 的代碼（在總體分類(lèi)方案中標(biāo)明），同一類(lèi)的實(shí)物檔案按時(shí)間順序排列 ④ 貼標(biāo)簽： 貼在實(shí)物檔案的背面或貼在底座上，標(biāo)簽上填寫(xiě)實(shí)物檔案的檔號(hào)，一般由實(shí)物檔案代號(hào)、類(lèi)別號(hào)、流水號(hào)構(gòu)成。 ⑤ 編制目錄 ⑥ 入庫(kù)上架 實(shí)物檔案整理 ?合理使用文件夾 ?定期備份 ?重要文件加密 電子檔案整理 ?電腦其它盤(pán) ?刻錄光盤(pán) ?移動(dòng)硬盤(pán) ?U盤(pán) ?存儲(chǔ)介質(zhì) 借閱 檔案 一定要登記
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