公司檔案管理培訓(xùn)-資料下載頁
2025-02-23 19:10本頁面
【正文】 ? 中文版本在前，其它文種版本在后； ? 發(fā)文稿紙在前，正文在后； ? 文件處理單在前，正文在后； 按“件”裝訂 科技檔案整理要點 ① 分項目、組卷、排序 ② 修整、編號 ③ 編目（卷內(nèi)目錄、備考表） ④ 裝訂、裝盒 ⑤ 編制封面 ⑥ 編制案卷目錄 ⑦ 入庫上架 科技檔案一般有 產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備 四大類。 特點：具有 成套性 。 方法：按項目形成階段組卷、排序 產(chǎn)品檔案一般有： ? 市場調(diào)研、立項； ? 設(shè)計、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)； ? 圖紙、工藝； ? 工裝、包裝； ? 鑒定、檢驗； ? 創(chuàng)優(yōu)； ? 質(zhì)量分析。 科研檔案一般有： ? 調(diào)研、申報立項、 ? 研究、試驗、 ? 總結(jié)、鑒定、 ? 報獎、推廣應(yīng)用。 ① 分項目、 組卷、排序 基建檔案一般有： ? 依據(jù)性文件（可行性研究、立項、審批）； ? 基礎(chǔ)性文件（勘探、測繪、征遷、招投標(biāo)）； ? 設(shè)計文件、 ? 施工文件、 ? 監(jiān)理文件； ? 竣工驗收文件； ? 評獎創(chuàng)優(yōu)文件； ? 使用維修改擴建文件。 設(shè)備檔案一般有： ? 隨機文件； ? 合同發(fā)票（或復(fù)印件） ? 開箱驗收； ? 安裝調(diào)試； ? 使用維護、 ? 更新改造。 ① 分項目、 組卷、排序 ② 修整編號 修整：去釘和折疊。 大于 A4的圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊，使標(biāo)題欄外露。 ③ 編目（卷內(nèi)目錄、備考表）、 ④ 裝盒 采用不裝訂方式的，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技擋案盒內(nèi)保存。須每份文件材料上依次標(biāo)注順序號。 會計檔案整理要點 會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料， 即：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。 本單位的經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度、財務(wù)政策等管理性文件材料，應(yīng)納入文書檔案歸檔范圍，不納入會計檔案歸檔范圍。 提示：會計檔案的整理由財會部門完成，可由財會部門保管一定時間，期滿后需向檔案室移交。財會部門保管期間需向檔案室提供會計檔案目錄。 特殊載體檔案整理要點 特殊載體檔案按不同載體形式分成： ? 照片（底片） ? 錄音文件 ? 錄像帶 ? 光盤 ? 計算機電子文件。 ① 分類： 一般是 “ 年度 問題 ” 分類法 ② 組卷： 分年度混問題組卷，按照形成日期依次整理入冊 ③ 照片編號： “卷號 — 張?zhí)枴? ④ 編制說明： 一種是單張說明，一種是組合照片說明 ⑤ 裝冊 ⑥ 編目： 卷內(nèi)目錄、封面、備考表、脊背等 照片檔案整理 一個錄音文件、一盤錄像帶自然形成一個保管單位，可形成時間先后分別進行排列編號，即錄音檔案一個流水號，錄像檔案一個流水號。 要編寫文字說明，與錄音文件（光盤）、錄像帶一起保存。 錄音錄像帶整理；光盤整理 光盤是電子文件的主要存儲形式，一張光盤即自然形成一個保管單位，每張光盤寫好文字說明。 特殊載體檔案保管有特殊的要求。 照片檔案保管要求防光、防潮、防高溫； 照片檔案上架豎放，不應(yīng)相疊平放； 錄音、錄像檔案要求防磁，錄音（像）帶、磁帶分別單個放入塑料盒或?qū)Ｓ么尜A柜（防磁柜）平放，沒有防磁柜的單位可放在鐵制檔案箱或密集架上； 光盤放入塑料盒或光盤檔案冊； 不能放置樟腦丸等揮發(fā)性藥物 上架入庫 ① 區(qū)分載體： 一般按種類分為 證書、獎牌、獎杯 … ② 清潔修整 ③ 分類排序： 按證書、獎牌、獎杯 …… 分類，并給予 4…… 的代碼（在總體分類方案中標(biāo)明），同一類的實物檔案按時間順序排列 ④ 貼標(biāo)簽： 貼在實物檔案的背面或貼在底座上，標(biāo)簽上填寫實物檔案的檔號，一般由實物檔案代號、類別號、流水號構(gòu)成。 ⑤ 編制目錄 ⑥ 入庫上架 實物檔案整理 ?合理使用文件夾 ?定期備份 ?重要文件加密 電子檔案整理 ?電腦其它盤 ?刻錄光盤 ?移動硬盤 ?U盤 ?存儲介質(zhì) 借閱 檔案 一定要登記
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