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2025-02-21 19:10 本頁面
【正文】 特殊載體檔案保管有特殊的要求。 特殊載體檔案整理要點 特殊載體檔案按不同載體形式分成： ? 照片（底片） ? 錄音文件 ? 錄像帶 ? 光盤 ? 計算機電子文件。 會計檔案整理要點 會計檔案的歸檔范圍是會計核算材料， 即：會計憑證、會計賬簿、財務報告及銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。 ① 分項目、 組卷、排序 ② 修整編號 修整：去釘和折疊。 方法：按項目形成階段組卷、排序 產品檔案一般有： ? 市場調研、立項； ? 設計、產品標準； ? 圖紙、工藝； ? 工裝、包裝； ? 鑒定、檢驗； ? 創(chuàng)優(yōu)； ? 質量分析。 例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫字跡等。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內 裝盒 盒脊 年度 保管期限 機構（問題） 起止件號 盒號 2023 永久 辦公室 17 1 裝盒 歸檔文件裝盒后，上架排列應與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實體管理。 ② 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文的件號，中間用“ —”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進檔案室時，由專職檔案人員按要求編制。 46 檔案盒編目 將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案 盒封面、盒脊及備考表項目。文件中凡有圖文的頁面均為一頁。 ④ 題名：文件標題。歸檔文件目錄設序號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。已破損的文件應予修整，字跡模 糊或易退變的文件應予以復制。 （ 2）專職檔案管理人員清點文件材料移交情況，核對之后在 《 文件移交登記表 》 簽字確認，正式簽收。 40 文件歸檔整理 檔案盒：是一組具有有機聯(lián)系的歸檔文件的最小存放單元。 39 歸檔時間：是指應當歸檔的文件向檔案室移交的時間。 ? 機構代碼 載體類型代碼 分類號代碼 件號 年度 保管期限代碼 36 ? 檔號以“ 卷 ”為單元進行標識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： ?檔號 =機構代碼 +年度 +分類號 +保管期限代號 +載體類型代碼 +案卷號 ? ? 機構代碼 ? 案卷號 ? 年度 ? 保管期限代碼 ? 載體類型代碼 ? 分類號代碼 37 ? 分類表中的一級類目應該原則遵循。一級類目使用 09 標識，二級類目使用 標識、三級類目使用 標識，依此類推。 33 三級類目劃分 在各管理類檔案的二級類目之下，可以依據 文件的往來特點，根據實際需要設置 收文類、 發(fā)文類和內部簽報及批復類 等三級類目。 人事檔案類目設置 ? 人事檔案按照員工屬性設置為在職員工檔案、退休員工檔案、離崗員工檔案、死亡員工檔案、其他 5 個二級類目，各類中按姓名組織 案卷。 行政管理檔案類目設置 ? 行政管理檔案按工作內容設置行政事務、法紀監(jiān)察、審計工作、人事管理、醫(yī)療衛(wèi)生和后勤福利、外事工作、法律事務七個二級類 目。 27 常用分類方法 ? 職能分類 ? 時間分類 ? 作者分類 ? 專題分類 ? 項目分類 ? 型號分類 ? 區(qū)域分類 ? 專業(yè)分類 ? 外形或文種分類 ?職能分類方適用于一級類目的區(qū)分； ?其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分 28 一級類目的劃分 ? 公司的檔案根據企業(yè)活動職能性質劃分為十個大類： 黨群工 作檔案、行政管理檔案、經營管理檔案、人事檔案、會計檔案、生產 管理檔案、基本建設檔案、生產（建設、業(yè)務）技術檔案、設備儀器檔案、科研開發(fā)檔案。本細 則按照代碼制進行類號標識。 在實際工作中，管理者應該如何做好檔案管理工作，才能發(fā)揮其最大效用，使企業(yè)檔案工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化以及標準化呢？ ?檔案管理方面的培訓放到提高自身
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