現(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn)ppt-wenkub.com
2025-02-10 11:07 本頁面
【正文】 . ? ,凡是列入歸檔范圍的文件 ,均作為公司檔案處理 . ? . ? ,可以僅保存電子文本 ,不必保存紙本 . 封面 卷內(nèi)目錄 歸檔文件 備考表 組織案卷的要領(lǐng) : 最小有機(jī)聯(lián)系 ,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量 . 到卷盒內(nèi) ,重新編頁號 .(裝訂或不裝訂 ) 內(nèi)目錄、封面和備考表 . 三、組織保管單元 ? 常用立卷的方法 : ? 1. 機(jī)構(gòu)法 , 即將每個部門所形成的文件立一個案卷 .適用于部門文件數(shù)量不多的單位 . ? 2. 時間法 , 即將每一年的文件立一個案卷 . 1和 2經(jīng)常結(jié)合使用 ,形成機(jī)構(gòu) — 年度立卷法 . 適用于文書檔案或管理性文件的立卷 . ? 3. 問題法 , 即將有關(guān)一個問題的文件立一個案卷 . 適用于部門內(nèi)文件形成量較大的單位 . ? ,即將同屬于一個技術(shù)結(jié)構(gòu)的文件組成一個案卷 ,適合復(fù)雜技術(shù)產(chǎn)品的圖紙立卷 . ? ,即將加工過程中同屬于一個專業(yè)的文件組成一個案卷 ,適合工藝文件的立卷 . ? 6. 項目法 , 即將同屬于一個項目的文件立一個案卷 . 適用于小型科技項目 . ? 7. 文種法 , 即將同一類型的文件立一個案卷 .適用于財會文件和標(biāo)準(zhǔn)文件的立卷 . ? ，即將每一份文件立一個案卷。 其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分 . 針對本公司特點 ,試作主要類別的劃分 (見板書 ) 企業(yè)文檔的管理實務(wù) 一、 企業(yè)文件的形成、積累與歸檔 ? 企業(yè)文件的形成、積累與歸檔屬于各部門、各單位、各崗位的基本職責(zé) ,也是企業(yè)檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 . 檔案部門有權(quán)對這項工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實三項制度 : 下達(dá)任務(wù) 設(shè)計 實施 總結(jié)和后 續(xù)工作 文件 企業(yè)生產(chǎn)活動周期 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 企業(yè)收發(fā)文登記制度 企業(yè)文件積累制度 (針對自身所產(chǎn)生的文件 ) 員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時時有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時間 :根據(jù)科技活動的特點 ,確定文件何時歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長遠(yuǎn)和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性和載體特性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 二、企業(yè)文檔的價值認(rèn)定 ? 企業(yè)所保存的文檔資料 ,由于其作用的范圍和作用的程度不同 ,所以對其價值確定也不能相同 .針對本公司的具體情況 ,建議從以下幾個方面入手開展這項工作 : ? ,改為 :是檔案的 ,一律長期保存 。其優(yōu)點是全部檔案資源由一個檔案部門掌控，便于安全管理和集中開發(fā)利用。 從資源管理和知識管理的角度來看 ， 企業(yè)文檔信息工作應(yīng)當(dāng)納入到企業(yè)基礎(chǔ)管理活動的范圍中來 ， 實現(xiàn)規(guī)范化 、 集約化和自動化 。 制度與規(guī)范 文件形成管理 管理體制設(shè)計 價值鑒定 歸檔管理 利用與安全管理 實體分類信息分類 企業(yè)文檔 管理體系 自動化管理系統(tǒng) 企業(yè)文檔管理的基本體制 兩種不同的管理目標(biāo) —— 國家館藏與企業(yè)資源 計劃經(jīng)濟(jì)條件下： 國家檔案館 企業(yè) 機(jī)關(guān) 事業(yè)單位 國家規(guī)模的檔案事業(yè)： 國家檔案行政管理部門掌管，所有組織和個人的檔案均為黨和國家的財富，基層單位的檔案部門是國家檔案館的中轉(zhuǎn)站。 猶龍柱下 窺藏史， 呼鳳輿前 聽誦詩。它們之間既以不同的工作階段相區(qū)別，又以總體的科技程序和科技內(nèi)容緊密銜接，構(gòu)成了一個記載和反映該項科技生產(chǎn)活動的全部過程和成果的文件整體。 ? 企業(yè)文檔工作：是指以有效地保存和科學(xué)地管理企業(yè)文檔，充分發(fā)揮企業(yè)文檔作用為目的的諸項管理活動的總稱。 ? 企業(yè)檔案：是指在企業(yè)各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈钠髽I(yè)文件。 ? 發(fā)文： ? （ 1）制文：擬稿、核稿、簽發(fā)。 ? 撰寫報告的要求是：實事求是、突出重點、歸納本質(zhì)（規(guī)律）。但公函要包括：標(biāo)題、上款（收文機(jī)關(guān)的名稱）、正文、落款（發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、日期等）四個部分。 ? 批復(fù)就是對請示的答復(fù)。簡報不具有法律法規(guī)的作用，僅提供參考作用。簡報是機(jī)關(guān)之間專門用來交流情況，反映問題所使用的文種。通知是一種成份比較復(fù)雜的文種，既可以用于公布性文件，也可以在機(jī)關(guān)內(nèi)部傳遞；既可以是下行文，也可以是平行文。 ? （ 5）通報。 ? （ 4）啟事。寫作是要求針對問題，結(jié)合實際。要求語言莊重，行文簡練。 ? 公布性文件的正文一般由三個部分組成：一是導(dǎo)語，用于闡述發(fā)文的根據(jù)、目的等；二是事由，即文件要
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