【正文】 用具：檔案裝具：檔案柜架和檔案卷盒 保護(hù)設(shè)備：一般企業(yè)、有條件的企業(yè)、規(guī)模較大或條件較好的企業(yè) 技術(shù)設(shè)備：一是檔案整理所需的設(shè)備；二是檔案修復(fù)或利用所需的設(shè)備；三是檔案信息化管理所需的設(shè)備；四是根據(jù)不同企業(yè)的專業(yè)特點(diǎn)和具體需要可配備的設(shè)備。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)施參見 ISO 8章和 ISO 。 信息部門要有全面的方案 ,網(wǎng)公司信息中心正在規(guī)劃 . 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動(dòng)歸檔功能的模塊或接口。當(dāng)檔案管理服務(wù)器的硬盤發(fā)生損壞時(shí)，才能夠及時(shí)利用其他硬盤上的備份鏡象進(jìn)行還原，把損失降到最低。 這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的又一措施，主要是通過身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等相關(guān)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔離。DA/T 38《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》規(guī)定了歸檔光盤使用和管理的技術(shù)要求。 2023年 4月 30日，國家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T 31— 2023），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 四是預(yù)期收益情況。 二是企業(yè)檔案信息資源狀況。 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB／ T 18894）第 6章規(guī)定：文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT為通用格式；掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI為通用格式；音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。所謂“易于識(shí)讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。 數(shù)據(jù)庫是不是電子文件 ? 該不該歸檔 ? 目前企業(yè)各種信息系統(tǒng)生成多種數(shù)據(jù)庫文件 ,如 :企業(yè)資源計(jì)劃（ ERP）、客戶關(guān)系管理（ CRM）、供應(yīng)鏈管理（ SCM）、產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（ CPC）、產(chǎn)品生命周期管理（ PLM）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（ PDM）等。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，應(yīng)遵循模塊設(shè)計(jì)、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。 同時(shí)，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為目標(biāo)。要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。 檔案利用工作 加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；要設(shè)定利用者權(quán)限；要進(jìn)行利用登記；應(yīng)采取多種方式；編制各種實(shí)用匯編；編寫初加工的專題材料；編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽。 國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過批準(zhǔn)，報(bào)有關(guān)部門備案。 科技檔案保管期限的確定： 第一，科技檔案所屬項(xiàng)目的特征（技術(shù)因素） 第二，科技檔案所屬項(xiàng)目的科技水平（技術(shù)因素） 第三，科技檔案所屬項(xiàng)目投入產(chǎn)出情況 （效益因素）。 763庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到帳物相符。 庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，具備基本的保護(hù)措施。 76檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；要及時(shí)對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見《全宗卷規(guī)范》（ DA/T12）。 75按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。檔號(hào)編制方法見《檔號(hào)編制規(guī)則》（ DA/T13）。 目前，企業(yè)檔案一級(jí)類目號(hào)多采用其類目中有代表性的兩個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫，即管理 — GL、產(chǎn)品 — CP、科學(xué)技術(shù)研究 — KY、基本建設(shè) — JS、設(shè)備儀器 — SB、會(huì)計(jì) — KJ、干部職工 — ZG；二級(jí)及二級(jí)以下類別號(hào)采用雙位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫（其中產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備類檔案其項(xiàng)目有代號(hào)的，優(yōu)先采用代號(hào)（型號(hào)）進(jìn)行編寫）；案卷號(hào)則采用但單位阿拉伯?dāng)?shù)字編寫。 75分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性。 742企業(yè)可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。 74檔案與資料的收集 742企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后屬本企業(yè)所有 的檔案。即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位保存的有關(guān)檔案材料進(jìn)行征集、購買或接收。重要項(xiàng)目文件歸檔時(shí)應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。 734歸檔的文件一般一式一份。 檔案具有 2個(gè)基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。 責(zé)任制主要內(nèi)容： （ 1）注意文件的形成； （ 2）注意文件的收集和積累； （ 3）按單位確定的文件整理辦法進(jìn)行預(yù)整理； （ 4）注意將預(yù)整理后的文件及時(shí)移交歸檔。 733磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相對應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。 電子文件的歸檔管理目前仍然實(shí)行“雙套制”，即具有永久保存價(jià)值的文字或圖表形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)或縮微品載體形式的文件，歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。 物理歸檔：是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 733會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。 文件歸檔時(shí)間 文件材料的歸檔時(shí)間主要有兩種：定期歸檔 隨時(shí)歸檔 應(yīng)該隨時(shí)歸檔的其它文件： 資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件是需要嚴(yán)加控制的核心文件； 機(jī)密性強(qiáng)的、特殊的科技文件； 產(chǎn)權(quán)變動(dòng)及人員變動(dòng)應(yīng)清退的文件； 非紙質(zhì)載體文件； 外來文件。 需要注意的問題： 在確定歸檔范圍時(shí)，對容易忽視或不易收全的文件材料應(yīng)予以特別注意。 管理類文件：《文書檔案案卷格式》 GB/T9705和《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T22； 科技文件：《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》 GB/T11822； 基本建設(shè)項(xiàng)目文件：《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T28； 會(huì)計(jì)文件：《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》財(cái)會(huì)字 [1998]32號(hào)文件； 職工文件：《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字 [１９９２ ]３３號(hào)文件； 照片文件：《照片檔案管理規(guī)范》 GB/T11821； 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件：《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》 DA/T15； 電子文件：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 GB/T18894和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》 DA/T32； 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件：《 CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》 GB/。 在企業(yè)管理的中層： 要將檔案管理的具體要求納入落實(shí)到所負(fù)責(zé)工作的流程和考核中，督促員工做好文件管理工作。 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： 1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等 管理部門本職工作的組成部分。 文件在最初的形成階段雖然處在動(dòng)態(tài)變化的過程，但是否具有檔案保存價(jià)值的內(nèi)在屬性已經(jīng)確定。 收集范圍應(yīng)以企業(yè)文件歸檔范圍和保管期限表為主，參考載體形式。 63特殊載體檔案管理規(guī)范。 制定企業(yè)檔案分類方案的原則是：同位類之間互不相容；各子項(xiàng)之和必須窮盡母項(xiàng)；同位分類必須按同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行；分類必須按層次進(jìn)行不能跳躍。 整理方法： （ 1）文書檔案應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 222023）進(jìn)行整理； （ 2）科技檔案應(yīng)按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（ GB/T 118222023）和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（ DA/T 282023）進(jìn)行整理； （ 3）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法 》（財(cái)會(huì)字 [1998]32號(hào)）和《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（ DA/T 392023）進(jìn)行整理； （ 4）照片檔案應(yīng)按《照片檔案管理規(guī)范》（ GB/T 118212023）進(jìn)行整理； (5)印章檔案應(yīng)按《印章檔案整理規(guī)則》（ DA/T 402023）進(jìn)行整理； (6)檔號(hào)編制應(yīng)按《檔號(hào)編制規(guī)則》（ DA/T 131994），選擇適合企業(yè)檔案分類的標(biāo)示方法，與企業(yè)檔案分類方案配套使用。 、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的制定 (4款 ) 主要有 4種：文件、檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 62檔案保密制度。 62檔案統(tǒng)計(jì)制度。 62檔案保管制度。制定企業(yè)檔案管理制度應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，履行制定規(guī)章制度程序，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)，納入企業(yè)管理制度或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)之中，嚴(yán)格管理并貫徹執(zhí)行。 61制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。 企業(yè)檔案工作崗位責(zé)任制，是明確企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、高中級(jí)管理人員、技術(shù)人員、管理人員等崗位涉及檔案工作的內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量，以及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任的一項(xiàng)制度，它是企業(yè)考核各崗位完成檔案工作的依據(jù)。制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。 55檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 54依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。 檔案業(yè)務(wù)工作主要包括 6個(gè)方面，即檔案收集工作、檔案整理工作、檔案鑒定工作、檔案保管工作、檔案統(tǒng)計(jì)工作、檔案利用工作。 ? 第三，應(yīng)加強(qiáng)文件形成過程和歸檔前的管理，確保文件的安全，包括實(shí)體安全與信息安全。 53 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目對文件管理的責(zé)任，見 ISO 、 〔 2023〕 5號(hào)文件要求。因此，企業(yè)文件形成部門應(yīng)對文件的真實(shí)性、可靠性、完整性、系統(tǒng)性、可用性負(fù)責(zé)。 檔發(fā)字〔 1998〕 6號(hào)即國家檔案局、國家經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)、國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)和國家國有資產(chǎn)管理局《關(guān)于印發(fā)〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法〉的通知》 、企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分 企業(yè)各部門是企業(yè)文件的形成部門，是企業(yè)檔案信息資源的源頭，企業(yè)各部門文件歸檔是否齊全、完整，整理是否科學(xué)，直接決定著企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和利用服務(wù)水平。 52 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。 “機(jī)構(gòu)應(yīng)該對文件管理職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行明確劃分，并在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)公布”。 ５ .2 企業(yè)管理職責(zé) 《文件（檔案）管理國際標(biāo)準(zhǔn)》 ISO15489 第 6章 方針與職責(zé)： “機(jī)構(gòu)應(yīng)該制訂并記錄其文件管理方針，文件管理方針的目標(biāo)是形成并保存真實(shí)、可靠和可用的文件，以便在整個(gè)文件保存時(shí)間內(nèi)能對業(yè)務(wù)職能和活動(dòng)提供支持”。 51檔案工作體系 企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。四是企業(yè)檔案部門管理職責(zé) 。而事實(shí)依據(jù)與法律證據(jù)的重要組成部分，就是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案記錄。 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全 。 企業(yè)檔案工作目標(biāo) :是滿足企業(yè)在證據(jù)、法律責(zé)任和信息等的需求。 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。股份公司的控股企業(yè)，通常也是股份公司的經(jīng)營管理者，它有責(zé)任和義務(wù)依法對企業(yè)檔案監(jiān)督、管理和控制。企業(yè)（集團(tuán)公司）的子公司、分公司、控股公司及所屬單位的檔案工作，都應(yīng)是企業(yè)（集團(tuán)公司）檔案工作的組成部分。 這一條確定了企業(yè)檔案工作的管理體制。企業(yè)在開展研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)過程中無論是企業(yè)自身還是社會(huì)都因某種需要而要追溯產(chǎn)品和服務(wù)的過程，如法律責(zé)任、產(chǎn)品質(zhì)量、事故調(diào)查、效益分析、改進(jìn)提高、維護(hù)保養(yǎng)、業(yè)績考核等等。1959年