民營企業(yè)檔案管理(1)(編輯修改稿)
2025-02-05 05:25 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 的人員簽名。 ?日期：填寫歸檔的年、月、日。 53 文件裝盒 ?將整理好的歸檔文件按照編號(hào)順序裝入檔案盒，文件松緊要適當(dāng)，盒滿為限。同一盒內(nèi)同一年度，同一保管期限。 54 ?在檔案盒的背脊上填上以下項(xiàng)目：全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)（不分機(jī)構(gòu)的單位可空）、起止件號(hào)。（詳見下圖） 55 全 宗 名 稱 全宗號(hào) 類別號(hào) 年 度 機(jī) 構(gòu) 期 限 起止件號(hào) 檔案盒背脊式樣 公 司 全宗號(hào) 類別號(hào) A 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 期 限 短 期 起止件號(hào) 1－ 28 已填好的檔案背脊事例 56 打印目錄 ?按不同的保管期限打印并裝訂歸檔文件目錄，一式一份。 ?“檔案目錄”由“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分組成。 57 （ 1）目錄夾封面 全宗名稱 公司 全 宗 號(hào) 類 別 A 期 限 短期 年 度 2022 58 （ 2）目錄夾背脊 全宗號(hào) 機(jī) 構(gòu) 類別號(hào) A 期 限 短期 年 度 2022 59 （ 3）填寫歸檔情況登記表 年度 保管期限 件數(shù) 保 管 接 收 備注 單位 姓名 單位 姓名 2022 永久 50 2022 永久 75 2022 永久 23 …. …. …. 單位名稱： 公司 歸檔情況登記表 60 （ 4）擬寫歸檔說明，內(nèi)容包括： ? 本年度立檔單位主要工作概況， ? 本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及單位領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 ? 本年度管理性檔案（文書）歸檔情況 61 公司二○○三年歸檔說明 一、主要工作概況 （此部分內(nèi)容可在本單位年終總結(jié)內(nèi)抽出主要內(nèi)容填寫） 二、機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 本公司內(nèi)設(shè) 5個(gè)部門（ 、 …….. ）共有職工 人。 領(lǐng)導(dǎo)人變化情況 任總經(jīng)理 任財(cái)務(wù)總監(jiān) 任技術(shù)總監(jiān) 三、本年度文書歸檔情況 本公司本年度企業(yè)管理檔案歸檔按照有關(guān)規(guī)定，收集齊全，嚴(yán)格劃分保管期限，及時(shí)歸檔，編制了檔案目錄，共歸檔308件，其中永久 108件，編號(hào) 1－ 108件；長 100件，編號(hào)從－ 100件；短期 100件，編號(hào) 1－ 100。 二○○四年 月 62 全宗號(hào) 類別號(hào) 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) A 2022 短 期 歸檔文件目錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 歸檔頁數(shù) 文件格式 備注 1 從化市人民政府 從府[2022]x號(hào) 關(guān)于 的通知 20220602 5 （ 4）打印歸檔文件目錄 63 ?裝訂“檔案目錄” 如果每年文件數(shù)量不多，形成目錄頁數(shù)較少，可將若干年度的同一保管期限的歸檔文件目錄裝入一本目錄夾中（每年的歸檔文件須另起一個(gè)流水號(hào)）。 64 ?具體裝訂時(shí)，先放置“歸檔情況登記表”，再按時(shí)間先后順序?qū)⑷舾赡甑摹皻w檔說明”排在前面，在按順序接排相應(yīng)年度的歸檔文件目錄。 65 1入庫裝箱柜 ?室?guī)靸?nèi)檔案箱柜裝具應(yīng)排列有序，統(tǒng)一編號(hào)。有利于提供利用。 66 ?一般要求采用分保管期限排架方法，這種方法便于檔案按年度、保管期限進(jìn)行檢索。檔案存放方式采用豎放方式，從上到下，從左到右有序排列存放，它的優(yōu)點(diǎn)是便于存放和拿取檔案。 67 G 企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理類 ?經(jīng)濟(jì)合同檔案是本企業(yè)對各類企業(yè)和客戶授信活動(dòng)中形成的，反映信用業(yè)務(wù)工作情況并且有保存價(jià)值的文件材料的總稱。主要指企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、銷售合同及客戶管理檔案。 68 ?根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況可設(shè)置為經(jīng)濟(jì)合同、客戶管理檔案類。 69 合同材料的分類整理 1．可按合同形成的地區(qū)排列。 2．可按合同形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。 70 3．可按合同形成的內(nèi)容種類進(jìn)行排列。 71 類目標(biāo)識(shí)編制： （ 1） 適用中小型企業(yè)、合同材料不多： ? G 1 —— 1 案卷號(hào)（順序號(hào)） 目錄號(hào)（第 1本目錄） 大類代字 （企業(yè)經(jīng)濟(jì)合同管理 類） 72 （ 2）適用大中型企業(yè)，合同、客戶材料較多的 73 74 ?根據(jù)本單位的實(shí)際工作中產(chǎn)生的合同材料而定，類目設(shè)置可增可減。 75 （ 16－ 50年）和短期（ 1－ 15年）。 76 合同檔案的整理 （ 1）單份合同的整理 （ 2）以卷的形式整理的方法 77 順序號(hào) 文號(hào) 責(zé)任者 題 名 日期 頁號(hào) 備注 1 公司 合同 1 ….. …… 卷內(nèi)文件目錄 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 1 78 案卷封面 公司 公司與 公司簽定 合同、協(xié)議書 自 2022年 2月至 2022年 2月 保管期限 長期 本卷共 1件 23頁 歸檔號(hào) 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 13 79 80 “檔案
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