民營企業(yè)檔案管理(1)(已修改)
2025-01-21 05:25 本頁面
【正文】 1 民營企業(yè)檔案管理 ***檔案局 2 主講內(nèi)容 ?企業(yè)管理檔案 ?經(jīng)濟(jì)合同管理檔案 3 企業(yè)管理檔案 4 ?企業(yè)檔案是指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。 企業(yè)檔案的含義 5 民營企業(yè)檔案的分類 序號 內(nèi) 容 代號 1 企業(yè)管理性 檔案 A 2 基建檔案 B 3 科研檔案 C 4 產(chǎn)品檔案 D 6 5 設(shè)備檔案 E 6 會(huì)計(jì)檔案 F 7 合同檔案 G 8 員工檔案 H 9 特殊載體檔案 J 7 ?企業(yè)檔案分類原則： ?以全部檔案為對象 ?依據(jù)企業(yè)管理職能 ? 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn) 8 ?保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系 ?方便管理與利用 ?協(xié)調(diào)統(tǒng)一、不隨便改動(dòng) 9 A 企業(yè)管理性檔案 一、檔案與文件的區(qū)別 ?尚未辦理完畢的文件不是檔案，凡處在文書處理過程中的文件，都不能歸檔。 ?對日后沒有查考價(jià)值的文件不是檔案 。 10 二、件的含義 ?單份文件，每份文件為一件； ?各種報(bào)表、名冊、圖冊、書刊、會(huì)議記錄等，一冊（本）為一件； 11 ?正本與定稿為一件； ?正件與附件為一件； ?正文與文件處理單為一件； ?原件與復(fù)制件為一件； ?轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件； 12 ?來文與復(fù)文、去文與復(fù)文（具體包括請示與批等）可作為組合件，或各為一件。 13 三、歸檔的主要步驟和要求 文件材料歸檔可分為 11個(gè)步驟： 1 收集文件 7 文件著錄 2 區(qū)分年度 8 填備考表 3 劃分期限 9 文件裝盒 4 文件裝訂 10 打印目錄 5 文件排列 11 入庫裝箱柜 6 文件編號 14 收集文件 ?把反映本單位主要活動(dòng)的，應(yīng)該歸檔的文件材料收集齊全、完整。（歸檔范圍見書 P1718） 15 ?對不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除。 ?要注意“帳外”文件的收集，特別是各種上報(bào)圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會(huì)帶回的會(huì)議文件等。 16 區(qū)分年度 根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行區(qū)分，即不同年度形成的文件材料要按年度具體分開。 17 ?一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。 ?計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，放在文件內(nèi)容針對的年度。 18 ?長遠(yuǎn)規(guī)劃，放在文件內(nèi)容針對的頭一年。 ?多年的總結(jié)、報(bào)告，放在文件針對的最后一年。 19 ?跨年度的案件，放在結(jié)案的一年。 ?跨年度的會(huì)議，放在閉幕年。 20 劃分期限 ?準(zhǔn)確地判定每一份文件和每一組文件的價(jià)值，保管期限分別定為永久（無限期）、長期（ 16－ 50年）、短期（ 15年以下）。（保管期限表見書P25） 21 文件裝訂 ?修裱破損或頁幅過小的文件 ?復(fù)制字紙模糊或易褪變的文件，對以純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、印臺(tái)油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料及傳真件等進(jìn)行復(fù)制。 22 ?超大紙張折疊 對報(bào)表、圖樣等紙張幅面大于 A4規(guī)格的文件，需要加以折疊。操作是要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時(shí)，宜整份折疊 23 ?去除會(huì)生銹的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等裝訂用品）。 24 ?如果是組合件，按以下順序進(jìn)行組合件內(nèi)的文件排列： 正本在前，定稿在后；正本在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；譯文在前，原文在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。 25 ?裝訂 采用左側(cè)、下側(cè)對齊方式 對，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。 26 不銹鋼釘 27 三點(diǎn)一線裝訂 28 文件排列 ?由單位檔案室集中歸檔的單位 :先將歸檔的文件材料按三個(gè)保管期限分開，同一保管期限的文件材料按照“機(jī)構(gòu)－時(shí)間”或時(shí)間先后排列。 29 ?由各部門分別整理歸檔的單位，先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)分開，在將同一機(jī)構(gòu)的文件按三個(gè)保管期限分開，同一保管期限內(nèi)按時(shí)間先后排列。 盡可能將關(guān)系密切的同一活動(dòng)、工作、會(huì)議形成的文件材料排列在一起。 30 ?統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料、來文與復(fù)文、去文與復(fù)文等成套性文件可集中排列，該套文件內(nèi)部按文件形成的時(shí)間先后排列。 31 ?同一保管期限文件的排列順序應(yīng)保持相對穩(wěn)定。 32 文件編號 ?歸檔文件應(yīng)逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。 全宗號 類別號 期 限 年 度 機(jī) 構(gòu) 件 號 33 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 全宗號 ：通常指國家綜合檔案館給立檔單位的代號（企業(yè)沒有全宗號的，可不填寫） 34 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 類別號 ：不同門類檔案的代號，如管理性檔案為 A 35 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022 機(jī) 構(gòu) 件 號 15 期限 ：檔案的保管期限，分為：永久、長期、短期 36 全宗號 類別號 A 期 限 永久 年 度 2022
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