【文章內容簡介】 (一級類目 )年度 保管期限 案卷號 ? (都要留空，以便放第二年的 ) 2022/2/6 40 ? (二）科技文件材料排列的方法 ? 1產品類案卷按產品開發(fā)設計（含初步設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序，或按其產品系列、結構排列。 ? 2科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。 ? 3基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。 ? 4設備類案卷按設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。 ? 5案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。 ? 6案卷內科技文件材料排列應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。 2022/2/6 41 五、案卷的編目 ? 是以一定的形式，鞏固企業(yè)事業(yè)單位文件材料的系統(tǒng)整理成果，提示卷內文件材料內容與成份的工作 ? 重要內容： ? 編頁號 ? 編制卷內文件目錄 ? 編制備考表 ? 編制案卷封面 ? 編制案卷背脊 2022/2/6 42 ? 一）頁號 在有記載內容頁面上，編寫大流水頁號 ? 綜合管理性文件，正面右上角，背面左上角 ? 卷內科技文件材料頁號的編寫 ? (1)單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。 ? (2)成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應排在卷內文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。 ? 卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。 ? 企業(yè)歸檔文件應依據(jù)分類和排列順序逐件編號。在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章。文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章可蓋在文件處理單上。填寫編號項目的字跡材料應耐久。歸檔章的項目為：全宗號、年度、室編件號、大類名稱代號、保管期限、館編件號、總頁數(shù) 2022/2/6 43 二）卷內文件目錄 序號、責任者、文號、題名、日期、頁號、備注（圖號） 沒有題名的加中括號、會議記錄要一條一條寫出來、任免等要將自己單位的寫出來。 ? 5． 4． 2序號應用阿拉伯數(shù)字從 1起依次標注卷內文件材料件數(shù)的順序。 ? 5． 4． 3文件編號應填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。 ? 5． 4． 4責任者應填寫文件材料的形成部門或主要責任者。 ? 5． 4． 5文件材料題名應填寫文件材料的全稱。 ? 填寫文件標題。沒有標題或標題不能全面揭示文件內容的，可自擬標題，外加“［ ］”號；會議記錄需重擬標題時，應寫明會議的時間和主要內容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨立性強，正題名不能反映附件內容時，附件標題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計算機輔助管理條件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。 ? 5． 4． 6日期應填寫文件材料的形成日期。 ? 新立卷以 8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如 2022年 1月 8日，標注為 20220228。 ? 頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。 ? 5． 4． 7頁號應填寫每件科技文件材料的首頁上標注的頁號。新立卷填寫每一件總頁數(shù)。 ? 5． 4． 8卷內目錄排列在卷內科技文件材料首頁之前。 2022/2/6 44 ? 三）備考表 放置于卷尾，起到說明卷內文件數(shù)量和狀況及在管理過程中的變化情況等作用。 ? 互見號、說明、主卷人、立卷時間、檢查人、檢查時間 ? 5． 5． 2說明包括：案卷內文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。 ? 5． 5． 3立卷人應由責任立卷人簽名。 ? 5． 5． 4立卷日期應填寫完成立卷的日期。 ? 5． 5． 5檢查人應由案卷質量審核者簽名。 ? 5． 5． 6檢查日期應填寫審核的日期。 ? 5． 5． 7互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。 ? 5． 5． 8卷內備考表排列在卷內文件材料之后。 2022/2/6 45 ? 四）編制案卷封面 ? 案卷封面印制在卷盒和軟卷皮的正表面，只填寫軟卷皮上的內容?？萍紮n案蘇州也采用內封面形式。 ? 內容有：檔號、檔案館室代號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級 ? 檔號：類別號 +案卷號 ? 案卷題名的擬列 要求：內容正確概括、結構完整規(guī)范，文字簡明通順。案卷題名都有三部分內容組成，其結構呈三段式： 1）綜合管理性文件材料組成的案卷題名的結構 作者－內容－文種名稱（全稱，通用簡稱） 2）科技文件材料組成的案卷題名結構 項目名稱（代字、代號）－內容－文種名稱 ? 案卷封面其他內容的填制 ? (1)立卷單位應填寫負責文件材料組卷的部門或項目負責部門。 ? (2)起止日期應填寫案卷內文件材料形成的起止日期。 ? (3)保管期限應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。 ? (4)密級應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件材料的最高密級。 ? (5)檔案館號應填寫國家檔案行政管理部門賦予的檔案館代碼。 2022/2/6 46 ? 五 )編制案卷脊背 文書和科技檔案內容：案卷題名、檔號 ? 檔號位置要貼四線格標簽； ? 綜合管理性 ? (全宗號 )目錄號 (大類代號加目錄順序號 )、年代、分類號、起止卷號 ? 案卷題名填寫二級類目名稱，要求打印后貼上去 ? 新立卷 檔案盒盒脊：在盒脊上貼四格標簽 (見圖 5)(具體尺寸以市檔案局印制式樣為準 )，設置的項目有：全宗號 (或目錄號 )、年度、大類代號、起止件號。其中起止件號僅填寫室編件號的起止號，即盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”連接。盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進館時再按要求填寫。 ? 科技檔案 ? 、分類號（項目代號或目錄號）、項目代號、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項目代號是指科技檔案所反映的產品、工程、課題、設備的代字或代號；目錄號是指第幾本目錄號；案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。 ? 案卷題名應打印后貼上去，文字采用豎排式 ? 會計卷脊標簽：會計檔案卷脊采用條形標簽，保管期限紅色為永久，藍色為定期，其項目包括全宗號、核算單位代號、目錄號、案卷號、年度、憑證號 2022/2/6 47 ? 企業(yè)檔案分類類目標識符號統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字標識。一級類目采用 十進位 制編號標識，即阿拉伯數(shù)字從 0到 9順序標識；二級類目采用 八分制 編號標識，即從 1到 8， 91到 98；二級以下的類目采用 雙位制 編號標識，即： 11~19， 21~29……91~99 。 各類目之間，不同級位類目用間隔符號 .分開，分類號與案卷順序號中間用 － 表示。 ? 前 4類編號方法 ? 老的編案卷號方法 ? 一級類目號 +二級類目號 +案卷順序號（案卷順序號按大類混年度編流水號，編至 999時，重新從 1號行流水編號，并用案卷目錄號加以區(qū)別）。 ? 1990年 1991年 ? － 1－永久 － 7－永久 ? － 2－長期 － 8－長期 ? － 3－長期 ? － 4－短期 ? － 5－永久 ? － 6－長期 ? 排架按大類，每一個類后留空位。 ? 新立卷編號方法 ? 1990年 1991年 ? 0類 永久 0類 永久 ? 長期 3 長期 3 ? 短期 3 短期 3 2022/2/6 48 ? 科技檔案案卷號：最低一級類目內順序編流水號。如－ 1 ? 會計檔案：全宗號 核算單位代號 ―― 年度 ―― 按憑證、帳冊、報表、其它順序編流水號（每個核算單位正面一個年度一個流水號）標簽最后一欄，憑證填寫憑證號，帳冊等填寫保管期限。賬冊要貼封面。包角、騎縫章、簽署是否齊全。 ? 特殊載體檔案的分類、編號： 聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案，因其形成和所反映的內容，作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，不單獨設置類目，可視其內容特征與紙質檔案對應分類編號，分庫保管。 照片檔案的編號方法為：大類號 +照片案卷號 +照片流水張?zhí)枴? 底圖檔案的分類編號，應與其藍圖檔案分類編號相對應。即：底圖檔案分類號（即藍圖檔案分類號） +底圖保管單位號 2022/2/6 49 ? 六、案卷的裝訂 ? 企業(yè)管理類檔案全部采用軟卷皮裝訂，外加卷盒。盒內案卷不貼標簽，在卷盒的脊背上貼標簽?？萍紮n案加內封面（厚一點）裝訂，外加卷盒或卷夾。照片檔案有專用的國標照片簿。