【文章內(nèi)容簡介】 (一級類目 )年度 保管期限 案卷號 ? (都要留空，以便放第二年的 ) 2022/2/6 40 ? (二）科技文件材料排列的方法 ? 1產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。 ? 2科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。 ? 3基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。 ? 4設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。 ? 5案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。 ? 6案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。 2022/2/6 41 五、案卷的編目 ? 是以一定的形式，鞏固企業(yè)事業(yè)單位文件材料的系統(tǒng)整理成果，提示卷內(nèi)文件材料內(nèi)容與成份的工作 ? 重要內(nèi)容： ? 編頁號 ? 編制卷內(nèi)文件目錄 ? 編制備考表 ? 編制案卷封面 ? 編制案卷背脊 2022/2/6 42 ? 一）頁號 在有記載內(nèi)容頁面上，編寫大流水頁號 ? 綜合管理性文件，正面右上角，背面左上角 ? 卷內(nèi)科技文件材料頁號的編寫 ? (1)單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。 ? (2)成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它科技文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。 ? 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。 ? 企業(yè)歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和排列順序逐件編號。在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章。文件處理單隨同文件一并歸檔的，歸檔章可蓋在文件處理單上。填寫編號項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號、年度、室編件號、大類名稱代號、保管期限、館編件號、總頁數(shù) 2022/2/6 43 二）卷內(nèi)文件目錄 序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁號、備注（圖號） 沒有題名的加中括號、會議記錄要一條一條寫出來、任免等要將自己單位的寫出來。 ? 5． 4． 2序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從 1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。 ? 5． 4． 3文件編號應(yīng)填寫文件材料的文號或圖樣的圖號、設(shè)備代號、項(xiàng)目代號等。 ? 5． 4． 4責(zé)任者應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。 ? 5． 4． 5文件材料題名應(yīng)填寫文件材料的全稱。 ? 填寫文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能全面揭示文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“［ ］”號；會議記錄需重?cái)M標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明會議的時(shí)間和主要內(nèi)容；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正題名不能反映附件內(nèi)容時(shí)，附件標(biāo)題可一并抄錄，外加 ( )；介紹信存根等一本作為一件，題名較籠統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，其介紹信中人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。 ? 5． 4． 6日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期。 ? 新立卷以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如 2022年 1月 8日，標(biāo)注為 20220228。 ? 頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。 ? 5． 4． 7頁號應(yīng)填寫每件科技文件材料的首頁上標(biāo)注的頁號。新立卷填寫每一件總頁數(shù)。 ? 5． 4． 8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁之前。 2022/2/6 44 ? 三）備考表 放置于卷尾，起到說明卷內(nèi)文件數(shù)量和狀況及在管理過程中的變化情況等作用。 ? 互見號、說明、主卷人、立卷時(shí)間、檢查人、檢查時(shí)間 ? 5． 5． 2說明包括：案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。 ? 5． 5． 3立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。 ? 5． 5． 4立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。 ? 5． 5． 5檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。 ? 5． 5． 6檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。 ? 5． 5． 7互見號應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號括起。 ? 5． 5． 8卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。 2022/2/6 45 ? 四）編制案卷封面 ? 案卷封面印制在卷盒和軟卷皮的正表面，只填寫軟卷皮上的內(nèi)容?？萍紮n案蘇州也采用內(nèi)封面形式。 ? 內(nèi)容有：檔號、檔案館室代號、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級 ? 檔號：類別號 +案卷號 ? 案卷題名的擬列 要求：內(nèi)容正確概括、結(jié)構(gòu)完整規(guī)范，文字簡明通順。案卷題名都有三部分內(nèi)容組成，其結(jié)構(gòu)呈三段式： 1）綜合管理性文件材料組成的案卷題名的結(jié)構(gòu) 作者－內(nèi)容－文種名稱（全稱，通用簡稱） 2）科技文件材料組成的案卷題名結(jié)構(gòu) 項(xiàng)目名稱（代字、代號）－內(nèi)容－文種名稱 ? 案卷封面其他內(nèi)容的填制 ? (1)立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。 ? (2)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 ? (3)保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。 ? (4)密級應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級。 ? (5)檔案館號應(yīng)填寫國家檔案行政管理部門賦予的檔案館代碼。 2022/2/6 46 ? 五 )編制案卷脊背 文書和科技檔案內(nèi)容：案卷題名、檔號 ? 檔號位置要貼四線格標(biāo)簽； ? 綜合管理性 ? (全宗號 )目錄號 (大類代號加目錄順序號 )、年代、分類號、起止卷號 ? 案卷題名填寫二級類目名稱，要求打印后貼上去 ? 新立卷 檔案盒盒脊：在盒脊上貼四格標(biāo)簽 (見圖 5)(具體尺寸以市檔案局印制式樣為準(zhǔn) )，設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號 (或目錄號 )、年度、大類代號、起止件號。其中起止件號僅填寫室編件號的起止號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”連接。盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫。 ? 科技檔案 ? 、分類號（項(xiàng)目代號或目錄號）、項(xiàng)目代號、案卷號。全宗號由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號另定；分類號是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號；項(xiàng)目代號是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號；目錄號是指第幾本目錄號；案卷號是指科技檔案按一定順序排列后的流水號。 ? 案卷題名應(yīng)打印后貼上去，文字采用豎排式 ? 會計(jì)卷脊標(biāo)簽：會計(jì)檔案卷脊采用條形標(biāo)簽，保管期限紅色為永久，藍(lán)色為定期，其項(xiàng)目包括全宗號、核算單位代號、目錄號、案卷號、年度、憑證號 2022/2/6 47 ? 企業(yè)檔案分類類目標(biāo)識符號統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。一級類目采用 十進(jìn)位 制編號標(biāo)識，即阿拉伯?dāng)?shù)字從 0到 9順序標(biāo)識；二級類目采用 八分制 編號標(biāo)識，即從 1到 8， 91到 98；二級以下的類目采用 雙位制 編號標(biāo)識，即： 11~19， 21~29……91~99 。 各類目之間，不同級位類目用間隔符號 .分開，分類號與案卷順序號中間用 － 表示。 ? 前 4類編號方法 ? 老的編案卷號方法 ? 一級類目號 +二級類目號 +案卷順序號（案卷順序號按大類混年度編流水號，編至 999時(shí)，重新從 1號行流水編號，并用案卷目錄號加以區(qū)別）。 ? 1990年 1991年 ? － 1－永久 － 7－永久 ? － 2－長期 － 8－長期 ? － 3－長期 ? － 4－短期 ? － 5－永久 ? － 6－長期 ? 排架按大類，每一個(gè)類后留空位。 ? 新立卷編號方法 ? 1990年 1991年 ? 0類 永久 0類 永久 ? 長期 3 長期 3 ? 短期 3 短期 3 2022/2/6 48 ? 科技檔案案卷號：最低一級類目內(nèi)順序編流水號。如－ 1 ? 會計(jì)檔案：全宗號 核算單位代號 ―― 年度 ―― 按憑證、帳冊、報(bào)表、其它順序編流水號（每個(gè)核算單位正面一個(gè)年度一個(gè)流水號）標(biāo)簽最后一欄，憑證填寫憑證號，帳冊等填寫保管期限。賬冊要貼封面。包角、騎縫章、簽署是否齊全。 ? 特殊載體檔案的分類、編號： 聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，因其形成和所反映的內(nèi)容，作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征與紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號，分庫保管。 照片檔案的編號方法為：大類號 +照片案卷號 +照片流水張?zhí)枴? 底圖檔案的分類編號，應(yīng)與其藍(lán)圖檔案分類編號相對應(yīng)。即：底圖檔案分類號（即藍(lán)圖檔案分類號） +底圖保管單位號 2022/2/6 49 ? 六、案卷的裝訂 ? 企業(yè)管理類檔案全部采用軟卷皮裝訂，外加卷盒。盒內(nèi)案卷不貼標(biāo)簽，在卷盒的脊背上貼標(biāo)簽。科技檔案加內(nèi)封面（厚一點(diǎn)）裝訂，外加卷盒或卷夾。照片檔案有專用的國標(biāo)照片簿。