【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 方式可用書面形式或電話的形式，如遇對(duì)口部門無(wú)法解決的問(wèn)題，可由對(duì)口部門負(fù)責(zé)人向中心負(fù)責(zé)人反映，或大區(qū)、子公司行政物業(yè)部負(fù)責(zé)人向中心行政總監(jiān)辦匯報(bào) （三） 間接上級(jí)指派的任務(wù) ，要在執(zhí)行的過(guò)程中設(shè)法向直接上級(jí)匯報(bào)，無(wú)法匯報(bào)時(shí)應(yīng)，完成任務(wù)后在匯報(bào)。 因工作需要與其他部門多次溝通協(xié)調(diào)無(wú)果，無(wú)完成自己的工作職責(zé)時(shí)，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。 突發(fā)事件的發(fā)生，應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)向直接上級(jí)匯報(bào)，同時(shí)也可向間接上級(jí)匯報(bào)。事件結(jié)束或告以段落時(shí)，應(yīng)將書面材料向上級(jí)及總部匯報(bào) 因其它工作的需要，須向上級(jí)匯報(bào)且又不方便向直接上級(jí)匯報(bào)時(shí)，可向間接上級(jí)匯報(bào)。 由于電話關(guān)機(jī)或線路故障等原因無(wú)法聯(lián)系時(shí)，可向間接上級(jí)匯報(bào)，并說(shuō)明無(wú)法與直接上級(jí)聯(lián)系的實(shí)際情況。 （四）上報(bào)的方式：網(wǎng)發(fā)、傳真和電話 三、與其他部門之間的溝通 （一 ）本中心部門之間的溝通，主要是工作方面資源、數(shù)據(jù)的交流溝通，提出合理化的、建議、具有指導(dǎo)性的意見或是對(duì)中心乃至整個(gè)集團(tuán)具有建設(shè)性意義的課題，最大限度的實(shí)現(xiàn)中心資源共享，使得中心內(nèi)各部門能順暢的開展工作。 （二）與中心外部門之間的溝通，主要是中心與中心之間工作流程銜接的溝通，使整個(gè)集團(tuán)對(duì)行政管理中心的工作性質(zhì)、工作流程、規(guī)章制度等方面有具體的了解，避免其他中心部門與行政管理中心共同配合開展工作時(shí)出現(xiàn)不必要的失誤，提高辦事效率，保證工作質(zhì)量。 四、部門內(nèi)部溝通 根據(jù)工作需要每個(gè)部門內(nèi)設(shè)若干工作小組 ,都有明確的分 工 ,各工作小組直接對(duì)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。各工作小組之間可通過(guò)晨會(huì)、周末例會(huì)或日常工作中進(jìn)行溝通、交流，整合部門內(nèi)現(xiàn)有資源，梳理工作流程，共同努力、相互協(xié)作實(shí)現(xiàn)本部門制定的工作目標(biāo)。 五、與基層單位的溝通 與基層單位的溝通重在指導(dǎo)與監(jiān)督，中心各部門作為全國(guó)各大區(qū)、子公司行政物業(yè)部的上級(jí)部門，在業(yè)務(wù)上對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行必要的培訓(xùn)與指導(dǎo)，把下級(jí)單位的員工培訓(xùn)成業(yè)務(wù)精通，工作責(zé)任心強(qiáng)蘇寧人。下級(jí)單位定期向中心對(duì)口部門匯報(bào)工12 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團(tuán) 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊(cè) SACM022022 12 作，對(duì)于下級(jí)單位不理解的的問(wèn)題，中心部門應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行必要的說(shuō)明與指導(dǎo)，對(duì)工作中出現(xiàn)的一些錯(cuò)誤給予糾正， 并對(duì)下級(jí)單位工作進(jìn)行必要的監(jiān)督，把總體的行政物業(yè)費(fèi)用控制在理想的效果狀態(tài)內(nèi)，以期各下級(jí)單位在中心總的方針指導(dǎo)下順利完成中心的工作任務(wù)。 第二章 行政管理制度建設(shè) 行政管理制度建設(shè)伴隨的企業(yè)的發(fā)展壯大而不斷加以補(bǔ)充修訂，中心各部門根據(jù)多年來(lái)積累的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，相應(yīng)制定本部門的一些制度、規(guī)定。隨著中心部門的重組、職能的細(xì)化，行政管理制度建設(shè)也邁向新的臺(tái)階。 前期行政管理中心分為總務(wù)部、行政采購(gòu)部、安全保衛(wèi)部三個(gè)部門，每個(gè)部門根據(jù)自身的職責(zé)編寫一些相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)大區(qū)、子公司工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)，作為新進(jìn)部門人員了解、熟悉 、進(jìn)入行政管理工作角色的學(xué)習(xí)資料。隨著我司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，公司遍及全國(guó)，不同地域及人文環(huán)境對(duì)我司行政管理工作也提出了新的課題。舊的行政管理制度已逐漸不能完全滿足公司發(fā)展現(xiàn)狀，為更好的為公司快速發(fā)展提供可靠的后勤保障，使行政管理工作適應(yīng)公司發(fā)展的要求，對(duì)行政管理中心的職能進(jìn)行重組劃分，由原來(lái)的三個(gè)部門增加到五個(gè)部門，即行政總監(jiān)辦、行政后勤部、行政采購(gòu)部、物業(yè)管理部、安全保衛(wèi)部。管理、服務(wù)的職責(zé)和范圍相比以前更廣泛，工作內(nèi)容包括低值易耗品及固定資產(chǎn)、印刷品、辦公用品、服裝、餐飲、住宿、衛(wèi)生保潔、通訊、工程維修、 電氣管理、水系統(tǒng)管理、消防監(jiān)控系統(tǒng)管理、中央空調(diào)電梯設(shè)備管理、行政物資采購(gòu)發(fā)放、安全保衛(wèi)工作，每個(gè)部門內(nèi)對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，使責(zé)任更明確。 第三章 行政體系的數(shù)據(jù)管理 第一節(jié) 數(shù)據(jù)規(guī)范性管理 數(shù)據(jù)主要分為兩大塊：一是每年度費(fèi)用的預(yù)、決算數(shù)據(jù)和新開店籌建預(yù)、決算數(shù)據(jù)；二是采購(gòu)計(jì)劃數(shù)據(jù)和已采購(gòu)物資的匯總數(shù)據(jù)。要求每一個(gè)數(shù)據(jù)的來(lái)源、產(chǎn)生建立在一定依據(jù)的基礎(chǔ)上或?qū)嵤虑笫菍?shí)際發(fā)生的數(shù)據(jù)。行政物業(yè)部門在開展工作過(guò)程中以這些數(shù)據(jù)為依據(jù)進(jìn)行行政費(fèi)用的審核、控制，預(yù)算數(shù)據(jù)建立在實(shí)際發(fā)生的決算數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，準(zhǔn)確的決 算數(shù)據(jù)是完成預(yù)算的可靠依據(jù)，建立各項(xiàng)目的配置標(biāo)準(zhǔn)，完善對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理，數(shù)據(jù)一旦確定將保持其穩(wěn)定性，不得隨意更改。行政物資采購(gòu)計(jì)劃數(shù)據(jù)和已實(shí)際發(fā)生的采購(gòu)數(shù)據(jù)建立臺(tái)帳進(jìn)行管理，根據(jù)這些數(shù)據(jù)可適時(shí)掌握整個(gè)集團(tuán)行政物資的采購(gòu)動(dòng)態(tài)。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)規(guī)范性管理把總體行政13 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團(tuán) 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊(cè) SACM022022 13 物業(yè)費(fèi)用有效控制一定范圍內(nèi)。 第二節(jié) 報(bào)表 報(bào)表主要是中心各部門上報(bào)行政總監(jiān)辦的三六報(bào)、月度工作總結(jié)和大區(qū)、子公司上傳的月度報(bào)表、采購(gòu)計(jì)劃表，通過(guò)對(duì)這些報(bào)表項(xiàng)目的分析，能及時(shí)掌握全國(guó)各大區(qū)、子公司的工作開展現(xiàn)狀及費(fèi)用控制情況。利于行政管理中心制定相應(yīng)的措施對(duì) 大區(qū)、子公司進(jìn)行針對(duì)性的指導(dǎo)和監(jiān)督。 第三節(jié) ERP ERP系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)建立一種新的管理體制，能迅速提高工作效率，節(jié)約勞動(dòng)成本，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督和相互促進(jìn)，并保證每個(gè)員工都自覺(jué)發(fā)揮最大的潛能去工作，使每個(gè)員工的報(bào)酬與他的勞動(dòng)成果緊密相連，管理層也不會(huì)出現(xiàn)獨(dú)裁現(xiàn)象。 對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)， ERP 首先應(yīng)該是管理思想，其次是管理手段與信息系統(tǒng)。管理思想是 ERP的靈魂，不能正確認(rèn)識(shí) ERP 的管理思想就不可能很好地去實(shí)施和應(yīng)用 ERP系統(tǒng)。 ERP作為一種先進(jìn)的管理思想和手段，它所改變的不僅僅 是某個(gè)人的個(gè)人行為或表層上的一個(gè)組織動(dòng)作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。從這個(gè)意義上講，不管是國(guó)外的 ERP產(chǎn)品還是本土的 ERP產(chǎn)品，關(guān)鍵看其管理思想是否新穎又實(shí)用，并且不脫離現(xiàn)實(shí)。 ERP系統(tǒng)與日常工作的結(jié)合 采購(gòu)管理 隨著企業(yè)的外購(gòu)件和原材料在全部零件中所占的比例逐漸上升和對(duì)零件質(zhì)量要求的提高，采購(gòu)管理顯得越來(lái)越重要。采購(gòu)管理能幫助客戶確定合理的訂貨量，選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商，保持最佳的安全儲(chǔ)備，保證按時(shí)到貨，避免停工待料。同時(shí)為采購(gòu)人員提供強(qiáng)有力的決策支持，使采購(gòu)員可以將注意力集中到影響 采購(gòu)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上去，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。 采購(gòu)計(jì)劃 —— 通過(guò)運(yùn)行 MRP計(jì)算產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃，與生產(chǎn)相關(guān)的直接物料由系統(tǒng)直接生成采購(gòu)申請(qǐng)單。而其它所有的間接物料，則根據(jù)相關(guān)的采購(gòu)策略，由手工或系統(tǒng)生成。 采購(gòu)詢價(jià) —— 通過(guò)詢價(jià)，報(bào)價(jià)的處理，公司對(duì)合理的價(jià)格進(jìn)行確認(rèn)，作為采購(gòu)單價(jià)的依據(jù)。 訂單輸入、變更及跟蹤 —— 一旦達(dá)成采購(gòu)協(xié)議，可以錄入采購(gòu)訂單，訂單輸入后可以修改、報(bào)廢和撤銷，可對(duì)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤分析。 產(chǎn)品庫(kù)存查詢 —— 訂單執(zhí)行后，需要進(jìn)行產(chǎn)品庫(kù)存查詢，以便決定是分批發(fā)貨還是生產(chǎn)完工后一并 發(fā)貨，滿足客戶需求。 14 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團(tuán) 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊(cè) SACM022022 14 采購(gòu)接收 —— 包括來(lái)料暫收管理（尚未檢驗(yàn)）、驗(yàn)收入庫(kù)管理、訂單核銷管理等。 零星采購(gòu) —— 日常備品備件的采購(gòu)管理。 供應(yīng)商評(píng)估 —— 通過(guò)與供貨商合作的歷史記錄，以行業(yè)地位、信譽(yù)、履約率、產(chǎn)品發(fā)展、工藝技術(shù)、質(zhì)量、成本服務(wù)、運(yùn)輸、通信聯(lián)系方法等方面為評(píng)估依據(jù)，精確的計(jì)算出供貨商的信用，對(duì)正確評(píng)價(jià)供貨商提供量化的依據(jù)。公司只與通過(guò)認(rèn)證的供貨商進(jìn)行交易。 產(chǎn)品報(bào)價(jià) —— 以先前對(duì)本部件或相似部件的報(bào)價(jià)記錄或部件模板為依據(jù)，快速計(jì)算出部件的成本，包括物料，外發(fā)加工，人工及其他費(fèi)用的成本；還可在報(bào)價(jià)單 中加入附加費(fèi)用，如使用費(fèi)或設(shè)計(jì)費(fèi)等。 客戶信用審核 —— 可對(duì)客戶信用進(jìn)行審核，核定其信用額度，當(dāng)應(yīng)收帳款加上本次交易金額之和大于信用額度時(shí)，一般不予交易。有關(guān)客戶信息可以在單據(jù)上隨時(shí)查詢。 交貨期的確認(rèn)及交貨處理 —— 決定交貨期和發(fā)貨事務(wù)安排 庫(kù)存管理 倉(cāng)庫(kù)是連接生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售的中轉(zhuǎn)站，是生產(chǎn)過(guò)程中必備的周轉(zhuǎn)場(chǎng)所，自始至終貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程，對(duì)促進(jìn)生產(chǎn)提高效率起著重要的輔助作用。庫(kù)存管理為企業(yè)更好地計(jì)劃和管理倉(cāng)庫(kù)提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具?？梢允构芾碚邔?duì)庫(kù)存成品、半成品、原料作出更好的規(guī)劃和控制 ，幫助控制庫(kù)存，保證生產(chǎn)中有足夠的供應(yīng)量，保證存貨的準(zhǔn)確性并且跟蹤貨物的流向，減少庫(kù)存損耗，降低庫(kù)存成本，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。 入庫(kù)管理 —— 用于處理入庫(kù)操作，記錄各種收貨的類型 (如：外購(gòu)入庫(kù)、產(chǎn)品入庫(kù)、委外加工入庫(kù)和其他入庫(kù)等 )，記錄入庫(kù)物品的物品代碼、倉(cāng)庫(kù)、貨位、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商或車間、批號(hào)等信息，并打印入庫(kù)單。 出庫(kù)管理 —— 用于處理出庫(kù)操作 ,記錄各種發(fā)貨的類型 (如：銷售出庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)料、委外加工發(fā)出和其他出庫(kù)等 )，記錄出庫(kù)物品的代碼、存放倉(cāng)庫(kù)、貨位、出庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、客戶代碼或領(lǐng)用部門 (車間 )、領(lǐng)料單號(hào)或 發(fā)票號(hào)等信息，并打印出庫(kù)單。 入庫(kù)檢驗(yàn) —— 對(duì)采購(gòu)來(lái)的材料進(jìn)行檢驗(yàn)，合格物品入庫(kù)，不合格材料進(jìn)行索賠或退貨處理。 倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥 —— 按照企業(yè)業(yè)務(wù)和管理方式不同，分別處理物料內(nèi)部調(diào)撥處理和存貨異地移庫(kù)處理，提供物料移動(dòng)數(shù)量變化的調(diào)入倉(cāng)庫(kù)、調(diào)出倉(cāng)庫(kù)管理模式，保證倉(cāng)存的實(shí)際數(shù)量精確。 庫(kù)存盤點(diǎn) —— 可根據(jù)需要選擇使用定期或連續(xù)盤點(diǎn)方式，既可對(duì)一個(gè)倉(cāng)庫(kù)的所有物料盤點(diǎn)，又可對(duì)某一個(gè)物料單獨(dú)盤點(diǎn)，自動(dòng)匯總盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，及時(shí)生成盤贏虧調(diào)整單。 庫(kù)存控制和優(yōu)化 —— 可按不同條件快速查詢物料及現(xiàn)有庫(kù)存，對(duì)庫(kù)存信息實(shí)時(shí)監(jiān)控。對(duì)企業(yè)內(nèi)的 各類物料進(jìn)行 ABC 分類管理，并提供最低庫(kù)存量、最高庫(kù)存量、安全庫(kù)存量的預(yù)警功能。 結(jié)算管理 結(jié)算管理系統(tǒng)用于對(duì)企業(yè)的應(yīng)收應(yīng)付賬款進(jìn)行全面的核算、管理、分析、預(yù)測(cè)決策。應(yīng)用軟件管理應(yīng)收款業(yè)務(wù)能夠改善發(fā)票和付款處理的精度，及時(shí)提供客戶對(duì)帳單，減少處理應(yīng)收款的時(shí)間，改善客戶查詢響應(yīng)；應(yīng)用軟件管理應(yīng)付款業(yè)務(wù)能減少處理應(yīng)付款的時(shí)間，改進(jìn)現(xiàn)金支付的控制，提高商業(yè)信用。 應(yīng)收系統(tǒng)： 1 發(fā)票管理 —— 將訂單信息傳遞至發(fā)票，按訂單查詢發(fā)票，發(fā)票的審核和打印，發(fā)票調(diào)整的審計(jì)，查詢歷史資料。 2 客戶管理 —— 提供有關(guān) 客戶的信息，如：使用幣別、付款條件、折扣代號(hào)、付款方法、付款銀行、信用狀態(tài)、交易金額、折扣額等。 3 收款管理 —— 提供多種收款處理方法，如：自動(dòng)處理收款條件、折扣、稅額和多幣種的轉(zhuǎn)換。列出指定客戶的付款活動(dòng)和信用證的應(yīng)用情況。 15 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團(tuán) 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊(cè) SACM022022 15 4 帳齡分析 —— 建立應(yīng)收帳客戶的付款到期期限以及為客戶打印結(jié)算單的過(guò)期信息，并打印對(duì)帳單。 應(yīng)付系統(tǒng)： 1 發(fā)票管理 —— 將發(fā)票輸入之后，可以驗(yàn)證發(fā)票上所列物料的入庫(kù)情況，核對(duì)采購(gòu)訂單物料，計(jì)算采購(gòu)單和發(fā)票的差異，列出指定發(fā)票的有關(guān)支票付出情況和指定供應(yīng)商的所有發(fā)票和發(fā)票調(diào)整情 況。 2 供應(yīng)商管理 —— 提供每個(gè)提供物料的供應(yīng)商信息，如使用幣別、付款條件、折扣代號(hào)、付款方法、付款銀行、會(huì)計(jì)科目、交易發(fā)票金額、折扣額等。 3 支票管理 —— 可以處理多個(gè)付款銀行和多種付款方式，能夠進(jìn)行支票驗(yàn)證和重新編號(hào)，將開出支票與銀行核對(duì)，查詢指定銀行開出的支票，作廢支票和打印支票。 4 帳齡分析 —— 可以根據(jù)指定的過(guò)期天數(shù)和未來(lái)天數(shù)計(jì)算帳齡，也可以按照帳齡列出應(yīng)付款的余額。 第四章 內(nèi)部監(jiān)管 第一節(jié) 內(nèi)部監(jiān)管的原則 明確責(zé)任、適時(shí)通報(bào)、定期上報(bào)的原則。各部門每日召開晨會(huì)，每周五召開 周末例會(huì)，定期上報(bào)周計(jì)劃、月度總結(jié)，中心通過(guò)上報(bào)的計(jì)劃和總結(jié)及時(shí)掌握各部門工作完成情況和工作動(dòng)態(tài)。 第二節(jié) 上級(jí)對(duì)下級(jí)的監(jiān)管 上級(jí)對(duì)下級(jí)的監(jiān)管主要體現(xiàn)在對(duì)下級(jí)完成工作任務(wù)、質(zhì)量上的監(jiān)督和對(duì)下級(jí)員工在工作責(zé)任心、對(duì)待工作態(tài)度是否認(rèn)真的檢查以及下級(jí)員工如何認(rèn)同、融入蘇寧企業(yè)文化的培訓(xùn)和指導(dǎo)。 第三節(jié) 對(duì)基層單位的監(jiān)管 對(duì)基層單位的監(jiān)管主要體現(xiàn)在對(duì)基層單位完成工作目標(biāo)、工作質(zhì)量方面的檢查和對(duì)全國(guó)各大區(qū)、子公司行政物業(yè)部門是否控制在集團(tuán)整個(gè)行政體系內(nèi)的監(jiān)管以及對(duì)行政費(fèi)用控制在整體預(yù)算范圍內(nèi)的監(jiān)督。 16 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團(tuán) 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊(cè) SACM022022 16 第五章 持續(xù)改 進(jìn) 識(shí)別并確定不符合的原因是對(duì)不符合的性質(zhì)進(jìn)行分析結(jié)束分析評(píng)價(jià)消除 / 防止不符合發(fā)生所需要的措施確定所需要的糾正或預(yù)防措施組織實(shí)施所確定的糾正或預(yù)防措施對(duì)所采取的糾正或預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤并記錄根據(jù)糾正或預(yù)防措施實(shí)