【文章內容簡介】 方式可用書面形式或電話的形式，如遇對口部門無法解決的問題，可由對口部門負責人向中心負責人反映，或大區(qū)、子公司行政物業(yè)部負責人向中心行政總監(jiān)辦匯報 （三） 間接上級指派的任務 ，要在執(zhí)行的過程中設法向直接上級匯報，無法匯報時應，完成任務后在匯報。 因工作需要與其他部門多次溝通協(xié)調無果，無完成自己的工作職責時，應及時匯報。 突發(fā)事件的發(fā)生，應在第一時間內向直接上級匯報，同時也可向間接上級匯報。事件結束或告以段落時，應將書面材料向上級及總部匯報 因其它工作的需要，須向上級匯報且又不方便向直接上級匯報時，可向間接上級匯報。 由于電話關機或線路故障等原因無法聯(lián)系時，可向間接上級匯報，并說明無法與直接上級聯(lián)系的實際情況。 （四）上報的方式：網(wǎng)發(fā)、傳真和電話 三、與其他部門之間的溝通 （一 ）本中心部門之間的溝通，主要是工作方面資源、數(shù)據(jù)的交流溝通，提出合理化的、建議、具有指導性的意見或是對中心乃至整個集團具有建設性意義的課題，最大限度的實現(xiàn)中心資源共享，使得中心內各部門能順暢的開展工作。 （二）與中心外部門之間的溝通，主要是中心與中心之間工作流程銜接的溝通，使整個集團對行政管理中心的工作性質、工作流程、規(guī)章制度等方面有具體的了解，避免其他中心部門與行政管理中心共同配合開展工作時出現(xiàn)不必要的失誤，提高辦事效率，保證工作質量。 四、部門內部溝通 根據(jù)工作需要每個部門內設若干工作小組 ,都有明確的分 工 ,各工作小組直接對部門負責人負責。各工作小組之間可通過晨會、周末例會或日常工作中進行溝通、交流，整合部門內現(xiàn)有資源，梳理工作流程，共同努力、相互協(xié)作實現(xiàn)本部門制定的工作目標。 五、與基層單位的溝通 與基層單位的溝通重在指導與監(jiān)督，中心各部門作為全國各大區(qū)、子公司行政物業(yè)部的上級部門，在業(yè)務上對下級單位進行必要的培訓與指導，把下級單位的員工培訓成業(yè)務精通，工作責任心強蘇寧人。下級單位定期向中心對口部門匯報工12 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊 SACM022022 12 作，對于下級單位不理解的的問題，中心部門應該對其進行必要的說明與指導，對工作中出現(xiàn)的一些錯誤給予糾正， 并對下級單位工作進行必要的監(jiān)督，把總體的行政物業(yè)費用控制在理想的效果狀態(tài)內，以期各下級單位在中心總的方針指導下順利完成中心的工作任務。 第二章 行政管理制度建設 行政管理制度建設伴隨的企業(yè)的發(fā)展壯大而不斷加以補充修訂，中心各部門根據(jù)多年來積累的實踐經(jīng)驗，相應制定本部門的一些制度、規(guī)定。隨著中心部門的重組、職能的細化，行政管理制度建設也邁向新的臺階。 前期行政管理中心分為總務部、行政采購部、安全保衛(wèi)部三個部門，每個部門根據(jù)自身的職責編寫一些相應的規(guī)章制度，對大區(qū)、子公司工作進行必要的指導，作為新進部門人員了解、熟悉 、進入行政管理工作角色的學習資料。隨著我司規(guī)模的不斷擴大，公司遍及全國，不同地域及人文環(huán)境對我司行政管理工作也提出了新的課題。舊的行政管理制度已逐漸不能完全滿足公司發(fā)展現(xiàn)狀，為更好的為公司快速發(fā)展提供可靠的后勤保障，使行政管理工作適應公司發(fā)展的要求，對行政管理中心的職能進行重組劃分，由原來的三個部門增加到五個部門，即行政總監(jiān)辦、行政后勤部、行政采購部、物業(yè)管理部、安全保衛(wèi)部。管理、服務的職責和范圍相比以前更廣泛，工作內容包括低值易耗品及固定資產(chǎn)、印刷品、辦公用品、服裝、餐飲、住宿、衛(wèi)生保潔、通訊、工程維修、 電氣管理、水系統(tǒng)管理、消防監(jiān)控系統(tǒng)管理、中央空調電梯設備管理、行政物資采購發(fā)放、安全保衛(wèi)工作，每個部門內對崗位職責進行細化，使責任更明確。 第三章 行政體系的數(shù)據(jù)管理 第一節(jié) 數(shù)據(jù)規(guī)范性管理 數(shù)據(jù)主要分為兩大塊：一是每年度費用的預、決算數(shù)據(jù)和新開店籌建預、決算數(shù)據(jù)；二是采購計劃數(shù)據(jù)和已采購物資的匯總數(shù)據(jù)。要求每一個數(shù)據(jù)的來源、產(chǎn)生建立在一定依據(jù)的基礎上或實事求是實際發(fā)生的數(shù)據(jù)。行政物業(yè)部門在開展工作過程中以這些數(shù)據(jù)為依據(jù)進行行政費用的審核、控制，預算數(shù)據(jù)建立在實際發(fā)生的決算數(shù)據(jù)基礎上，準確的決 算數(shù)據(jù)是完成預算的可靠依據(jù)，建立各項目的配置標準，完善對基礎數(shù)據(jù)的管理，數(shù)據(jù)一旦確定將保持其穩(wěn)定性，不得隨意更改。行政物資采購計劃數(shù)據(jù)和已實際發(fā)生的采購數(shù)據(jù)建立臺帳進行管理，根據(jù)這些數(shù)據(jù)可適時掌握整個集團行政物資的采購動態(tài)。通過對數(shù)據(jù)規(guī)范性管理把總體行政13 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊 SACM022022 13 物業(yè)費用有效控制一定范圍內。 第二節(jié) 報表 報表主要是中心各部門上報行政總監(jiān)辦的三六報、月度工作總結和大區(qū)、子公司上傳的月度報表、采購計劃表，通過對這些報表項目的分析，能及時掌握全國各大區(qū)、子公司的工作開展現(xiàn)狀及費用控制情況。利于行政管理中心制定相應的措施對 大區(qū)、子公司進行針對性的指導和監(jiān)督。 第三節(jié) ERP ERP系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)建立一種新的管理體制，能迅速提高工作效率，節(jié)約勞動成本，能實現(xiàn)企業(yè)內部的相互監(jiān)督和相互促進，并保證每個員工都自覺發(fā)揮最大的潛能去工作，使每個員工的報酬與他的勞動成果緊密相連，管理層也不會出現(xiàn)獨裁現(xiàn)象。 對于企業(yè)來說， ERP 首先應該是管理思想，其次是管理手段與信息系統(tǒng)。管理思想是 ERP的靈魂，不能正確認識 ERP 的管理思想就不可能很好地去實施和應用 ERP系統(tǒng)。 ERP作為一種先進的管理思想和手段，它所改變的不僅僅 是某個人的個人行為或表層上的一個組織動作，而是從思想上去剔除管理者的舊觀念，注入新觀念。從這個意義上講，不管是國外的 ERP產(chǎn)品還是本土的 ERP產(chǎn)品，關鍵看其管理思想是否新穎又實用，并且不脫離現(xiàn)實。 ERP系統(tǒng)與日常工作的結合 采購管理 隨著企業(yè)的外購件和原材料在全部零件中所占的比例逐漸上升和對零件質量要求的提高，采購管理顯得越來越重要。采購管理能幫助客戶確定合理的訂貨量，選擇優(yōu)秀的供應商，保持最佳的安全儲備，保證按時到貨，避免停工待料。同時為采購人員提供強有力的決策支持，使采購員可以將注意力集中到影響 采購活動的關鍵環(huán)節(jié)上去，提高采購效率，降低采購成本。 采購計劃 —— 通過運行 MRP計算產(chǎn)生采購計劃，與生產(chǎn)相關的直接物料由系統(tǒng)直接生成采購申請單。而其它所有的間接物料，則根據(jù)相關的采購策略，由手工或系統(tǒng)生成。 采購詢價 —— 通過詢價，報價的處理，公司對合理的價格進行確認，作為采購單價的依據(jù)。 訂單輸入、變更及跟蹤 —— 一旦達成采購協(xié)議，可以錄入采購訂單，訂單輸入后可以修改、報廢和撤銷，可對訂單的執(zhí)行情況進行追蹤分析。 產(chǎn)品庫存查詢 —— 訂單執(zhí)行后，需要進行產(chǎn)品庫存查詢，以便決定是分批發(fā)貨還是生產(chǎn)完工后一并 發(fā)貨，滿足客戶需求。 14 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊 SACM022022 14 采購接收 —— 包括來料暫收管理（尚未檢驗）、驗收入庫管理、訂單核銷管理等。 零星采購 —— 日常備品備件的采購管理。 供應商評估 —— 通過與供貨商合作的歷史記錄，以行業(yè)地位、信譽、履約率、產(chǎn)品發(fā)展、工藝技術、質量、成本服務、運輸、通信聯(lián)系方法等方面為評估依據(jù)，精確的計算出供貨商的信用，對正確評價供貨商提供量化的依據(jù)。公司只與通過認證的供貨商進行交易。 產(chǎn)品報價 —— 以先前對本部件或相似部件的報價記錄或部件模板為依據(jù)，快速計算出部件的成本，包括物料，外發(fā)加工，人工及其他費用的成本；還可在報價單 中加入附加費用，如使用費或設計費等。 客戶信用審核 —— 可對客戶信用進行審核，核定其信用額度，當應收帳款加上本次交易金額之和大于信用額度時，一般不予交易。有關客戶信息可以在單據(jù)上隨時查詢。 交貨期的確認及交貨處理 —— 決定交貨期和發(fā)貨事務安排 庫存管理 倉庫是連接生產(chǎn)、供應、銷售的中轉站，是生產(chǎn)過程中必備的周轉場所，自始至終貫穿企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，對促進生產(chǎn)提高效率起著重要的輔助作用。庫存管理為企業(yè)更好地計劃和管理倉庫提供了一個強有力的工具?？梢允构芾碚邔齑娉善贰氤善?、原料作出更好的規(guī)劃和控制 ，幫助控制庫存，保證生產(chǎn)中有足夠的供應量，保證存貨的準確性并且跟蹤貨物的流向，減少庫存損耗，降低庫存成本，提高庫存周轉率。 入庫管理 —— 用于處理入庫操作，記錄各種收貨的類型 (如：外購入庫、產(chǎn)品入庫、委外加工入庫和其他入庫等 )，記錄入庫物品的物品代碼、倉庫、貨位、數(shù)量、單價、供應商或車間、批號等信息，并打印入庫單。 出庫管理 —— 用于處理出庫操作 ,記錄各種發(fā)貨的類型 (如：銷售出庫、生產(chǎn)領料、委外加工發(fā)出和其他出庫等 )，記錄出庫物品的代碼、存放倉庫、貨位、出庫數(shù)量、單價、客戶代碼或領用部門 (車間 )、領料單號或 發(fā)票號等信息，并打印出庫單。 入庫檢驗 —— 對采購來的材料進行檢驗，合格物品入庫，不合格材料進行索賠或退貨處理。 倉庫調撥 —— 按照企業(yè)業(yè)務和管理方式不同，分別處理物料內部調撥處理和存貨異地移庫處理，提供物料移動數(shù)量變化的調入倉庫、調出倉庫管理模式，保證倉存的實際數(shù)量精確。 庫存盤點 —— 可根據(jù)需要選擇使用定期或連續(xù)盤點方式，既可對一個倉庫的所有物料盤點，又可對某一個物料單獨盤點，自動匯總盤點數(shù)據(jù)，及時生成盤贏虧調整單。 庫存控制和優(yōu)化 —— 可按不同條件快速查詢物料及現(xiàn)有庫存，對庫存信息實時監(jiān)控。對企業(yè)內的 各類物料進行 ABC 分類管理，并提供最低庫存量、最高庫存量、安全庫存量的預警功能。 結算管理 結算管理系統(tǒng)用于對企業(yè)的應收應付賬款進行全面的核算、管理、分析、預測決策。應用軟件管理應收款業(yè)務能夠改善發(fā)票和付款處理的精度，及時提供客戶對帳單，減少處理應收款的時間，改善客戶查詢響應；應用軟件管理應付款業(yè)務能減少處理應付款的時間，改進現(xiàn)金支付的控制，提高商業(yè)信用。 應收系統(tǒng)： 1 發(fā)票管理 —— 將訂單信息傳遞至發(fā)票，按訂單查詢發(fā)票，發(fā)票的審核和打印，發(fā)票調整的審計，查詢歷史資料。 2 客戶管理 —— 提供有關 客戶的信息，如：使用幣別、付款條件、折扣代號、付款方法、付款銀行、信用狀態(tài)、交易金額、折扣額等。 3 收款管理 —— 提供多種收款處理方法，如：自動處理收款條件、折扣、稅額和多幣種的轉換。列出指定客戶的付款活動和信用證的應用情況。 15 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊 SACM022022 15 4 帳齡分析 —— 建立應收帳客戶的付款到期期限以及為客戶打印結算單的過期信息，并打印對帳單。 應付系統(tǒng)： 1 發(fā)票管理 —— 將發(fā)票輸入之后，可以驗證發(fā)票上所列物料的入庫情況，核對采購訂單物料，計算采購單和發(fā)票的差異，列出指定發(fā)票的有關支票付出情況和指定供應商的所有發(fā)票和發(fā)票調整情 況。 2 供應商管理 —— 提供每個提供物料的供應商信息，如使用幣別、付款條件、折扣代號、付款方法、付款銀行、會計科目、交易發(fā)票金額、折扣額等。 3 支票管理 —— 可以處理多個付款銀行和多種付款方式，能夠進行支票驗證和重新編號，將開出支票與銀行核對，查詢指定銀行開出的支票，作廢支票和打印支票。 4 帳齡分析 —— 可以根據(jù)指定的過期天數(shù)和未來天數(shù)計算帳齡，也可以按照帳齡列出應付款的余額。 第四章 內部監(jiān)管 第一節(jié) 內部監(jiān)管的原則 明確責任、適時通報、定期上報的原則。各部門每日召開晨會，每周五召開 周末例會，定期上報周計劃、月度總結，中心通過上報的計劃和總結及時掌握各部門工作完成情況和工作動態(tài)。 第二節(jié) 上級對下級的監(jiān)管 上級對下級的監(jiān)管主要體現(xiàn)在對下級完成工作任務、質量上的監(jiān)督和對下級員工在工作責任心、對待工作態(tài)度是否認真的檢查以及下級員工如何認同、融入蘇寧企業(yè)文化的培訓和指導。 第三節(jié) 對基層單位的監(jiān)管 對基層單位的監(jiān)管主要體現(xiàn)在對基層單位完成工作目標、工作質量方面的檢查和對全國各大區(qū)、子公司行政物業(yè)部門是否控制在集團整個行政體系內的監(jiān)管以及對行政費用控制在整體預算范圍內的監(jiān)督。 16 蘇 寧 電 器 連 鎖 集 團 股 份 有 限 公 司 管 理 手 冊 SACM022022 16 第五章 持續(xù)改 進 識別并確定不符合的原因是對不符合的性質進行分析結束分析評價消除 / 防止不符合發(fā)生所需要的措施確定所需要的糾正或預防措施組織實施所確定的糾正或預防措施對所采取的糾正或預防措施進行跟蹤并記錄根據(jù)糾正或預防措施實