【能力素質(zhì)】管理溝通第13講書面溝通(編輯修改稿)
2025-01-19 13:31 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 小張 2021年 6月 15日 備忘錄 收件人 : 丁玲經(jīng)理 發(fā)件人 : 張偉 日期 : 2021年 6月 15日 關(guān)于 :包裝香蕉新方法 香蕉是不宜保存的食品 ,具有易腐爛的特點(diǎn) .這給我們公司在運(yùn)輸香蕉過(guò)程中帶來(lái)了不利 .用我們以往的包裝方法 ,香蕉的腐爛率達(dá) 8%,這使我們的成本加大 。采摘六分熟的香蕉可使腐爛率大幅下降 ,但是味道又會(huì)受到影響 .針對(duì)這個(gè)問(wèn)題 ,我查閱了一些資料并詢問(wèn)了有關(guān)專家 ,獲得了一種新的包裝方法 ,可使腐爛率降低到 2%,又不會(huì)因采摘半生香蕉影響味道 . 我想將此方法在本公司推廣 ,這需要您的大力支持 ,并請(qǐng)您在推廣過(guò)程中協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系 ,以使新方法得以順利實(shí)施 . 商務(wù)信函的類型 ? 說(shuō)明性和肯定性信函 ? 負(fù)面性信函 ? 勸說(shuō)性信函 說(shuō)明性和肯定性信函 ? 主要目的 – 向讀者提供好消息 – 便于讀者正確理解 – 消除負(fù)面影響 ? 次要目的 – 樹立作者的良好形象 – 樹立組織的良好印象 – 鞏固作者與讀者之間的友誼 – 避免重復(fù)勞動(dòng) 說(shuō)明性和肯定性信函的結(jié)構(gòu) ? 報(bào)告好消息 ,綜述要點(diǎn) ? 列出細(xì)節(jié)和背景資料 ? 不避諱地說(shuō)出可能的消極因素 — 只是盡量強(qiáng)調(diào)積極方面 ? 闡明讀者的受益處 ? 結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷、有遠(yuǎn)見(jiàn) 說(shuō)明性和肯定性信函主題句 ? 主題句須具體 ? 主題句須確切 ? 主題句須達(dá)到預(yù)期目的 主題句須具體 ? 過(guò)于泛泛 :培訓(xùn)課程 ? 好些 :19日的培訓(xùn)課程 ? 或 :面試技巧培訓(xùn)課程的評(píng)估 主題句須確切 ? 過(guò)于冗長(zhǎng) :關(guān)于學(xué)生對(duì)比薩餅原料和調(diào)料 的偏愛(ài)傾向的調(diào)查 ? 好些 :中學(xué)生對(duì)比薩餅的偏愛(ài)傾向 ? 或 :中學(xué)生對(duì)某某比薩餅的好惡 主題句須達(dá)到預(yù)期目的 ? 主題句 : 1月 2日起租車減價(jià) 從 1 月 2 日起 ,凡是阿里失業(yè)公司的職工 , 在高速車行租車 ,無(wú)論公用還是私人租用 ,一律享受 15%的折扣 . 說(shuō)明性和肯定性信函的種類 ? 內(nèi)部信函 ? 確認(rèn)信 ? 摘要 ? 致謝和祝賀投訴的回復(fù) 內(nèi)部信函的順序 ? 告知對(duì)方信息的內(nèi)容 ? 綜述要點(diǎn) ? 提示必要的信息 ? 通報(bào)可能會(huì)發(fā)生的事 ? 闡明你可能采取的對(duì)策 確認(rèn)信 ? 如我們今天在電話里商議的那樣 ? 如我昨天告訴你的那樣 ? 后附今天早些時(shí)候商議過(guò)的會(huì)議日程 摘要 原文 : ?10月 10日 ,我和里克同時(shí)拜訪了聯(lián)合工具廠 . ?會(huì)談在會(huì)議室進(jìn)行 ,參加人員有 : ?科耳 (副總裁兼總經(jīng)理 ) ?格特 (生產(chǎn)工藝工程師 ) ?比爾 (生產(chǎn)流程總監(jiān) ) ?康特立 (項(xiàng)目工程師 ) 摘要 修改后 : ? 聯(lián)合工具廠是點(diǎn)陣式研磨機(jī)的理想買家 .要想獲得定單 ,必須 : ? 安排該廠負(fù)責(zé)人參觀在堪撒斯城的
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