項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)管理word版(編輯修改稿)
2024-08-26 20:07 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 本。這個(gè)階段往往采取自下而上的方式，從最底層最細(xì)節(jié)的活動(dòng)或 WBS元素開始進(jìn)行計(jì)劃，層層匯總和修正，最終形 成整個(gè)項(xiàng)目的成本計(jì)劃。接下來在審批階段，資金將以預(yù)算的形式明確和分配下來。預(yù)算分配的過程和成本計(jì)劃的過程剛好相反。它是沿項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)自上而下分配下去的。預(yù)算和成本計(jì)劃的區(qū)別在系統(tǒng)中是很微妙的。預(yù)算是具有束縛力的，它是管理層控制一段時(shí)間內(nèi)成本發(fā)展的審批工具。當(dāng)計(jì)劃批準(zhǔn)為預(yù)算后，這種束縛是體現(xiàn)在成本總額上的。明細(xì)的實(shí)際 /計(jì)劃比較是分析的工具，而不具有直接的約束力。 可用性控制在一定程度上體現(xiàn)了預(yù)算的束縛力。在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中，可使用的資金將被投入到不同的地方。承諾（指采購(gòu)定單和采購(gòu)請(qǐng)求）和實(shí)際成本相繼發(fā)生。同時(shí)分 配給該項(xiàng)目的消耗預(yù)算定單也將陸續(xù)發(fā)生各種成本。所有這些統(tǒng)稱為“已分配資金”。當(dāng)然我們可以使用“資金使用概覽”等報(bào)表控制預(yù)算的使用，但是這種控制是被動(dòng)的，也就是說，你必須自己去看這個(gè)報(bào)表才能知道預(yù)算使用情況，才能實(shí)施某種控制手段，比如凍結(jié)成本的發(fā)生，或通知相關(guān)人員。 ERP 項(xiàng)目管理系統(tǒng)還提供了主動(dòng)的“可用性控制”。在執(zhí)行成本相關(guān)的操作時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算已分配資金并和預(yù)算比較。如果超過了某個(gè)容忍水平（比如“ 90%預(yù)算已分配”，或“預(yù)算超過 5%”等等），將觸發(fā)各種系統(tǒng)反映（比如，警告，警告并發(fā)送電子郵件或錯(cuò)誤信息） 。我們可以在后臺(tái)靈活地定義各種容忍水平和系統(tǒng)的反映方式。系統(tǒng)在計(jì)算已分配資金時(shí)會(huì)自動(dòng)尋找相關(guān)的 WBS 元素，并自動(dòng)匯總它下層的所有成本對(duì)象的已分配資金。 對(duì)于預(yù)算控制，系統(tǒng)還提供了各種工具：原始預(yù)算編制，預(yù)算更新，預(yù)算釋放和預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)。預(yù)算更新包括了預(yù)算增加，預(yù)算返還和預(yù)算劃撥。預(yù)算釋放功能使得我們可以分階段部分地釋放預(yù)算，以避免預(yù)算過早的耗盡。預(yù)算的結(jié)轉(zhuǎn)是指可以將本年未使用完的項(xiàng)目預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)到下一會(huì)計(jì)年度。 此外，如果我們使用 ERP 的投資管理模塊。那么投資項(xiàng)目作為企業(yè)投資計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)工具，將被納入整個(gè)企業(yè)投資計(jì)劃 的成本計(jì)劃和預(yù)算控制架構(gòu)中。 承諾和實(shí)際成本 和其他管理會(huì)計(jì)模塊類似，項(xiàng)目實(shí)際成本流的來源是 ERP 系統(tǒng)的各種業(yè)務(wù)模塊。除了實(shí)際成本流以外，承諾（指采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)定單這些將來的成本流）也是項(xiàng)目需要控制的。這些業(yè)務(wù)模塊包括： 1采購(gòu)：采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)定單，收貨和服務(wù)確認(rèn)。 2庫存管理：物料領(lǐng)用。 3財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)：總帳過帳。 4管理會(huì)計(jì)：間接費(fèi)用法，流程成本（ ABC 成本法），利息計(jì)算，結(jié)算（定單），分配，分?jǐn)?，作業(yè)分配。 5項(xiàng)目系統(tǒng)管理：確認(rèn)（ Confirmation）。 確認(rèn)（ Confirmation）記錄 了活動(dòng)或活動(dòng)元素的進(jìn)展情況（主要包括實(shí)際時(shí)間和預(yù)計(jì)剩余時(shí)間），從而使我們可以作出關(guān)于項(xiàng)目將來發(fā)展的預(yù)測(cè)。確認(rèn)的動(dòng)作在系統(tǒng)中會(huì)實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)功能，其中包括實(shí)際成本過帳。我們可以用很多方式來完成確認(rèn)： 1單獨(dú)確認(rèn)，對(duì)個(gè)別網(wǎng)絡(luò)，活動(dòng)，活動(dòng)元素或產(chǎn)能的確認(rèn)。 2匯總確認(rèn)。 3從信息系統(tǒng)出發(fā)，生成要求確認(rèn)的工作流，發(fā)送給相關(guān)用戶進(jìn)行確認(rèn)。 4使用跨模塊的時(shí)間表（ Time Sheet）。時(shí)間表是 ERP 系統(tǒng)中記錄個(gè)人工作時(shí)間及工作對(duì)象的工具。說它是跨模塊的，是因?yàn)闀r(shí)間表的數(shù)據(jù)可以被很多模塊使用，比如人力資源，項(xiàng)目系統(tǒng)， 設(shè)備維護(hù)，管理會(huì)計(jì)，服務(wù)管理等等。 5使用 Inter完成單獨(dú)確認(rèn)，匯總確認(rèn)或填寫時(shí)間表。 6通過系統(tǒng)接口，從 PDA 設(shè)備，或其他外部系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)。 項(xiàng)目中的物料 在項(xiàng)目結(jié)構(gòu)這一節(jié)中，我們介紹了物料構(gòu)件可以分配給網(wǎng)絡(luò)中的活動(dòng)。這種分配的含義是指這些部件或原材料是在項(xiàng)目的這個(gè)階段所必須的，因此需要被保留或預(yù)定。根據(jù)項(xiàng)目以及物料的特征，這些物料將通過觸發(fā) MRP 或者采購(gòu)來獲得。從圖三我們看到項(xiàng)目系統(tǒng)這個(gè)模塊從項(xiàng)目的角度集成了銷售，采購(gòu)和生產(chǎn)等模塊。而項(xiàng)目中的物料是這種集成的一種重要形式。 銷售定單銷售采購(gòu)定單—— ———— ———— ——采購(gòu)項(xiàng)目系統(tǒng)生產(chǎn)定單生產(chǎn)圖 3 ：項(xiàng)目中的物料概覽 項(xiàng)目中的物料是 項(xiàng)目管理中一個(gè)復(fù)雜的組成部分。比如有些物料是直接采購(gòu)的，有些物料有BOM 和工藝路線，是企業(yè)內(nèi)部制造的（如圖三中分別指向采購(gòu)和生產(chǎn)的箭頭）。再比如有些物料是納入庫存管理的，有些則完全不納入庫存管理體系。再比如有些庫存是項(xiàng)目專用的，而有些是企業(yè)統(tǒng)籌計(jì)劃的。再比如有些庫存是有價(jià)值的，而有些是不含價(jià)值的（或者說只管理物流而不管理價(jià)值流），諸如此類。這些都體現(xiàn)了 ERP 的高可配置性和靈活性。但是由于這個(gè)組成部分更多的涉及物流管理，因此本文中我們只選取一種常用的情景，從財(cái)務(wù)的角度來介紹項(xiàng)目中的物料這個(gè)功能。 我們的情景如 圖四所示，在項(xiàng)目 W100 中，活動(dòng) 3100 分配給 WBS 元素 。在這個(gè)活動(dòng)中需要物料構(gòu)件 W71600。 W71600 是一種公司內(nèi)部制造的部件，它的 BOM 包含三種原材料，分別是 W71610， W71620 和 W71630。該項(xiàng)目物料的庫存都是項(xiàng)目專用庫存。項(xiàng)目專用庫存（ Project Stock）和統(tǒng)籌庫存（ Collective Stock）存在以下區(qū)別： 1項(xiàng)目專用庫存的物料需求計(jì)劃（ MRP）是分項(xiàng)目運(yùn)行的，和統(tǒng)籌庫存是分開的。 2項(xiàng)目專用庫存除了本項(xiàng)目，不能作其他使用。（當(dāng)然可以由專門的 操作先將項(xiàng)目專用庫存轉(zhuǎn)作普通庫存。） 3項(xiàng)目專用庫存的生產(chǎn)定單及其成本，采購(gòu)定單及其承諾等物流過程都可以在項(xiàng)目信息系統(tǒng)中分項(xiàng)目反映。而統(tǒng)籌庫存的物流過程是不分項(xiàng)目的，因此只有到最后庫存被項(xiàng)目領(lǐng)用才會(huì)在項(xiàng)目信息系統(tǒng)中反映，在這之前的過程在項(xiàng)目中是無法反映的。 4項(xiàng)目專用庫存的估價(jià)和科目都可以和普通庫存分開。此外，該項(xiàng)目的庫存都是有價(jià)值的，即物流和價(jià)值流同步，物料移動(dòng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)憑證。 生產(chǎn)定單 ：W 71600W BS 元素： W 100 . 3活動(dòng)： 3100物料構(gòu)件： W 71600原材料 : W 71610 W 71620 W 71630采購(gòu)定單生產(chǎn)定單成本 計(jì)劃 實(shí)際作業(yè) 3,000 3,250材料 W 71610 600 600材料 W 71620 2,000 2,000材料 W 71630 100 100完工入庫 5,700 5,700? 0 250? 采購(gòu)申請(qǐng) /采購(gòu)定單? 采購(gòu)收貨? 生產(chǎn)領(lǐng)料? 工票確認(rèn)? 完工入庫? 發(fā)貨到活動(dòng)W BS 元素： W 100圖 4 ：項(xiàng)目中的物料流程 在本情景中，已經(jīng)通過 MRP 生成了物料構(gòu)件 W71600 的生產(chǎn)定單以及三項(xiàng)原材料的采購(gòu)定單。我們的介紹從采購(gòu)定單 開始，下文的每一步對(duì)應(yīng)圖四中的 ① ⑥： 1． 采購(gòu)定單。對(duì)于項(xiàng)目 W100的物料需求計(jì)劃（ MRP）為該項(xiàng)目的所有物料以
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