【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 見的項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息傳遞方式。 (1)會(huì)議。 (2)書面通知，包括電子郵件。 (3)’專設(shè)的項(xiàng)目管理軟件。 2．信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu) 根據(jù)實(shí)施項(xiàng)目公司的管理需要和項(xiàng)目周期的特點(diǎn)，界定項(xiàng)目當(dāng)中會(huì)產(chǎn)生哪些信息， 來(lái)自哪些部門，以何種介質(zhì)存在，對(duì)于舊信息如何處理等問(wèn)題。另外，文件的編碼規(guī)則 也屬于這一范疇。 可以參考 IS09000 中對(duì)文件和質(zhì)量記錄管理的規(guī)定來(lái)制定相關(guān)條款。 (1)描述信息發(fā)送的對(duì)象、時(shí)間、方式。 根據(jù)干系人的不同需求，可以制定不同的發(fā)送方式，例如： ① 紙質(zhì)文件。 ② 電子文件。 ③ 正式的商務(wù)信函。 ④ 傳真。 ⑤ 會(huì)議傳達(dá)。 一個(gè)系統(tǒng)集成項(xiàng)目的部分干系人溝通需求的描述信息和文檔結(jié)構(gòu)如表 121所示。 (2)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報(bào)告的格式。 一般來(lái)講，統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告應(yīng)該發(fā)送給全體項(xiàng)剛羽隊(duì)成員，以便成員了解項(xiàng)目的進(jìn) 度。因此，公司有必要對(duì)這一報(bào)告制定統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)統(tǒng)一制 定酌模板進(jìn)行修改，定期發(fā)送項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報(bào)告。 (3)用于創(chuàng)建和獲得信息的日程表。 結(jié)合項(xiàng)目計(jì)劃，規(guī)定誰(shuí)負(fù)責(zé)創(chuàng)建、收集和發(fā)送關(guān)鍵項(xiàng)目信息。時(shí)間表需要項(xiàng)目干系 人全都了解， 以提醒他們按照時(shí)間表及時(shí)創(chuàng)建、接受或者傳送項(xiàng)目信息。時(shí)間表中要強(qiáng) 調(diào)重要時(shí)間點(diǎn)，如項(xiàng)目會(huì)議的時(shí)間、與客戶見面的時(shí)間等。 3．項(xiàng)目干系人溝通分析 在了解和調(diào)查干系人之后，就可以根據(jù)干系人的需求進(jìn)行分析和應(yīng)對(duì)，制定干系人 溝通計(jì)劃。其主要內(nèi)容是：項(xiàng)目成員可以看到哪些信息，項(xiàng)目經(jīng)理需要哪些信息，高層 管理者需要哪些信息以及客戶需要哪些信息等；文件的訪問(wèn)權(quán)限、訪問(wèn)路徑以及文件的 接受格式等。 根據(jù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織結(jié)構(gòu)確定內(nèi)部人員的信息瀏覽權(quán)限，還需要考慮客戶、客戶的領(lǐng) 導(dǎo)層和分包商等關(guān)鍵的干系人的溝通需求。 項(xiàng)目還應(yīng)該在初期計(jì)劃的時(shí)候規(guī)定好一些主要的溝通規(guī)則。例如，哪類事情是由誰(shuí) 來(lái)發(fā)布、哪些會(huì)議由誰(shuí)來(lái)召集、由誰(shuí)來(lái)發(fā)布正式的文檔等。 以上內(nèi)容都應(yīng)反映到溝通管理計(jì)劃中。 4．更新溝通管理計(jì)劃的方法 溝通管理計(jì)劃也許要更新，當(dāng)項(xiàng)目不斷深入開展時(shí)，溝通也許要根據(jù)實(shí)際需求加以 調(diào)整，例如增加干系人、變更溝通文檔以及召開臨時(shí)會(huì)議等。 12,.23項(xiàng)目中的會(huì)議 項(xiàng)目中的定期會(huì)議包括如下會(huì)議。 1．項(xiàng)目的例會(huì) 項(xiàng)目的例會(huì)通常是項(xiàng)目中最重要的會(huì)議之一，一般以周為單位召開，是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi) 部溝通的主要平臺(tái)。對(duì)于某些大型項(xiàng)目也可采用雙周或月的方式。 一般來(lái)講，項(xiàng)目例會(huì)由項(xiàng)目經(jīng)理主持召開，主要議題如下。 (l)項(xiàng)目進(jìn)展程度調(diào)查和匯報(bào)。 (2)項(xiàng)目問(wèn)題的解決。 (3)項(xiàng)目潛在風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估。 (4)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人力資源協(xié)調(diào)。 2。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議一般在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和外部舉行兩次。內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)議重要解決內(nèi)部的 資源調(diào)配和約束條件的確認(rèn)，而外部啟動(dòng)會(huì)議主要是協(xié)調(diào)甲方和乙方的 項(xiàng)目接口工作。 3．項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議 項(xiàng)目葸結(jié)會(huì)議的目的如下。 (1)了解項(xiàng)目全過(guò)程的工作情況以及相關(guān)的團(tuán)隊(duì)或成員的績(jī)效狀況。 (2)了解出現(xiàn)的問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。 (3)了解項(xiàng)目全過(guò)程中出現(xiàn)的值得吸取的經(jīng)驗(yàn)并進(jìn)行總結(jié)。 (4)對(duì)總結(jié)過(guò)后的文檔進(jìn)行討論，通過(guò)后就存入公司的知識(shí)庫(kù)，從而形成企業(yè)的知 識(shí)積累。 klj編翩 j技術(shù) 溝通管理計(jì)劃編制的技術(shù)和方法包括溝通需求分析（參見 通分析）和溝通技術(shù)。 1．影響項(xiàng)目溝通的技術(shù)因素 溝通技術(shù)是項(xiàng)目管理者在溝通時(shí)需要采用的方式和需要考慮的限定條件。影響項(xiàng)目 溝通的技術(shù)因素如下。 (1)對(duì)信息需求的緊迫性。項(xiàng)目的成敗與否取決于能否即刻調(diào)出不斷更新的信息？ 還是只要有定期發(fā)布的書面報(bào)告就已足夠？ (2)技術(shù)是否到位。已有的溝通系統(tǒng)能否滿足要求？還是項(xiàng)目需求足以證明有改進(jìn) 的必要？ (3)預(yù)期的項(xiàng)目人員配備。所建議的溝通系統(tǒng)是否適合項(xiàng)目參與者的經(jīng)驗(yàn)與特長(zhǎng)？ 還是需要大量的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)？ (4)項(xiàng)目時(shí)間的長(zhǎng)短?，F(xiàn)有溝通技術(shù)在項(xiàng)目結(jié)束 前是否有變化的可能？ ’ (5)項(xiàng)目環(huán)境。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是以面對(duì)面的方式進(jìn)行工作和交流？還是在虛擬的環(huán)境下 進(jìn)行工作和交流？ 2．溝通方式 依據(jù)上述考慮的影 n向項(xiàng)目溝通的技術(shù)因素，項(xiàng)目經(jīng)理可以采用多種溝通方式，例如： (1)單獨(dú)談話。 (2)項(xiàng)目會(huì)議。 (3)項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)，通知。 (4)項(xiàng)目報(bào)告，項(xiàng)目總結(jié)。 、輸出 1． PMI提出的項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃編制的標(biāo)準(zhǔn)輸入 (1)企業(yè)環(huán)境因素。 (2)組織過(guò)程資產(chǎn)。 (3)溝通需求分析。 (4)溝通技術(shù)。 (5)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書。 (6)項(xiàng)目管理計(jì)劃。 2．項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃編制的揄出，即結(jié)果為溝通管理計(jì)劃 溝通管理計(jì)劃作為項(xiàng)目管理計(jì)劃的從屬分計(jì)劃，除包含，溝通 管理計(jì)劃還可包括項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和電子郵件等各方面的指導(dǎo) 原則。根據(jù)項(xiàng)目需要，溝通管理計(jì)劃可以是正式的、非正式的，極其詳細(xì)的、十分簡(jiǎn)括 的。它包含在項(xiàng)目總體管理計(jì)劃內(nèi)，或者作為項(xiàng)目總體管理計(jì)劃的一個(gè)附件。 項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃編制過(guò)程通常會(huì)形成額外的可交付成果，因此，相應(yīng)地需要額外 的輸