第12章項目溝通管理(編輯修改稿)
2025-07-07 21:58 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 見的項目內(nèi)部信息傳遞方式。 (1)會議。 (2)書面通知，包括電子郵件。 (3)’專設(shè)的項目管理軟件。 2．信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu) 根據(jù)實施項目公司的管理需要和項目周期的特點，界定項目當中會產(chǎn)生哪些信息， 來自哪些部門，以何種介質(zhì)存在，對于舊信息如何處理等問題。另外，文件的編碼規(guī)則 也屬于這一范疇。 可以參考 IS09000 中對文件和質(zhì)量記錄管理的規(guī)定來制定相關(guān)條款。 (1)描述信息發(fā)送的對象、時間、方式。 根據(jù)干系人的不同需求，可以制定不同的發(fā)送方式，例如： ① 紙質(zhì)文件。 ② 電子文件。 ③ 正式的商務信函。 ④ 傳真。 ⑤ 會議傳達。 一個系統(tǒng)集成項目的部分干系人溝通需求的描述信息和文檔結(jié)構(gòu)如表 121所示。 (2)項目進展狀態(tài)報告的格式。 一般來講，統(tǒng)一的進展報告應該發(fā)送給全體項剛羽隊成員，以便成員了解項目的進 度。因此，公司有必要對這一報告制定統(tǒng)一規(guī)定的文檔模板。項目經(jīng)理可以根據(jù)統(tǒng)一制 定酌模板進行修改，定期發(fā)送項目的進展狀態(tài)報告。 (3)用于創(chuàng)建和獲得信息的日程表。 結(jié)合項目計劃，規(guī)定誰負責創(chuàng)建、收集和發(fā)送關(guān)鍵項目信息。時間表需要項目干系 人全都了解， 以提醒他們按照時間表及時創(chuàng)建、接受或者傳送項目信息。時間表中要強 調(diào)重要時間點，如項目會議的時間、與客戶見面的時間等。 3．項目干系人溝通分析 在了解和調(diào)查干系人之后，就可以根據(jù)干系人的需求進行分析和應對，制定干系人 溝通計劃。其主要內(nèi)容是：項目成員可以看到哪些信息，項目經(jīng)理需要哪些信息，高層 管理者需要哪些信息以及客戶需要哪些信息等；文件的訪問權(quán)限、訪問路徑以及文件的 接受格式等。 根據(jù)項目團隊組織結(jié)構(gòu)確定內(nèi)部人員的信息瀏覽權(quán)限，還需要考慮客戶、客戶的領(lǐng) 導層和分包商等關(guān)鍵的干系人的溝通需求。 項目還應該在初期計劃的時候規(guī)定好一些主要的溝通規(guī)則。例如，哪類事情是由誰 來發(fā)布、哪些會議由誰來召集、由誰來發(fā)布正式的文檔等。 以上內(nèi)容都應反映到溝通管理計劃中。 4．更新溝通管理計劃的方法 溝通管理計劃也許要更新，當項目不斷深入開展時，溝通也許要根據(jù)實際需求加以 調(diào)整，例如增加干系人、變更溝通文檔以及召開臨時會議等。 12,.23項目中的會議 項目中的定期會議包括如下會議。 1．項目的例會 項目的例會通常是項目中最重要的會議之一，一般以周為單位召開，是項目團隊內(nèi) 部溝通的主要平臺。對于某些大型項目也可采用雙周或月的方式。 一般來講，項目例會由項目經(jīng)理主持召開，主要議題如下。 (l)項目進展程度調(diào)查和匯報。 (2)項目問題的解決。 (3)項目潛在風險的評估。 (4)項目團隊人力資源協(xié)調(diào)。 2。項目啟動會議 項目啟動會議一般在項目團隊內(nèi)部和外部舉行兩次。內(nèi)部啟動會議重要解決內(nèi)部的 資源調(diào)配和約束條件的確認，而外部啟動會議主要是協(xié)調(diào)甲方和乙方的 項目接口工作。 3．項目總結(jié)會議 項目葸結(jié)會議的目的如下。 (1)了解項目全過程的工作情況以及相關(guān)的團隊或成員的績效狀況。 (2)了解出現(xiàn)的問題并提出改進措施。 (3)了解項目全過程中出現(xiàn)的值得吸取的經(jīng)驗并進行總結(jié)。 (4)對總結(jié)過后的文檔進行討論，通過后就存入公司的知識庫，從而形成企業(yè)的知 識積累。 klj編翩 j技術(shù) 溝通管理計劃編制的技術(shù)和方法包括溝通需求分析（參見 通分析）和溝通技術(shù)。 1．影響項目溝通的技術(shù)因素 溝通技術(shù)是項目管理者在溝通時需要采用的方式和需要考慮的限定條件。影響項目 溝通的技術(shù)因素如下。 (1)對信息需求的緊迫性。項目的成敗與否取決于能否即刻調(diào)出不斷更新的信息？ 還是只要有定期發(fā)布的書面報告就已足夠？ (2)技術(shù)是否到位。已有的溝通系統(tǒng)能否滿足要求？還是項目需求足以證明有改進 的必要？ (3)預期的項目人員配備。所建議的溝通系統(tǒng)是否適合項目參與者的經(jīng)驗與特長？ 還是需要大量的培訓與學習？ (4)項目時間的長短?，F(xiàn)有溝通技術(shù)在項目結(jié)束 前是否有變化的可能？ ’ (5)項目環(huán)境。項目團隊是以面對面的方式進行工作和交流？還是在虛擬的環(huán)境下 進行工作和交流？ 2．溝通方式 依據(jù)上述考慮的影 n向項目溝通的技術(shù)因素，項目經(jīng)理可以采用多種溝通方式，例如： (1)單獨談話。 (2)項目會議。 (3)項目簡報，通知。 (4)項目報告，項目總結(jié)。 、輸出 1． PMI提出的項目溝通管理計劃編制的標準輸入 (1)企業(yè)環(huán)境因素。 (2)組織過程資產(chǎn)。 (3)溝通需求分析。 (4)溝通技術(shù)。 (5)項目范圍說明書。 (6)項目管理計劃。 2．項目溝通管理計劃編制的揄出，即結(jié)果為溝通管理計劃 溝通管理計劃作為項目管理計劃的從屬分計劃，除包含，溝通 管理計劃還可包括項目狀態(tài)會議、項目團隊會議、網(wǎng)絡(luò)會議和電子郵件等各方面的指導 原則。根據(jù)項目需要，溝通管理計劃可以是正式的、非正式的，極其詳細的、十分簡括 的。它包含在項目總體管理計劃內(nèi)，或者作為項目總體管理計劃的一個附件。 項目溝通管理計劃編制過程通常會形成額外的可交付成果，因此，相應地需要額外 的輸
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