【文章內(nèi)容簡介】 ......................................55 質(zhì)量保障 ....................................................................................................................................57 實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃 ...................................................................................................................................57 培訓(xùn)計(jì)劃 ...........................................................................................................................................58 第六章 服務(wù)保障體系 ................................................................................................................................59 服務(wù)宗旨 ...........................................................................................................................................59 服務(wù)保證 ...........................................................................................................................................59 服務(wù)體系結(jié)構(gòu) ...................................................................................................................................59 服務(wù)范圍和內(nèi)容 ...............................................................................................................................59 免費(fèi)服務(wù)期限 ...................................................................................................................................60 軟件升級(jí)服務(wù) ...................................................................................................................................60 第七章 用友致遠(yuǎn)公司介紹 ........................................................................................................................61 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 5 第一章 項(xiàng)目分析 這次通過建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（協(xié)同管理軟件）是滿足企業(yè)信息化建設(shè)的需要 ，整合系統(tǒng)內(nèi)部資源，更好的協(xié)助企業(yè)進(jìn)行信息化管理，提升執(zhí)行管理能力 。本建議書基于和 安徽高速傳媒有限公司 相關(guān)負(fù)責(zé)人的 溝通， 從 安徽高速傳媒有限公司 的需求情況出發(fā)，從系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，技術(shù)解決方案，應(yīng)用解決方案 和項(xiàng)目報(bào)價(jià) 等方面作了概要的論述。 安徽高速傳媒有限公司 需求 分析 公共辦公部分 ? 新聞管理 ：可以直接添加各種業(yè)務(wù)、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時(shí)查看，第一時(shí)間了解公司信息。支持新聞分 類和評(píng)論，可以直接上傳文件和圖片。 ? 通知通告 ：用戶可以在網(wǎng)上選擇對(duì)某個(gè)人、某些人、某個(gè)部門或全體人員發(fā)送各種通知、通告、制度、會(huì)議等消息，并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的通知，發(fā)出通知可以設(shè)置自動(dòng)回復(fù)以確認(rèn)對(duì)方是否收到，即使一時(shí)沒在網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過任何信息，及時(shí)溝通，協(xié)同工作。 ? 文件傳送 ：文件傳送的作用和“通知”類似，這里傳送的是公司更正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關(guān)人員。 ? 任務(wù)管理 ：上級(jí)給下級(jí)分配任務(wù)，并在線監(jiān)督指導(dǎo)。下級(jí)能夠察看自己所領(lǐng)取的任務(wù)內(nèi)容、期限，以合理安 排時(shí)間進(jìn)度，所有的任務(wù)文檔可以在本任務(wù)組內(nèi)上傳、共享。 ? 車輛管理：包括車輛使用申請(qǐng)、車輛使用查詢、車輛管理（使用審批、信息管理、使用維護(hù)、維護(hù)管理、類型設(shè)置）等，幫助單位合理的登記、使用、管理自己的車輛，杜絕公車私用。 ? 領(lǐng)導(dǎo)查詢：可以包括自定義的各種欄目，如財(cái)務(wù)報(bào)表、 稿件文檔 、 客戶公司 的知識(shí)文檔等，由指定人員將相關(guān)內(nèi)容存放到這里，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)的互動(dòng)，不同的領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自己的權(quán)限直接調(diào)用相關(guān)內(nèi)容。 ? 會(huì)議管理 ：包括會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議查詢、會(huì)議管理（會(huì)議審批、會(huì)議紀(jì)要、紀(jì)要?dú)w檔、會(huì)議維護(hù)、會(huì)議室設(shè)置）等。建立現(xiàn)代化的會(huì)議制度 ，確保會(huì)議的必要性和功效性。 ? 電子論壇 ： 可以自行設(shè)置分論壇和議題， 方便一個(gè)工作組共享他們對(duì)某個(gè)論題或事物的想法和見 解， 為用戶提供了一個(gè)信息交流、思想溝通和問題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。 ? 電子簽章 ：包括個(gè)人簽章和單位公章兩部分，可以添加單位的合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、公章等到系統(tǒng)中，在公文傳遞過程中可以使用個(gè)人或單位的電子簽字（簽章），并通過密碼驗(yàn)證和硬件加密保證安全性。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 6 個(gè)人事務(wù)部分 ? 通 訊 ?。喊▊€(gè)人通訊薄和公共通訊薄，用戶可以 創(chuàng)建屬于自己的名片信息， 對(duì)同事、朋友、客戶、關(guān)聯(lián)單位、政府機(jī)關(guān)等處的聯(lián)系人資料分類記錄、查詢、管理。也便于公司記錄業(yè)務(wù)人員的客戶資料，在其離職時(shí)避免客戶流失。 ? 電子郵件：建立自己的郵件中心，方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件，消除傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端。支持群發(fā)。 ? 日程安排：可以按天、周、月計(jì)劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各項(xiàng)任 務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時(shí)間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進(jìn)度，及時(shí)跟進(jìn)，徹底執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作的順利完成。 ? 個(gè)人文件柜：作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己平時(shí)積累的文摘、收集的信息、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、做過的工作、取得的成績、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行知識(shí)管理，便于需要的時(shí)候方便的查閱，而不必再東尋西找，浪費(fèi)時(shí)間。 ? 網(wǎng)絡(luò)硬盤 ：這里是單位各種知識(shí)和資源的共享中心，單位可以將各種資料分門別類的存放到這里，便于日后方便的查閱，可以讓將組織內(nèi)的成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同 學(xué)習(xí)、使用，快速提高?？梢栽O(shè)置權(quán)限以保護(hù)機(jī)密資料安全。 ? 個(gè)人考勤 ：包括上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記、考勤查看等內(nèi)容。上下班登記相當(dāng)于網(wǎng)上簽到，既方便又防止作假。外出登記可以在網(wǎng)上向主管提交外出申請(qǐng)單，并得到直接批復(fù)。請(qǐng)假登記和出差登登記可以將以前請(qǐng)假和出差的日期、內(nèi)容登記備案，便于日后查看。 ? 工作日記 ：可以每天在網(wǎng)上記錄下當(dāng)天工作的內(nèi)容和心得，便于日后查閱和總結(jié)。可以設(shè)置不同的權(quán)限查看同事或者下屬的日記，以在線監(jiān)督指導(dǎo)?？梢詫⒆约旱娜沼泴?dǎo)出系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。 ? 工作計(jì)劃：做出本周、本月 、本季度或本年等的工作計(jì)劃，任務(wù)目標(biāo)等，在目標(biāo)的指導(dǎo)下開展工作。 ? 手機(jī)短信：包括個(gè)人手機(jī)短信和公共手機(jī)短信，支持個(gè)人付費(fèi)和公司付費(fèi)。可以方便的給同事、朋友、客戶等群發(fā)短信，即使員工不在公司也可以保持時(shí)時(shí)溝通，并建立更加緊密的客戶關(guān)系。支持群發(fā)。 ? 印信使用：包括印信登記、印信管理，在這里管理單位的各種印章、介紹信等，記錄各種印信的使用人、使用時(shí)間和用途，保證單位印信的安全使用。 ? 網(wǎng)上填報(bào) ：在網(wǎng)上填寫、發(fā)送、收取各種文件材料，如銷售、采購、考勤、后勤等文檔，可以更加方便的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，最大限度地利用本系統(tǒng)，大大 提高工作的便利性。 ? 個(gè)人設(shè)置： 包括通訊組、個(gè)人描述、頭像簽名、修改密碼、自定義桌面。可以設(shè)置個(gè)人的通訊組成員，更加方便的查到自己常用的電話。選擇自己喜歡的頭像并寫下自己的座右銘。修改密碼以確保自己的帳號(hào)安全。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 7 日常辦公部分 ? 稿件審批 ： 在網(wǎng)上 提交待審稿件 ，并發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批， 實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提供 稿件的 流轉(zhuǎn)（實(shí)現(xiàn)收、發(fā)文 件 的 審核、 管理、流轉(zhuǎn)、批 閱 、轉(zhuǎn)出 、知會(huì)、打印、分發(fā)、歸檔）等功 能。 審批人可以在網(wǎng)上直接對(duì)文件進(jìn)行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。文 件 在多個(gè)審批人之間按順序自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批過程可以由發(fā)起者自己設(shè)定，也可由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設(shè)置。可以根據(jù)公司要求設(shè)置公文的統(tǒng)一格式，可以設(shè)置審批人的操作權(quán)限。 ? 部門主頁：公司各部門的信息發(fā)布中心，相當(dāng)于每個(gè)部門自己的小型網(wǎng)站，發(fā)布自己部門的人員結(jié)構(gòu)、日?；顒?dòng)、文件資料等各種信息，可以自定義各個(gè)欄目設(shè)置，如辦公室、總工辦等，指定人員對(duì)信息進(jìn)行直接維護(hù)，并設(shè)置訪問權(quán)限。 ? 人力資源：包括部門管理、員工管理、生日查詢、考核查詢、績效管理（績效考核 ——月工作量與月績效掛鉤、考核維護(hù)、生成考核單）、工資管理、培訓(xùn)管理、獎(jiǎng)懲管理、招聘管理、勞動(dòng)合同等各項(xiàng)功能，幫助企業(yè)建立完備的員工檔案，并進(jìn)行基本的考核和統(tǒng)計(jì)等工作。 ? 規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財(cái)務(wù)制度、管理制度、銷售制度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進(jìn)行管理。 ? 設(shè)備管理：同圖書管理、辦公用品管理、資料管理等功能類似，對(duì)單位內(nèi)部的各種物資進(jìn)行有效管理，包括采購申請(qǐng)、入庫登記、借入借出、申請(qǐng)領(lǐng)用、歸還等各個(gè)環(huán)節(jié)的使用情況進(jìn)行記錄和管理。 ? 綜合信息：包括列車時(shí)刻表、電子日歷、郵政編碼 、常用電話、天氣預(yù)報(bào)等各種信息，可以方便的查看相關(guān)信息，是員工日常辦公和出差時(shí)的工作助手。 ? 大事記：可以記錄總公司或分公司發(fā)展歷程中的重大事項(xiàng)，編輯企業(yè)歷史。對(duì) 大事記文檔進(jìn)行管理，包括新建大事記，對(duì)大事記進(jìn)行發(fā)布并郵件通知受發(fā)布人，對(duì)已有的大事記進(jìn)行維護(hù)。 可以在系統(tǒng)內(nèi)共享大事記，利于企業(yè)宣傳和新員工培訓(xùn)。 ? 與現(xiàn)有的 GIS系統(tǒng)做整合，做到數(shù)據(jù)的互通。 系統(tǒng)管理 /個(gè)人系統(tǒng) ? 控件下載： 系統(tǒng)做到根 據(jù)權(quán)限控制瀏覽、下載、打印等功能 。 ? 權(quán)限設(shè)置：靈活設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)每個(gè)員工的權(quán)限，允許他們使用哪些功能，不具有權(quán)限的員工將看不到功能菜單?？梢苑峙錂?quán)限組。系統(tǒng)內(nèi)各種文檔的訪問權(quán)限也可以在建立文檔目錄的時(shí)候設(shè)置。 ? 系統(tǒng)維護(hù)：包括系統(tǒng)日志、刪除通知、刪除短信等功能，維護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的資料，保證系統(tǒng)的清潔。 ? 系統(tǒng)設(shè)置：包括公共通訊薄、通訊組等設(shè)置。 ? 個(gè)人系統(tǒng)：包括設(shè)置通訊組、個(gè)人說明、頭像簽名、修改密碼、自定義桌面等。 ? 客戶端下載：客戶端是一個(gè)工作小助手，即使不登陸本系統(tǒng)主頁，也能通過它完成收發(fā)文件、發(fā)送短信、自動(dòng)升級(jí)等工作 ，接到新的通知、公文等信息時(shí)，客戶端會(huì)有聲音和安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 8 閃爍提醒。既可以提高電腦速度，又節(jié)約上網(wǎng)時(shí)間，提高辦事效率。 管理現(xiàn)狀分析 ? 信息孤島問題突出 (1)單位信息分散在各 個(gè)不同的電腦中 ，造成信息冗余，相關(guān)信息無法建立關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)更新無法同步。 (2)處于孤島狀態(tài)的信息只能在局部應(yīng)用，不能實(shí)現(xiàn)整體效應(yīng)。 (3)數(shù)據(jù)雖然無法關(guān)聯(lián)，但業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性是真實(shí)存在的，導(dǎo)致業(yè)務(wù)在部門間縱向流轉(zhuǎn)時(shí)出現(xiàn)信息斷檔。 ? 群體溝通效率不足 (1) 信息缺乏記錄，不利于準(zhǔn)確傳達(dá)、執(zhí)行、監(jiān)控和信息型共享 就管理行為的對(duì)象之間而言大多數(shù)指令下達(dá) 、請(qǐng) 示匯報(bào)、結(jié)果反饋都是以語言表達(dá)為主，聽者筆錄為輔，由于存在各人表達(dá)能力、記錄能力、理解能力、認(rèn)識(shí)能力的差異，管理信息經(jīng)傳層層傳遞后出現(xiàn)內(nèi)容偏差的機(jī)率很高，不利于單位管理者的管理目標(biāo)準(zhǔn)確貫徹到基層 ，且由于沒有正式的文檔，信息的重復(fù)利用和共享也很難實(shí)現(xiàn)。 (2) 時(shí)空限制導(dǎo)致協(xié)同工作效率低下 由于