【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 詢管理、統(tǒng)計(jì)分析管理，管理平臺(tái)等。OA功能模塊 個(gè)人辦公 個(gè)人辦公是整個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的前臺(tái)，所有的協(xié)同工作都是依靠個(gè)人辦公部分構(gòu)成。所以個(gè)人辦公的功能性和易用性是非常關(guān)鍵和重要的。 我的工作臺(tái)我的工作臺(tái)是每一個(gè)OA使用人員最頻繁使用的界面，在這里，非常清晰的展示了系統(tǒng)的各種協(xié)作消息的傳遞。包括個(gè)人日程、待辦事務(wù)、待處理流程、待閱讀信息等。同時(shí)，還可以很及時(shí)的了解行政部門統(tǒng)一頒發(fā)的通知公告、業(yè)界動(dòng)態(tài)、在線調(diào)查等等。另外，這個(gè)界面是模塊組成式的，可以根據(jù)客戶的需求任意增加和搭建。 個(gè)人信息界面，可以提供用戶很方便的修改和個(gè)人相關(guān)的一些數(shù)據(jù)和設(shè)置。具體應(yīng)用可根據(jù)用戶實(shí)際需要定制。 公用信息管理公用信息系統(tǒng)包括：辦事指南、公告牌、日常信息、公用通訊錄、網(wǎng)上論壇等子系統(tǒng)。 日程安排日程表是個(gè)人辦公系統(tǒng)很常用的部分，用于條理和安排個(gè)人的時(shí)間。在某OA的產(chǎn)品中，日程不僅僅可以安排個(gè)人，同時(shí)支持領(lǐng)導(dǎo)向下級(jí)的“日程委派”。下圖是日程安排的界面：日歷日程安排的詳細(xì)內(nèi)容其他人知會(huì)我的日程安排自己的日程安排日程時(shí)間到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)提示。同時(shí)，系統(tǒng)還提供了協(xié)調(diào)多人日程的功能，對(duì)于一些需要多人協(xié)作的日程安排非常有效。注意：圖中白色區(qū)域?yàn)椤翱臻e”時(shí)間段；深色區(qū)域?yàn)椤懊Α睍r(shí)間段添加了日程之后，系統(tǒng)會(huì)按時(shí)自動(dòng)的彈出提醒窗口，并伴有聲音提示，如圖。 日程委派的實(shí)現(xiàn)：日程的委派過(guò)程： 對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，很多日程不一定是自己親自來(lái)操作的，或者需要?jiǎng)e人的協(xié)助，也或者需要他人來(lái)執(zhí)行。用戶創(chuàng)建日程，允許委派給他人接受人有權(quán)接收或者拒絕，同時(shí)把結(jié)果反饋給委派人委派日程如果接受日程，將復(fù)制日程數(shù)據(jù)進(jìn)入自己的日程表。 內(nèi)部郵箱 在OA系統(tǒng)中，用戶對(duì)于數(shù)據(jù)的傳遞和共享已經(jīng)完全脫離了Email，而是使用功能方便、強(qiáng)大的由獨(dú)立的消息機(jī)制構(gòu)建的內(nèi)部郵件系統(tǒng)。收發(fā)件箱界面如圖。 在這里，所有的收發(fā)件都保存在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，支持查找。發(fā)件界面如圖： 名片夾 非常簡(jiǎn)單的管理功能，已經(jīng)通過(guò)平臺(tái)配置實(shí)現(xiàn)。其中所有的字段都可以隨時(shí)調(diào)整。 待辦事項(xiàng) 待辦事項(xiàng)在首頁(yè)的最重要位置，是收件箱的一部分。在這里，是需要處理的事項(xiàng)列表：包括待辦流程、待辦任務(wù)、待處理信息等。待辦事項(xiàng)列表待辦事項(xiàng)詳細(xì)列表: 備忘錄 系統(tǒng)具備便簽管理的功能。 為了解決B/S構(gòu)造的及時(shí)刷新問(wèn)題，我們還專門開發(fā)了配合OA使用的客戶端系統(tǒng)。系統(tǒng)體積小、反應(yīng)快速。而且不受客戶是否打開IE界面進(jìn)入OA系統(tǒng)的影響，可以單獨(dú)探測(cè)到是否有通過(guò)OA發(fā)送給用戶的各種及時(shí)消息。 不管是日程、會(huì)議還是公文，只要是系統(tǒng)中的信息傳遞，都可以在的一時(shí)間內(nèi)向接收用戶發(fā)出提醒。 公文管理業(yè)務(wù)文檔流轉(zhuǎn)是統(tǒng)計(jì)局業(yè)務(wù)處理的主要部分。包括統(tǒng)計(jì)信息、分析、調(diào)查報(bào)告、動(dòng)態(tài)等。這一部分的功能需求主要涉及幾個(gè)技術(shù)問(wèn)題Word的嵌入式操作文檔流轉(zhuǎn)流程的定義流轉(zhuǎn)步驟和過(guò)程的記錄以及當(dāng)前步驟的體現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)批文文檔格式的定義和使用流轉(zhuǎn)步驟不同和權(quán)限不同，填寫的數(shù)據(jù)項(xiàng)目不同流轉(zhuǎn)完成后，自動(dòng)存檔進(jìn)入分類文檔庫(kù) 關(guān)于Word的嵌入式操作目前大多數(shù)用戶都比較熟悉Word軟件的應(yīng)用方法，OA系統(tǒng)能夠把主要的文檔編輯工具和Word有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，可以大大降低系統(tǒng)的普及難度，并且尊重了大多數(shù)用戶的已有操作習(xí)慣。在某OA系統(tǒng)中，全面采用了瀏覽器的操作方法，所以Word的嵌入采用了目前國(guó)際上比較先進(jìn)也比較流行的ActiveX的解決方案。這樣，可以有機(jī)的整合Word操作界面和OA的瀏覽器操作界面，而讓用戶沒(méi)有明顯的切換系統(tǒng)的感受。如左圖所示：我們對(duì)文檔的操作分為三個(gè)步驟系統(tǒng)自動(dòng)從服務(wù)器上下載Word文檔，并且自動(dòng)調(diào)用本地的Word軟件打開該文檔用戶編輯，并保留當(dāng)前用戶的修改痕跡、用戶名、修改時(shí)間，編輯和修訂的信息全部按照Word本身的習(xí)慣和顯示方法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)保存并且上傳文檔到服務(wù)器上左圖是我們的文檔編輯控制ActiveX，每一個(gè)步驟都由動(dòng)態(tài)畫面提示操作者，并且所有的狀態(tài)都在控制臺(tái)上顯示。操作界面非常友好，應(yīng)用簡(jiǎn)單方便。另外，只要通過(guò)系統(tǒng)登錄進(jìn)入OA系統(tǒng)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)的把當(dāng)前計(jì)算機(jī)的Word的所屬人姓名修改為登錄人員的姓名，確保不會(huì)出現(xiàn)修訂人員錯(cuò)誤的問(wèn)題。一篇文檔經(jīng)過(guò)多人審批，系統(tǒng)會(huì)用不同的修改顏色區(qū)分不同的修改痕跡，避免修訂信息的交叉。 流轉(zhuǎn)的流程定義實(shí)現(xiàn)流程的定義，在某OA的系統(tǒng)中，功能非常強(qiáng)大，可以根據(jù)用戶自身的實(shí)際情況，定義個(gè)性化的流程，并且可以自動(dòng)生成流程圖。 如上圖所示，這是一個(gè)定義流程表格，其中包含了以下的信息：步驟號(hào)：這是第幾步操作執(zhí)行人：這一步是由誰(shuí)來(lái)執(zhí)行的，可以選擇崗位和相對(duì)崗位操作：做什么是：下一步需要到哪里否：如果有審批的話，審批不同意，到什么步驟操作說(shuō)明：這一步具體說(shuō)明，告訴操作人員要做到什么地步操作參數(shù)：這一步需要用到的數(shù)據(jù)由以上的參數(shù)可以看出，系統(tǒng)可以通過(guò)這個(gè)工具配制出任意功能的流程。并且系統(tǒng)會(huì)按照預(yù)先定義的流程自動(dòng)在各個(gè)操作步驟和操作人員之間流動(dòng)信息。如上圖所示，系統(tǒng)自動(dòng)畫出的流程圖，在流程的執(zhí)行過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)在圖上自動(dòng)顯示當(dāng)前步驟如左圖所示，對(duì)于每一個(gè)流程，都可以詳細(xì)的記錄每一個(gè)步驟的執(zhí)行人，花費(fèi)的時(shí)間和執(zhí)行的狀態(tài)。對(duì)于每一個(gè)步驟的操作者來(lái)說(shuō)，都可以清晰的指導(dǎo)我的工作是什么，該怎么做。 流轉(zhuǎn)步驟不同和權(quán)限不同，填寫的數(shù)據(jù)項(xiàng)目不同在流程的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，需要按照不同的用戶身份，需要給文檔數(shù)據(jù)增加不同的數(shù)據(jù)項(xiàng)目。比如：文種、年度、文號(hào)等，而這些數(shù)據(jù)項(xiàng)目是和用戶的登錄權(quán)限緊密相關(guān)的。我們的系統(tǒng)可以在設(shè)置流程的過(guò)程中，在每一個(gè)步驟設(shè)置中單獨(dú)設(shè)置可以編輯的字段，已確認(rèn)不同的數(shù)據(jù)項(xiàng)目。 如上圖所示，選擇任意的數(shù)據(jù)項(xiàng)目都可以。它會(huì)自動(dòng)和當(dāng)前步驟的操作人權(quán)限掛鉤。 流轉(zhuǎn)完成后，文檔自動(dòng)進(jìn)入分類文檔庫(kù)系統(tǒng)的流程完成后，會(huì)自動(dòng)封存流程相關(guān)的數(shù)據(jù)，包括每一個(gè)步驟的填寫意見，增加的信息數(shù)據(jù)相等，附加的文檔也同時(shí)封存，只允許讀，不允許修改。 不同標(biāo)準(zhǔn)批文文檔格式的定義和使用所有的政府部門和企業(yè)都有非常大量的日常辦公表格，這些表格通常都是Word格式，如何快速有效地把這些表格加載到系統(tǒng)中來(lái)，是我們的報(bào)表子定義系統(tǒng)專門解決的問(wèn)題。在Word中制作您需要的表格在需要填寫內(nèi)容的地方加上方括號(hào)標(biāo)記在需要選擇的地方加上方框標(biāo)記在需要大段文字的地方加上方括號(hào)和星號(hào)上傳這個(gè)文件到系統(tǒng)中②③①自動(dòng)轉(zhuǎn)換成電子表單系統(tǒng)自動(dòng)把Word文件轉(zhuǎn)換成電子表單，可以在線填寫提交完成填寫的內(nèi)容藍(lán)色顯示，生成如您所愿的格式報(bào)表通過(guò)這樣一個(gè)系統(tǒng)，就可以非常方便、快速的把各種常用報(bào)表加載到系統(tǒng)中來(lái)，成為系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)批文格式。 文件流轉(zhuǎn)管理 文件管包括兩類，一類是內(nèi)部起草的各種制度、管理辦法、各類正式通知等需要文號(hào)并要求存檔保存的內(nèi)容，另一類是由主管部門或者其他相關(guān)部門的來(lái)文，也包含各種方法制度和通知等。 通過(guò)分析，需要解決的技術(shù)問(wèn)題基本上類似于業(yè)務(wù)文檔，但是，這里的審批和文檔的修訂需要兩種方式：順序流轉(zhuǎn)和同步流轉(zhuǎn)。順序流轉(zhuǎn)：在某OA的系統(tǒng)中稱之為串聯(lián)式同步流轉(zhuǎn)：在本系統(tǒng)中稱之為并聯(lián)式 公文優(yōu)先級(jí)設(shè)置在公文的發(fā)文申請(qǐng)表中，可以選擇“普通、急件、加急”三種，也可以根據(jù)客戶的需求進(jìn)行各種優(yōu)先級(jí)別的調(diào)整設(shè)置。 公文統(tǒng)計(jì)公文的統(tǒng)計(jì)： 公文的統(tǒng)計(jì)是建立在系統(tǒng)提供的統(tǒng)計(jì)設(shè)置工具上的。通過(guò)這個(gè)工具，我們可以非常簡(jiǎn)單的設(shè)置任意的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。比如上圖是已經(jīng)設(shè)定好的部門－公文分類統(tǒng)計(jì)和下圖部門－公文辦理狀態(tài)的統(tǒng)計(jì)圖。 痕跡保留 在公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，一般客戶都會(huì)要求對(duì)文檔的編輯的痕跡保留。在我們的自主開發(fā)的群件平臺(tái)上，對(duì)Word支持的很好。她通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)的ActiveX調(diào)用Word，直接使用Word的修改痕跡保留，而用戶則感覺(jué)不到系統(tǒng)的后臺(tái)切換。 電子印章及數(shù)字簽名采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，以IC卡作為電子簽章的載體，個(gè)人數(shù)字標(biāo)識(shí)和私鑰在卡內(nèi)保存為word文檔提供電子簽章、身份認(rèn)證、打印控制功能實(shí)現(xiàn)電子文檔的防抵賴性實(shí)現(xiàn)電子文檔的信息完整性驗(yàn)證實(shí)現(xiàn)多人（單位）會(huì)簽實(shí)現(xiàn)文檔的鎖定電子簽章IC卡：支持PKI技術(shù)含CPU的智能IC卡，已經(jīng)按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保存了您個(gè)人的數(shù)字證書及私鑰（進(jìn)行數(shù)字加密用），并經(jīng)過(guò)CNSDS的認(rèn)證。智能IC卡讀卡器：用于讀取電子簽章IC卡，帶USB口插頭。電子簽章軟件：包括電子簽章與數(shù)字加密系統(tǒng)軟件、讀卡器驅(qū)動(dòng)程序等，以光盤為存儲(chǔ)介質(zhì)。如上圖WORD文檔編輯完成后，將光標(biāo)移至將要進(jìn)行電子簽章的位置，在菜單中點(diǎn)擊控件。用鼠標(biāo)左鍵雙擊要移動(dòng)的默認(rèn)圖章，將焦點(diǎn)定位在該默認(rèn)圖章上，然后用左鍵按住即可以拖動(dòng)默認(rèn)圖章。將一張存有個(gè)人數(shù)字證書以及將要簽名人的手寫簽名或單位印章的ＩＣ卡插入讀寫器中，直到狀態(tài)欄顯示綠燈亮。用鼠標(biāo)左鍵雙擊默認(rèn)圖章，將焦點(diǎn)定位在該默認(rèn)圖章上，再單擊鼠標(biāo)右鍵將會(huì)彈出功能菜單。單擊簽名，用戶需輸入IC卡的保護(hù)口令PIN，正確輸入PIN碼，簽名成功。簽名成功后文檔如果被改動(dòng)，簽名立即失效。 對(duì)于任何文件的辦理狀況，我們都可以通過(guò)該公文所對(duì)應(yīng)的收發(fā)文流程的跟蹤流程圖來(lái)實(shí)現(xiàn)。如下圖所示：圖中深色的步驟就是當(dāng)前文件停留的位置。 在線會(huì)議 在線會(huì)議的形式比較多，我們?cè)趯?shí)際的項(xiàng)目實(shí)施中，為客戶開發(fā)了一種實(shí)用的在線會(huì)議系統(tǒng)。這個(gè)在線會(huì)議的功能對(duì)于一些長(zhǎng)期討論的會(huì)議很有效果，可以大大提高會(huì)議的效率。上圖是在線會(huì)議的添加界面下圖是會(huì)議進(jìn)行中發(fā)言的狀態(tài) 會(huì)議的組織和管理會(huì)議的管理分為會(huì)議室的管理和會(huì)議的管理 會(huì)議室的管理對(duì)于所有涉及資源管理的內(nèi)容，比如說(shuō)車輛管理，比如說(shuō)會(huì)議室的預(yù)定等等我們都提供了專門的資源管理系統(tǒng)。系統(tǒng)提供了專門的資源管理模塊，而且這種資源管理不僅僅可以用于會(huì)議管理，只要是存在時(shí)間沖突的業(yè)務(wù)，我們都可以使用資源管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。我們可以隨時(shí)修改相關(guān)會(huì)議室的資料，比如設(shè)備，比如環(huán)境等基礎(chǔ)信息。把鼠標(biāo)移動(dòng)到圖標(biāo)上，可以看到當(dāng)前會(huì)議室的占用的事由。 會(huì)議的管理系統(tǒng)的會(huì)議管理，提供了會(huì)前管理、會(huì)中管理、會(huì)后管理三大部分，基本可以滿足各種重要會(huì)議的組織和管理需求。在會(huì)后管理的部分，可以把會(huì)議當(dāng)中的議決事項(xiàng)作為需要每個(gè)執(zhí)行人操作的任務(wù)發(fā)送給各個(gè)執(zhí)行人。把會(huì)議和會(huì)議之后的執(zhí)行監(jiān)督有機(jī)的整合在一起，對(duì)會(huì)議效果的落實(shí)有非常好的管理作用。 檔案管理我們目前的檔案管理包括以下幾個(gè)方面按照文件的類型：比如上報(bào)文件、內(nèi)部文件、聯(lián)絡(luò)單等按照文件的內(nèi)容：具體的相關(guān)事件索引（對(duì)于某一次采購(gòu)，所涉及到的采購(gòu)申請(qǐng)，比價(jià)單，樣品圖片，談判記錄