【正文】 同時，項目的執(zhí)行過程可按時間緯度進行細分，并在實際工作中以項目階段的方式展現(xiàn)，這樣的應用旨在于方便對項目進程的監(jiān)督和項目信息時間屬性的明確。 功能 ? 配置關聯(lián)系統(tǒng)的密碼 ? 支持關聯(lián)系統(tǒng)圖標的嵌入 ? 進行內(nèi)部系統(tǒng)、外部系統(tǒng)和常用鏈接三種分類 ? 關聯(lián)系統(tǒng)查看進行授權 注： A6協(xié)同管理軟件還支持首頁的信息集成，通過 Portal 實現(xiàn)信息的呈現(xiàn)。 另一方面，由于在企業(yè)組織角色的多樣性和崗位職能的多樣性，我們的職能部門人員和領導們經(jīng)常需要在若干個系統(tǒng)中去工作，去展開信息應用。同時，根據(jù)需要，可以給關聯(lián)人員直接留言、發(fā)送協(xié)同、消息、委托安排事項，實現(xiàn)互動溝通。 新聞類型和新 聞發(fā)布授權人由系統(tǒng)管理員設定，被授予新聞發(fā)布權的用戶可以發(fā)布該類型的新聞。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 23 討論 普通用戶可以參加 推送給自己的 討論，點擊討論 標題即可查看討論的主題，并可以隨時發(fā)表自己的意見，以及查看其它人員發(fā)表的意見。 在用戶打開公告時系統(tǒng)會自動記錄該用戶打開公告的時間。 ? 支持協(xié)同工作流程信息、公共信息、日程、會議、計劃等歸檔入文檔管理子系統(tǒng)。 功能 ? 預歸檔： 在文件管理中支持在協(xié)同發(fā)起中預歸檔文檔夾中，在協(xié)同中設置了預歸檔的文件夾， 協(xié)同一經(jīng)發(fā)起就預先存儲到文件夾中，可以預先將協(xié)同信息借閱給相關的人員。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 19 另外，協(xié)同信息也可以預歸檔至文檔系統(tǒng)；文檔系統(tǒng)提供全面綜合查詢，并提供公文的組合查詢。 A6 文檔管理系統(tǒng)支持個人、單位、公文檔案、項目文檔四種文檔的組織形式。 利用協(xié)同工作可以解決內(nèi)部溝通與協(xié)同的問題，所有信息流通的各個過程可以通過預歸檔和歸檔 存儲到文檔管理系統(tǒng)中，文檔中記錄了全部的過程細節(jié)信息，達到動態(tài)信息到靜態(tài)信息的存儲，同時文檔管理提供的轉發(fā)協(xié)同和郵件的功能，將存儲的信息通過轉發(fā)方式再次以協(xié)同和郵件的形式發(fā)送，有效利用了文檔信息，使靜態(tài)信息向動態(tài)信息的互通。剛性流程引擎的核心在于支持針對部門、角色、崗位、職務級別、隸屬關系等的流程定義。協(xié)同工作支持簡捷的文字編輯、信息流轉、回復、意見發(fā)布，以 及附件上傳。根據(jù)各行業(yè)業(yè)務需要，設定具體流程，使各種事宜在辦公自動化系統(tǒng)中流轉完成，真正實現(xiàn)無紙辦公。 工作流引擎 應用原理 新事務請求 事務處理請求 事件 回復意見 加簽知會 回退撤銷 轉發(fā)協(xié)同 轉發(fā)郵件 轉發(fā)公告 處理 目標 存儲 共享 分享 推送 價值 全面跟蹤 過程共享 降低成本 可以利用協(xié)同工作提供新建 /待發(fā)功能發(fā)起一個協(xié)同事件訴求，通過流程 角色定義、內(nèi)容格式的編輯后，發(fā)送給接收處理者；發(fā)送完成后，發(fā)起者可以在 已發(fā)事項中跟蹤每一個接安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 16 收者的處理狀態(tài)和結果，及時催辦和掌控信息。個人首頁以“人”為中心，通過事找人、人找事來滿足工作人員日常辦公中最核心的工作處理。 最后一種是當前 Inter 網(wǎng)絡所面臨的最大威脅，是電子商務、政府 、企業(yè)、個人 上網(wǎng)等順利發(fā)展的最大障礙，也是企業(yè)網(wǎng)絡安全策略最需要解決的問題。同樣，客戶的專有的應用需求也會通過這種技術進行開發(fā)，從而實現(xiàn)客戶的個性化需求。 在此基礎上定義了系統(tǒng)的對象緩存，對于協(xié)同管理系統(tǒng)專有的內(nèi)部對象進行緩存以提高系統(tǒng)效率，以支持更大的在線人數(shù)訪問。 在系統(tǒng)應用層，基于工作流系統(tǒng)規(guī)劃實現(xiàn)了協(xié)同管理應用，實現(xiàn)流程、角色、表單相關的協(xié)同工作，公文管理系統(tǒng)也是基于工作流的實例化實現(xiàn)，除了這兩個主要應用外，其它如郵件系統(tǒng)、計劃、會議、即時通訊等都獨立開發(fā)，知識管理通過獨立的體系實現(xiàn)，與所有的系統(tǒng)都有獨立的接口。 應用 層： 主要架構在基礎應用系統(tǒng)上，在完善的業(yè)務數(shù)據(jù)的基礎上，進行綜合查詢、采樣統(tǒng)計、流程分析等綜合管理應用，是企業(yè)管理的輔助信息。 用戶 層： 主要包括通知通報、新聞、工作簡報等欄目，同時將各業(yè)務系統(tǒng)發(fā)布的信息有選擇的向特定人群展現(xiàn)。系統(tǒng)架構設計 合理， 以利于今后的擴容和增加。 系統(tǒng) 設計原則 先進性 采用成熟、先進的技術，確保系統(tǒng)技術的 持續(xù)領先 性 ，保證 IT 投資的有效性、保值性和延續(xù)性。實現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。 通過用友致遠協(xié)同工作系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于 內(nèi)部協(xié)同工作。 ? 信息共享手段缺乏 (1)日常辦公事務未形成正式文檔，何談信息共享； (2)正式文檔的共享往往依賴于電話＋ＥＭＡＩＬ實現(xiàn)，效率低下； 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 9 (3)由于缺乏信息共享，經(jīng)常進行重復勞動，造成資源的浪費； ? 異地 管理成本高、效率低 (1)傳統(tǒng)異地管理基本上是以出差的形式出現(xiàn)，交通費用、通訊費用成為單位運營成本中很大的累贅。 ? 管理行為規(guī)范性難以保障 影響綜合決策： 中廣公司業(yè)務 分布廣泛，缺乏快帶的信息溝通和相應的管理手段，造成了管理制度難以落實；管理者信息不能及時獲取，難以掌握單位最新變化和動態(tài)以做出正確的 決策。 (2) 時空限制導致協(xié)同工作效率低下 由于信息傳遞的過程中人員外出或出差等因素，經(jīng)常導致批復、審閱周期長，工作項目不得不處于長時間等待狀態(tài)。 管理現(xiàn)狀分析 ? 信息孤島問題突出 (1)單位信息分散在各 個不同的電腦中 ，造成信息冗余，相關信息無法建立關聯(lián)，數(shù)據(jù)更新無法同步。 ? 系統(tǒng)設置：包括公共通訊薄、通訊組等設置。 ? 權限設置：靈活設置系統(tǒng)內(nèi)每個員工的權限，允許他們使用哪些功能，不具有權限的員工將看不到功能菜單。對 大事記文檔進行管理，包括新建大事記，對大事記進行發(fā)布并郵件通知受發(fā)布人，對已有的大事記進行維護。 ? 規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財務制度、管理制度、銷售制度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進行管理。文 件 在多個審批人之間按順序自動流轉，審批過程可以由發(fā)起者自己設定，也可由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設置。選擇自己喜歡的頭像并寫下自己的座右銘。 ? 印信使用：包括印信登記、印信管理，在這里管理單位的各種印章、介紹信等，記錄各種印信的使用人、使用時間和用途，保證單位印信的安全使用。 ? 工作計劃：做出本周、本月 、本季度或本年等的工作計劃，任務目標等，在目標的指導下開展工作。請假登記和出差登登記可以將以前請假和出差的日期、內(nèi)容登記備案，便于日后查看。可以設置權限以保護機密資料安全。支持群發(fā)。 ? 電子簽章 ：包括個人簽章和單位公章兩部分，可以添加單位的合同章、財務章、法人章、公章等到系統(tǒng)中，在公文傳遞過程中可以使用個人或單位的電子簽字（簽章），并通過密碼驗證和硬件加密保證安全性。 ? 領導查詢：可以包括自定義的各種欄目，如財務報表、 稿件文檔 、 客戶公司 的知識文檔等，由指定人員將相關內(nèi)容存放到這里，實現(xiàn)靜態(tài)的互動，不同的領導根據(jù)自己的權限直接調用相關內(nèi)容。 ? 文件傳送 ：文件傳送的作用和“通知”類似，這里傳送的是公司更正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關人員。本建議書基于和 安徽高速傳媒有限公司 相關負責人的 溝通， 從 安徽高速傳媒有限公司 的需求情況出發(fā)，從系統(tǒng)建設目標，技術解決方案，應用解決方案 和項目報價 等方面作了概要的論述。 安徽高速傳媒有限公司 需求 分析 公共辦公部分 ? 新聞管理 ：可以直接添加各種業(yè)務、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時查看，第一時間了解公司信息。 ? 任務管理 ：上級給下級分配任務，并在線監(jiān)督指導。 ? 會議管理 ：包括會議申請、會議查詢、會議管理（會議審批、會議紀要、紀要歸檔、會議維護、會議室設置）等。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 6 個人事務部分 ? 通 訊 ?。喊▊€人通訊薄和公共通訊薄，用戶可以 創(chuàng)建屬于自己的名片信息， 對同事、朋友、客戶、關聯(lián)單位、政府機關等處的聯(lián)系人資料分類記錄、查詢、管理。 ? 日程安排：可以按天、周、月計劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各項任 務的內(nèi)容、狀態(tài)和時間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調整進度，及時跟進，徹底執(zhí)行，確保各項工作的順利完成。 ? 個人考勤 ：包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、考勤查看等內(nèi)容。 ? 工作日記 ：可以每天在網(wǎng)上記錄下當天工作的內(nèi)容和心得，便于日后查閱和總結。 ? 手機短信：包括個人手機短信和公共手機短信，支持個人付費和公司付費。 ? 網(wǎng)上填報 ：在網(wǎng)上填寫、發(fā)送、收取各種文件材料，如銷售、采購、考勤、后勤等文檔，可以更加方便的實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，最大限度地利用本系統(tǒng)，大大 提高工作的便利性。修改密碼以確保自己的帳號安全?？梢愿鶕?jù)公司要求設置公文的統(tǒng)一格式，可以設置審批人的操作權限。 ? 設備管理：同圖書管理、辦公用品管理、資料管理等功能類似，對單位內(nèi)部的各種物資進行有效管理，包括采購申請、入庫登記、借入借出、申請領用、歸還等各個環(huán)節(jié)的使用情況進行記錄和管理。 可以在系統(tǒng)內(nèi)共享大事記，利于企業(yè)宣傳和新員工培訓?？梢苑峙錂嘞藿M。 ? 個人系統(tǒng)：包括設置通訊組、個人說明、頭像簽名、修改密碼、自定義桌面等。 (2)處于孤島狀態(tài)的信息只能在局部應用，不能實現(xiàn)整體效應。 (3) 工作繁忙，缺乏溝通機會 用電話聯(lián)絡，需要雙方在同一時間地進行；雖然電子郵件可以在一定程度上提高溝通效率 , 但 在某些特定的情況下（如公文發(fā)送），由于郵件方式缺乏流程的嚴肅性，不能實現(xiàn)處理過程的有效監(jiān)控。 審批制度的不嚴格造成管理上的混亂 , 尤其是跟財務有關審批，如果沒有嚴格的規(guī)范會造成財務上的混亂，甚至構成單位資產(chǎn)的損失。 (2)出差狀態(tài)下由于交通條件、通訊條件、辦公條件 種種限制，大大地降低了工作效率。規(guī)范使用者的管理從 而實現(xiàn)信息集中式管理和分布式應用。 ? 提高效率、節(jié)約開支。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 10 穩(wěn)定性 系統(tǒng)確保 7 24小時穩(wěn)定可靠運行。 考慮對 于未來的發(fā)展，立足在協(xié)同辦公產(chǎn)品的基礎上 通過 升級改造 來實現(xiàn)新需求的滿足 。這部分可以根據(jù)企業(yè)不斷擴展不斷完 善。 服務 層： 是基礎服務功能，如用戶基本信息建立、權限配置、配置信息、日志信息、集成系統(tǒng)的單點登陸，維護系統(tǒng)信息模型等等的基礎建設。 在應用表現(xiàn)層，目前已經(jīng)實現(xiàn)了基于 IE的純 B/S結構的接口，客戶端完全免維護。 由此，構成了協(xié)同管理系統(tǒng)的產(chǎn)品化的開發(fā)平臺，并基于此平臺開發(fā)了協(xié)同管理系統(tǒng)的基本應用功能，形成了獨立的標準化產(chǎn)品。 完整的應用框架如下圖所示，協(xié)同辦公系統(tǒng)是面向組織的管理軟件，由系統(tǒng)部署是根據(jù)組織的具體需要組織出具體的應用信息分類和信息管理分類，形成企業(yè)、政府、事業(yè)和社團組織符合自己的運行管理平臺，同時通過工具和擴展可以整合組織的其他應用，形成組織的體系化的信息應用。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 12 基于 Inter技術并布局與可以通 過 Inter 訪問的系統(tǒng)，安全性的要求很高，用友致遠 A6協(xié)同辦公軟件充分考慮了這些安全的要求，支持多級多種安全管理。單位首頁以信息推送的方式將企業(yè)內(nèi)部的各類信息主動推送到所有相關人員的辦公桌面。 作為接收處理者，可以在待辦事項中查閱別人發(fā)送給自己的協(xié)同工作信息，即對該信息發(fā)表自己意見，態(tài)度，加載自己的附件等，如此有序的事件信息循環(huán)往復，達到日常協(xié)同工作的全面、準確、及時溝通和交流。協(xié)同工作流程既能夠在同一單位內(nèi)進行，也能夠在上下級單位之間進行。協(xié)同工作是致遠協(xié)同管理系統(tǒng)的最重要的功能，也是業(yè)界唯一將協(xié)同從理念層面具體形成為功能和應用層面的創(chuàng)新。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺解決方案 17 ? 柔性流程引擎 柔性流程面向每個協(xié)同系統(tǒng)中使用的用戶，每個用戶根據(jù)每項工作的特點自行定 義辦理流程。文檔管理可以通過借閱和共享形式將存儲的信息共享給大家， 達到最大的資源共享。 文件歸檔管理是對個人、單位、公文、項目文檔進行集中式信息管理，并可以授權下級部門的文檔管理員，實現(xiàn)不同部門或下級單位的多文檔員的管理。 文檔管理系統(tǒng)采用了類 WINDOWS 資源管理器的文檔夾結構進行管理，同時文檔信息來源于協(xié)同工作、公文流轉，也可以是直接上傳的 WINDOWS 文件如 WORD、 EXCEL、PowerPoint 和各種專業(yè)的文檔格式。 ? 在線編輯： 文件管理支持 WORD、 EXCEL、 Html 和 WPS 文件進行在線編輯，對文檔夾中的文件可以直接下載上傳。 ? 支持消息通知：可設定授權人是否接收文檔變更消息。 公告 類型和 公告 發(fā)布授權人由系統(tǒng)管理員設定，被授予 公告 發(fā)布權的用戶可以發(fā)布該類型的 公告，并在發(fā)布公告時確定每個公告的發(fā)布范圍 。 討論 類型和 討論 發(fā)布授權人由系統(tǒng)管理員設定，被授予 討論 發(fā)布權的用戶可以發(fā)布該類型的 討論 ，