【導(dǎo)讀】安徽高速傳媒有限公司協(xié)同辦公平。臺(tái)項(xiàng)目解決方案書。北京用友致遠(yuǎn)軟件技術(shù)有限公司

　　

【正文】 發(fā)協(xié)同 轉(zhuǎn)發(fā)郵件 轉(zhuǎn)發(fā)公告 處理 目標(biāo) 存儲(chǔ) 共享 分享 推送 價(jià)值 全面跟蹤 過程共享 降低成本 可以利用協(xié)同工作提供新建 /待發(fā)功能發(fā)起一個(gè)協(xié)同事件訴求，通過流程 角色定義、內(nèi)容格式的編輯后，發(fā)送給接收處理者；發(fā)送完成后，發(fā)起者可以在 已發(fā)事項(xiàng)中跟蹤每一個(gè)接安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 16 收者的處理狀態(tài)和結(jié)果，及時(shí)催辦和掌控信息。 作為接收處理者，可以在待辦事項(xiàng)中查閱別人發(fā)送給自己的協(xié)同工作信息，即對(duì)該信息發(fā)表自己意見，態(tài)度，加載自己的附件等，如此有序的事件信息循環(huán)往復(fù)，達(dá)到日常協(xié)同工作的全面、準(zhǔn)確、及時(shí)溝通和交流。 處理完成后，接收者還可以繼續(xù)在已辦事項(xiàng)中繼續(xù)查看其他人的意見和態(tài)度，最后，使用者可以根據(jù)自己的意愿刪除信息或?qū)⑿畔⒈４嬖谧约旱膫€(gè)人文檔夾中，進(jìn)入文檔管理，通過文檔管理中的共享 /借閱 /轉(zhuǎn)發(fā) 功能，把信息傳遞給工作伙伴；配合多種條件的搜索器可以幫助每一個(gè)使用者快速地查找到目標(biāo)信息。 協(xié)同工作主要體現(xiàn)協(xié)同處理事務(wù)，協(xié)同管理的概念。根據(jù)各行業(yè)業(yè)務(wù)需要，設(shè)定具體流程，使各種事宜在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完成，真正實(shí)現(xiàn)無紙辦公。協(xié)同工作流程既能夠在同一單位內(nèi)進(jìn)行，也能夠在上下級(jí)單位之間進(jìn)行。各事項(xiàng)能夠按需進(jìn)行文件表單的定制、流程的定制，制作簡(jiǎn)單靈活、易于使用、易于修改。因個(gè)人原因無法完成待辦事項(xiàng)的，能夠?qū)⒋k事項(xiàng)移交他人代辦，也能將移交出去的事項(xiàng)收回。協(xié)同工作支持簡(jiǎn)捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見發(fā)布，以 及附件上傳。協(xié)同工作是致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)的最重要的功能，也是業(yè)界唯一將協(xié)同從理念層面具體形成為功能和應(yīng)用層面的創(chuàng)新。 功能 用友致遠(yuǎn) A6 產(chǎn)品提供一個(gè)二元工作流支撐機(jī)制，也就是：剛性流程引擎（針對(duì)規(guī)范化制度應(yīng)用需求）和柔性流程引擎（針對(duì)隨機(jī)產(chǎn)生的應(yīng)用需求）。 ? 剛性流程引擎 在系統(tǒng)管理員完成表單制作之后，進(jìn)行表單和流程綁定設(shè)置工作。剛性流程引擎的核心在于支持針對(duì)部門、角色、崗位、職務(wù)級(jí)別、隸屬關(guān)系等的流程定義。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 17 ? 柔性流程引擎 柔性流程面向每個(gè)協(xié)同系統(tǒng)中使用的用戶，每個(gè)用戶根據(jù)每項(xiàng)工作的特點(diǎn)自行定 義辦理流程。柔性流程引擎的核心在于支持所有針對(duì)具體個(gè)人、部門的流轉(zhuǎn)需求。 特色 ? 支持流程模板和自定義發(fā)起流程 ? 支持關(guān)聯(lián)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)從知識(shí)文檔、已發(fā)和已辦 /待辦協(xié)同中提取關(guān)聯(lián)信息作為本次發(fā)出協(xié)同的超鏈信息，使多個(gè)協(xié)同有效整合成為相關(guān)聯(lián)的完整的信息組合 ? 支持流程分支，可以按組織角色和業(yè)務(wù)表單元素定義流程分支 ? 支持協(xié)同工作預(yù)歸檔，將協(xié)同工作信息公布給第三方 ? 支持流程執(zhí)行過程中信息的振蕩回復(fù)，在流程信息規(guī)范的前提下充分分享意見 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 18 ? 全面支持 Office、 WPS作為協(xié)同工作的正文和附件 ? 支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同 、 轉(zhuǎn)發(fā) 郵件 、 轉(zhuǎn)發(fā)公告 知識(shí)管理 “信息孤島”和信息共享一直是矛盾，不同的信息以不同的結(jié)構(gòu)（如 EMAIL、備忘錄、通訊、演示文檔、掃描文檔）存儲(chǔ)著，動(dòng)態(tài)信息和靜態(tài)信息，外部信息，內(nèi)部信息，以及跨部門地區(qū)的各種信息都存在于企業(yè)中，而這些信息系統(tǒng)缺乏相互連接的信息渠道，數(shù)據(jù)被封存在各自的信息設(shè)備中，最常見于各自的筆記本電腦和臺(tái)式機(jī)上，各自的信息缺乏應(yīng)有的關(guān)聯(lián)，從而給企業(yè)獲取有用信息帶來很大障礙，信息的積淀也變成一句形式大于實(shí)質(zhì)的口號(hào)。 利用協(xié)同工作可以解決內(nèi)部溝通與協(xié)同的問題，所有信息流通的各個(gè)過程可以通過預(yù)歸檔和歸檔 存儲(chǔ)到文檔管理系統(tǒng)中，文檔中記錄了全部的過程細(xì)節(jié)信息，達(dá)到動(dòng)態(tài)信息到靜態(tài)信息的存儲(chǔ)，同時(shí)文檔管理提供的轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件的功能，將存儲(chǔ)的信息通過轉(zhuǎn)發(fā)方式再次以協(xié)同和郵件的形式發(fā)送，有效利用了文檔信息，使靜態(tài)信息向動(dòng)態(tài)信息的互通。文檔管理可以通過借閱和共享形式將存儲(chǔ)的信息共享給大家， 達(dá)到最大的資源共享。 應(yīng)用原理 文檔管理是提供存放文件，包括計(jì)劃、會(huì)議、文檔、公告的應(yīng)用，同時(shí)協(xié)同全部歸檔到文檔管理。 文檔管理不僅僅是單一的文件存儲(chǔ)功能，而是將事件的過程進(jìn)行 存儲(chǔ)，是復(fù)合的文檔結(jié)構(gòu)，支持對(duì)于組織行為如協(xié)同工作的全息信息存儲(chǔ)。 A6 文檔管理系統(tǒng)支持個(gè)人、單位、公文檔案、項(xiàng)目文檔四種文檔的組織形式。 文件歸檔管理是對(duì)個(gè)人、單位、公文、項(xiàng)目文檔進(jìn)行集中式信息管理，并可以授權(quán)下級(jí)部門的文檔管理員，實(shí)現(xiàn)不同部門或下級(jí)單位的多文檔員的管理。另外，預(yù)設(shè)“我的共享目錄”和“我的借閱文檔”，對(duì)個(gè)人的資料分別存放對(duì)其他人進(jìn)行開放的目錄和文檔。按權(quán)限對(duì)文檔夾進(jìn)行設(shè)置，分別為讀權(quán)限（查看）、寫權(quán)限（歸檔）、瀏覽權(quán)（可以看到文件列表但不能打開）、打印權(quán)限、下載權(quán)限（無此權(quán)限則文檔只能查看不 能下載）、管理權(quán)（讀 /寫 /增 /刪 /更名 /移動(dòng) /授權(quán)等全部權(quán)限）。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 19 另外，協(xié)同信息也可以預(yù)歸檔至文檔系統(tǒng)；文檔系統(tǒng)提供全面綜合查詢，并提供公文的組合查詢。 文檔管理系統(tǒng)采用了類 WINDOWS 資源管理器的文檔夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，同時(shí)文檔信息來源于協(xié)同工作、公文流轉(zhuǎn)，也可以是直接上傳的 WINDOWS 文件如 WORD、 EXCEL、PowerPoint 和各種專業(yè)的文檔格式。 A6 協(xié)同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了一體化的文檔管理，并且可以按組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行分級(jí)，各單位獨(dú)自留自己的文檔，也可借閱、共享給其他單位，滿足部門、項(xiàng)目和其它專項(xiàng)信息歸集 和應(yīng)用的需要。同時(shí)，系統(tǒng)文檔可以轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同、郵件，實(shí)現(xiàn)了一體化的文檔管理。 功能 ? 預(yù)歸檔： 在文件管理中支持在協(xié)同發(fā)起中預(yù)歸檔文檔夾中，在協(xié)同中設(shè)置了預(yù)歸檔的文件夾， 協(xié)同一經(jīng)發(fā)起就預(yù)先存儲(chǔ)到文件夾中，可以預(yù)先將協(xié)同信息借閱給相關(guān)的人員。 ? 在線編輯： 文件管理支持 WORD、 EXCEL、 Html 和 WPS 文件進(jìn)行在線編輯，對(duì)文檔夾中的文件可以直接下載上傳。 ? 文件轉(zhuǎn)發(fā)： 在文檔管理可以將已經(jīng)歸檔的協(xié)同信息，上傳的文件進(jìn)行二次轉(zhuǎn)發(fā)，文件和協(xié)同可以再次轉(zhuǎn)發(fā)為協(xié)同和郵件 ，實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同管理應(yīng)用，提供全組織公共信息的基礎(chǔ)，達(dá)到系統(tǒng)各個(gè)信息互通，關(guān)聯(lián)。 ? 借閱共享： 文件管理中的各種類型文件和存儲(chǔ)信息，可以通過授權(quán)方式借閱或是安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 20 共享給他人使用，被借閱的人員根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限享有讀寫權(quán)或是只讀權(quán)限 ? 文檔按權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，分別為讀權(quán)限（查看）、寫權(quán)限（歸檔）新建權(quán)（可建子目錄并擁有該子目錄管理權(quán)）、管理權(quán)（讀 /寫 /增 /刪 /更名 /移動(dòng) /授權(quán)）。 ? 支持協(xié)同工作流程信息、公共信息、日程、會(huì)議、計(jì)劃等歸檔入文檔管理子系統(tǒng)。 ? 支持消息通知：可設(shè)定授權(quán)人是否接收文檔變更消息。 ? 綜合查詢：實(shí)現(xiàn) A6 系 統(tǒng)內(nèi)各類信息的快速查詢 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 21 特點(diǎn) ? 全面支持協(xié)同工作、公告、新聞、調(diào)查、討論等各種協(xié)同信息的復(fù)合存儲(chǔ)，是全息化的組織知識(shí)一體化存儲(chǔ)空間，同時(shí)支持各種文件的存儲(chǔ)管理 ? 支持靜態(tài)文檔轉(zhuǎn)發(fā)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同、公告和新聞，文檔信息可以借閱，文件夾可以共享，支持文件信息的多種利用方式 ? 支持 WORD、 EXCEL、 WPS等多種文件的直接編寫和上傳后的文件直接處理 ? 支持瀏覽、讀、寫、打印、下載、管理等多種組織權(quán)限，使組織的信息積淀有安全保證 ? 支持海量信息的管理與存放，以磁盤陣列的空間限制為文檔信息存放的量限制 ? 支持文檔變更的消息提 醒和操作機(jī)制 ? 支持通過 A6精靈實(shí)現(xiàn)批量文檔的上傳 信息發(fā)布 A6 的信息發(fā)布 分為 四大類 ：公告、調(diào)查、討論、新聞。 公告 普通用戶可以查看公告，在公告列表中，點(diǎn)擊 公告 標(biāo)題可查看 公告 詳細(xì)內(nèi)容。 在用戶打開公告時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄該用戶打開公告的時(shí)間。 公告 類型和 公告 發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被授予 公告 發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的 公告，并在發(fā)布公告時(shí)確定每個(gè)公告的發(fā)布范圍 。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 22 調(diào)查 普通用戶可以參加 推送給自己的 調(diào)查，點(diǎn)擊調(diào)查標(biāo)題可進(jìn)行調(diào)查信息的填寫，完成調(diào)查后可以查看調(diào)查結(jié)果。 調(diào)查類型和調(diào)查發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè) 定，被授予調(diào)查發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的調(diào)查，并可以設(shè)置調(diào)查涉及的范圍。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 23 討論 普通用戶可以參加 推送給自己的 討論，點(diǎn)擊討論 標(biāo)題即可查看討論的主題，并可以隨時(shí)發(fā)表自己的意見，以及查看其它人員發(fā)表的意見。 討論 類型和 討論 發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被授予 討論 發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的 討論 ， 并可以設(shè)置討論 涉及的范圍。 新聞 普通用戶可以查看新聞，在新聞列表中，點(diǎn)擊新聞標(biāo)題可查看新聞詳細(xì)內(nèi)容。新聞分類列表中只列出最新的五條新聞，新發(fā)布的新聞?dòng)?標(biāo)識(shí)，用戶可通過點(diǎn)擊“更多”按鈕查看其它新聞。 新聞?lì)愋秃托?聞發(fā)布授權(quán)人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被授予新聞發(fā)布權(quán)的用戶可以發(fā)布該類型的新聞。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 24 應(yīng)用關(guān)聯(lián) 關(guān)聯(lián)人員 管理意味著在知識(shí)的基礎(chǔ)上行使控制，而組織是管理的載體，人是組織構(gòu)成的基本元素，基于管理幅度理論和人之間的關(guān)聯(lián)度，以及人腦的記憶模型結(jié)構(gòu)等多種因素的集合，用友致遠(yuǎn) A6 協(xié)同管理軟件設(shè)計(jì)出了基于人員間相互協(xié)作結(jié)果的實(shí)時(shí)性和關(guān)聯(lián)性而產(chǎn)生的信息存放和利用結(jié)構(gòu)，以高度關(guān)注的“人”來組織諸如協(xié)同，文檔，會(huì)議，日程等信息，極大的提升了信息整合加工的有效性，使 A6協(xié)同管理軟件的使用者很容易“回憶”起自己的某條信息，并在 A6協(xié)同 管理軟件中根據(jù)人去找到信息。 應(yīng)用原理 A6 協(xié)同管理軟件通過建立組織中人員的關(guān)聯(lián)機(jī)制，將工作中同事、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和合作伙伴的相關(guān)信息快速關(guān)聯(lián)在一起，可以快速查看到他們之前往來的協(xié)同，文檔，日程，計(jì)劃會(huì)議。 根據(jù)人員地關(guān)聯(lián)關(guān)系，把相關(guān)的事件信息統(tǒng)一在一起，方便快速查閱和共享的關(guān)鍵結(jié)果數(shù)據(jù)，督察關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、關(guān)聯(lián)人員的信息和狀態(tài)。同時(shí)，根據(jù)需要，可以給關(guān)聯(lián)人員直接留言、發(fā)送協(xié)同、消息、委托安排事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)溝通。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 25 功能 ? 關(guān)聯(lián)人員協(xié)同： 獲得關(guān)聯(lián)人員發(fā)出和收到的協(xié) 同信息，轉(zhuǎn)發(fā)查詢到的信息 ? 計(jì)劃會(huì)議： 與關(guān)聯(lián)人員相關(guān)的各種計(jì)劃和會(huì)議 ? 關(guān)聯(lián)文檔： 與關(guān)聯(lián)人員之間共享和借閱的文檔 ? 日程： 查看關(guān)聯(lián)人員的日程安排 ， 如果是秘書或者領(lǐng)導(dǎo) ， 則可以安排日程 ? 建立上下級(jí)和助手 /秘書關(guān)系，上級(jí)可以對(duì)下屬進(jìn)行工作檢查和日程安排；助手或是秘書可以輔助安排領(lǐng)導(dǎo)的日程。 關(guān)聯(lián)系統(tǒng) 在信息化建設(shè)中“應(yīng)用孤島”和業(yè)務(wù)整合是常遇到的矛盾。企業(yè)針對(duì)自己某方面管理需求而引入的各種應(yīng)用系統(tǒng)，在單個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理上無疑有自己的特點(diǎn)，但由于它們無法面向整個(gè)的業(yè)務(wù)過程，各個(gè)系統(tǒng)之間也難以緊密集成，使得企業(yè)“環(huán)環(huán)相扣” 的業(yè)務(wù)被這些分散的系統(tǒng)“分隔”開來，企業(yè)不得不花大量的人力、物力在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換，造成運(yùn)營(yíng)效率低下和反應(yīng)遲緩。 另一方面，由于在企業(yè)組織角色的多樣性和崗位職能的多樣性，我們的職能部門人員和領(lǐng)導(dǎo)們經(jīng)常需要在若干個(gè)系統(tǒng)中去工作，去展開信息應(yīng)用。 基于以上兩方面的需求， A6 協(xié)同管理軟件設(shè)計(jì)了關(guān)聯(lián)協(xié)同的應(yīng)用集成，用于解決應(yīng)用呈現(xiàn)的集成問題。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 26 應(yīng)用原理 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)利用良好平臺(tái)特性，能保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展和應(yīng)用的長(zhǎng)期提升，可以支持外部應(yīng)用的聯(lián)系，達(dá)到各個(gè)系統(tǒng)之間 松耦合連接。 同時(shí)致遠(yuǎn)辦公系統(tǒng)中提供了標(biāo)準(zhǔn)插件開發(fā)模式，支持應(yīng)用系統(tǒng)直接整合到 A6 協(xié)同管理軟件平臺(tái)上，通過各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)通道獲取信息并呈現(xiàn)于一致的信息展現(xiàn)中。 功能 ? 配置關(guān)聯(lián)系統(tǒng)的密碼 ? 支持關(guān)聯(lián)系統(tǒng)圖標(biāo)的嵌入 ? 進(jìn)行內(nèi)部系統(tǒng)、外部系統(tǒng)和常用鏈接三種分類 ? 關(guān)聯(lián)系統(tǒng)查看進(jìn)行授權(quán) 注： A6協(xié)同管理軟件還支持首頁的信息集成，通過 Portal 實(shí)現(xiàn)信息的呈現(xiàn)。 關(guān)聯(lián)項(xiàng)目 管理項(xiàng)目也是很困難的，好的項(xiàng)目管理首先是在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中共享信息，協(xié)調(diào)一致，在分工的原則下共同完成目標(biāo)。項(xiàng)目工作包含廣泛，如籌備一次會(huì)議、舉行一項(xiàng)重大活動(dòng)等 ，也有一些行政中的如目標(biāo)管理、督察督辦等可以按項(xiàng)目進(jìn)行管理。 在實(shí)際的項(xiàng)目工作中，事件的壓力，領(lǐng)導(dǎo)和員工、客戶和管理人員的溝通等，會(huì)造成項(xiàng)目管理的困難，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行合理分工，形成領(lǐng)導(dǎo)、成員、關(guān)聯(lián)協(xié)助人員等，并對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行集中歸類，解決信息不連貫問題，為項(xiàng)目管理就可以打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。 同時(shí)，項(xiàng)目的執(zhí)行過程可按時(shí)間緯度進(jìn)行細(xì)分，并在實(shí)際工作中以項(xiàng)目階段的方式展現(xiàn)，這樣的應(yīng)用旨在于方便對(duì)項(xiàng)目進(jìn)程的監(jiān)督和項(xiàng)目信息時(shí)間屬性的明確。 在此基礎(chǔ)上， A6 協(xié)同管理軟件建立了必要的項(xiàng)目信息和歸類，包括：時(shí)間、人員、協(xié)同、文 件、日程、會(huì)議、計(jì)劃、文檔等相互聯(lián)系要素，并實(shí)現(xiàn)了基于項(xiàng)目類別和項(xiàng)目階段的信息分類管理，同時(shí)可以通過項(xiàng)目討論、項(xiàng)目留言達(dá)成信息的高效一致。 安徽高速傳媒有限公司 協(xié)同辦公平臺(tái)解決方案 27