【導(dǎo)讀】協(xié)同辦公和數(shù)字化社區(qū)解決方案。深圳市思源計(jì)算機(jī)軟件有限公司。飲水思源服務(wù)客戶

　　

【正文】 功能中，提供了多達(dá) 7種類型的處理節(jié)點(diǎn)，完全滿足發(fā)文審批過程中各個處理環(huán)節(jié)的需要，對于處理方式近似但業(yè)務(wù)稱法不同的節(jié)點(diǎn)，歸并為一類節(jié)點(diǎn)，便于操作者理解與掌握。同時綁定人員、部門、角色的收文自動流程更使文件可以自動判斷下一步的處 理人，使操作更加簡便、智能。 發(fā)文統(tǒng)計(jì)功能可以對流轉(zhuǎn)結(jié)束、正在流轉(zhuǎn)的文件按照自定義條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并生成相關(guān)報(bào)表。使用數(shù)據(jù)采集功能，還可以定義豐富的發(fā)文統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并對這些報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行 OLAP智能分析。 功能介紹 ? 發(fā)文處理流程可以由系統(tǒng)管理員進(jìn)行設(shè)定，節(jié)點(diǎn)名稱可以自行修改。 ? 支持手寫體形式的圖片簽名 (簽名認(rèn)證 )。 ? 支持電子印章引入。 ? 文件編輯方式能與目前通用的 Word 兼容，并且不應(yīng) WORD 的版本問題而出現(xiàn)不一致?？梢园搭A(yù)先設(shè)定 飲水思源 服務(wù)客戶 37 / 50 的模板進(jìn)行打印輸出。 ? 對發(fā)文信息的管理全面，包括了發(fā)文密級、緊急程 度、標(biāo)題、主題詞、類型、起草人、起草部門等。 ? 文件在辦理的過程中，承辦人與有關(guān)人員可以跟蹤文件辦理過程；文件中被修改的地方保留改稿痕跡；支持發(fā)文的版本保留，完整記錄各版本完整信息。 ? 提供對發(fā)文流轉(zhuǎn)的實(shí)時監(jiān)控功能，包括刪除、修改、轉(zhuǎn)交、催辦、歷史記錄、外來發(fā)文（需要編寫接口）、自由流轉(zhuǎn)、自動流轉(zhuǎn) 、暫停流轉(zhuǎn) 、繼續(xù)流轉(zhuǎn) 、取消流轉(zhuǎn) 、查看流程 、查看狀態(tài)。 ? 支持發(fā)文的歷史記錄功能，可以按照發(fā)文的屬性、標(biāo)題、擬稿日期、成文日期、密級、重要程度、緊急程度進(jìn)行列表分析，支持全文檢索功能（普通編輯）。 ? 文件辦理完畢后 ，會自動進(jìn)行歸檔處理。 ? 當(dāng)流程進(jìn)行中遇到死節(jié)點(diǎn)時，發(fā)文系統(tǒng)管理員可以對死節(jié)點(diǎn)進(jìn)行疏通，以保證流程的暢通。 ? 系統(tǒng)可以進(jìn)行監(jiān)控文件的辦理情況，對到期和逾期未辦的文件，系統(tǒng)能夠采用多種消息提醒手段自動催辦。 ? 具有閱文記錄功能，記錄用戶閱文的狀態(tài)和時間。 發(fā)文步驟 發(fā)文擬稿 用戶可選擇模板，并錄入發(fā)文單、正文和文件基本信息。擬稿人選擇并填寫完整對應(yīng)的發(fā)文單，可將文件正文作為附件上傳到 思源協(xié)同辦公 系統(tǒng)中，形成正式的流程文件。 核稿 簽發(fā) 會簽 編號 打印分發(fā) 檔案管理 擬歸檔 發(fā)文起草 飲水思源 服務(wù)客戶 38 / 50 部門領(lǐng)導(dǎo)核稿 發(fā)至部門領(lǐng)導(dǎo)，并對正文進(jìn)行修改。擬稿人將文件發(fā)送至本部門領(lǐng)導(dǎo)，如果使用角色判斷，系統(tǒng)將自自動將文件發(fā)送到擬稿人的領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)可以對發(fā)文單以及文件正文進(jìn)行修改。 部門領(lǐng)導(dǎo)會簽 會簽部門領(lǐng)導(dǎo)對正文進(jìn)行修改。文件需要會簽時，各個會簽部門可以依次在文件中修改內(nèi)容，系統(tǒng)保留每次修改的痕跡以及修改人的修改時間、姓名等信息。 秘書審稿 修改文件基本信息，自動生成主題詞，對正文進(jìn)行修改。在秘書審稿的步驟，可以修改發(fā)文單中的內(nèi)容，并可以瀏覽和修改文件內(nèi)容。系統(tǒng)可根據(jù)相關(guān)內(nèi)容自動生成主題詞。 領(lǐng)導(dǎo)會簽 對正文進(jìn)行修改或簽署 意見。在 思源協(xié)同辦公 系統(tǒng)的發(fā)文單設(shè)計(jì)時，可以單獨(dú)設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)會簽的錄入欄，領(lǐng)導(dǎo)在這里可以簽署意見，并可以對文件內(nèi)容進(jìn)行修改，系統(tǒng)將記錄修改內(nèi)容和時間，并生成新版本。 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽發(fā)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)處理時，有單獨(dú)的領(lǐng)導(dǎo)意見錄入框，領(lǐng)導(dǎo)可以簽發(fā)相關(guān)意見，并可以直接打開文件瀏覽文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后可以簽發(fā)文件，并可以加蓋領(lǐng)導(dǎo)的圖片簽名。 可以依據(jù)會簽、簽發(fā)的原始記錄，模擬手工簽稿模式，自動生成簽稿表格。 飲水思源 服務(wù)客戶 39 / 50 秘書校稿 在生成正式文件前，對公文進(jìn)行最后一次的校稿。秘書可對文件進(jìn)行校稿，并可隨時調(diào)閱文件審批過程中的任何 一個版本的文件進(jìn)行對比。經(jīng)過校稿后的文件內(nèi)容就是比較完整的了。 生成正文 根據(jù)用戶所選正文模板，自動分配文號，正文排版。相關(guān)處理人員將校完的稿件生成一份正式的、不含任何修改痕跡的文件，文件生成正式文號，并按照模版排好。 加蓋印章 根據(jù)不同文件類型，加蓋不同的電子印章。形成的正式文件，為了保證文件內(nèi)容的安全性和完整性，可以對文件加蓋電子印章，印章可以保證文件內(nèi)容不被修改，并可以直接驗(yàn)證印章的真?zhèn)?，采?PKI 技術(shù)的電子印章具有很高的可靠性和安全性。 發(fā)文打印 打印公文正文，可無文頭打印，并打印發(fā)文單用于發(fā)文歸檔 。文件的打印包括兩部分，一部分是對文件表單的打印，系統(tǒng)支持表單套打功能，可以直接將表單打印成自定義的格式。另一部分是對文件內(nèi)容的打印，可以按照要求對正式文件進(jìn)行打印。 飲水思源 服務(wù)客戶 40 / 50 發(fā)文傳閱 選擇傳閱人員、部門、角色（組）、職位等，分發(fā)傳閱。傳閱人員閱文后自動記錄閱文時間，并能統(tǒng)計(jì)所選傳閱人員的傳閱情況。可以根據(jù)需要選擇需要傳閱的范圍，記錄傳閱人閱讀文件的時間和統(tǒng)計(jì)傳閱情況。 發(fā)文歸檔 發(fā)文流程結(jié)束后，公文由指定歸檔人將文件歸入檔案管理系統(tǒng)。 發(fā)文查詢 未歸檔前，可在流程系統(tǒng)中查詢；歸檔后，在檔案管理系統(tǒng)中根據(jù)權(quán)限查詢。 未歸檔的文件，承辦人員和其他相關(guān)人員可以在系統(tǒng)中查詢到文件。歸檔后的文件查閱需要在檔案管理中申請查閱。 簽報(bào) 簽批報(bào)告是常用的一種工作流程，可以說是公文流程的一種形式，它的功能點(diǎn)同收發(fā)文流程相似，只是節(jié)點(diǎn)更加概括、抽象一些。簽報(bào)也可以定義各種類型及對應(yīng)的模版。在實(shí)際應(yīng)用中，如果對數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析要求不高，可以直接用簽報(bào)功能進(jìn)行請假、報(bào)銷、工作報(bào)告等內(nèi)容的簽報(bào)工作。 簽報(bào)處理流程步驟示意如下： 飲水思源 服務(wù)客戶 41 / 50 傳閱 傳閱是將文件依次傳給多人閱讀，在實(shí)際工作中比較常見。 思源 協(xié)同軟件的傳閱件管理，可以直接擬寫的傳閱稿件，也可以將收發(fā)文轉(zhuǎn)為傳閱件。 傳閱件處理流程步驟示意如下： 檔案管理 檔案管理系統(tǒng)改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅可以對檔案案卷的建立、檔案的添加進(jìn)行管理，同時還可以對檔案的借閱、審批等過程進(jìn)行管理。以協(xié)同工作流管理思想為基礎(chǔ)，能夠處理檔案管理從擬入檔到保管、借閱、歸檔等管理全過程?？梢蕴幚砥髽I(yè)、行政事業(yè)、黨政府機(jī)關(guān)、大專院校等組 織單位的檔案管理工作，也可以作為社會專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案局、保密局的電子化檔案管理工具。與公文管理、會議管理等功能集成，可實(shí)現(xiàn)檔案的自動歸檔。 傳閱件起草 傳閱人 1 傳閱人 N 擬歸檔 簽報(bào)起草 簽報(bào)人 1 簽報(bào)人N 擬歸檔 檔案管理 理 是 擬歸檔 歸檔案 入檔 輸入檔案 閱讀 修改 歸檔 批準(zhǔn) 借閱申請 修改歸檔信息 檔案管理 飲水思源 服務(wù)客戶 42 / 50 主要功能包括有檔案原件及檔案類目的管理，檔案密級管理等。具體功能如下： 類目：建立任意級次的檔案類目，對案卷依據(jù)名稱、關(guān)鍵字、立卷人、日期等內(nèi)容，進(jìn)行檢索。 查詢檔案：依據(jù)標(biāo)題、所屬部門、歸檔人、日期，進(jìn)行檔案的檢索查詢?？梢詫z索出的檔案提出閱讀或者修改申請，依據(jù)權(quán)限查看摘要或者正文內(nèi)容，對借出的檔 案歸檔時進(jìn)行記錄。 申請查詢：對于所有的“查詢申請”事務(wù)記錄進(jìn)行查詢檢索，對于“查詢申請”可以進(jìn)行是否“批準(zhǔn)”的操作，“未批申請”和“有效申請”分開管理，完整保存所有歷史記錄。 飲水思源 服務(wù)客戶 43 / 50 檔案借閱查詢 權(quán)限：依據(jù)用戶、保密等級、賦權(quán)人，進(jìn)行權(quán)限的查詢。對任意用戶授予不同級別的權(quán)限，資料保密級別可以設(shè)定為：一般、機(jī)密、秘密、絕秘等，賦權(quán)時可以對所賦權(quán)限進(jìn)行備注說明，以便閱讀理解。 各種等級權(quán)限授予 設(shè)置專密等級 飲水思源 服務(wù)客戶 44 / 50 擬歸檔檔案：擬歸檔是準(zhǔn)備歸入檔案室的檔案，擬歸檔的檔案要經(jīng)過歸檔審核后才能正式入檔。該功能可以依 據(jù)標(biāo)題、所屬部門、主題詞、密級、緊急程度、重要程度、收文日期、成文日期內(nèi)容，列示所有擬歸檔資料，對這些擬歸檔資料可以進(jìn)行審核入檔或者放棄入檔等操作。收文檔案的擬歸檔資料，可以在收文工作流程中設(shè)定后自動建立，也可以在收文流轉(zhuǎn)時手動指定建立。收文擬歸檔資料具體的建立方法參閱收文管理相關(guān)介紹。 數(shù)字化社區(qū)子系統(tǒng) 在傳統(tǒng)意義上，只有房產(chǎn)才是發(fā)展商和物業(yè)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)營管理的資產(chǎn)，可以出售、租賃，而 業(yè)主 只是這些管理對象的所有者和使用者。其實(shí)，大家都忽略了這些 業(yè)主 作為消費(fèi)者的身份，尤其是 定位 在 單位 ABC項(xiàng)目中高端項(xiàng) 目上的業(yè)主 的是中國最具消費(fèi)力的 群體 。 物業(yè)管理機(jī)構(gòu)的經(jīng)營獲利 是 有限的，目前國內(nèi)大部分的物業(yè)管理項(xiàng)目甚至處于補(bǔ)貼虧損狀態(tài)，也給發(fā)展商帶來了沉重的經(jīng)營包袱。數(shù)字化社區(qū)使物業(yè)管理機(jī)構(gòu)向 業(yè)主 —— 也就是消費(fèi)者提供全方位的有償服務(wù)以及網(wǎng)上訂購服務(wù)等，變得十分 簡單 。物業(yè)管理機(jī)構(gòu)可以在擴(kuò)大為 業(yè)主 服務(wù)、提高業(yè)務(wù)層次的同時獲得新的商機(jī)，增加營業(yè)收入 ，讓 單位 ABC旗下的所有項(xiàng)目網(wǎng)站真正“動起來”，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)帶動項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)，拉動置地會會員潛在內(nèi)部需求，逐漸會成為互聯(lián)網(wǎng) 經(jīng)濟(jì)時代 單位 ABC另一條重要經(jīng)濟(jì)收入來源。 系統(tǒng)管理子系統(tǒng) 系統(tǒng)管理 包括權(quán)限設(shè)置、用戶管理、模板設(shè)置、后臺信息發(fā)布與管理。 門戶網(wǎng)站子系統(tǒng) 物業(yè)公司門戶 “ 單位 ABC”首頁，以 單位 ABC 旗下某一管理處為單位，通過用戶選擇或 IP 自動識別，將網(wǎng)站信息及用戶訪問定位在某一區(qū)域站點(diǎn)之上。 分公司網(wǎng)站的主要功能以滿足“搜索”需求，同時，提供數(shù)字化體驗(yàn)小區(qū)，讓用戶通過在線體驗(yàn)，了解數(shù)字化的功能與特色；從每個 單位 ABC 分公司可進(jìn)入他所管理的每個小區(qū)網(wǎng)站，相關(guān)的管理功能都要有所體現(xiàn) ； 飲水思源 服務(wù)客戶 45 / 50 單位 ABC公司網(wǎng)站、各項(xiàng)目網(wǎng)站可以分配項(xiàng)目網(wǎng)二級域名（如 ）或由一級域名 (如)，支持通過二級、一級域名直接訪問。 ? 為 單位 ABC公司提供的企業(yè)站點(diǎn)； ? 根據(jù)企業(yè)需求，申請一級域名并直接指向； ? 網(wǎng)站的頁眉、頁腳處保留“網(wǎng)上家園”信息，方便企業(yè)用戶直接訪問網(wǎng)上家園； ? 自助建站，提供多種模板、自定義欄目位置及配色方案，滿足企業(yè)個性化需求； 飲水思源 服務(wù)客戶 46 / 50 項(xiàng)目網(wǎng)站 單位 ABC 業(yè)主首次訪問項(xiàng)目網(wǎng)站，登錄到項(xiàng)目網(wǎng)站首頁，輸入房號及密碼登錄之后直接進(jìn)入個人管理中心，在此享受網(wǎng)站提供的各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)、鄰里交流溝通服務(wù)及社區(qū)交易、交換服務(wù)。 ? 為 單位 ABC公司名下的每一個項(xiàng)目分配的項(xiàng)目網(wǎng)站； ? 單位 ABC項(xiàng)目網(wǎng)站提供基于企業(yè)網(wǎng)站的三級域名訪問或直接將項(xiàng)目一級域名做 URL指向訪問此處； ? 自助建站，為項(xiàng)目網(wǎng)站提供網(wǎng)站模板、配色及欄目調(diào)整自定義功能，滿足項(xiàng)目特色需求； ? 根據(jù) 單位 ABC需要，決定是否為項(xiàng)目提供獨(dú)立交流論壇； ? 項(xiàng)目站點(diǎn)的頁眉、頁腳處嵌入網(wǎng)上項(xiàng)目信息，方便直接訪問網(wǎng)上項(xiàng)目； 網(wǎng)上物業(yè)服務(wù)子系統(tǒng) 網(wǎng)上物業(yè)服務(wù)子系統(tǒng)可為 單位 ABC 旗下每個項(xiàng)目提供專屬的訂制服務(wù)，讓每個項(xiàng)目的網(wǎng)站與業(yè)主及租戶真正聯(lián)動起來，提高業(yè)主滿意度，讓業(yè)主可以跟蹤自己訂制的服務(wù)或投訴問題的處理進(jìn)度。功能列表如下： ? 網(wǎng)上物業(yè)服務(wù)，包括查費(fèi)、繳費(fèi)，投訴、建議、報(bào)修、報(bào)事等，與現(xiàn)有物業(yè)軟件流程整合； ? 無紙化帳單，網(wǎng)上各項(xiàng)物業(yè)費(fèi)用查詢、繳費(fèi)、發(fā)送、對賬、統(tǒng)計(jì)分析； ? 特約物業(yè)服務(wù)，主要分為兩個大類：無償服務(wù)和有償服務(wù)； ? 業(yè)主所申請的特約服務(wù)流程實(shí)時推送到物業(yè)系統(tǒng)或 SaaS物業(yè)系統(tǒng)，雙向流程交互； ? 短信服務(wù) ，預(yù)定義和自定義短信功能，支持批量和定向定時發(fā)送； ? 電子郵件公告服務(wù)，向業(yè)主及社區(qū)網(wǎng)站居民發(fā)送客戶關(guān)懷和通知公告電子郵件； 飲水思源 服務(wù)客戶 47 / 50 ? 即時通信服務(wù)，物業(yè)公司成員之間，物業(yè)公司與社區(qū)居民之間即時通訊； ? 在線調(diào)查服務(wù)，各類在線調(diào)查信息發(fā)布、反饋統(tǒng)計(jì)及圖表分析； ? 支持網(wǎng)上訂購、下單及網(wǎng)上支付； 網(wǎng)上查費(fèi)、繳費(fèi)服務(wù) 網(wǎng)上特約物業(yè)服務(wù) 飲水思源 服務(wù)客戶 48 / 50 社區(qū)交流子系統(tǒng) 項(xiàng)目資訊中心 ? 項(xiàng)目資訊中心為物業(yè)管理處發(fā)出的與項(xiàng)