【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 源狀況”界面的“資源分配情況”表中列出了使用該項(xiàng)資源的數(shù)量和使用時(shí)間，在“資源預(yù)約申請(qǐng)”表中該項(xiàng)申請(qǐng)的狀態(tài)改為“正在使用”。 表單填報(bào) 表單填報(bào)是我們協(xié)同平臺(tái)最為重要的一個(gè)部分之一。在這里，我們可以填寫(xiě)各種表單，比如：報(bào)銷(xiāo)、請(qǐng)假、出差申請(qǐng)、項(xiàng)目發(fā)起等。并可以進(jìn)行流程流轉(zhuǎn)，或者流程送審批。 填寫(xiě)表單的時(shí)候根據(jù)需要，選擇需要填寫(xiě)表單的類(lèi)別和各項(xiàng)內(nèi)容表單填寫(xiě)完畢后，還可以選擇上傳附件。最后可進(jìn)行流程流轉(zhuǎn)或者是送批。 工作 交流 工作交流包括了公告、討論、投票、意見(jiàn)反饋，這四種常見(jiàn)的非實(shí)時(shí)電子化工作交流方式。公告欄由系統(tǒng)管理員授權(quán)由專(zhuān)人管理，沒(méi)有此權(quán)限的用戶(hù)只能對(duì)公告欄進(jìn)行最一般查看、瀏覽的操作，而不能進(jìn)行刪除、發(fā)表等操作。 公告欄 公告欄是用于單位 ABC的公告、通知的發(fā)布，發(fā)布的內(nèi)容支持：網(wǎng)頁(yè)、文檔圖片等各種文件格式。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 12 / 50 公告欄上的公告除了可在此處添加外，還可以是公文流轉(zhuǎn)和會(huì)議流轉(zhuǎn)結(jié)束時(shí)發(fā)送到公告欄上的公告 ,并且都提示查詢(xún)功能。 討論區(qū) “討論區(qū)”可用來(lái)對(duì)一些知識(shí)、熱門(mén)話(huà)題進(jìn)行交流管 理。支持“主題發(fā)表”、“回復(fù)”等操作。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 13 / 50 討論區(qū)按討論的內(nèi)容用戶(hù)可自定義各不同的討論子區(qū)，子區(qū)直接包含發(fā)表的文章。進(jìn)入子區(qū)內(nèi)一個(gè)類(lèi)別后，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)討論文章列表，點(diǎn)擊某一文章的標(biāo)題，即可看到文章的正文及其附件。在此列表中還可以對(duì)任一文章進(jìn)行“ 同主題閱讀 ”和“ 回復(fù)文章 ”的操作，需要說(shuō)明的是：“同主題閱讀 ” 的意思是：回到主題列表；“回文章”的意思是：回復(fù)文章；同時(shí)對(duì)自己所發(fā)表的文章可以進(jìn)行修改和刪除操作。 討論區(qū)提供了方便的查詢(xún)，用戶(hù)可以通過(guò)“標(biāo)題”、“發(fā)表人”和“發(fā)表日期”進(jìn)行復(fù)合或者單項(xiàng)查詢(xún)。 投票管理 分主題對(duì)相關(guān)事項(xiàng)投票，以收集意見(jiàn)。 意見(jiàn)反饋 意見(jiàn)反饋，是用來(lái)發(fā)表一些個(gè)人的看法。比如說(shuō)：對(duì)產(chǎn)品市場(chǎng)提出個(gè)人建議，也可以是對(duì)目前單位 ABC有關(guān)事宜提出的一些個(gè)人意見(jiàn)等的。意見(jiàn)反饋模塊中的信息可以根據(jù)發(fā)表日期、發(fā)表人、意見(jiàn)標(biāo)題等查詢(xún)條件進(jìn)行意見(jiàn)查詢(xún)。 “匿名發(fā)表”，為了保證言論自由，在意見(jiàn)反饋中選擇匿名發(fā)表信息后，其他用戶(hù)在查閱該評(píng)論時(shí)將看不到發(fā)表人，保障了言論的自由度。 知識(shí)管理 隨著單位 ABC 的不斷發(fā)展，知識(shí)管理顯得越來(lái)越重要。 思源 協(xié)同管理平臺(tái)的 知識(shí)管理包括如下幾個(gè)方 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 14 / 50 面的功能： 個(gè)人化知識(shí)文件夾，可以按照每個(gè)人自己的需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)； 知識(shí)公共分類(lèi)，依據(jù)單位整體規(guī)劃，對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)。知識(shí)分類(lèi)中，可以建立用戶(hù)單位常見(jiàn)的內(nèi)部文庫(kù)、電子期刊等應(yīng)用分類(lèi)。 知識(shí)關(guān)鍵字，依據(jù)關(guān)鍵字對(duì)知識(shí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，支持多種關(guān)鍵字； 知識(shí)地圖，依據(jù)公共分類(lèi)立足于不同的知識(shí)地理位置，自動(dòng)對(duì)知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行推薦，對(duì)知識(shí)活動(dòng)進(jìn)行分析，也可以用專(zhuān)人進(jìn)行知識(shí)地圖的個(gè)性化手工編繪； 知識(shí)報(bào)表，對(duì)知識(shí)的詳細(xì)閱讀情況記錄與分析； 知識(shí)查詢(xún)：我們對(duì)整個(gè)知識(shí)庫(kù)的知識(shí)進(jìn)行各種方式的查詢(xún)，可以按：時(shí)間、名 稱(chēng)、關(guān)鍵字呢內(nèi)容。 我們還可以對(duì)相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行共享設(shè)置，如果一個(gè)知識(shí)被設(shè)成共享，那么單位 ABC 內(nèi)部的其它員工就能在自己的“知識(shí)共享”看到這些共享的知識(shí)。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 15 / 50 網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán) 可以實(shí)現(xiàn)單位 ABC內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的網(wǎng)絡(luò)資源共享。創(chuàng)建目錄是指上傳文件時(shí)所保存的文件夾名稱(chēng)，而上傳文件就是指將本地文件上傳。真正的原始文件的硬盤(pán)存儲(chǔ)方式，方便靈活地存儲(chǔ)一些相對(duì)開(kāi)放的文檔。 單位 ABC 也可以從管理的需要出發(fā)，將所有的知識(shí)文檔都集中在知識(shí)管理和檔案管理中進(jìn)行，而取消網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)，系統(tǒng)在控制面板中支持這一功能。 個(gè)人設(shè)定 個(gè)人設(shè)定中包括有各種個(gè)性化的工作界面和功能的設(shè)置。比如：語(yǔ)言的選擇、工作界面風(fēng)格的設(shè)定、消息提醒方式的選擇。還可以自定義桌面，工作臺(tái)。同時(shí)還可以查看自己的權(quán)限。 修改密碼 按照提示依次輸入舊密碼、新密碼和確認(rèn)新密碼后，點(diǎn)擊該工作區(qū)畫(huà)面最下部的提交按鈕即可完成修改密碼的操作。 設(shè)定委托人 關(guān)于設(shè)定委托人，先要明確“委托人”的定義。委托人是由本人指定的可以取代本人在公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議流轉(zhuǎn)等公事處理中進(jìn)行相應(yīng)處理的全權(quán)替代者。委托人只能是一個(gè)人，并且當(dāng) 甲被指定為乙的委托人時(shí)，如果有公事需要有乙來(lái)處理時(shí)，該公事自動(dòng)流轉(zhuǎn)到甲處，且不在乙處出現(xiàn)；而且即使在乙自己擬稿后，草稿文件也會(huì)出現(xiàn)在甲處，在乙處不會(huì)出現(xiàn)。 修改登錄頭像和簽名圖像 登錄頭像是在登錄界面上各用戶(hù)對(duì)應(yīng)的圖標(biāo)，缺省頭像是一幅卡通圖標(biāo)。簽名圖像是用戶(hù)在進(jìn)行公文處理等工作時(shí)簽名所留下的圖像。用戶(hù)可以根據(jù)自己的個(gè)人愛(ài)好選擇適合自己的登錄頭像和簽名圖像。這項(xiàng)功能使用非常方便，只需點(diǎn)擊瀏覽按鈕選擇自己所需的圖片即可。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 16 / 50 查看權(quán)限 在單位 ABC的協(xié)同辦公系統(tǒng)中，每一個(gè) 用戶(hù)都有自己的工作權(quán)限，這個(gè)權(quán)限由系統(tǒng)管理員來(lái)制定，在當(dāng)前權(quán)限欄中用戶(hù)可以看到自己的各種公事處理權(quán)限，例如在“收文動(dòng)作”一欄中有“登記”、“批示”、“批辦”等內(nèi)容，即代表該用戶(hù)在進(jìn)行收文操作時(shí)有上述動(dòng)作權(quán)力，并且點(diǎn)擊“收文動(dòng)作”即可顯示該用戶(hù)收文動(dòng)作的權(quán)力范圍。 個(gè)性界面設(shè)定 每位操作用戶(hù)可以任意設(shè)置自己的桌面、起始頁(yè)、界面風(fēng)格、消息提醒方式等。設(shè)置方法如下所示： 自定義起始頁(yè)和菜單，可以依據(jù)頁(yè)面的地址鏈接，任意設(shè)置頁(yè)面。地址鏈接的獲取方式：在需要鏈接的頁(yè)面上，右擊選擇“屬性”，查看“ 地址”屬性，并復(fù)制、粘貼地址到本設(shè)置的地址鏈接欄中。 自定義工作臺(tái) 工作臺(tái)，是用辦公事務(wù)管理的個(gè)性化管理平臺(tái)。在“自定義工作臺(tái)”中可以靈活設(shè)置。設(shè)置方式與“自定義工作桌面”一樣。 自定義業(yè)務(wù)管理 業(yè)務(wù)管理是用于適合不同用戶(hù)的操作習(xí)慣而設(shè)定的。當(dāng)用戶(hù)設(shè)定了業(yè)務(wù)管理菜單內(nèi)容，可在自己的一級(jí)菜單欄演示出來(lái)，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)的菜單式操作方式。其設(shè)置方式與定義工作臺(tái)一樣。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 17 / 50 電子簽名 思源協(xié)同辦公 管理平臺(tái)，根據(jù)國(guó)家電子簽名法率先實(shí)現(xiàn)了電子簽名技術(shù)。在 思源協(xié) 同辦公 平臺(tái)中，電子簽名，可以方便的生成，并可以使用移動(dòng) U盤(pán)拷貝，隨身攜帶。 輸入個(gè)人密碼，便可以申請(qǐng)到個(gè)人的電子簽名文件，選擇保存。用戶(hù)還可以隨時(shí)修改密碼和檢測(cè)驗(yàn)證碼來(lái)保證電子簽名的安全性。 我的桌面 是一個(gè)快捷查閱綜合信息的桌面，每個(gè)操作用戶(hù)都可以設(shè)置桌面的內(nèi)容，“我的桌面”可以設(shè)定為本軟件系統(tǒng)進(jìn)入的初始頁(yè)面。設(shè)置方法參看上節(jié)的個(gè)性設(shè)定。 郵件管理 隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，郵件的使用越來(lái)越廣泛。 思源 協(xié)同軟件，為了方便用戶(hù)的使用，開(kāi)發(fā)了一套具有自主知識(shí)版權(quán)的郵件管理服務(wù)器： 思源 Mail Server 。 思源 Mail Server 不僅可以用于局域網(wǎng)，還可以用于廣域網(wǎng)。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 18 / 50 收郵件 —— 如果別人曾給您發(fā)過(guò)信以及您對(duì)檔案、資源預(yù)約的申請(qǐng)得到了別人的批準(zhǔn)等，點(diǎn)擊收信后，用戶(hù)就可以看到別人發(fā)給您的信件。 發(fā)郵件 —— 如果用戶(hù)想給本系統(tǒng)的某人或某別名發(fā)信，點(diǎn)擊“發(fā)郵件”，您就可以發(fā)郵件了。 發(fā)件箱 —— 如果現(xiàn)在發(fā)出的信件可能以后有用，用戶(hù)就可以選擇“發(fā)出郵件并存盤(pán)”操作，備份信件以備后續(xù)處理。 草稿箱 —— 可以把當(dāng)時(shí)的信件保存到磁盤(pán)上，存為草稿，點(diǎn)擊“草稿”，就可以查看。 廢件箱 —— 被刪除的信 件全部先放進(jìn)回收站里面，在這里對(duì)信件可以恢復(fù)，也可以徹底刪除。 名片夾 —— 可以錄入通訊信息，便于查詢(xún)。 通訊組 —— 為用戶(hù)建立別名，從而更方便用戶(hù)的工作。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 19 / 50 收郵件 在收發(fā)外部郵件之前，必須先設(shè)置帳號(hào)。當(dāng)用戶(hù)點(diǎn)擊“收郵件”時(shí)，即可彈出“確定現(xiàn)在接受外部郵件”的窗口。 點(diǎn)擊確定按鈕即可進(jìn)行外部郵件的接收；但如果 你還未設(shè)置的話(huà)，會(huì)彈出“您未設(shè)置外部郵箱”的提醒。 如果用戶(hù)要收發(fā)外部郵件的 話(huà)， 可通過(guò)設(shè)置 SMTP服務(wù)（帳號(hào)設(shè)置功能模塊）來(lái)實(shí)現(xiàn)。具體設(shè)置請(qǐng)參見(jiàn)本章節(jié)中的“帳號(hào)設(shè)置”功能介紹。 發(fā)郵件 點(diǎn)擊“ 發(fā)郵件 ”，工作區(qū)出現(xiàn)發(fā)信起草界面。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 20 / 50 操作欄中有三種單選操作，這四種操作的功能分別是： 發(fā)送郵件： 發(fā)送所寫(xiě)郵件。 保存草稿： 這封信已備份到草稿箱中，但還沒(méi)有發(fā)送。 重寫(xiě)郵件： 不保存這封信，可重新填寫(xiě)。 保存到發(fā)件箱： 發(fā)送此信件，并保存到發(fā)件箱中，以備查詢(xún)。 收件箱 羅列著所有用戶(hù)收到的信件，新郵件和已經(jīng)查閱過(guò)的郵件字體上有區(qū)別，新郵件字為重體字，當(dāng)新郵件查閱過(guò)后即變成輕體字。 為了工作方便，當(dāng)進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)提醒用戶(hù)有信件需要處理，或者當(dāng)用戶(hù)點(diǎn)擊“收件 箱”后，即可進(jìn)行收信等信件處理。信件列表中顯示發(fā)信人、主題、日期信息。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 21 / 50 對(duì)信件列表中的信件可進(jìn)行回信或刪除處理，如果用戶(hù)所收到的信件攜帶有附件，同樣界面會(huì)彈出路徑窗口，供用戶(hù)選擇。 發(fā)件箱 發(fā)件箱進(jìn)行所發(fā)郵件備份，讓用戶(hù)知道自己所發(fā)過(guò)的郵件，對(duì)信件列表中的信件可進(jìn)行刪除和徹底刪除等處理。 草稿箱 草稿箱就是存放備份寫(xiě)郵件時(shí)的草稿資料。 廢件箱 廢件箱的作用是存放所有被刪除的信件，廢件箱中的信件可以恢復(fù)也可以徹底刪除 ,郵箱狀況顯示各個(gè)郵箱中的郵件數(shù)量。 名片夾 名片 夾是為了讓用戶(hù)發(fā)郵件時(shí)方便查找聯(lián)系人而用來(lái)存放聯(lián)系名片的，用戶(hù)可以進(jìn)行修改、查看、查詢(xún)、增加和刪除等操作。 聯(lián)系人的信息包括：姓名、生日、工作單位、目前職位、辦公電話(huà)、住宅電話(huà)、傳真號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼以及 MSN號(hào)碼和 號(hào)碼等，盡可能詳細(xì)地將用戶(hù)的各項(xiàng)目信息收集保存。 通訊組 根據(jù)個(gè)人所負(fù)職責(zé)，將聯(lián)系人分組管理，以便能夠快速找到所需要的聯(lián)系人。 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 22 / 50 在發(fā)送郵件的時(shí)候，也可以通過(guò)選擇通訊組來(lái)實(shí)現(xiàn)郵件的群發(fā)功能，只要在收件人處選擇通訊組就可以將郵件直接發(fā)送人該通訊組的所有成員處。 帳號(hào)設(shè)置 帳號(hào)設(shè)置就是設(shè)置收發(fā)廣域網(wǎng)外部郵件的郵箱地址，以后就可以進(jìn)行收發(fā)郵件，用戶(hù)可以進(jìn)行查看、修改、增加和刪除等操作。 表單流程 工作流技術(shù)，是一種實(shí)現(xiàn)協(xié)同應(yīng)用的前沿技術(shù)。它實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，同時(shí)在 BPM 流程再造方面提供解決方案。 思源協(xié)同辦公 系統(tǒng)提供了完全可定制的工作流引擎，可供系統(tǒng)各模塊自由調(diào)用。系統(tǒng)全面采用工作流 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 23 / 50 管理與控制，各項(xiàng)工作的 流程可以根據(jù)企事業(yè)單位實(shí)際工作規(guī)范進(jìn)行配置。系統(tǒng)管理員無(wú)需編程便可靈活自定義出符合各種業(yè)務(wù)特征需求的流程，流程數(shù)量不限，調(diào)整靈活，能完全適應(yīng)未來(lái)的需求發(fā)展及變化。工作流直接歸檔；支持多種辦理方式；支持多種辦理人及辦理權(quán)限選擇和控制；支持直流、分流、輔流、條件分支、自由流程及流程嵌套等多種流向方式。從工作流規(guī)劃、設(shè)計(jì)、授權(quán)、運(yùn)行，調(diào)整、以及監(jiān)控和管理，動(dòng)態(tài)地反映一個(gè)完整的業(yè)務(wù)處理過(guò)程。 思源協(xié)同辦公 系統(tǒng)中的工作流管理，具有表單和流程定制功能?？梢愿鶕?jù)客戶(hù)的需要，定制各種公文辦公流程、請(qǐng)假流程、采購(gòu)流程以及各種 電子商務(wù)交易流程。同時(shí)配合權(quán)限進(jìn)行管理。 在“日常工作”中的“表單填報(bào)”是在“流程管理”模塊中建立的。流程管理系統(tǒng)是在日常工作中經(jīng)常使用到的。在此我們對(duì)其進(jìn)行介紹。 “流程管理”分為“表單定制”、“表單流轉(zhuǎn)”、“表單列表”、“表單分類(lèi)”、“流程定制”和工作平臺(tái)“共六個(gè)子模塊”。 表單定制 表單定制：可任意的出差、請(qǐng)假、報(bào)銷(xiāo)、借支、物品零用等表單，表單的定制采用向?qū)?，普通人員 飲水思源 服務(wù)客戶(hù) 24 / 50 即能完成表單定制工作。而無(wú)須專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)。同時(shí)，所定義的表單的每個(gè)字段可以進(jìn)行授權(quán)操作。 表單定 制與流程定制工具結(jié)合，編輯流程對(duì)應(yīng)表單樣式。支持所見(jiàn)即所得方式編輯表單；允許粘貼