【文章內(nèi)容簡介】 ...................59 服務(wù)保證 ......................................................................................................................................59 服務(wù)體系結(jié)構(gòu) ..............................................................................................................................59 服務(wù)范圍和內(nèi)容 ..........................................................................................................................59 免費(fèi)服務(wù)期限 ..............................................................................................................................60 軟件升級服務(wù) ..............................................................................................................................60第七章 用友致遠(yuǎn)公司介紹 ....................................................................................................................615 / 62第一章 項(xiàng)目分析這次通過建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)（協(xié)同管理軟件）是滿足企業(yè)信息化建設(shè)的需要，整合系統(tǒng)內(nèi)部資源，更好的協(xié)助企業(yè)進(jìn)行信息化管理，提升執(zhí)行管理能力。本建議書基于和安徽高速傳媒有限公司相關(guān)負(fù)責(zé)人的溝通，從安徽高速傳媒有限公司的需求情況出發(fā)，從系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，技術(shù)解決方案，應(yīng)用解決方案和項(xiàng)目報價等方面作了概要的論述。 安徽高速傳媒有限公司需求分析 公共辦公部分 ? 新聞管理：可以直接添加各種業(yè)務(wù)、行政、人事等新聞，所有用戶都可以隨時查看，第一時間了解公司信息。支持新聞分類和評論，可以直接上傳文件和圖片。? 通知通告：用戶可以在網(wǎng)上選擇對某個人、某些人、某個部門或全體人員發(fā)送各種通知、通告、制度、會議等消息，并可以隨時查看自己已發(fā)和已收的通知，發(fā)出通知可以設(shè)置自動回復(fù)以確認(rèn)對方是否收到，即使一時沒在網(wǎng)上也不會錯過任何信息，及時溝通，協(xié)同工作。? 文件傳送：文件傳送的作用和“通知”類似，這里傳送的是公司更正規(guī)的文件，它可以將固定格式的文件或圖片、圖表、幻燈片以附件的形式傳送給相關(guān)人員。? 任務(wù)管理：上級給下級分配任務(wù)，并在線監(jiān)督指導(dǎo)。下級能夠察看自己所領(lǐng)取的任務(wù)內(nèi)容、期限，以合理安排時間進(jìn)度，所有的任務(wù)文檔可以在本任務(wù)組內(nèi)上傳、共享。? 車輛管理：包括車輛使用申請、車輛使用查詢、車輛管理（使用審批、信息管理、使用維護(hù)、維護(hù)管理、類型設(shè)置）等，幫助單位合理的登記、使用、管理自己的車輛，杜絕公車私用。? 領(lǐng)導(dǎo)查詢：可以包括自定義的各種欄目，如財務(wù)報表、稿件文檔、客戶公司的知識文檔等，由指定人員將相關(guān)內(nèi)容存放到這里，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)的互動，不同的領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)自己的權(quán)限直接調(diào)用相關(guān)內(nèi)容。? 會議管理：包括會議申請、會議查詢、會議管理（會議審批、會議紀(jì)要、紀(jì)要?dú)w檔、會議維護(hù)、會議室設(shè)置）等。建立現(xiàn)代化的會議制度，確保會議的必要性和功效性。? 電子論壇：可以自行設(shè)置分論壇和議題，方便一個工作組共享他們對某個論題或事物的想法和見解，為用戶提供了一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。? 電子簽章：包括個人簽章和單位公章兩部分，可以添加單位的合同章、財務(wù)章、法人章、公章等到系統(tǒng)中，在公文傳遞過程中可以使用個人或單位的電子簽字（簽章） ，并通過密碼驗(yàn)證和硬件加密保證安全性。6 / 62 個人事務(wù)部分 ? 通 訊 ?。喊▊€人通訊薄和公共通訊薄，用戶可以創(chuàng)建屬于自己的名片信息，對同事、朋友、客戶、關(guān)聯(lián)單位、政府機(jī)關(guān)等處的聯(lián)系人資料分類記錄、查詢、管理。也便于公司記錄業(yè)務(wù)人員的客戶資料，在其離職時避免客戶流失。? 電子郵件：建立自己的郵件中心，方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件，消除傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端。支持群發(fā)。? 日程安排：可以按天、周、月計(jì)劃自己的工作內(nèi)容，清楚的查看未完成、要完成、待完成的各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進(jìn)度，及時跟進(jìn)，徹底執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作的順利完成。? 個人文件柜：作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己平時積累的文摘、收集的信息、總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)、做過的工作、取得的成績、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行知識管理，便于需要的時候方便的查閱，而不必再東尋西找，浪費(fèi)時間。? 網(wǎng)絡(luò)硬盤：這里是單位各種知識和資源的共享中心，單位可以將各種資料分門別類的存放到這里，便于日后方便的查閱，可以讓將組織內(nèi)的成功案例、先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速提高?？梢栽O(shè)置權(quán)限以保護(hù)機(jī)密資料安全。? 個人考勤：包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、考勤查看等內(nèi)容。上下班登記相當(dāng)于網(wǎng)上簽到，既方便又防止作假。外出登記可以在網(wǎng)上向主管提交外出申請單，并得到直接批復(fù)。請假登記和出差登登記可以將以前請假和出差的日期、內(nèi)容登記備案，便于日后查看。? 工作日記：可以每天在網(wǎng)上記錄下當(dāng)天工作的內(nèi)容和心得，便于日后查閱和總結(jié)。可以設(shè)置不同的權(quán)限查看同事或者下屬的日記，以在線監(jiān)督指導(dǎo)?？梢詫⒆约旱娜沼泴?dǎo)出系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。? 工作計(jì)劃：做出本周、本月、本季度或本年等的工作計(jì)劃，任務(wù)目標(biāo)等，在目標(biāo)的指導(dǎo)下開展工作。? 手機(jī)短信：包括個人手機(jī)短信和公共手機(jī)短信，支持個人付費(fèi)和公司付費(fèi)。可以方便的給同事、朋友、客戶等群發(fā)短信，即使員工不在公司也可以保持時時溝通，并建立更加緊密的客戶關(guān)系。支持群發(fā)。? 印信使用：包括印信登記、印信管理，在這里管理單位的各種印章、介紹信等，記錄各種印信的使用人、使用時間和用途，保證單位印信的安全使用。? 網(wǎng)上填報：在網(wǎng)上填寫、發(fā)送、收取各種文件材料，如銷售、采購、考勤、后勤等文檔，可以更加方便的實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，最大限度地利用本系統(tǒng)，大大提高工作的便利性。? 個人設(shè)置：包括通訊組、個人描述、頭像簽名、修改密碼、自定義桌面。可以設(shè)置個人的通訊組成員，更加方便的查到自己常用的電話。選擇自己喜歡的頭像并寫下自己的座右銘。修改密碼以確保自己的帳號安全。7 / 62 日常辦公部分 ? 稿件審批：在網(wǎng)上提交待審稿件，并發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提供稿件的流轉(zhuǎn)（實(shí)現(xiàn)收、發(fā)文件的審核、管理、流轉(zhuǎn)、批閱、轉(zhuǎn)出、知會、打印、分發(fā)、歸檔）等功能。審批人可以在網(wǎng)上直接對文件進(jìn)行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。文件在多個審批人之間按順序自動流轉(zhuǎn)，審批過程可以由發(fā)起者自己設(shè)定，也可由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設(shè)置?？梢愿鶕?jù)公司要求設(shè)置公文的統(tǒng)一格式，可以設(shè)置審批人的操作權(quán)限。? 部門主頁：公司各部門的信息發(fā)布中心，相當(dāng)于每個部門自己的小型網(wǎng)站，發(fā)布自己部門的人員結(jié)構(gòu)、日?；顒印⑽募Y料等各種信息，可以自定義各個欄目設(shè)置，如辦公室、總工辦等，指定人員對信息進(jìn)行直接維護(hù)，并設(shè)置訪問權(quán)限。? 人力資源：包括部門管理、員工管理、生日查詢、考核查詢、績效管理（績效考核——月工作量與月績效掛鉤、考核維護(hù)、生成考核單） 、工資管理、培訓(xùn)管理、獎懲管理、招聘管理、勞動合同等各項(xiàng)功能，幫助企業(yè)建立完備的員工檔案，并進(jìn)行基本的考核和統(tǒng)計(jì)等工作。? 規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財務(wù)制度、管理制度、銷售制度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進(jìn)行管理。? 設(shè)備管理：同圖書管理、辦公用品管理、資料管理等功能類似，對單位內(nèi)部的各種物資進(jìn)行有效管理，包括采購申請、入庫登記、借入借出、申請領(lǐng)用、歸還等各個環(huán)節(jié)的使用情況進(jìn)行記錄和管理。? 綜合信息：包括列車時刻表、電子日歷、郵政編碼、常用電話、天氣預(yù)報等各種信息，可以方便的查看相關(guān)信息，是員工日常辦公和出差時的工作助手。? 大事記：可以記錄總公司或分公司發(fā)展歷程中的重大事項(xiàng)，編輯企業(yè)歷史。對大事記文檔進(jìn)行管理，包括新建大事記，對大事記進(jìn)行發(fā)布并郵件通知受發(fā)布人，對已有的大事記進(jìn)行維護(hù)?？梢栽谙到y(tǒng)內(nèi)共享大事記，利于企業(yè)宣傳和新員工培訓(xùn)。? 與現(xiàn)有的 GIS 系統(tǒng)做整合，做到數(shù)據(jù)的互通。 系統(tǒng)管理/個人系統(tǒng) ? 控件下載：系統(tǒng)做到根據(jù)權(quán)限控制瀏覽、下載、打印等功能。? 權(quán)限設(shè)置：靈活設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)每個員工的權(quán)限，允許他們使用哪些功能，不具有權(quán)限的員工將看不到功能菜單?？梢苑峙錂?quán)限組。系統(tǒng)內(nèi)各種文檔的訪問權(quán)限也可以在建立文檔目錄的時候設(shè)置。? 系統(tǒng)維護(hù)：包括系統(tǒng)日志、刪除通知、刪除短信等功能，維護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的資料，保證系統(tǒng)的清潔。? 系統(tǒng)設(shè)置：包括公共通訊薄、通訊組等設(shè)置。? 個人系統(tǒng)：包括設(shè)置通訊組、個人說明、頭像簽名、修改密碼、自定義桌面等。? 客戶端下載：客戶端是一個工作小助手，即使不登陸本系統(tǒng)主頁，也能通過它完成收發(fā)文件、發(fā)送短信、自動升級等工作，接到新的通知、公文等信息時，客戶端會有聲8 / 62音和閃爍提醒。既可以提高電腦速度，又節(jié)約上網(wǎng)時間，提高辦事效率。 管理現(xiàn)狀分析? 信息孤島問題突出(1)單位信息分散在各個不同的電腦中，造成信息冗余，相關(guān)信息無法建立關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)更新無法同步。(2)處于孤島狀態(tài)的信息只能在局部應(yīng)用，不能實(shí)現(xiàn)整體效應(yīng)。(3)數(shù)據(jù)雖然無法關(guān)聯(lián)，但業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性是真實(shí)存在的，導(dǎo)致業(yè)務(wù)在部門間縱向流轉(zhuǎn)時出現(xiàn)信息斷檔。? 群體溝通效率不足(1) 信息缺乏記錄，不利于準(zhǔn)確傳達(dá)、執(zhí)行、監(jiān)控和信息型共享就管理行為的對象之間而言大多數(shù)指令下達(dá) 、請示匯報、結(jié)果反饋都是以語言表達(dá)為主，聽者筆錄為輔，由于存在各人表達(dá)能力、記錄能力、理解能力、認(rèn)識能力的差異，管理信息經(jīng)傳層層傳遞后出現(xiàn)內(nèi)容偏差的機(jī)率很高，不利于單位管理者的管理目標(biāo)準(zhǔn)確貫徹到基層 ，且由于沒有正式的文檔，信息的重復(fù)利用和共享也很難實(shí)現(xiàn)。(2) 時空限制導(dǎo)致協(xié)同工作效率低下由于信息傳遞的過程中人員外出或出差等因素，經(jīng)常導(dǎo)致批復(fù)、審閱周期長，工作項(xiàng)目不得不處于長時間等待狀態(tài)。(3) 工作繁忙，缺乏溝通機(jī)會用電話聯(lián)絡(luò)，需要雙方在同一時間地進(jìn)行；雖然電子郵件可以在一定程度上提高溝通效率, 但在某些特定的情況下（如公文發(fā)送） ，由于郵件方式缺乏流程的嚴(yán)肅性，不能實(shí)現(xiàn)處理過程的有效監(jiān)控。用郵件進(jìn)行需反復(fù)交流的信息交互，是很沒效率的事情。(4) 缺乏有效的日程管理手段日程管理是現(xiàn)代單位員工必需具備的基本能力，有效地進(jìn)行日程管理可以幫助每一個人更加準(zhǔn)確地判斷、處理最重要的事件，使得單位整體人力資源被發(fā)揮在最有效的方面。? 管理行為規(guī)范性難以保障影響綜合決策：中廣公司業(yè)務(wù)分布廣泛，缺乏快帶的信息溝通和相應(yīng)的管理手段，造成了管理制度難以落實(shí)；管理者信息不能及時獲取，難以掌握單位最新變化和動態(tài)以做出正確的決策。審批制度的不嚴(yán)格造成管理上的混亂, 尤其是跟財務(wù)有關(guān)審批，如果沒有嚴(yán)格的規(guī)范會造成財務(wù)上的混亂，甚至構(gòu)成單位資產(chǎn)的損失。? 計(jì)劃控制能力不足(1)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁多，容易忘事，顧此失彼；(2)計(jì)劃很多，但控制力度不夠，造成多半計(jì)劃被擱淺。(3)很多事務(wù)需要協(xié)同，但由于缺乏監(jiān)監(jiān)控手段，造成事務(wù)處理長時間停滯。? 信息共享手段缺乏(1)日常辦公事務(wù)未形成正式文檔，何談信息共享；(2)正式文檔的共享往往依賴于電話＋ＥＭＡＩＬ實(shí)現(xiàn)，效率低下；9 / 62(3)由于缺乏信息共享，經(jīng)常進(jìn)行重復(fù)勞動，造成資源的浪費(fèi)；? 異地管理成本高、效率低(1)傳統(tǒng)異地管理基本上是以出差的形式出現(xiàn)，交通費(fèi)用、通訊費(fèi)用成為單位運(yùn)營成本中很大的累贅。(2)出差狀態(tài)下由于交通條件、通訊條件、辦公條件種種限制，大大地降低了工作效率。(3)在各分支機(jī)構(gòu)中流動管理，顧此失彼，降低了綜合決策能力。 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)分析 總體目標(biāo)? 搭建一個結(jié)合客戶公司信息網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用環(huán)境的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺? 搭建一個真正打通稿件審批＋信息發(fā)布+文件共享的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺? 搭建一個滿足整體規(guī)劃、分步實(shí)施建設(shè)策略的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺? 搭建一個支持集中與分布部署相結(jié)合的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺? 搭建一個提供穩(wěn)定安全、適應(yīng)需求變化、支持?jǐn)U展集成、便于管理維護(hù)的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺? 搭建一個支持統(tǒng)一授權(quán)與分級管理相結(jié)合的辦公系統(tǒng)基礎(chǔ)平臺 應(yīng)用目標(biāo)? 實(shí)現(xiàn)公司管理無紙化辦公。通過用友致遠(yuǎn)協(xié)同工作系統(tǒng)為單位內(nèi)部的信息傳遞建立