【文章內容簡介】 營銷人員對客戶的報價，應注明該次報價的有效期間。 ② 該報價有效期間外的報價要求，應視為分批報價。不得適用該有 效期間內各項報價條件。 四、 樣品需求管理 樣品的定義 樣品，是指為國內外業(yè)務等需要而提出的各型產品。其出庫及制造依下列規(guī)定處理。 樣品種類 樣品分為規(guī)格品及非規(guī)格品兩種。其區(qū)分如下： 1） 規(guī)格品：規(guī)格品樣品為現(xiàn)有的產品，或工廠制造部門曾經有制造及處理經驗的產品。 2） 非規(guī)格品：非規(guī)格品樣品，即規(guī)格品樣品外的產品。 需求審核 國外營銷部門在接到客戶的樣品需求后，填制“樣品需求單”，呈總經理批示。 規(guī)格確認 “樣品需求單”經總經理核準后，國外營銷部門依研發(fā)部門所提供的“規(guī)格品與非規(guī)格品區(qū)分 表”判定樣品是否為規(guī)格品；若為非規(guī)格品，則轉研發(fā)部門再作開發(fā)確認。 23 樣品制造 分為規(guī)格品及非規(guī)格品的樣品制造。 1） 非規(guī)格品的樣品制造。 ① 由研發(fā)部依“樣品需求單”，開具“領料單”及“出庫單”領料修改制造。 ② 修改制造完成后，由研發(fā)部填寫“成品入庫單”，辦理入庫作業(yè)。 2） 規(guī)格品的樣品制造。 ① 規(guī)格品由工廠負責制造。 ② 制造完成后，由原制造部門填寫“成品入庫單”，辦理入庫作業(yè)。 樣品出庫 1） 樣品出庫的分類。 ① 送檢驗單位檢驗。 ② 參展用。 ③ 交客戶測試用。 ④ 其他樣品出庫。 2） 出庫記錄作業(yè)。 樣品出庫前應依下列規(guī)定，記錄樣品的規(guī)格、型號、重量、體積及包裝形式等： ① 規(guī)格品樣品由品管部門負責測試及記錄規(guī)格、型號，并由倉儲部門負責記錄重量、體積及包裝樣品。 ② 非規(guī)格品樣品由研發(fā)部門記錄其規(guī)格、型號，并由倉儲部門負責記錄重量、體積及包裝形式。 ③ 樣品出庫時，應隨貨附有品管部門簽證的“樣品規(guī)格表”及“檢驗報告書”，才可出貨。 3） 出入庫管理。 樣品的出入庫管理，應依下列規(guī)定： ① 送檢驗單位檢驗或作其他用途的不回收繳庫的樣品，由國外營銷部門填寫“其他出庫單”，呈總經理核準后轉倉儲 單位及財務部。 ② 參展或送客戶測試的樣品，應填寫“成品借用單”呈總經理核準后辦理， 24 其退回時填寫“其他入庫單”，并在“入庫原因代號說明”欄內，注明“成品借用單”編號后入庫。 ③ 計費樣品出入庫管理及賬務等的處理，依照本辦法的出貨管理、收款管理及客戶投訴處理的規(guī)定辦理。 成本核計 計費樣品的成本按下列規(guī)定核計： 1） 規(guī)格品：規(guī)格品樣品，依“價格授權表”核定售價。 2） 非規(guī)格品：非規(guī)格品樣品，依前述非規(guī)格品報價的規(guī)定核定售價。 五、 接單管理 受訂單日報表 國外營銷部門在接到客戶的訂單時，應記入“受訂單 日報表”，并區(qū)分是否為新客戶。若為新客戶，國外營銷部門應先行對該客戶進行信用調查。 信用良好的客戶下單 1） 與本公司經常往來且信用良好的客戶下單，國外營銷部門得先與生產管理部門及制造部門確認該訂單的交貨期及內容，并呈總經理核批。 2） 適用前述規(guī)定的客戶，國外營銷部門應專案簽核其信用狀況及決定其信用額度后，呈總經理核準施行。 新客戶下單 非上述往來情形良好的客戶或新客戶，國外營銷部門應待客戶開出的 T/T、L/C 或其他方式的付款憑證到達時，才可與主管及制造部門確認訂單的交貨期及內容，并呈總經理核批。 制造通知 1） 訂單經總經理核準后，國外營銷部門才可發(fā)出“制造通知單”，通知工廠生產管理部門排程生產，并發(fā)出“受訂銷售確認書”通知客戶確認接單。 2） 國外營銷部門須視狀況，將 AQL(品質允收水準 )標準在發(fā)出“受訂銷售確認書”時加以確認。 六、 出貨管理 25 國外營銷部門的出貨分類 1） 國內貿易商訂貨。 2） 國內廠商委制。 3） 國外貿易商訂貨。 4） 國外廠商委制。 出貨程序 1） 出貨時，應由國外營銷部門經辦人員，在預計出貨日或貨品裝船日的前３日填發(fā)“出庫單”，呈核后轉倉儲部門排定實際出庫日程。 2） 財會 部依國外營銷部門轉來的“出庫單”，開立銷貨發(fā)票交國外營銷部門轉送客戶，并開立傳票記入“應收賬款明細賬”。 3） 出口發(fā)票及免稅證由財務部在出貨日前確定出貨后，開出并交與國外營銷單位經辦人員。 4） 船務作業(yè)由國外營銷部門負責辦理，必要時由財務部配合辦理。 七、 收款管理 收款處理程序 國外營銷部門在收到國內貿易商開出的票據(jù)、本地信用證或國外客戶開出的T/T、 L/C 時，應立即轉給財務部負責管制及辦理簽證押匯手續(xù)。 催收賬款 應收賬款或 T/T、 L/C 的催收，由國外營銷部門負責辦理，財務部配合。 簽證押匯 交?？者\承攬人運送的貨品，由國外營銷部門負責取得簽證押匯所需的單據(jù)后，交由財務部辦理簽證押匯。 賬務處理 財務部依銷貨發(fā)票、國外營銷部門轉來的收入日報表及銀行入賬單據(jù)等相關文件，開立傳票；中轉應收賬款客戶明細表。 八、 客戶投訴處理 26 處理程序 1） 客戶投訴發(fā)生時，國外營銷部門須了解有關狀況，并制成“客戶投訴單”交品管部門判定責任。 2） 品管部門若判定該投訴不屬本公司責任或不屬重大事項時，則在“客戶投訴單”上填寫意見后，轉國外營銷部門通知客戶處理情形。 3） 若判定屬本公司責任或重大事項時，由品管部 門填寫判定結果、處理建議及對策，并做成客戶投訴處理案，呈總經理室決定是否召開客戶投訴處理會議或以會簽方式處理客戶投訴案后，呈總經理批示。 4） 國外營銷部門依總經理裁示處理客戶投訴案。 退換貨處理 因客戶投訴而發(fā)生的退換貨依下列規(guī)定處理： 1） 退貨處理應由國外營銷部門承辦人員填寫“銷貨退回單”，呈核后該項退貨交品管部門檢驗入庫，“銷貨退回單”轉財務部沖賬。 2） 若為國外客戶的退貨，國外營銷部門應切實辦好該項退貨的入關手續(xù)，并于“銷貨退回單”上注明國外退貨及“客戶投訴記錄單”的編號以資區(qū)別。 3） 因總經理 裁示的客戶投訴處理案而產生的換貨處理，應由國外營銷部門填寫“銷貨出庫單”呈核，并注明客戶投訴處理案的文號。 售后服務 1） 確因貨品瑕疵所產生的整批不良或因變更而導致的貨品不良狀況，國外營銷部門須呈報確實情形。 2） 經客戶投訴處理的程序判定責任后，必要時得由公司派員處理。 3） 非上述原因所致的貨品不良狀況，僅以該交易合約書議定的備 件支持。 相關表格 非規(guī)格品建議表 原材料價格參考表 27 樣品需求單 規(guī)格品與非規(guī)格品區(qū)分表” 樣品規(guī)格表 其他入庫單 成品借用單 價格授權表 受訂單日報表 受訂銷 售確認書 1 客戶投訴單 1 銷貨退回單 1 客戶投訴記錄單 28 訂貨受理管理規(guī)定 一、 目的 為規(guī)范本公司銷售訂貨的受理程序方式，以使訂貨受理作業(yè)有據(jù)可循， 特制定本規(guī)定。 二、 適用范圍 本公司銷售事前調查及訂貨受理的業(yè)務，均依照本規(guī)定處理。 三、 調查 事前調查 銷售人員對于對方的付款能力等，應做好事前調查工作，并衡量本公 司的生產能力是否能滿足對方的訂購要求，再決定是否受理訂貨。 調查事項 銷售工作人員應隨時做好下列四項調查工作，并及時將內容報告給所 屬主管： (1)下訂單單位的概況。 (2)與下訂單者有交易關系，并為本公司競爭對象的同業(yè)者。 (3)下訂單單位與本公司的關系及以前的訂貨實績、付款情況。 (4)如為第一次交易者，應就其經歷、負責人、性格、資金、往來銀行、從業(yè)人員數(shù)目、每月交稅能力及交易能力、有無與本公司的同業(yè)競爭者 交 易、業(yè)務內容等進行調查 。 四、 訂貨要求 29 訂貨方式 (1)電話與傳真的訂貨。 (2)貨款已到與貨款未到的訂單。 “估價單” 在提出“估價單”時，應先取得所屬主管的裁決認可。 嚴格遵守價格及交貨期間 在受理訂貨時，除了應 遵守公司規(guī)定的售價及交貨期間外，對于下列規(guī)定也應確 實遵守： (1)品名、規(guī)格、數(shù)量及合同金額。 (2)具體的付款條件：付款日期、付款地點、現(xiàn)金或支票、支票日期、付款方式。 (3)除特殊情況以外，從訂貨受理到交貨之間的期限，一般以 3個月為限。 (4)交貨地點、運送方式、距離最近的車站等交貨條件。 合同 如前述條件已具備，應將“訂貨報告書”連同“訂購單”及“合同”等證明訂貨事實的資料，一起提交給所屬的主管。 注明新舊客戶 (1)“訂貨受理報告書”須注明訂購者是新客戶還是已有往來的客戶。 (2)如果 是舊客戶，應依據(jù)交貨日期注明目前的未付款項余額。另外，尚須注明交易前或交易中是否有意外事故發(fā)生。 在受理訂貨或訂立合同時，應依照下列條件選擇交易公司，確定付 款條件： (1)對于以往一向忠實履行合約的舊客戶，可依照慣例認可本交易，但必須規(guī)定在 3個月內收回貨款。 30 (2)與新客戶的交易，原則上在交貨時必須同時收取現(xiàn)金。 (3)即使是舊客戶即已往來的客戶，仍應依照其付款能力的好壞，采取直接與其簽合同的方法。 (4)對于過去曾發(fā)生過支票不兌現(xiàn)或不信守合同行為的客戶，一概不接受代理除收款以外的訂貨方式。 免費追加補貨 交貨后，若基于客戶的要求或其他情況的需要，必須免費追加物品的話，須事前提出附有說明的相關資料并經總經理簽核。 報告 銷售人員應定期提出下列報告： (1)每日的活動情況 (每日 )。 (2)每個月的訂貨受理內容報告 (每月最后一天 )。 (3)收款計劃 (每月最后一天 )。 報告的檢查 根據(jù)前項提出的報告，業(yè)務主管進行檢查后，設立 3個月的營銷方針計劃，并對成果進行追蹤。 五、 訂單受理表單 業(yè)務部在確定訂貨已成立時，應將工廠生產及出貨的必要事項記入訂貨受理表單中，發(fā)函給相關單位。其規(guī)定如下： (1)“一般訂貨受理表”。 本表乃受理一般性訂貨時填寫，通常印制成三份，一份由本人留存，一份交給業(yè)務部保管，一份交給主管或制造部。 (2)“特別訂貨受理表”。 本表主要適用于大量生產的商品或訂有長期契約的商品。本表必須記明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、決裁條件、交貨地點、捆 31 包運送方式及其他必要事項。 (3)“預估生產委托表”。 營銷部在進行委托生產標準品的預估或其他產品生產預估時，應填寫本表。本表須記明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、希望完成日及其他必要事項。本表得到總經理的認可后，交給生產部門。 所有業(yè)務電話、外部銷售或來函的訂貨受理，皆由受理訂貨的負責人填寫本訂貨受理表。 訂貨確認、變更通知 (1)生產部門針對生產能力進行評估，再依據(jù)“訂貨受理報告書”中的條件及內容，做好確認之后，迅速發(fā)出訂貨確認。 (2)負責受理訂貨的人員在收到前項變更通知后，須立即與訂貨者聯(lián)絡，并設法努力與訂貨人協(xié)商，使訂貨條件能配合本公司的生產條件。 業(yè)務部須每月制作下列資料，配發(fā)給相關的單位 ： (1)上月底的訂貨受理余額。 (2)本月份的訂貨受理額。 (3)本月份的交貨量。 (4)上月底預估生產委托余額。 (5)本月份預估生產委托額。 (6)本月份預估生產額。 六、 相關表單 估價單。 訂購單。 合同。 一般訂貨受理表。 特別訂貨受理表。 32 預估生產委托表。 銷售人員管理規(guī)定 一、目的 為規(guī)范銷售人員的業(yè)務活動，以達成營銷目標，提升經營績效，特制定本規(guī)定。 二、 適用范圍 本公司銷售人員的管理 三、 營銷人員準本準則 出勤管理 營銷人員依照本公司“員工出勤管理制度”的規(guī)定，辦理各項出勤考核，但基于工作的需要，按照下列規(guī)定執(zhí)行。 1） 營銷轄區(qū)屬本市者。 上下班時，應 按規(guī)定考勤。因有事無法到公司上班，須向主管電話請假。上班期間，無論是公務還是私事需要離開辦理，須向主管領導告知或書面請假，經同意后方可離開。 3） 營銷轄區(qū) 屬省市外者 按規(guī)定的出勤時間上下班。 營銷人員行為規(guī)范。 營銷人員必須遵守下列行為規(guī)范 應該以謙虛和氣的態(tài)度與客戶解除，并注意著裝儀容的整潔。 33 基本事項 營銷事項 對于本公司的各項營銷計劃、營銷策略、產品開發(fā)等應嚴格遵守商業(yè)機密， 不得向他人泄