【正文】 5)銷售退回的管理情況。 3）銷售的管理情況。 監(jiān)督檢查內容 1) 銷售與收款 業(yè)務 相關崗位及人員的設置情況。 2）公司相關部門依據(jù)公司授權對公司銷售管理進行審計監(jiān)督。 2）銷售臺賬應當記載有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收 回執(zhí)等相關購貨單據(jù)資料。 2）公司由出納保管應收票據(jù)，對于即將到期的應收票據(jù)，及時向付款人提示付款；已貼現(xiàn)應在備查簿中登記 ，以便日后追蹤管理。 2）對可能成為壞賬的應收帳款，按《內部控制制度 —— 壞賬損失審批》 的規(guī)定辦理。 對金額重大的客戶，財務部認為必要時或銷售部提出申請時派出人員與客戶對賬。 銷售人員除事先經財務部授權外，應當避免接觸銷售現(xiàn)款。 催收記錄 1）銷售部在向客戶催收貨款時，應做好催收記錄，并盡可能取得客戶的簽證。 6）財務部定期對銷售發(fā)票開具進行檢查。 2）開票人員必須以客戶的購貨合同和業(yè)務員開出的發(fā)票通知單、運單為依 49 據(jù)。 發(fā)運控制 1）發(fā)運組對發(fā)貨通知單與發(fā)貨實物進行核對。 發(fā)貨控制 1）倉儲部門根據(jù)“發(fā)貨通知單”組織備貨、發(fā)貨。 2）業(yè)務員在接到用戶提出的新產品開發(fā)意向后，要向用戶全面收集產品使用的條件及有關技術參數(shù)，由業(yè)務員填寫“新產品開發(fā)建議書”，經公司有關部門會簽后交技 術部門組織開發(fā) 。 2）公司簽訂的銷售合同按公司授權進行審核。未經審批，合同不得簽訂。 3）重大合同的談判，談判人員至少人以上。 2） 對符合賒銷條件的客戶，按公司授權，經審批人批準方可辦理賒銷業(yè)務。出現(xiàn)重大的變動，要及時進行調整，調 整結果經公司授權審批人批準。 公司對客戶進行信用控制，在選擇客戶時，由銷售部門的 信用管理人員對客戶進行信用評價，充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等情況，降低貨款壞賬風險。 總經理或授權審批人 負責制定和修訂“銷售價目表”和“折扣權限控制表”，以經理辦公會議形式審定， 以文件或其他方式下達執(zhí)行人員執(zhí)行。 其他 嚴禁未經授權的部門和人員經辦銷售業(yè)務。 二、 適用范圍 本制度適用于公司的銷售業(yè)務與貨款。 3）經銷商發(fā)生變更后，營銷部應在一周內填寫《經銷商變更通知單》，并將新的營業(yè)執(zhí)照副本復印件存檔。 ② 區(qū)域銷售經理應當在企業(yè)變更后的 5 個工作日內，將相關變更資料傳真至 公司營銷部。 經銷商變更包括經銷商主體變更。 專柜 /貨架的供貨需要移交至新的經銷商，并進行貨物盤點。 變更程序 1）營銷部填寫《市場布局調整申請表》，對擬合作經銷商的運營情況、在當?shù)赝袠I(yè)的表現(xiàn)情況等進行調查，詳細填寫《經銷商檔案卡》并附營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證等相關資料，報營銷部審核，經分管副總審批。 1）連續(xù)六個月以上未完成銷售任務，且可能無法按期完成年度任務。 2）收到公司批準變更合同條款的函件后，營銷部應在 15 個國內工作日內與經銷商簽訂《補充協(xié)議》，按規(guī)定辦理審批手續(xù)。特殊情況下需要變更合同條款時，由 銷售經理事先與經銷商進行溝通，填寫《經銷商合同條款變更申請表》，擬定《補充協(xié)議》范本，經營銷總監(jiān)審核， 43 營銷總經理確認同意后，報公司總經理辦公會議批準。 ② 經銷商基礎資料變更通知原件、重要的公函原件及其它相關資料。 2) 營銷部、財務部按《財 務管理制度》等相關規(guī)定建立經銷商檔案 ，主要內容寶庫以下幾個內容。 ② 按月度分析經銷商庫存、網點開發(fā)及各渠道銷售情況，結合各市場上報的《經銷商訪談記錄表》，填寫《經銷商月度銷售工作總結》，于每月 5 日前傳真至營銷部。準確指導經銷商要貨。 3）各級營銷人員在與經銷商溝通和拜訪過程中，應全面收集信息與意見，了解經銷商的運營情況及市場開發(fā)情況，并協(xié)助經 銷商做好銷售分析。 五、經銷商的日常管理 定期拜訪 1） 銷售經理 須經常對經銷商進行拜訪，跟蹤及協(xié)調各項業(yè)務 的開展，并確保每周不少一次的深度訪談。 ④ 區(qū)域營銷經理將合同交經銷商蓋章確認，并郵寄至公司營銷部 ， 經營銷部、財務部審核報營銷總監(jiān) 審核 確認 ，后蓋章辦理后及時寄給經銷商簽收，公司 41 并將辦理完畢的合同歸檔管理。 ④ 所有合同的編號由營銷部統(tǒng)一編制。 續(xù)簽合同 1）簽訂原則 ① 各區(qū)域須按照公司統(tǒng)一的版本與經銷商簽訂合同。 ④ 現(xiàn)有資金狀況。 四、經銷商的確定 40 各區(qū)域在收到市場部 /營銷部的市場規(guī)劃后，應對正在合作的經銷商進行評估，確定下一年度合作的經銷商。 管理：擁有勤奮、團結的專業(yè)銷售隊伍 ，具有較強的市場客戶服務能力；各項管理制度較為健全。 年度營銷計劃表 月度計劃表 拜訪計劃表 客戶拜訪報告書 銷售拜訪報告表 39 經銷商管理辦法 一、目的 為了規(guī)范經銷商管理，結合本公司實際情況，特制定本辦法。 2）每周應依據(jù)銷售人員的 《拜訪計劃表》與《銷售拜訪報告表》，以抽查方式用電話向客戶查詢，確認銷售人員是否依計劃執(zhí)行，或不定期親自拜訪客戶，以查明銷售人員是否已計劃執(zhí)行。 3）經營銷總監(jiān)核準后，銷售人員依據(jù)計劃實施；銷售經理應確實督導查核。 二、適用范圍 適用于本公司銷售人員拜訪計劃的核查。 2）客戶提出開據(jù)售貨發(fā)票后，營銷人員須立即向上級主管匯報，公司在收到客戶繳納發(fā)票契稅金后，立即開據(jù)售貨發(fā)票，并由財務部門以快遞方式寄 給 客戶。 36 2）營銷人員應于收款日期向客戶收取貨款。 2）營銷總監(jiān)應與營銷經理以及營銷人員共同擔負起對客戶信用考核的責任。 2） 月收款實績表 營銷人員每月初應填制上月的“月收款實績表”，呈主管核閱，作為實績評核、賬款收取審核與對策制定的依據(jù)。 35 客戶服務 1）營銷人員應填制“客戶資料管 理卡”，以利客戶信用額度的核定及加強服務的品質。 營銷人 員 負責的客戶名單及資料 應收賬款單據(jù) 領用的公物 其他 應收賬款單據(jù)須由交接雙方會同客戶核認無誤后簽章。 解決銷售中出現(xiàn)的問題 貨款處理 不得私自收取客戶的貨款 不得收取客戶的訂貨支 票 客戶的訂金、貨款須由客戶本人打到公司指定的賬戶上 公司免費給客戶提供的樣品，不得 擅自 收取樣品費 34 移交規(guī)定 營銷人員離職或調職時，除依據(jù)“離職人員工作移交辦法”辦理外，并得依下列規(guī)定辦理。 產品說明、 安裝施工的指導。 不得無故接收客戶的招待。 3） 營銷轄區(qū) 屬省市外者 按規(guī)定的出勤時間上下班。 1） 營銷轄區(qū)屬本市者。 特別訂貨受理表。 六、 相關表單 估價單。 (3)本月份的交貨量。 訂貨確認、變更通知 (1)生產部門針對生產能力進行評估，再依據(jù)“訂貨受理報告書”中的條件及內容，做好確認之后，迅速發(fā)出訂貨確認。 營銷部在進行委托生產標準品的預估或其他產品生產預估時，應填寫本表。 (2)“特別訂貨受理表”。 報告的檢查 根據(jù)前項提出的報告，業(yè)務主管進行檢查后，設立 3個月的營銷方針計劃，并對成果進行追蹤。 免費追加補貨 交貨后，若基于客戶的要求或其他情況的需要，必須免費追加物品的話，須事前提出附有說明的相關資料并經總經理簽核。 在受理訂貨或訂立合同時，應依照下列條件選擇交易公司，確定付 款條件： (1)對于以往一向忠實履行合約的舊客戶，可依照慣例認可本交易，但必須規(guī)定在 3個月內收回貨款。 合同 如前述條件已具備，應將“訂貨報告書”連同“訂購單”及“合同”等證明訂貨事實的資料，一起提交給所屬的主管。 嚴格遵守價格及交貨期間 在受理訂貨時，除了應 遵守公司規(guī)定的售價及交貨期間外，對于下列規(guī)定也應確 實遵守： (1)品名、規(guī)格、數(shù)量及合同金額。 (4)如為第一次交易者，應就其經歷、負責人、性格、資金、往來銀行、從業(yè)人員數(shù)目、每月交稅能力及交易能力、有無與本公司的同業(yè)競爭者 交 易、業(yè)務內容等進行調查 。 三、 調查 事前調查 銷售人員對于對方的付款能力等，應做好事前調查工作，并衡量本公 司的生產能力是否能滿足對方的訂購要求，再決定是否受理訂貨。 2） 經客戶投訴處理的程序判定責任后，必要時得由公司派員處理。 退換貨處理 因客戶投訴而發(fā)生的退換貨依下列規(guī)定處理： 1） 退貨處理應由國外營銷部門承辦人員填寫“銷貨退回單”，呈核后該項退貨交品管部門檢驗入庫，“銷貨退回單”轉財務部沖賬。 八、 客戶投訴處理 26 處理程序 1） 客戶投訴發(fā)生時，國外營銷部門須了解有關狀況，并制成“客戶投訴單”交品管部門判定責任。 七、 收款管理 收款處理程序 國外營銷部門在收到國內貿易商開出的票據(jù)、本地信用證或國外客戶開出的T/T、 L/C 時，應立即轉給財務部負責管制及辦理簽證押匯手續(xù)。 出貨程序 1） 出貨時，應由國外營銷部門經辦人員，在預計出貨日或貨品裝船日的前３日填發(fā)“出庫單”，呈核后轉倉儲部門排定實際出庫日程。 六、 出貨管理 25 國外營銷部門的出貨分類 1） 國內貿易商訂貨。 2） 適用前述規(guī)定的客戶，國外營銷部門應專案簽核其信用狀況及決定其信用額度后，呈總經理核準施行。 2） 非規(guī)格品：非規(guī)格品樣品，依前述非規(guī)格品報價的規(guī)定核定售價。 樣品的出入庫管理，應依下列規(guī)定： ① 送檢驗單位檢驗或作其他用途的不回收繳庫的樣品，由國外營銷部門填寫“其他出庫單”，呈總經理核準后轉倉儲 單位及財務部。 樣品出庫前應依下列規(guī)定，記錄樣品的規(guī)格、型號、重量、體積及包裝形式等： ① 規(guī)格品樣品由品管部門負責測試及記錄規(guī)格、型號，并由倉儲部門負責記錄重量、體積及包裝樣品。 ② 參展用。 ① 規(guī)格品由工廠負責制造。 1） 非規(guī)格品的樣品制造。 2） 非規(guī)格品：非規(guī)格品樣品，即規(guī)格品樣品外的產品。 四、 樣品需求管理 樣品的定義 樣品，是指為國內外業(yè)務等需要而提出的各型產品。 2) 報價原則。 2） 非規(guī)格品報價呈核。 2） 必要時得由國外營銷部門會同研發(fā)部門及生產技術部門共同確認。 三、 報價管理 規(guī)格品報價授權 1） 營銷人員在接到客戶詢價時，應 依規(guī)定的價格授權表的授權范圍報價。 2 月銷售實績統(tǒng)計表。 存貨明細分類賬。 1 繳款明細單。 1 銷貨退 /換 回單。 送貨單。 20 特售申請單。 ④ 營銷本部應于每月 10 日、 20 日， 30 日，編制當月各時段的銷售實績統(tǒng)計。 ② 營銷本部應于每月 12 日、 22 日及次月 2 日依營銷部門呈報的“庫存表”，編制“總庫存表”供財務部查核。 ② 各營銷 區(qū)域 設置“銷貨明細賬”，以登錄銷貨及貨款收取的情形。 ② 財務部人員同時應每日編具“銷貨日報表”呈報；遇有送繳貨款時應同時隨呈“收入日報表”。 ② 各營銷 區(qū)域業(yè)務 人員應確實注意掌握收款期限。 六、 貨款處理 收款 1） 收款方式 ① 收款的方式區(qū)分為平時收款及月結收款。 投訴處理原則 1） 營銷本部的服務部門，于接到各服務部門所轉來的“客戶投訴單”時，應立即處理，并于不遲于 １周內回復。 經銷商投訴處理 1） 各營銷單位接到經銷商的投訴時，應填寫“客戶投訴單”，交由服務部門處理。 3） 若判定為本公司責任時，則由 營銷 部門召集相關部門會商處理方案，并將處理的建議寫成投訴處理案，送總經理審核后，若同意則轉服務部門依處理案執(zhí)行，若不同意則退回品管部門，再召集相關部門研究其他處理建議再送核。 3） 經銷商投訴受理部門，為各營銷部所服務部門。 3） 經銷商投訴。 ③ 內部出貨商品的退回，應于退 /換 貨單上加注內部退 /換 貨或成品借用單的號碼以資區(qū)別。 ③ 經銷商存貨退回：由服務技術人員作品質的判定。 ⑤ 商品交運時，承辦人員應確實辦妥各項運送手續(xù)。 3） 出貨注意事項 ① 出貨一律隨貨開出 貨單 。由營銷部門依核準的“銷售申請單”，填寫“送貨單”，經主管簽核后，送至工廠由工廠出貨至客戶。 ⑦ 參展出貨。 ③ 委制品受訂。 4） 業(yè)管單位依據(jù)核準的“調撥申請單”，視各倉庫的庫存狀況，調配各倉庫的商品調撥，并填制“配撥單”經簽準后執(zhí)行。 4） 公關訂貨 依照“申購公司產品辦法”辦理。 ③ 數(shù)量龐大的特售受訂，須以客戶開出的訂單為準，若所下的訂單為非規(guī) 14 格品時，須填寫“特售產品制造資料表”，交生產技術部作修改確 認后