【文章內容簡介】 管層是指副總經理（含）以上級別人員；管理層指公司各部門負責人；其他人則屬于執(zhí)行層。 第四章 有形資產采購管理 本公司有形資產目前大概可歸為下列幾類： 貨幣性資金：包括現金、銀行存款等 辦公用品，含以下兩種： ① 辦公消耗品：包括各類筆、墨、紙張、膠棒、票夾書針類等 ② 耐用辦公品：包括辦公家具、小電器、工藝裝飾品類、訂書機等 原材料：包括面粉、調料、各種輔助材料、 添加劑、燃油、燃煤等 包裝物：包括紙箱、托盒、合格證、各種軟包裝材料等 產成品：包括方便燴面、五谷奶茶等 修理修配用品：包括備品備件、工具器具、修理消耗品、養(yǎng)護類消耗品等 工程物資：包括水泥、沙石、 磚 塊、鋼材、施工設備、工具、施工碎料等 固定資產：包括不動產、機械設備、運輸設備、電子設備等達到固定資產標準的 生活用品：包括寢具、洗具、茶具、餐具等 第 1 類資產的管理已經在【第一章 資金收支管理及財務報銷審批制度】闡述。 第 2 類資產“辦公用品” 的采購由行政部負責實施，其驗收、保管、領用、盤存由財務部負責實施。財務部按照領用人的不同分別設立管理臺帳帳頁，進行資產領用、收回、報廢的有效管理。 第 3 類至第 9 類有形資產（下文簡稱“物資”）的管理流程將在本章至第七章闡述，該管理流程適合于我公司目前的狀況：倉庫完全依靠人工管理，資金比較緊張，尤其庫存物資的資金占用量不允許過 大。該管理流程要求在生產班組、工程建設部門設專職材料員，專門負責物資的領取、監(jiān)督使用、多余物資退庫、廢損料和邊角料入庫等工作；材料員應保持相對固定化，不得隨便更換。 下面，闡述本章主要 內容【第四章 有形資產采購管理】 物資采購流程： 采購清單→總經理批準→財務借款→市場采購→驗收入庫 一、物資采購權： 除第 2 類物資外，其他物資由采購部負責采購。除總經理特批外，其他部門和個人都無采購權。 二、物資采購預備：采購部應經常主動與倉庫部門、生產計劃部門、生產部門保持業(yè)務銜接，即采購人員應該天天查看每種庫存物資的實際可用數量，根據公司下達的生產任務數量和生產能力，正確推算下一階段應該采購物品的種類、數量、規(guī)格、質量等。既要保持合理的庫存量滿足生產管理的需要，又要防止過量采 購、造成資金過度占用。 三、物資采購審批：為防止重復采購，物資采購前，采購員應列出采購清單，并就采購品種和數量征得倉庫保管員簽名同意后，擬訂采購方案，包括：供應商、采購時間、地點、運輸、結算方式、貨款預算等，并填制“借款單”，報請總經理審批。 獲得批準的采購清單由采購部保管，用于物資入庫時交給保管員與物 資核對。獲得批準的借款單由財務部存查入賬。 采購清單 申請部門： 申請日期： 年 月 日 序號 品 名 規(guī) 格 單位 數量 單價 金額 備 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 金額合計 領導批準： 保管員： 部門經理： 填單申請人： 借 款 條 今借到紅高粱（扶溝）食品有限公司財務部人民幣 ，用于購買 月 日《采購清單》所列物品。 總經理批示： 部門經理： 借 款 人： 批示日期： 簽字日期： 借款日期： 四、物資采購過程：采購清單獲得總經理批準后，即可向財務借款。市場采購，應該貨比三家，以“最優(yōu)的性價比”原則確定供應商。 采購員應索取購貨憑證，原則上是增值稅專用發(fā)票和普通工商業(yè)發(fā)票，并保證發(fā)票填寫正確，符合稅務管理部門的要求。 五、物資驗收入庫：物資運到公司后，保管員應按照【第五章 有形物資保管制度】的規(guī)定處理。 六、采購監(jiān)督制約機制： 公司將通過以下幾種方式對采購行為實施監(jiān)督約束： 對品種、價格到市場上隨 機調查暗訪； 要求采購員提供商家電話、網址、地址，用信息手段調查核實； 付款時盡可能通過銀行轉帳，不用現金； 對同種商品不同時期的價格進行對比分析，如果差額較大，則要求采購員做出合理解釋； 單獨一人具體實施采購的行為盡可能避免，最好由二人同時與商家談判、選購、付款； 公司可以隨機指派其他部門人員臨時參與采購工作； 七、采購環(huán)節(jié)失職認定：下列采購行為屬于嚴重失職，每失職一次，對責任人處罰 200 元，并公開批評。任何采購人員如果一年內累計兩次失職，罰沒一個月工資并調出采購部門。 在采購預備 階段，采購人員誤填“采購清單”主要項目，比如品名、規(guī)格、數量、合計金額等，并且已經獲得總經理批準的； 在采購過程中，由于采購人員的過失，在品種、規(guī)格、數量、質量方面出現差錯，導致漏購、少購、采購后無法使用或大量過剩的； 由于采購部門與相關部門缺乏溝通、采購人員對庫存原材料數量缺乏高度關注，從而導致庫存原材料短缺、影響生產部門正常運轉的； 采購人員違規(guī)采購的； 特別規(guī)定，一旦查實采購員有坑害公司的舞弊行為，則以舞弊金額的 2—— 5 倍但不低于一個月工資的標準處罰當事人。如舞弊金額巨大，除了經濟處罰 、給予開除外，公司擁有訴諸法律解決的權利。 第五章 有形資產保管管理 一、物資保管權：分為在庫物資保管和在用物資保管。 在庫物資的保管：公司設立倉庫，設立專職保管員，專門對物資的入庫、保管、領用、報廢、盤點等進行管理。倉庫的人員和業(yè)務歸屬品保部領導管理，財務部僅在具體會計技術方面給予指導和實施過程監(jiān)督。品保部負責人為保證在庫物資安全的第一責任人。 在用物資的保管：已經辦理出庫、正在使用的物資，由使用部門負責保管，使用人或部門負責人為保證在用物資安全的第一責任人。 二、物資驗收入庫：需要驗收入 庫的物資，包括外購物資和內部產品兩類。 外購物資的驗收入庫，包括兩個步驟： 一是要注重質量品質的查驗。要求質檢員區(qū)分食品類和非食品 類，利用專業(yè)檢測儀器測試；如無專業(yè)儀器時，應結合從業(yè)經驗從以下方面查驗：包裝、外觀、顏色、氣味、味道、生產日期、保質期、保存期、失效日期、是否潮濕、是否霉變、是否污染、是否有病蟲鼠害痕跡、是否摻假、是否次品、是否假貨、是否符合公司有明確數據指標的質量標準（比如材質硬度、工藝精度、燃燒值）等等。 二是要注意入庫數量驗收。在質量合格的前提下，倉庫保管員要注意對運達物資與采購清單是 否相符進行核對，尤其注意品種、數量、規(guī)格的核對。保管員要認