某公司商務(wù)接待指引工作手冊(12頁)-服務(wù)業(yè)(編輯修改稿)
2024-09-22 10:01 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 據(jù)接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)； ⑥ 如接待負(fù)責(zé)人無法陪同，可由商務(wù)接待秘書或司機代為行使接待負(fù)責(zé)人職責(zé)； ⑦ 接待負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接； ⑧ 公 司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由商務(wù)接待秘書將照片制成相框，交由接待負(fù)責(zé)人送達(dá)來賓，留作紀(jì)念； ⑨來賓送行后，接待負(fù)責(zé)人應(yīng)適時致電來賓，在致以問候的同時 了解 來賓 對公司 各 方面的意見 ，以及對公司 接待 安排的滿意度 ， 并 及時 填寫《商務(wù)接待總結(jié) 報告 》 ，以便 公司進行 改進 。 商務(wù)接待行程的變更 ① 商務(wù)接待過程，如來賓要求對行程安排進行調(diào)整，現(xiàn)場陪同人員（接待負(fù)責(zé)人、司機及其他陪同人員）應(yīng)及時將調(diào)整意見通知商務(wù)接待秘書； ② 商務(wù)接待秘書收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對《接待行程安排表》進行調(diào)整； ③ 如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，商務(wù) 接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》報管理中心主任審批后執(zhí)行，并將《接待行程安排表》副本發(fā)至相關(guān)人員； ④ 如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，商務(wù)接待秘書應(yīng)將調(diào)整后的《接待行程安排表》按審批流程重新進行審批后方可執(zhí)行，并替換原《接待行程安排表》正、副本； ⑤ 商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作《來賓接待手冊》，并送至來賓。 七、費用報銷 商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在 5 天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至商務(wù)接待秘書，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，無故超過 30 天未提供票據(jù)的，不再予以報銷，由財務(wù)部由責(zé)任人的工資中扣回預(yù)支費用； 實際發(fā)生費用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由商務(wù)接待秘書持發(fā)票至財務(wù)部報銷； 實際發(fā)生費用超出獲批預(yù)算額度的，由責(zé)任人填寫《費用超額審批表》說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進行審批，獲批后方可報銷； 八、商務(wù)接待過程要求 接待人員須嚴(yán)格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生； 商務(wù)接待秘書于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行。 接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。 接待 環(huán)境標(biāo)準(zhǔn) ① 物品擺放整齊，且表面無灰塵； ② 地面干凈無臟物，空氣流通清新； ③ 室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好； ④ 備品齊全。 公司參觀規(guī)定 ① 安排來賓 參觀 公司， 須 報公關(guān)部 主任批準(zhǔn) ； ② 參觀介紹以商務(wù)接待秘書為主，接待部門配合 ； ③ 參觀 過程中 ，原則上介紹者在 來賓前， 接待 負(fù)責(zé)人 在 來賓后； ④ 參觀所到之處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談 ，如有必要可禮貌示意。 接待禮儀要求 ① 參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝 ，舉止禮貌 ； ② 接待人員到車站、機場迎接來賓，應(yīng)提前 10~20 分鐘到達(dá)，恭候來賓到達(dá)，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準(zhǔn)備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂； ③ 接到 來賓后 ，接待人員應(yīng)主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李； ④ 到達(dá)住宿地點后，接待人員 應(yīng) 主動 協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并 提行李 送至 房間 ； ⑤ 接待人員到車站、機場 送行 ，應(yīng) 根據(jù)航班、列車時刻合理 提前到達(dá)， 主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關(guān)手續(xù) ； 九、附則 本手冊為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴(yán)格參照執(zhí)行； 各子公司應(yīng)參照本手冊開展商務(wù)接待活動； 本手冊由公關(guān)部依據(jù)實際情況變化，不定期進行修訂； 本手冊由公關(guān)部附則最終解釋； 本手冊于 2020 年 2 月 25 日起執(zhí)行。 十、 備注 除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，以尊重集團公司制度為執(zhí)行原則。 某公司 幾年幾月 商務(wù)接待申請表 申請部門： 負(fù)責(zé)人： 客人信息： 姓
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